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Educação Corporativa

Controle de

Compras

Todos os direitos reservados.^1

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• TEXTO CONCEITUAL Sumário
• CARACTERÍSTICAS DA IMPLEMENTAÇÃO
• AMBIENTE
• FLUXO OPERACIONAL
• CONFIGURAÇÕES DO SISTEMA
• CADASTROS
  • Produtos
  • Produto versus fornecedor
  • Grupo versus Fornecedor
  • Condição de pagamento
  • Tipos de Entradas e Saídas
  • TES Inteligente
  • Moedas
  • Administração de Compra
  • Tolerância de recebimento
  • Solicitantes
  • Compradores
  • Aprovadores
  • Grupos de compradores
  • Grupo de Aprovação
  • Solicitar/Cotar
  • Solicitações de compras vinculadas aos pedidos de vendas
  • Aglutinação de Solicitações de Compras
  • Geração de Cotações de Preços
  • Gera cotações, considerando intervalo de solicitações de compras
  • Atualiza cotações
  • Análise das cotações
  • Solicitação por ponto de pedido
  • Sugestão de Compra
  • Pedidos
  • Contratos
  • Autorização de entrega
  • Autorizações de entrega/previstas
  • Aglutinação de Autorizações de Entrega
  • Geração de AE por Contrato
  • Liberações
• MOVIMENTOS
  • Documento de entrada
  • Eliminação de resíduos
• RELATÓRIOS E CONSULTAS

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Organização das compras

Independente do porte da empresa, a organização do departamento de compras constitui-se de normas fundamentais, assim consideradas:

• Autoridade para compra.
• Registro de compras.
• Registro de preços.
• Registro de estoques e consumo.
• Registro de fornecedores.
• Arquivos e especificações.
• Arquivos e catálogos. Completando a organização, as atividades típicas do departamento de compras são: a) Pesquisa de fornecedores:
• Estudo de mercado e materiais.
• Análise de custos;
• Investigação das fontes de fornecimento.
• Inspeção das fábricas dos fornecedores.
• Desenvolvimento de fontes de fornecimento.
• Desenvolvimento de fontes de materiais alternativos. b) Aquisição:
• Conferência de pedidos de compra.
• Análise das cotações.
• Decidir entre comprar por meios de contratos ou no mercado aberto.
• Entrevistar vendedores.
• Negociar contratos.
• Efetuar as encomendas de compras.
• Acompanhar o recebimento de materiais. c) Administração:
• Manutenção de estoques mínimos.
• Transferências de materiais.
• Evitar excessos e obsolescência de estoque. d) Diversos:
• Fazer estimativa de custo.
• Dispor de material desnecessário, obsoleto ou excedente.
• Cuidar das relações comerciais recíprocas. Além das atividades acima citadas, outras responsabilidades poderão ser partilhadas com outros setores. São elas:
• Determinação do que fabricar ou comprar.
• Padronização e simplificação.
• Especificações e substituições de materiais.

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• Testes comparativos.
• Controle de estoques.
• Seleção de equipamentos de produção.
• Programas de produção dependentes da disponibilidade de materiais. O volume de operações de compras, dependendo do empreendimento, pode apresentar grandes volumes. Nesse caso, é preciso saber se todas as compras devem ser centralizadas ou não. As razões para isso são:
• Distância geográfica.
• Tempo necessário para a aquisição de materiais.
• Facilidade de diálogo. A centralização completa das compras apresenta as seguintes vantagens:
• Oportunidade de negociar maiores quantidades de materiais.
• Homogeneidade na qualidade dos materiais adquiridos.
• Controle de materiais e estoques. Todos os departamentos funcionais, em um estabelecimento, geram informações para o sistema de compras ou requerem informações. Vejamos os mais importantes: - Produção: a relação entre os departamentos de compras e produção deverá ser considerada do ponto de vista de seu objetivo comum: contribuir efetivamente para o benefício geral da empresa. - Engenharia: a cooperação entre compras e engenharia concentra-se, principalmente, nos assuntos referentes ao projeto, no planejamento e nas especificações preliminares às verdadeiras exigências de produção. - Contabilidade: cada compra efetuada representa um gasto ou um compromisso da empresa.Essa compra provoca uma série de operações de contabilidade. A relação entre compras e contabilidade é, portanto, de vital importância e é iniciada, freqüentemente, antes que a compra seja realmente realizada. - Vendas: o departamento de vendas deve manter o departamento de compras informado quanto às cotas de vendas e suas expectativas, que servem como um índice das prováveis quantidades de materiais necessários. Nas empresas industriais, esse relacionamento já é tarefa do P.C.P., que passa a ser responsável por essas informações. - P.C.P.: a relação existente entre compras e o P.C.P. é inerentemente tão estreita e fundamental que ambos encontram-se combinados em mais da metade das organizações industriais.
• Do ponto de vista funcional, o efeito almejado por esta estreita colaboração é estender a responsabilidade pelos materiais, desde o momento da aquisição até ao de entrega e utilização. - Controle de qualidade: a primeira responsabilidade do departamento de compras em relação ao departamento responsável pelo controle de qualidade é adquirir materiais e produtos que satisfaçam as especificações.
• O departamento Controle de qualidade, geralmente, faz testes de materiais comprados. Nesse caso, deve-se esclarecer à seção de compras qual o fornecedor, quais métodos de teste serão aplicados e qual será o critério adotado para sua aceitabilidade.

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Esse documento precisa ser manuseado com atenção, pois os elementos nele contidos devem fornecer, ao comprador e a qualquer outro interessado, os informes completos do que pretende-se comprar para que a cotação dada corresponda, exatamente, ao preço do produto requerido e não surjam dúvidas futuras por insuficiência de dados ou das características exigidas. Para melhor análise desses dados, eles podem ser transcritos em um mapa para facilitar a visualização e devem ser a cópia fiel das cotações recebidas. Existem casos em que a empresa utiliza a própria solicitação de compras para registro da coleta de preços. Ao se fazer uma cotação de preços para determinado equipamento ou produto, os fornecedores em potencial enviam propostas de fornecimento, que informam preço, prazo, reajustes e uma série de condições gerais que estabelecem. A empresa por intermédio do comprador fixa também diversas condições comerciais para o fornecedor.

- Pedido de compra: contrato formal entre o estabelecimento e o fornecedor, que deve conter fielmente todas as condições e características da compra. Cuidados especiais devem ser tomados na negociação que envolva a encomenda e a compra de uma ferramenta específica. Os pedidos de compra devem ser remetidos ao fornecedor por intermédio de um protocolo para o qual se farão registros e controles.

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CARACTERÍSTICAS DA IMPLEMENTAÇÃO

Avaliação e Diagnóstico

Nenhuma ação, projeto ou medida corretiva deve passar por uma implementação sem que, antes, uma completa avaliação dos processos do departamento de compras seja feita.Esse diagnóstico deve considerar o volume de transações em cada processo, os documentos de entrada e saída, o fluxo operacional, o número de pessoas envolvidas e as subdivisões do departamento.

Volume de transações

Faz-se uma estatística dos grupos de compras, os tipos de materiais e as modalidades de compra. Feito isto, verifica-se o volume de transações totais e as subdivisões por tipo, grupo e modalidade, para cada um dos seguintes processos:

• Solicitação de compras.
• Pedido de compras.
• Documentos de entrada.
• Cotações.
• Contratos. O volume de transações é importante para avaliar como os processos podem ser configurados a fim de se evitarem os “gargalos”. É imprescindível avaliar quais produtos podem seguir um fluxo de compras mais restritivo e quais não podem. Um bom exemplo disso são os produtos improdutivos que podem ter um fluxo de compra mais restritivo do que os produtos produtivos. Vale ressaltar que o resultado da implantação do ambiente COMPRAS deve ser a melhoria nos processos e não o estrangulamento deles devido ao excesso de controles.

Documentos de entrada e saída

Faz-se um levantamento dos formulários trocados em cada processo. Com base nesses formulários deve- se avaliar o grau de aderência de cada um deles. É importante que os pontos de customização sejam identificados.

Fluxo operacional

Faz-se um levantamento do fluxo de documentos e a forma como um processo interage com o outro. É importante que, nesse levantamento, seja determinado se há mudança de fluxo com a implementação do sistema e que os usuários sejam preparados para a mudança no fluxo operacional. Vale ressaltar que o Sistema foi preparado para seguir um fluxo rígido de compras, permitindo a divisão e separação dos usuários envolvidos na utilização dos processos, mas não da base do fluxo de compras.

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FLUXO OPERACIONAL A seguir, é apresentada uma sugestão de Fluxo Operacional do ambiente ATIVO FIXO, que deve ser utilizado como apoio quanto à forma de implementação e operação do Sistema. No entanto, o usuário pode preferir cadastrar as informações de forma paralela, pois o ambiente ATIVO FIXO possibilita, por meio da tecla F3, o subcadastramento em arquivos cujas informações serão utilizadas. Com isso, é possível que o usuário cadastre um produto quando estiver atualizando o arquivo de “Estruturas”. Dessa forma, o fluxo operacional pode assumir algumas variações em relação à seqüência que o usuário adotará frente as suas necessidades e conveniências.

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Início Verificar Parâmetro, Tabela, Dicionário 1 Atualizar Taxas de Moedas Cadastrar Tipos de Entrada e Saída Cadastrar Condições de Pagamento Cadastrar Fornecedores Cadastrar Produtos Cadastrar Complemento de Produtos Cadastrar Produto x Fornecedor Cadastrar Grupo x Fornecedor

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CONFIGURAÇÕES DO SISTEMA O ambiente COMPRAS possui uma série de parâmetros que determinam a forma de processamento de cada empresa como, por exemplo, o parâmetro <MV_PCFILEN>, que indica se os pedidos de compra possuem controle de filial de entrega. A Microsiga envia os parâmetros com conteúdos padrões que podem ser alterados de acordo com a necessidade da empresa e são customizados no ambiente CONFIGURADOR.

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Os parâmetros a seguir são os utilizados pelo ambiente COMPRAS:

Configurações

MV_RESTSOL

MV_APROVSC

MV_RESTCOM

MV_RESTPED

MV_ALTPEDC

MV_AEAPROV

MV_RESTINC

MV_RESTNFE

MV_NFAPROV

Habilita o controle de solicitantes. Indica se o controle de solicitantes é restritivo; ou seja, não permite a inclusão de uma solicitação de compra; ou se ele permite a inclusão, mas solicita uma aprovação posterior para início do processo de compras. Habilita a restrição de atualização da solicitação de compras ao grupo de compras responsável pela manutenção da SC. Habilita a restrição de atualização do pedido ao grupo de compras responsável pela manutenção do pedido de compra. Desabilita a alteração dos itens do pedido de compra que possuem entregas cadastradas. Habilita o controle de aprovação por alçada para o controle de contratos de parceria. Restringe a inclusão de pedidos de compra sem solicitação aos compradores não-autorizados. Restringe a entrada de materiais para os pedidos de compra não autorizados pelo controle de aprovação por alçada. Grupo de aprovação padrão dos documentos de entrada, utilizado no controle de aprovação dos documentos de entrada.

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Principais campos

Dados cadastrais

- Código: código que individualiza cada um dos fornecedores da empresa. É complementado pelo código da loja. - Loja: código identificador de cada uma das unidades (lojas) de um fornecedor. Permite o controle individual de cada estabelecimento em suas transações fiscais, além da sumarização por fornecedor. - Razão social: nome ou razão social do fornecedor. - N. Fantasia: é o nome pelo qual o fornecedor é conhecido. Auxilia nas consultas e nos relatórios do Sistema. - Endereço: endereço do fornecedor. - Município: município em que o fornecedor está localizado. - UF: sigla da unidade da federação em que está localizado o fornecedor. - Tipo: define o tipo da pessoa do fornecedor, podendo ter os seguintes valores: - J – Pessoa jurídica - F – Pessoa física - X – Importação - CPF/CNPJ: Código do Cadastro de Pessoa Física ou Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas.

Pasta Adm/Fin

- Banco/Agência/Conta: dados bancários da conta corrente do fornecedor. São utilizados, principalmente, no pagamento de borderôs. Caso não sejam preenchidos, serão escolhidos no momento em que forem solicitados dentro da operação do Sistema. - Natureza: natureza financeira a ser utilizada para o fornecedor no momento da geração de títulos para o ambiente FINANCEIRO. - Cond. Pgto.: código da condição de pagamento padrão para o fornecedor. É sugerido por ocasião do pedido de compra. - Maior compra: identifica o valor da maior compra realizada junto a um determinado fornecedor. Esse campo tem tratamento interno do Sistema, sendo assim, não é editado manualmente. - Média de atraso: identifica a média de atrasos nos pagamentos a determinado fornecedor. Esse campo tem tratamento interno do Sistema, portanto não é editado manualmente. - Maior saldo: valor histórico do maior saldo de duplicatas em aberto para um determinado fornecedor. Esse campo tem tratamento interno do Sistema, assim, não é editado manualmente. - No. Compras: dado histórico do número de compras realizadas junto a um determinado fornecedor. Esse campo tem tratamento interno do Sistema, dessa forma, não é editado manualmente.

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Exercícios

- Sld. Duplict.: saldo atual das duplicatas a serem pagas ao fornecedor. Esse campo tem tratamento interno do Sistema, assim, não é editado manualmente. - Sld. Moed. For.: saldo atual das duplicatas a serem pagas ao fornecedor, convertido em moeda forte. A moeda utilizada para esta conversão deve ser definida no parâmetro <MV_MCUSTO>. - C Contábil: código da conta contábil em que devem ser lançadas as movimentações do fornecedor na integração contábil, se houver.

Fiscais

- Recolhe ISS: informe se o fornecedor é responsável pelo recolhimento do ISS. Caso o fornecedor não seja responsável pelo recolhimento, o Sistema fará a retenção do tributo. - Calc INSS: verificador para cálculo, ou não, de INSS para títulos desse fornecedor. - Rec Pis: informe se o fornecedor é responsável pelo recolhimento do PIS. Caso o fornecedor não seja responsável pelo recolhimento, o Sistema fará a retenção do tributo. - Rec Cofins: informe se o fornecedor é responsável pelo recolhimento do Cofins. Caso o fornecedor não seja responsável pelo recolhimento, o Sistema fará a retenção do tributo. - Rec CSLL: informe se o fornecedor é responsável pelo recolhimento do CSLL. Caso o fornecedor não seja responsável pelo recolhimento, o Sistema fará a retenção do tributo. Para iniciarmos as atividades de nossa empresa, faz-se necessário o cadastro dos fornecedores, com os principais dados conforme as informações acima. Os dados aqui informados serão fundamentais para todas as operações de contas a pagar da empresa. Para realizar esse exercício, acesse: Atualizações > Cadastros > Fornecedores - Posicione no Fornecedor 000002/01 e, em seguida, clique na opção “Visualizar” e verifique todos os dados nos campos especificados verificando-os em cada folder da tela de inclusão.

Anotações

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Principais campos

PASTA “CADASTRAIS”:

- Código (B1_COD) – Funciona como identificador único do produto. Pode ser criado por meio da ferramenta de código inteligente. - Descrição (B1_DESC) – Descrição do produto. Facilita a identificação do produto, permitindo que se obtenha mais informações sobre o item. Normalmente, a informação é apresentada junto ao código em relatórios e consultas. - Tipo (B1_TIPO) – Tipo do produto. Característica do produto que utiliza tabela do Sistema. Essa tabela pode contemplar novos tipos de produto cadastrados pelo usuário. Alguns tipos de produto pré- cadastrados são: - PA (Produto acabado) - PI (Produto intermediário) - MC (Matéria de consumo) - BN (Beneficiamento). O único tipo de produto que possui um comportamento diferenciado, no Sistema, é o tipo BN que possui um tratamento diferenciado na rotina de Ordem de Produção. Os demais tipos são, normalmente, utilizados somente para filtragem em programas de relatório e de processamento. - Unidade (B1_UM) – Unidade de medida principal do produto. Pode ser definida como a nomenclatura utilizada para contagem de produtos. Exemplos de unidade de medida: - PC (Peça) - UN (Unidade) - KG (Kilograma) - CX (Caixa) - Armazém Padrão (B1_LOCPAD) – É o armazém padrão para armazenagem do produto sugerido em todas as movimentações, em que o código do produto é digitado. A utilização do armazém padrão não é obrigatória; embora a informação seja sugerida, ela não pode ser alterada pelos usuários. O cadastro de Produtos possui mais de cento e cinqüenta campos utilizados por funcionalidades bastante distintas, no Protheus, assim destacam-se alguns dos campos mais relevantes no funcionamento dos ambientes de suprimento.

PASTA “CADASTRAIS”

- Bloqueado (B1_MSBLQL) – Campo que identifica se o produto está bloqueado para uso ou não. Se estiver bloqueado, não poderá ser utilizado nas digitações do Sistema.

Anotações

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- Seg. Un. Medi. (B1_SEGUM) – Segunda Unidade de Medida. É a unidade de medida auxiliar do produto. Pode ser definida como a segunda nomenclatura utilizada para contagem de produtos. Exemplos de unidade de medida: - PC (Peça). - UN (Unidade). - KG (Kilograma). - CX (Caixa). A quantidade de um produto, na segunda unidade de medida, pode ser sugerida caso ele possua um fator de conversão preenchido. O preenchimento do fator de conversão não é obrigatório,, pois existem produtos que possuem duas unidades de medida para controle, mas têm sua conversão variável de acordo com outros fatores (Exemplo: o papel tem um fator de conversão entre peso e número de folhas). - Fator Conv (B1_CONV) – Fator de conversão entre as unidades de medida. Esse campo é utilizado para sugerir a conversão entre duas unidades de medida, utilizadas para controlar o saldo do produto e as quantidades de movimentação. - Situação real de utilização: ao comprar um refrigerante, no supermercado, verifica-se que a unidade de medida principal é a lata e a segunda unidade de medida é a caixa, composta por uma quantidade específica de latas, por exemplo, dez. Ao digitar-se um movimento com vinte latas, o Sistema deverá sugerir, automaticamente, a quantidade na segunda unidade de medida de duas caixas. - Tipo de Conv (B1_TIPCONV) – Tipo do Fator de Conversão. Campo utilizado em conjunto com o fator de conversão, indica se o fator de conversão serve para multiplicar ou dividir. No exemplo citado no campo de fator de conversão, o tipo de conversão digitado deveria ser divisão (a quantidade da segunda unidade de medida é calculada, dividindo-se a quantidade da primeira unidade de medida). - Apropriação (B1_APROPRI) – Tipo de apropriação do produto. O produto pode ser de apropriação direta ou indireta. Produtos de apropriação direta são produtos de fácil controle e contagem e são requisitados diretamente ao seu local de armazenagem para consumo.

• Os produtos de apropriação indireta são produtos de difícil controle e contagem, sendo requisitados normalmente em quantidade maior do que a necessária para um armazém de processo. À medida que os consumos ocorrem, esse saldo em processo é requisitado. Exemplos de material de apropriação indireta: - Tinta: se um determinado produto acabado utiliza 100 ml de tinta em sua composição e a tinta é armazenada em latas, o processo de requisição não é feito diretamente, já que dificilmente a requisição será feita com uma seringa. Normalmente, requisita-se uma lata de tinta para o processo e as baixas são feitas, posteriormente, nessa lata. - Parafusos: quando a quantidade de parafusos utilizada em um processo produtivo é grande, utiliza-se conceito parecido com o da tinta,, pois não é feita contagem e requisição de parafuso por parafuso, requisita-se uma caixa de parafusos para o processo e as baixas são feitas, diretamente, nesse saldo.