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MAPEAMENTO DE
PROCESSOS
RECEBIMENTO
MAPEAMENTO DE PROCESSOS O QUE É?
Mapeamento de processos é o ato de descrever o funcionamento de um processo. O mapeamento pode ser feito de forma desestruturada, ou usando uma linguagem de mapeamento. A escolha da linguagem de mapeamento tem um papel fundamental no mapeamento, porque é a partir de sua escolha que se define quais dimensões do processo serão mapeadas. Exemplos de dimensões que podem ser mapeadas em um processo são: eventos, produtos do processo, agentes envolvidos, formulários utilizados, documentos gerados, banco de dados usados, recursos necessários, tempo padrão, entre outros. Minimamente, as linguagens de mapeamento de processos devem possuir elementos para caracterizar as Atividades (ou subprocessos) e a sua sequência de execução. Linguagens que mapeiam mais dimensões não são necessariamente superiores a linguagens que mapeiam menos dimensões. O aumento de dimensões mapeadas vem com um custo. Se em excesso, podem poluir a representação do processo e diminuir consideravelmente a velocidade de mapeamento na busca de dados e informações. Ao se selecionar uma linguagem de mapeamento, é necessário buscar quais dimensões são necessárias de acordo com o objetivo do mapeamento. O mapeamento de dimensões desnecessárias não é recomendado. As formas mais comuns de se mapear um processo que transforma informações ao invés de produtos físicos são as formas diagramáticas e textuais.
Recebimento de Materiais:
ATIVIDADES PRINCIPAIS:
Recebimentos materiais nacional; Recebimentos de materiais Importação; Recebimentos de produto para revenda.
RESPONSÁVEL PELA TAREFA:
Conferente e auxiliares de estoque.
DOCUMENTAÇÃO/REGISTRO:
Conhecimento de Transporte; DI - Declaração de Importação; BE – Boletim de Entrada; NF – Nota Fiscal; Relatório de Recebimento de Material (RRM);
RECURSOS NECESSÁRIOS:
Microcomputador com sistema em rede; Impressora e copiadora; Carrinho Hidráulico; Empilhadeira; Balança contadora; Tabela de Inspeção NQA; Tabela de Controle FIFO. PROCEDIMENTO PARA RECEBIMENTOS DE ITENS NACIONAL: 1 - O auxiliar de estoque recebe a transportadora, pega a NF (Nota Fiscal), e deverá fazer a conferência dos volumes e quantidade do material, confrontando com a NF; deverá conferir na nota: dados completos da Unicoba e do fornecedor, vencimentos, impostos; Retenção de tributos e contribuições, autenticidade da NF com chave de acesso, no site da Receita Federal, se está habilitado no Sefaz de origem se está obrigado à emissão de NF, arquivo xml. Checa no sistema o PC (Pedido de Compra) referente ao material, verificando quantidades e valores. 2 - O auxiliar de estoque caso encontre alguma divergência relacionado ao item 2, consultar o Depto Administrativo;(Compras), para tomada de decisão que poderá ser devolução total ou aceitação com restrição. Caso seja aceito, o auxiliar de estoque deve controlar em planilha Excel a NF (Nota Fiscal) com divergência. 3 - O auxiliar de estoque deve verificar se a transportadora trouxe a 1º via do CTRC (Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas) de transporte, caso positivo, anexar na NF, caso negativo, avisar ao Depto Administrativo para providências junto a Transportadora. 4 - O auxiliar de estoque, deve descarregar o caminhão e caso encontre no momento do descarregamento avarias no produto ou ainda, identificar violação ou avarias em suas embalagens, avisar o Depto de Qualidade imediatamente, Caso o material não esteja de acordo com o solicitado em questão qualitativa e ou especificação técnica/modelo, avisar os Despertamento Administrativo e Qualidade para tomada de decisão que poderá ser a devolução total, devolução parcial ou aceitação com restrição. 5 - Caso esteja tudo de acordo, o auxiliar de estoque deverá assinar o canhoto da NF e a via específica do CTRC, caso tenha alguma divergência aceitável (conforme item 4), esta deverá ser anotada no canhoto da NF é também na via do CTRC e despachar à transportadora;
5 - O auxiliar de estoque deverá fazer a conferência dos volumes e quantidade do material, confrontando com a NF; segue abaixo o procedimento em caso de divergência. 6 - MATERIAL PRODUTIVO – MATÉRIA-PRIMA Quando for constatada quantidade menor que o informado na DI na inspeção de entrada de material, a área de recebimento deverá preencher o formulário “RRM – RELATÓRIO DE RECEBIMENTO DE MATERIAIS”, transferir essas divergências (temporariamente) para o almoxarifado e enviar para o departamento de Supply Chain para regularização junto ao fornecedor. 7- A inspeção de entrada (100% em volume e quantidade física) deve ocorrer em no máximo 3 (três) dias após o recebimento do material na fábrica. 8- Caso o material não seja conferido na sua totalidade (volume e quantidade) a responsabilidade das divergências apuradas posteriormente serão da fábrica. 9- O formulário RRM – RELATÓRIO DE RECEBIMENTO DE MATERIAIS deverá ser numerado sequencialmente iniciando sempre em 01/01/2xxx, contendo o número do P.O (Purchase Order) e terminando em 31/12/2xxx. EX: 001-01/2016POxxxxxx, onde: 001 – Número do relatório 01 – Importação 02- Nacional 2016 – Ano xxxxxx – número da PO ou PC 10- Formas de negociação junto ao fornecedor: Dar preferência ao fornecedor para que este envie os produtos faltantes como reposição (sem fechamento de câmbio) visto que os impostos foram pagos na entrada. A fábrica, por conseguinte, deverá manter controle (ainda que em excel) dos saldos que compõe esse almoxarifado para que, assim que o material reposto chegue à fábrica, ele comunique às áreas de Supply Chain e Planejamento/Custos e efetue a transferência desses saldos para o almoxarifado de armazenamento. Caso o fornecedor faça a opção por dar desconto financeiro, o departamento de Supply Chain deverá comunicar a fábrica copiando o departamento de custos para que estes providenciem a baixa do estoque. A baixa do estoque deverá ser feita através da emissão da Nota Fiscal de baixa por sobreposição do estoque e deverá ser anexada à nota fiscal cópia da RRM comprovando as quantidades baixadas. Quando for constatada quantidade maior que o informado na DI na inspeção de entrada de material, a área de recebimento deverá preencher o formulário “RRM – RELATÓRIO DE RECEBIMENTO DE MATERIAIS” e enviar ao departamento de Supply Chain. O departamento de Supply Chain deverá monitorar esses relatórios por fornecedor como forma de “avaliação” e as Fábricas deverão controlar fisicamente o seu consumo substituindo os itens danificados por estes. A inspeção de entrada deve ocorrer em no máximo 3 (três) dias após o recebimento do material na fábrica. Ao substituir os materiais danificados pelos bons (que eventualmente veio à maior), estes devem ser sucateados. Os itens substituídos não poderão ser vendidos na sua forma original e devem ser sucateados imediatamente. Sempre que na inspeção de entrada de material for constatada divergência nos produtos recebidos (físico x DI), este deverá preencher o relatório de não conformidade e enviar para o departamento de Supply Chain/Custos para regularização. A inspeção de entrada deve ocorrer em no máximo 3 (três) dias após o recebimento do material na fábrica. O departamento de custo verificará a
possibilidade de efetuar um: DE/PARA e tomará as decisões em conjunto com a área de Fiscal e Supply Chain. A fábrica, por conseguinte, deverá manter controle sobre esses materiais, visto que a partir do momento que o fornecedor aceitou efetuar a troca, o produto defeituoso passa a ser dele por direito, o mesmo pode ou não solicitar o reenvio (exportação). A baixa do estoque deverá ser feita através da emissão da Nota Fiscal de baixa por sobreposição do estoque e deverá ser anexada à nota fiscal cópia da RQ comprovando as quantidades baixadas. PRODUTO PARA REVENDA: 1- Quando for constatada quantidade menor que o informado na DI na inspeção de entrada de material, a área de recebimento deverá preencher o formulário “RRM – RELATÓRIO DE RECEBIMENTO DE MATERIAIS”, transferir essas divergências (temporariamente) para o almoxarifado e enviar para o departamento de Supply Chain para regularização junto ao fornecedor. 2- A inspeção de entrada (100% em volume e quantidade física) deve ocorrer em no máximo 3 (três) dias após o recebimento do material na fábrica. Caso o material não seja conferido na sua totalidade (volume e quantidade) a responsabilidade das divergências apuradas posteriormente serão da fábrica. 3- O formulário RRM – RELATÓRIO DE RECEBIMENTO DE MATERIAIS deverá ser numerado sequencialmente iniciando sempre em 01/01/2xxx, contendo o número do P.O (Purchase Order) e terminando em 31/12/2xxx. EX: 001-01/2016POxxxxxx, onde: 001 – Número do relatório 01 – Importação 02-Nacional 2016 – Ano xxxxxx – número da PO ou PC 4- O departamento de Supply Chain deverá informar à fábrica e Planejamento/Custos quais serão as tratativas, quando for decidido que não será solicitado reposição ao fornecedor, o departamento de Supply Chain deverá comunicar a fábrica e ao departamento de Planejamento/Custos e Fiscal para que seja efetuado a baixa do estoque. 5- A baixa do estoque deverá ser através da emissão da Nota Fiscal de baixa por sobreposição do estoque (com estornos dos impostos). Quando não for de responsabilidade do fornecedor (retenção do produto pela fiscalização, perdas no trajeto, furtos etc.). Nesses casos, a resposta da área de Supply Chain deverá ser em no máximo 1 (um) dia, não havendo a necessidade de transferir os saldos para o almoxarifado. 6- Dar preferência ao fornecedor para que este envie os produtos faltantes como reposição (sem fechamento de câmbio) visto que os impostos foram pagos na entrada. 7- A fábrica, por conseguinte, deverá manter controle (ainda que em excel) dos saldos que compõe esse almoxarifado para que, assim que o material reposto chegue à fábrica, ele comunique às áreas de Supply Chain e Planejamento/Custos e efetue a transferência entre almoxarifados (91 e 50). 8- Caso o fornecedor faça a opção por dar desconto financeiro, o departamento de Supply Chain deverá comunicar a Fábrica copiando o departamento de Planejamento/Custos para que estes providenciem a baixa do estoque. 9- A baixa do estoque deverá ser através da emissão da Nota Fiscal de baixa por sobreposição do estoque (com estorno dos impostos). 10 - Quando for constatada quantidade maior que o informado na DI na inspeção de entrada de material, a área de recebimento deverá preencher o formulário “RRM – RELATÓRIO DE RECEBIMENTO DE MATERIAIS” e enviar ao departamento de Supply Chain. O departamento de Supply Chain deverá
É esperado que as informações estejam todas corretas e que os materiais sejam recebidos com segurança do patrimônio e das informações, e disponibilizados nos estoques para melhor aproveitamento da logística e das operações internas.
