MÉTODO DE PROCESSOS: FORMULÁRIOS, Notas de estudo de Gestão Empresarial

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MÉTODO DE

PROCESSOS

FORMULÁRIOS

Formulários – Importância e conceituação

Crescimento das organizações: quanto mais

complexa a empresa tanto mais necessária a

existência de métodos racionais de coleta, análise,

processamento e disseminação de dados.

Um formulário pode ser conceituado como um

documento padronizado, estruturado segundo sua

finalidade específica, possuindo características e

campos apropriados, destinados a receber, preservar e

transmitir informações, cujos lançamentos são

necessários para definir a natureza ou cobrir um fluxo

qualquer de trabalho, desde seu início até sua conclusão.

ORGÃO RESPONSÁVEL PARA ESTUDAR A NECESSIDADE, VERIFICAR AS INFORMAÇÕES, DEFINIR OS CAMPOS APROPRIADOS, IDENTIFICAR SEU FLUXO DENTRE OUTROS ASPECTOS RELEVANTES.

Formulários – Importância e Objetivos

 Exigências legais e governamentais

 Importância dos dados e informações

 Armazenamento do histórico da organização

 Recuperação eficiente e eficaz de dados e informações

 Padronizar nas comunicações

 Facilitar as funções de administração

 Planejamento

 Organização

 Coordenação

 Controle

 Proporcionar valor legal a determinadas operações  Uniformizar os procedimentos administrativos  Facilitar o controle dos processos  Estabelecer que dados devem ser utilizados em um processo  Evitar repetição de dados  Facilitar o tratamento de dados e informações  Facilitar o fluxo de informações  Facilitar a compreensão dos dados e informações

Um bom formulário

 Uso agradável

 Espaço suficiente nos campos

 Sequencia racional e fácil para preenchimento

 Destaque para os títulos e itens principais

 Preenchimento prático

 Visibilidade

 Legibilidade

 Reduzir a fadiga visual

 Sistema eficiente de arquivamento e recuperação

 Reduzir erros na utilização

 Incluir apenas os títulos e subtítulos indispensáveis

 Agrupar títulos e subtítulos do geral para o particular  Realçar as diversas partes do formulário  Evitar disposição diferente da existente na origem das informações  Permitir economia (papel e impressão)  Simplificar (uniformizar) os modelos existentes  Reduzir a quantidade de vias (cópias)  Selecionar o tipo e tamanho mais adequados de papel  Selecionar o meio de impressão mais adequado

Prof.ª Rafaela Brito

Formulários – Tipos

Jatos – são apresentados em jogos individuais presos e devidamente carbonados (passagem aérea).

Fonte: https://agenciabrasil.ebc.com.br/economia/noticia/2015-02/orgaos-publicos-farao-compra-direta-de-passagens-nas- companhias-aereas

Formulários – Tipos

Contínuos – são confeccionados em papel, obedecem a padrões internacionais direcionados para utilização em equipamentos de impressão computadorizados.

Fonte: https://keillalopes.files.wordpress.com/2011/02/aula-6-mc3a9todos-3-formulc3a1rios.pdf

Prof.ª Rafaela Brito

Formulários – Tipos

Fichas – são confeccionados em papel de maior gramatura, obedecem aos padrões anteriores e são destinados ao registro de dados sintéticos.

Fonte: https://www.serdivino.com.br/blog/wp-content/uploads/2017/05/ficha-de-cadastro-de- membros03.jpg

Elaboração de formulários

Levantamento das necessidades: é a fase de coleta de dados, (...) identificando ainda as características do formulário. Crítica do levantamento: é importante, após o levantamento, efetivar sua crítica, analisando os passos do formulário desde sua emissão até seu arquivamento.

Elaboração de formulários

Implantação e controle dos resultados: é a fase de e, que o formulário é aprovado e entra em vigor na empresa, devendo o analista acompanhar tal processo durante certo espaço de tempo, para verificar se a solução adotada é de fato a melhor ou se ainda é necessário modificações, se houver, proceder as adequações necessárias.

Levantamento e análise das necessidades; Inventário dos formulários existentes; Levantar o fluxo de trabalho e a presença das informações; Estudar a viabilidade de aproveitar os formulários existentes; Elaboração de novos formulários; Identificar as informações importantes; Desenhar o layout do formulário; Tamanho e formato do papel; Vantagens do formato padronizado; Padrão ISSO; Padrão brasileiro – Norma PB-4 (ABNT – 1945)

Análise de formulários

ELIMINÁ-LOS, se supérfluos ou obsoletos; COMBINÁ-LOS, se semelhantes ou possuírem objetivos comuns; REORGANIZÁ-LOS, se incompletos ou malfeitos; SIMPLIFICÁ-LOS, se complicados ou excessivamente detalhados.

Qual é o seu objetivo?

Por que de cada campo?

Todas as vias são necessárias?

Existem formulários semelhantes ou com dados de mesma natureza?

Os campos estão dispostos dentro de uma ordem lógica e racional?

Possui muitas informações? Existe um detalhamento excessivo?

Formulários – Características físicas, texto e

disposição gráfica Tipo do papel

Forma de preenchimento: se usar tinta, por exemplo, não se deverá utilizar papel absorvente, por ser inadequado; o preenchimento à máquina, por outro lado, permite a utilização de papel absorvente;

Destino do formulário: quando algumas vias do formulário forem destinadas a órgãos externos à empresa, é aconselhável a utilização de papel de boa qualidade, o que não é necessário para as vias de tramitação interna ou destinadas a arquivamento.

Característica de arquivamento: os formulários que necessitam permanecer longo no arquivo e que são frequentemente manuseados devem ser feitos de papel de boa qualidade, o que é dispensável para aqueles que não tenham essas características de arquivamento

Formulários – Características físicas, texto e

disposição gráfica Cor do papel

O uso de cores em formulários pode ser visto como fator para diferenciar formulários, diferenciar as vias, destacar certos campos, exigências da legislação, padrões da organização ou economia.

Exercícios de Fixação

1 – O que é um formulário?

2 – Qual sua importância?

3 – O que deve ser levado em conta na elaboração de

formulários?

4 – Escolha dentre as opções abaixo, pesquise e apresente

para a turma:

Formulário de solicitação de emprego;

formulário de solicitação de férias;

formulário de solicitação de afastamento;

formulário de solicitação de treinamento.