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*Aluna do Curso de Ciências Contábeis da UFRGS. ([email protected]).
A importância da Contabilidade no Processo de Tomada de Decisão nas
Empresas.
Quismara Corrêa dos Passos *
RESUMO
O presente artigo demonstra a importância da contabilidade para o gerenciamento das empresas. Evidencia a contribuição da contabilidade como meio de informação para o processo de tomada de decisão. Também apresenta as demonstrações contábeis e as diversas técnicas para analisá-las e extrair as informações contidas nos relatórios contábeis. O objetivo do trabalho é mostrar que durante anos a contabilidade foi vista apenas como um instrumento para fornecer informações tributárias, mas atualmente com um mercado altamente competitivo, ela é observada também como um instrumento gerencial que auxilia os administradores nas decisões, e no processo de gestão, planejamento, execução e controle. Por isso a pesquisa também caracteriza a contabilidade gerencial e seu papel nas organizações, bem como os sistemas de informações fornecidos por ela. Entretanto, evidencia a importância do contador, que passou a ser reconhecido como um profissional imprescindível e absoluto no controle das informações que auxiliam a tomada de decisão. É o profissional contábil, responsável pela utilização das demonstrações contábeis, filtrando as informações de acordo com a necessidade dos administradores em cada momento da gestão empresarial, pois a partir das informações atuais e do passado de uma empresa, é que se determina todo o planejamento e estratégias das futuras ações que determinam o sucesso da tomada de decisão.
Palavras-chave: Contabilidade Gerencial. Tomada de decisão. Informação contábil. Demonstrações Contábeis.
1 INTRODUÇÃO
As constantes mudanças no cenário econômico mundial, vêm desafiando as organizações a adequar suas práticas de gestão à nova realidade de mercado. Tais mudanças estão ocorrendo no campo tecnológico, político, social, ambiental, econômico, financeiro, entre tantos outros, o que exige das empresas, meios confiáveis de obter informações indispensáveis ao seu sucesso. Informações adequadas e em tempo hábil para subsidiá-las no processo de tomada de decisão. Desta forma, a Contabilidade apresenta-se como instrumento de gestão, fornecendo as informações necessárias e auxiliando nos processos de concorrência, necessidades de aperfeiçoamento das novas tecnologias, globalização dos mercados, se tornando assim indispensável para o sucesso das empresas. Conforme Iudícibus, Martins e Gelbcke (2006, p. 48):
“A Contabilidade é, objetivamente, um sistema de informação e avaliação destinado a prover seus usuários com demonstrações e análises de natureza econômica, financeira, física e de produtividade, com relação à entidade objeto de contabilização.”
Assim a Contabilidade que era vista apenas como um sistema de informações tributárias, que servia somente como uma obrigação da empresa em apurar e recolher impostos, já é vista também como um instrumento gerencial, que fornece informações através da análise das demonstrações aos administradores, acionistas, investidores e demais stakeholders. É a Contabilidade Gerencial responsável por fornecer os instrumentos que contém as informações sobre a situação econômica e financeira das entidades. E auxiliarão os administradores nos processos de tomada de decisão. No entanto, muitas empresas, ainda não utilizam a Contabilidade e as informações oferecidas através de suas demonstrações contábeis, deixando assim de tomar a melhor decisão a respeito de controle, custos, investimento e planejamento de seu negócio. Isso pode estar ocorrendo devido a falta de conhecimento sobre a Contabilidade e as diversas demonstrações contábeis oferecidas por ela. Ou seja, a Contabilidade Gerencial não está sendo utilizada, não existe o gerenciamento da informação contábil no processo administrativo.
informações precisas, oportunas e pertinentes sobre o ambiente em que a empresa atua. É vital para a sobrevivência da empresa, inserida num ambiente competitivo e diante de um cenário de incertezas, que seus gestores estejam assessorados e recebam informações para escolherem as melhores alternativas, e para identificá-las são necessários os dados contábeis. A Contabilidade Gerencial é a responsável por coletar esses dados, interpretá-los e transformá-los em informações úteis, contribuindo positivamente para o sucesso das empresas. De acordo com Crepaldi (2008, p. 5):
“Contabilidade Gerencial é o ramo da Contabilidade que tem por objetivo fornecer instrumentos aos administradores de empresas que os auxiliem em suas funções gerenciais.” Sendo assim a Contabilidade Gerencial é um instrumento de apoio na gestão dos negócios que poderá contribuir significativamente para a eficiência operacional da organização, pois auxilia as empresas a coletar, processar e relatar informações para uma variedade de decisões operacionais e administrativas. Padoveze (2000), comenta a importância de uma entidade ter o apoio da Contabilidade Gerencial na administração de seus negócios, pois segundo ele, se houver dentro dessa entidade pessoas que consigam traduzir conceitos contábeis em ações práticas, a contabilidade estará sendo um instrumento para a administração. Por esses motivos que se justifica a grande importância em se tratar desse tema, pela falta de conhecimento sobre a Contabilidade e seus instrumentos e os grandes benefícios desses no processo gerencial, contribuindo para o sucesso das empresas.
1.3 METODOLOGIA
A metodologia a ser utilizada nesse trabalho será a pesquisa bibliográfica e documental para extrair o máximo de informação sobre o tema que enfatiza a importância da contabilidade, baseada em livros especializados na área, revistas e periódicos, bem como buscas de conhecimento na rede mundial de computadores. Portanto, trata-se de uma pesquisa exploratória, pois tem-se o objetivo de descrever e aprimorar as idéias sobre o tema, possibilitando a consideração dos mais variados aspectos relativos a esse tema estudado. A caracterização da pesquisa é a qualitativa, pois será analisada a conceituação teórica e as diversas linhas de pensamento dos estudiosos do assunto, traduzindo essa teoria e trazendo para o dia a dia das empresas.
“Na Contabilidade, é bastante comum o uso da abordagem qualitativa como tipologia de pesquisa. Cabe lembrar que, apesar de a Contabilidade lidar intensamente com números, ela é uma ciência social, e não uma ciência exata como alguns poderiam pensar, o que justifica a relevância do uso da abordagem qualitativa.” (Beuren et al, 2008, p. 92)
O trabalho será desenvolvido através de referenciais teóricos, com o intuito de fazer uma abordagem geral sobre o tema.
2 A CONTABILIDADE GERENCIAL COMO SISTEMA DE
INFORMAÇÃO CONTÁBIL
Um grande problema que ameaça a continuidade dos negócios de muitas empresas é a ausência de informações que auxiliem no processo de gestão, impedindo que as mesmas alcancem seu sucesso. Os dados contábeis são matérias-primas de informações, que devem ser tratados, para que gerem informações úteis e representem um instrumento gerencial para o processo decisório de forma a alcançar uma vantagem competitiva sustentável. As informações geradas pela Contabilidade Gerencial podem auxiliar os gestores a melhorar a qualidade das operações, reduzir custos operacionais e aumentar a adequação das operações às necessidades dos clientes. A Contabilidade Gerencial cria valor dentro da empresa, pois está envolvida com o processo de identificação, mensuração, análise e interpretação dos dados para transformá-los em informações, que serão utilizadas no planejamento, controle e tomada de decisão pela administração da entidade. Conforme Crepaldi (2008, p. 5):
“Contabilidade Gerencial é o ramo da Contabilidade que tem por objetivo fornecer instrumentos aos administradores de empresas que os auxiliem em suas funções gerenciais.” Crepaldi ainda enfatiza que a Contabilidade Gerencial é voltada para a melhor utilização dos recursos econômicos da empresa, através de um adequado controle dos insumos efetuados por um sistema de informação gerencial. Nesse momento, nos reforça a idéia de sistema, ou seja, que a empresa necessita estar integrada em todos os seus departamentos e funções dentro de um sistema que possibilite fluir as informações vindas da Contabilidade e
2.1.1 Sistema de Informações Gerenciais (SIG)
Todas as operações e transações realizadas pela organização são manipuladas e gerenciadas pelos Sistemas de Informações Gerenciais – SIG, ou seja, todos os dados colhidos nas transações são transformados em informações. Os SIGs têm como objetivo auxiliar a organização a alcançar maior eficiência. Propiciam aos gestores, informações que orientam as tomadas de decisão e o monitoramento de suas tarefas. De acordo com Schmidt (2002, p. 86):
“Os SIGs têm por finalidade auxiliar e dar suporte no processo de alcançar as metas e objetivos traçados pela organização.”
Dessa forma, os Sistemas de Informações Gerenciais podem trazer muitos benefícios para as empresas, tais como: redução de custos nas operações; melhoria na produtividade; melhoria da tomada de decisões, por meio do fornecimento de informações mais rápidas e precisas; dentre outras. Portanto, o Sistema de Informação Gerencial permiti um fluxo dinâmico de informações, dando uma visão geral de todo o processo do negócio.
2.1.2 Sistema de Apoio à Decisão (SAD)
O Sistema de Apoio à Decisão (SAD) é um sistema específico, utilizado para um auxílio direto à questão das decisões gerenciais. Utiliza-se da base de dados dos sistemas gerenciais focando em problemas e flexibilizando informações não estruturadas para a tomada de decisão. Nesse sentido, comenta Schmidt (2002, p. 84):
“Os SADs passaram a se caracterizar por sistemas interativos e comunicativos, baseados no uso de computadores, que auxilia aos tomadores de decisões a resolver problemas não-estruturados e mais intuitivos do processo decisório.”
2.1.3 Sistema de Informações Executivas (SIE)
O Sistema de Informações Executivas (SIE) também é um sistema mais específico, voltado ao nível estratégico da organização. Este tipo de sistema de informação tem como
objetivo primordial ampliar as possibilidades de alternativas para problemas organizacionais, assim como permitir a exploração das informações disponíveis que possibilitem ao gestor traçar novos rumos e comportar-se de maneira pró-ativa face ao ambiente em que se encontra. Assim, o SIE possibilita o aprofundamento no nível de detalhe das informações, atendendo às necessidades individuais dos tomadores de decisão. Desse modo, o SIE é uma solução em termos de informática que disponibiliza informações corporativas e estratégicas voltadas para a tomada de decisões, sendo flexíveis, ágeis e facilmente controláveis pelo gestor, otimizando sua habilidade para tomar as decisões mais assertivas possíveis nos negócios da organização.
2.1.4 Sistema de Informações Contábeis (SIC)
O Sistema de Informação Contábil é um sistema de apoio à gestão e preocupa-se basicamente com as informações necessárias para a gestão econômico-financeira da empresa. Por isso é importante que um sistema de informação contábil para que seja válido, seja operacional, integrado e o custo da informação quando comparado ao benefício para a empresa, adequado à sua realidade. Deve ser operacional no momento de coletar as informações, armazená-las e processá-las, para que sejam utilizadas de forma prática e objetiva, ou seja, gerar relatórios necessários para quem os utiliza e entendidos por quem os utiliza. O sistema de informação contábil também deve ser integrado, isso significa que, todas as áreas necessárias para o gerenciamento da informação contábil são abrangidas por um único sistema de informação contábil. Quando um dado é coletado, deverá ser classificado apenas uma vez no sistema, e utilizado em todos os segmentos do sistema de informação contábil, pelo setor de custos, pela contabilidade financeira ou pelo setor de orçamentos. Os Sistemas de Informações Contábeis têm como objetivo, além de prover informações para análise das atividades contábil-financeiras já ocorridas, também projetar as necessidades financeiras futuras, desse modo, monitorando e controlando o uso de recursos através do tempo. Nesse sentido, comenta Souza et al (2008, p. 3):
“Esses sistemas são utilizados principalmente para realizar a previsão de receitas e de despesas, a seleção das melhores fontes e usos de recursos de curto e de longo prazo, a administração da análise de investimentos e a análise da situação financeira da empresa.”
3 PRINCIPAIS FERRAMENTAS CONTÁBEIS
Algumas das principais ferramentas contábil-gerenciais utilizadas pelas empresas no seu gerenciamento são:
- Orçamento;
- Fluxo de caixa;
- Técnicas de análise de investimentos;
- Análise das demonstrações contábeis;
- Planejamento tributário;
- Gestão de estoques;
- Controle de contas a pagar;
- Controle de contas a receber e;
- Controle de bens do ativo imobilizado.
3.1 ORÇAMENTO
O orçamento representa a expressão quantitativa dos planos da empresa, elaborados para o futuro. Através dos dados contábeis é possível elaborar o orçamento, que vai permitir o planejamento da aplicação dos recursos, facilita a prestação de contas e promover informações valiosas para tomada de decisão.
3.2 FLUXO DE CAIXA
O fluxo de caixa já era muito utilizado pelas empresas para verificar sua capacidade de pagamentos em determinado período, programação de nova compra ou possibilidade de investimentos, pois trata-se do conjunto de ingressos e desembolsos de numerários em um período projetado.
Já era uma poderosa ferramenta à disposição dos gestores da empresa e com a Lei nº 11.638/07 a Demonstração dos Fluxos de Caixa – DFC, passa a enquadrar o rol de demonstrações obrigatórias conforme o Art. 176, IV.
3.3 TÉCNICAS DE ANÁLISE DE INVESTIMENTO
Para se manterem competitivas, as empresas necessitam constantemente realizar investimentos em tecnologia, mão-de-obra qualificada, aquisições, pesquisas, dentre outros fatores relevantes. E para tomar a decisão de investir ou não, ou qual o melhor investimento, entra-se num processo de seleção de alternativas de investimentos, o que torna-se de suma importância utilizar-se de técnicas de análise de investimentos. Algumas técnicas utilizadas são: Análise horizontal e vertical e das demonstrações financeiras; Índices de liquidez, endividamento e rentabilidade; Análise da taxa de retorno sobre investimento; dentre outras.
3.4 ANÁLISE DAS DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS
Uma das ferramentas mais úteis à disposição do gestor da empresa é a análise das demonstrações contábeis, pois essa análise permite uma interação total da vida econômica, financeira, patrimonial da empresa. No entanto, é fundamental utilizar-se de boas técnicas de análise das demonstrações, para evitar interpretações errôneas ou incompletas. Por se tratar de uma parte fundamental da contabilidade utilizada pelos tomadores de decisão, trataremos mais detalhadamente desse tema nos próximos capítulos.
3.5 PLANEJAMENTO TRIBUTÁRIO
Trata-se de uma poderosa ferramenta à disposição dos gestores da empresa, pois busca minimizar os custos com encargos tributários e impostos, que abocanham uma grande parcela do faturamento das empresas. Através do conhecimento da legislação, normalmente um trabalho realizado pelo contador ao apurar da melhor forma os impostos sempre visando o mínimo de dispêndio para a empresa. E dessa forma possibilitar que os recursos economizados gerem novos investimentos.
Através da análise das demonstrações pode-se avaliar a situação da empresa, em aspectos operacionais, econômicos, patrimoniais e financeiros, orientando qual decisão a ser tomada em determinada situação. As demonstrações contábeis fornecem informações para serem examinadas, portanto a análise dessas demonstrações tem a finalidade de detectar os pontos fortes e os pontos fracos do processo operacional e financeiro da empresa. A análise das demonstrações contábeis consiste na decomposição, comparação e interpretação das demonstrações contábeis, pois decorre da necessidade de informações mais detalhadas sobre a situação do patrimônio da empresa, e de suas variações no decorrer de um período. A Análise das Demonstrações Contábeis também é conhecida como Análise das Demonstrações Financeiras, ou ainda, utiliza-se a expressão Análise de Balanços, pois no início era analisado apenas o Balanço. Portanto, qual seja a expressão utilizada pelos autores, trata-se da análise das ferramentas contábeis, pois com o tempo foi se exigindo outras demonstrações para análise dos interessados na informação contábil. Desse modo, evidencia-se a importância da análise das demonstrações contábeis, pois são muitos os interessados nas informações disponibilizadas pelas mesmas, sejam os bancos, para concessão de crédito, os acionistas para o aumento do investimento ou a diminuição da participação no capital das empresas, dentre tantos outros interessados, como: fornecedores, concorrentes, funcionários, etc. Conforme comenta Marion (2009, p. 7)
“As operações a prazo de compra e venda de mercadorias entre empresas, os próprios gerentes (embora com enfoques diferentes em relação aos outros interessados), na avaliação da eficiência administrativa e na preocupação do desempenho de seus concorrentes, os funcionários, na expectativa de identificarem melhor a situação econômico-financeira, vêm consolidar a necessidade imperiosa da Análise das Demonstrações Contábeis.”
Portanto, é importante conhecer quais as demonstrações contábeis suscetíveis de análise e qual a melhor forma de analisá-las.
4.1 DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS
Para uma análise mais completa sobre a empresa, todas as Demonstrações Contábeis devem ser analisadas, porém cada demonstração tem sua particularidade e possui informações
sobre determinadas operações da empresa, contribuindo para análises mais específicas de acordo com o interesse do avaliador.
4.1.1 Balanço Patrimonial
O Balanço Patrimonial é uma das demonstrações contábeis mais importantes pois apresenta a situação patrimonial da empresa em dado momento. Com a Lei nº 11.638/07, uma nova estrutura de balanço foi apresentada, e para uma boa análise é importante estar atualizado com a nova legislação. Sobre a importância do Balanço Patrimonial, reforça Sá (p. 1): “O balanço em Contabilidade é uma evidência de equilíbrio de elementos patrimoniais através de: causas, efeitos, tempo, espaço, qualidade e quantidade; ou seja, é uma demonstração gráfica dimensional de fatos patrimoniais .”
4.1.2 Demonstração do Resultado do Exercício
A Demonstração do Resultado do Exercício evidencia o resultado que a empresa alcançou com o desenvolvimento de suas atividades, ou seja, demonstra as receitas e as despesas no período analisado. Dessa forma, é um importante instrumento à disposição do tomador de decisão, que poderá analisar detalhadamente como foi gasto os numerários e quanto foi arrecadado com os esforços da empresa.
4.1.3 Demonstração das Origens e Aplicações de Recursos
Demonstra quais recursos entram na empresa e qual fonte tem maior participação. Também identifica como estão sendo aplicados esses recursos. Dessa forma vai auxiliar o gestor a entender a posição financeira da empresa em um exercício, podendo tomar decisões que mudem esse quadro no próximo exercício.
4.1.4 Demonstração de Lucros ou Prejuízos Acumulados
É a demonstração que possibilita evidenciar o lucro do período e a sua distribuição, ou seja, indica como a empresa está destinando o lucro contábil. Recomenda-se a substituição da
De acordo com Marion (2009, p. 57):
“A DVA evidencia quanto de riqueza uma empresa produziu, ou seja, quanto ela adicionou de valor a seus fatores de produção, e de que forma essa riqueza foi distribuída (entre empregados, governo, acionistas, financiadores de capital) e quanto ficou retido na empresa.”
A Demonstração do Valor Adicionado também teve a sua elaboração e divulgação obrigadas para todas as companhias abertas com a Lei nº 11.638/07.
4.2 NÍVEIS DE ANÁLISES DAS DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS
A Análise das Demonstrações Contábeis pode ser feita em três níveis de acordo com seu grau de complexidade e aprofundamento, pode ser introdutório, intermediário ou avançado.
4.2.1 Nível Introdutório
Nesse nível temos apenas alguns indicadores básicos abordados. Ou seja, tem-se apenas uma visão superficial da empresa analisada com os três pontos fundamentais da análise: Liquidez, Rentabilidade e Endividamento. Conforme a figura a seguir:
Figura 2 – Tripé da Análise
4.2.2 Nível Intermediário
Nesse nível temos o aprofundamento da análise com um maior detalhamento dos indicadores utilizado no nível introdutório. Conforme explica Marion (2009, p. 2):
Rentabilidade (Situação Econômica)
Liquidez (Situação Financeira)
Endividamento (Estrutura de Capital)
“Na abordagem do tripé (Liquidez, Rentabilidade e Endividamento), podemos aprofundar a análise mediante outro conjunto de indicadores que melhor explica e detalha a situação econômico-financeira da empresa.”
Portanto, o nível intermediário em conjunto com o introdutório propicia uma análise mais completa das demonstrações contábeis, proporcionando uma base sólida para a tomada de decisão.
4.2.3 Nível Avançado
No nível avançado, a análise é avançada ainda mais, com novos indicadores e instrumentos que aprofundam as informações sobre a situação da empresa. Nesse sentido reforça Marion (2009, p. 2):
“Uma série de outros Indicadores e Instrumentos de análise poderia enriquecer ainda mais as conclusões referentes à situação econômico-financeira de uma empresa.”
O nível avançado traz a análise por indicadores combinados, maior aprofundamento no índice de liquidez com a Liquidez Dinâmica, projeções das demonstrações contábeis, análise das variações de fluxos econômicos com fluxos financeiros, dentre muitas outras formas de análise.
4.3 FORMAS DE ANÁLISES DAS DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS
Para uma boa análise das demonstrações contábeis é necessário entendimento dessas demonstrações e das técnicas utilizadas, escolhendo indicadores claros e precisos, tomando cuidado para que não haja interpretação distorcida desses índices. Conforme comenta Padoveze (2000, p. 133):
“Há possibilidade de extração de muitos indicadores através da análise de balanço. Entendemos, porém, que os indicadores a serem calculados através do sistema de informação contábil devem restringir-se a quantidade mínima possível, sob pena de a análise financeira mensal tornar-se muito prolixa.” Assim de posse dos dados levantados pela contabilidade, através das informações fornecidas pelo sistema de informação contábil, escolhendo a melhor técnica de análise, pode-
Para se ter idéia da importância da análise a partir de índices econômicos-financeiros, basta mencionar a quem tal análise interessa: fornecedores, clientes, bancos, acionistas ou sócios, governos e os próprios administradores da empresa. Os indicadores são divididos em índices que evidenciam aspectos da situação financeira e índices que evidenciam aspectos da situação econômica.
4.3.1.1 Índice de Liquidez
O índice de liquidez evidencia a situação financeira da empresa, pois avalia a capacidade de pagamento das exigibilidades. Os credores da empresa, por exemplo, utilizam esse índice para avaliar os riscos na concessão de novos créditos e na análise das perspectivas de recebimento dos créditos já concedidos. Conforme enfatiza Marion (2009, p. 71):
“São utilizados para avaliar a capacidade de pagamento da empresa, isto é, constituem uma apreciação sobre se a empresa tem capacidade para saldar seus compromissos.”
Esses índices podem ser divididos basicamente em: Índice de Liquidez Geral; Índice de Liquidez Corrente; Índice de Liquidez Seca.
4.3.1.2 Índice de Endividamento
Com o índice de endividamento é avaliado o nível de endividamento da empresa e também obtido a informação se a empresa se utiliza mais de recursos de terceiros ou de recursos dos proprietários. Também é possível a análise da composição do endividamento, a curto prazo ou a longo prazo.
4.3.1.3 Índice de Atividade
O índice de atividade é utilizado para avaliar o prazo de recebimento das vendas, pagamento das compras e renovação dos estoques, portanto, auxilia a empresa em toda a programação operacional da empresa. Nesse grupo são avaliados os seguintes índices: Prazo Médio de Recebimento de Vendas; Prazo Médio de Pagamento de Compras; Giro dos Estoques; Giro do Ativo Total.
4.3.1.4 Índice de Rentabilidade
O índice de rentabilidade evidencia a situação econômica da empresa, ou seja, avalia o grau de êxito econômico obtido por uma empresa em relação ao capital nela investido. Uma empresa tem boa rentabilidade quando é capaz de obter lucro com regularidade e durante um bom tempo. Para avaliar a rentabilidade são utilizados os seguintes índices: Margem Operacional sobre Vendas; Margem Líquida sobre Vendas; Rentabilidade do Ativo Total; Rentabilidade do Patrimônio Líquido.
4.3.2 Análise Vertical e Horizontal
4.3.2.1 Análise Vertical
A análise vertical determina o percentual de cada conta ou grupo de contas em relação ao total de que faz parte. Trabalha com o Balanço Patrimonial e a Demonstração do Resultado do Exercício, analisando a sua estrutura. Nesse sentido comenta Iudícibus (2008, p. 83):
“Este tipo de análise é importante para avaliar a estrutura de composição de itens e sua avaliação no tempo.”
