Segredos do Excel, Notas de estudo de Informática

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ÍNDICE

• Introdução .......................................................................................... Capítulo 1: Apresentação
• A problemática ....................................................................................
• A ferramenta ........................................................................................
  • Versões do Microsoft Excel .............................................................
• Iniciando ............................................................................................ Capítulo 2: Trabalho com o Excel
• Segredos do Excel ..............................................................................
  • Cursores .......................................................................................
  • Grade de células ............................................................................
  • Referências e intervalos .................................................................
  • Como manusear o Excel ...............................................................
  • Objetos de auxílio .........................................................................
  • Como lidar com muitas informações
• Criação de tabelas para bancos de dados Capítulo 3: A importância dos dados
• Utilização de fórmulas
  • Células e fórmulas da panilha de fatura
  • Aninhamento de funções ..............................................................
• Finalização da planilha de vendas/fatura .......................................
  • Solucionar problemas de valores de erro e fórmulas
• Iniciação de um projeto Capítulo 4: Excel na prática
  • Planilha de vendas
• A entrada de dados Capítulo 5: Planilha Clientes
  • Editar uma célula ..........................................................................
  • Sobrescrever uma célula ................................................................
  • Apagar uma célula ........................................................................
  • Selecionar células
• Formatação de planilhas
  • Alinhar dados ...............................................................................
  • Inserir e remover linhas ou colunas ...............................................
  • Modificar a largura da coluna .......................................................
  • Modificar a altura da linha ...........................................................
  • Formatar números ........................................................................
  • Formatar fontes .............................................................................
  • Sombrear células ...........................................................................
  • Criar bordas ..................................................................................
• O uso de fórmulas em Clientes
• Trabalho com a planilha Clientes
  • Modelagem da planilha ................................................................
  • Formulário
  • Classificação de registros ..............................................................
  • Filtro
• Planilha de Estoque .......................................................................... Capítulo 6: Outro exemplo de planilha
  • Planejamento ................................................................................
  • Modelagem da planilha ................................................................
  • Formatar célula: bordas
  • Outras formatações .......................................................................
  • Cálculo da quantidade – Função SOMA()
  • Cálculo do valor total – Criação de uma fórmula
  • Melhoras na planilha ....................................................................
  • Utilização de formulários para editar e incluir novos dados ..........
  • Colar especial................................................................................
  • Novos dados e porcentagem ..........................................................
  • O AutoFiltro .................................................................................
  • Subtotais
  • Validação ....................................................................................
  • Comentário .................................................................................
  • Hyperlink ...................................................................................
  • Gráficos ......................................................................................
  • Finalização da planilha
  • Recurso Classificar Capítulo 7: Relatórios finais
  • Subtotal
  • AutoFormatação .........................................................................
  • Criação de uma listagem anual ...................................................
  • Criação de um gráfico ................................................................
• Chegamos ao início (ou seria ao final?) .........................................

Apresentação (^7)

Segredos do Excel

Eficiente: é cumpridor e realiza bem as suas funções quanto às normas e padrões estabelecidos.

Eficaz: tem a virtude ou o poder de produzir, em condições normais e sem carecer de outro auxílio, determinado efeito; efetivo.

A ferramenta

O Microsoft Excel é um software de planilha eletrônica que faz parte de um conjunto de ferramentas denominado Office. Algumas delas, assim como o próprio Excel, já estão no mercado há mais de dez anos, sendo que hoje é possível, inclusive, integrar o trabalho entre diferentes aplicativos, como editores de texto, planilhas eletrônicas, ferramentas de apresentação, bancos de dados e agendas de múltiplas funcionalidades. Existem outros softwares que dispõem das mesmas funções do Excel. Entre- tanto, o domínio mercadológico do sistema operacional mais vendido no mundo, o Windows, facilitou a difusão desta ferramenta, deixando para trás os demais concorrentes, como o Lotus, Corel Word etc. Atualmente, assistimos a um vertiginoso crescimento de novos produtos, bati- zados de Suite Offices , que aprimoram as ferramentas dos produtos da Microsoft, a fim de competirem de igual para igual com a líder de mercado. Esse é o caso do Open Office, 602PC Suit, Star Office, Easy Office, entre outros. Mas vamos nos ater diretamente ao Microsoft Excel. Veja, a seguir, uma tabela que descreve, resumidamente, a evolução deste software ao longo dos anos.

Versões do Microsoft Excel

Versão Data Descrição

1 1985 Versão 1 para Macintosh.

2 1987 Primeira versão lançada para Windows. Segue como versão 2 para corresponder à distribuição para Mac.

3 1990 Inclui as barras de ferramentas, recursos para desenho, maior número de linhas e colunas, suporte para gráficos 3D e outras adaptações.

8 Apresentação

Tabela 1 – Versões do Excel

Observação: Não existiu a versão 6 do Microsoft Excel devido a uma adequação da Microsoft Corporation às variáveis de numeração em relação à integração dos softwares.

4 1992 A primeira versão mais popular, com alterações para ganhar mercado.

5 1993 O maior upgrade (atualização). Inclui planilhas múltiplas de trabalho e passa a trabalhar códigos de VBA ( Visual Basic for Applications ).

7 1995 Conhecido como Excel 95. A maior versão, divulgada como 32 bits. Muito similar à versão 5.

8 1997 Conhecido como Excel 97. Uma nova interface para de- senvolvedores de VBA, inclusão de formulários, validador de dados e outros.

9 1999 Lançado como Excel 2000. Incorpora o html a suas pla- nilhas, inclui a opção de self-repair , desenvolve a área de transferência, inclui novos gráficos, formulários etc.

10 2001 Lançado como Excel 2002, parte do pacote Office XP com a capacidade de interligação entre as aplicações, e maior potencial para reparar perdas de dados. Esta versão adiciona a ferramenta de ativação de software para combater a pirataria.

11 2003 Chamado de Excel 2003, tem maior interação com XML e corrige algumas falhas das atualizações anteriores.

10 Trabalho com o Excel

Nessa tela, nomearemos os seguintes itens:

Barra de título: primeiro item que aparece na tela, de cima para baixo, e que possui o ícone (desenho ou logotipo), o nome do aplicativo em uso, o nome do arquivo utilizado e os três botões: Minimizar aplicativo, Restaurar / Maximizar aplicativo e Fechar aplicativo. Dica: Se você clicar sobre o primeiro ícone do programa, um menu suspenso com as opções: Restaurar , Mover , Tamanho , Minimizar , Maximizar , Fechar Alt + F4 será exibido. O conjunto de teclas à frente do comando é chamado de tecla de atalho e tem a mesma função do comando à sua frente.

O Excel não trabalha com o termo “arquivo” para todos os dados gerados por ele. Quando criamos um “arquivo” no Excel, a partir de hoje, criamos uma pasta que conterá as planilhas de dados.

Barra de menu: aqui, é possível encontrar os seguintes itens: ícone do Ex- cel mais planilha (que tem as mesmas funções do ícone localizado na barra de títulos, entretanto, referente à planilha), Arquivo ( File ), Editar ( Edit ), Exibir ( View ), Inserir ( Insert ), Formatar ( Format ), Ferramentas ( Tools ), Dados ( Dates ), Janela ( Window ), Ajuda ( Help ) e os três botões: Minimizar janela , Restaurar / Maximizar janela e Fechar janela.

Dica: Utilize a tecla Alt + “a letra sublinhada do item de menu” para acessá- lo rapidamente.

Barra de botões padrão: Novo (pasta), Abrir pasta, Salvar pasta, Imprimir planilha, Visualizar impressão , Verificar ortografia , Recortar , Copiar , Colar , Pincel , Desfazer , Refazer , Inserir hyperlink , AutoSoma , Funções (fórmulas), Classificação crescente , Classificação decrescente , Assistente de gráfico , Desenho , Zoom e Ajuda.

Barra de navegação de planilha: é composta pela Caixa de nome , pelos botões Cancelar função, Inserir função (igual ao fx ) e pela barra de edição de conteúdo de célula.

Trabalho com o Excel (^11)

Segredos do Excel

Vale observar que a Caixa de nome altera a sua função de acordo com o momento de sua utilização. Você só terá a tela apresentada na Figura 2.3 caso seja pressionado o sinal de igual para inserção de uma função. Nesse caso, a Caixa de nome exibe o nome da função. Quando esta opção está inativa, é exibido o endereço da célula ativa, como veremos mais adiante.

Célula de seleção de planilha: é a intersecção entre a letra referente a uma coluna e o número de uma linha linha.

Cabeçalho de colunas: identifica o nome de uma coluna que vai de A até IV , totalizando 256 colunas.

Célula: é o espaço reservado no Excel para a entrada de dados. Essa entrada aceita tipos específicos de informação, como texto (alinhado à esquerda), números (alinhados à direita), datas e funções. Do lado esquerdo, temos a numeração de linhas, que vai de 1 a 65536. Já do lado direito, há a scrool bar , ou barra de rolagem. Abaixo da grade de células, temos:

Botões de navegação de planilha: servem para navegação em um grande número de planilhas, já que, em uma única pasta do Microsoft Excel, você pode trabalhar com um número infinito de planilhas, de acordo com a memória de sua máquina.

Trabalho com o Excel (^13)

Segredos do Excel

O cursor-padrão apresenta formato de cruz preenchida e indica que você poderá navegar entre as células da maneira que bem entender. Ao clicarmos e arrastarmos o mouse, apenas “pintaremos” as células, selecionando aquelas que desejarmos. Quando acessamos o menu rápido com o botão direito do mouse, o cursor transforma-se em uma seta que indica o item que será escolhido. O mesmo vale quando acessamos as barras de ferramentas. Quando dimensionamos uma célula manualmente, o cursor se transforma em uma seta em formato direcional, permitindo arrastar a linha ou a coluna determinada para qualquer um dos lados indicados.

Dica: Se mantivermos a tecla Ctrl pressionada enquanto clicamos sobre as cé- lulas, poderemos selecioná-las de maneira aleatória, como mostra a Figura 2.8 :

Ao trabalharmos com listagens, utilizaremos o nó de célula:

Esse nó indica a posição em que podemos “segurar” a célula para arrastá-la e, assim, copiar seu conteúdo. Note que, ao movimentarmos a célula por meio do nó, o cursor altera sua forma para uma cruz, e não para o formato de seta de movimentação, conforme as figuras a seguir:

14 Trabalho com o Excel

Dica: Ao selecionarmos o nó da célula para copiar seu conteúdo e arrastá-lo para o interior de outra célula, apagaremos a área selecionada.

Pode conter uma função e apresentar um valor:

Grade de células

Quando nos referimos à grade de células, é preciso salientar que nem sempre o que é visível representa exatamente o seu conteúdo. O conteúdo de uma célula pode, inclusive, ultrapassar o seu limite, invadindo outra célula vazia:

16 Trabalho com o Excel

Referências e intervalos

No Excel, é importante saber como referir-se a um endereço e a um intervalo de células para o uso correto de fórmulas e funções. Uma célula é um campo delimitado e um intervalo é um agrupamento de células. Por exemplo:

• Uma célula que é representada pela coluna A e linha 1, tem como endereço A1.
• Uma lista de nomes que começa na linha A2 e termina na linha A5 tem como intervalo as células A2:A5. Ou seja, leia-se os dois pontos como “até”.

Existem dois tipos de referências a uma célula: a referência relativa e a absoluta. Referência relativa : ao criar uma fórmula, as referências a células ou inter- valos geralmente se baseiam em sua posição em relação à célula que contém a fórmula. No exemplo a seguir, a célula B6 contém a fórmula =A5 ; o Microsoft Excel localiza o valor uma célula acima e outra à esquerda da célula B6. Este procedimento é chamado de referência relativa.

Quando você copia uma fórmula que usa referências relativas, o Excel faz os ajustes necessários na fórmula colada para fazer referência a células diferentes em relação à posição da fórmula. No exemplo a seguir, a fórmula na célula B

- =A5 – , que está uma célula acima e à esquerda de B6, foi copiada para a célula B7. O Excel ajustou a fórmula na célula B7 para =A6 , que faz referência à célula que está uma célula acima e à esquerda da célula B7.

Referências absolutas : se você não deseja que o Excel ajuste as referências ao copiar uma fórmula para uma célula diferente, use uma referência absoluta. Por exemplo, se a fórmula é multiplicar a célula A5 pela célula C1 ( =A5C1* ) e você copiá-la para outra célula, o Excel ajustará ambas as referências. Você pode criar uma referência absoluta para a célula C1 colocando um cifrão ( $ ) antes das partes que não são alteradas, procedendo da seguinte forma:

=A5*$C$

Trabalho com o Excel (^17)

Segredos do Excel

Alternar entre referências relativas e absolutas : se você criou uma fórmula e deseja alterar as referências de relativas para absolutas (ou vice-versa), selecione a célula que contém a fórmula. Na barra de fórmulas, selecione a referência que você deseja alterar e pressione F4. Toda vez que F4 for acionado, o Excel alternará entre as combinações: coluna absoluta e linha absoluta ( $C$1 ); coluna relativa e linha absoluta ( C$1 ); coluna absoluta e linha relativa ( $C1 ) e coluna relativa e linha relativa ( C1 ). Por exemplo, ao selecionar o endereço $A$1 em uma fór- mula e pressionar F4, a referência passará a ser A$1. Pressione F4 novamente e a referência passará a ser $A1 , e assim por diante.

Como manusear o Excel

1. Para começar, inicie o Microsoft Excel por meio do menu Iniciar > Pro- gramas > Microsoft Excel. 2. Insira, na primeira linha, os seguintes dados: Nome , Data de Nascimen- to , Código , Telefone e Email. Não se preocupe com a formatação. Note que, em determinados campos, uma célula ficará sobreposta a outra, problema que resolveremos a seguir. 3. Para arrumar o tamanho das colunas, (auto-dimensionar), selecione toda a área da planilha que contenha dados. Para isso, leve o cursor até a célula A1 , man- tenha a tecla Shift pressionada e clique na última palavra que deseja selecionar. Dê duplo clique na haste da coluna B (lembre-se do formato do cursor) para dimensionar automaticamente todas as colunas. 4. Para organizar o nosso trabalho, daremos a essa planilha o nome de Agenda. Faça o seguinte: dê duplo clique no nome Plan1 e escreva Agenda , pressionando Enter em seguida.

Trabalho com o Excel (^19)

Segredos do Excel

7. Na janela Formatar Células , escolha os itens Especial e Telefone e, em seguida, clique em OK. 8. Depois, faça o mesmo para o campo Data de Nascimento , só que escolha o item correspondente a data, além de outro que melhor se ajuste àquele campo.

Lembre-se: a idéia é que você vasculhe todo o ambiente do Microsoft Excel e leia atentamente as dicas que são exibidas na tela. Em cada um dos quadros, são informados os itens e a maneira de proceder no seu manuseio. A tecla F1 tem uma função importante: abrir o menu Ajuda , que é o melhor tira-dúvidas de qualquer software, trazendo exemplos e, ainda, multiplicando as possibilidades de ação para cada um dos itens pesquisados. Toda a formatação dessa seqüência foi feita utilizando-se apenas o box For- matar células , que, no decorrer deste livro, será utilizado várias vezes. Tente, agora, conhecer as possibilidades oferecidas por ele.

Objetos de auxílio

Além das ferramentas-padrão que são apresentadas no Excel, você conta com a possibilidade de utilizar outros recursos a partir das barras de ferramentas, que ficam ocultas. Além de facilitarem o trabalho, as barras também podem ser configuradas de acordo com a necessidade de cada usuário. Alguns itens são essenciais para facilitar o trabalho; portanto, vamos adicioná- los após a apresentação de cada uma das barras de ferramentas.

Barras de ferramentas Para visualizar as barras de ferramentas disponíveis, clique com o botão direito do mouse sobre qualquer área em branco das barras que já estão dispostas em sua tela. Será apresentado um menu suspenso, no qual não se encontram todas as barras disponíveis, apenas as mais utilizadas, que são a Padrão e a Formatação.

20 Trabalho com o Excel

1. Selecione a opção Personalizar. 2. A janela Personalizar será exibida. Clique na guia Barra de ferramentas e selecione todas as opções disponíveis. 3. A sua tela apresentará todas as barras de ferramentas do Microsoft Excel, conforme mostra a figura a seguir: