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WAR Room Training Regras e dicas para a boa implantação e condução^ Março 2015 materials, including copyright, is owned by PIP. These materials are confidential between PIP and PIP’s direct clients. These materials must not be copied or used in whole or in part, ordisclosed to / by any party who is not a current employee of PIP’s client site without the express written permission of PIP.
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Propósito e Produto^ Propósito^ Produto
Treinar responsáveis para implantar e/ou manter WAR Rooms, abordandodesafios comuns como: •^ “fundamentos do WAR Room” •^ “quem deve participar” •^ como conseguir a colaboração de EPCs e contratados, etc.^ •^ Entendimento das alavancas necessárias para conduzir um WAR Room^ •^ Entendimento dos principais desafios e formas de abordá-los^ •^ Capacidade para “tocar” um WAR Room de forma eficiente esustentável
WAR Room (Reunião PIP) é uma reunião diária de acompanhamento, comduração de 20 a 30 minutos e com forte uso de recursos visuais^ •^ Garante alinhamento de informações © Partners in Performance International Pty Ltd and/or Partners in Performance Global Solutions (collectively ‘PIP’) 2013. All rights reserved.
para todos os níveis da organização
-^ Cria confiança
através de comunicação aberta, frequente e de 2 mãos
-^ Evidencia atividades
que estão impactando o caminho crítico da área e do projeto
-^ Diminui tempo de reação
para resolução problemas por ocorrer
diariamente
-^ Gera ações objetivas
para garantir que:
-^ Datas de início
das atividades sejam
cumpridas
-^ Ritmo
das atividades seja
suficiente
para completa-las no prazo
-^ Caminho crítico
seja^ priorizado
e o menor possível
A reunião tem como objetivo evitar atrasos nas atividades do projeto
A estrutura típica de um WAR Room é simples, direta e focada em 5painéis para garantir a segurança e eficiência das atividades © Partners in Performance International Pty Ltd and/or Partners in Performance Global Solutions (collectively ‘PIP’) 2013. All rights reserved.
S^ P^ R^ C
A
Ritmo
Segurança
Prontidão
CaminhoCrítico
Ações
Localização
dos painéis deve facilitar^ a^
pessoas verem
o que está sendo tratado
Prontidão é acompanhada para garantir que atividades se iniciem nadata planejada © Partners in Performance International Pty Ltd and/or Partners in Performance Global Solutions (collectively ‘PIP’) 2013. All rights reserved.
Exemplo de um painelde Prontidão
S^ P^ R^ C
A
-^ Itens^ a serem
resolvidos e/ou entregues
para^ início
das
atividades • É o mapeamento,
O que é não são ações
-^ Recursos (humanos, suprimentos, equipamentos) •^ Projetos •^ Fechamento de contratos •^ Áreas liberadas
O que acompanhar
-^ Diariamente •^ Mapear e acompanhar
itens^ e^ datas
de entrega
-^ Gerar ações
para existência ou possibilidade de atraso dos itens
Como acompanhar
Ritmo acompanha a produtividade que atividades críticas devem terpara garantir que terminarão no prazo^ Taxa à qual uma tarefa deve ser realizada,considerando-se todos os imprevistos,para ser finalizada no prazo previsto © Partners in Performance International Pty Ltd and/or Partners in Performance Global Solutions (collectively ‘PIP’) 2013. All rights reserved.
Exemplo de Ritmo feito a mão
Cálculo de ritmo mínimo: •^ Objetivo: 100 estacas em 22 dias úteis •^ Previsão de 2 dias de interrupção dototal de 22 •^ Ritmo = 100 / (22-2) = 5 estacas por dia
S^ P^ R^ C
A
-^ Diariamente •^ Controlar visualmente atividades
que façam parte do
caminho crítico
-^ Marcar atividade executada
como acima (verde) ou abaixo (vermelho) da meta
-^ Gerar ações
para recuperar atrasos se o ritmo não for atingido frequentemente
-^ Focar nas datas operacionais
e não contratuais
-^ Determinar
meta corretamente
e no^ máximo valor possível
O que é Como calcular
Como acompanhar
Conhecimento e exposição do Caminho Crítico são fundamentaispara priorizar atividades © Partners in Performance International Pty Ltd and/or Partners in Performance Global Solutions (collectively ‘PIP’) 2013. All rights reserved.
Exemplo de monitoramento do Caminho Crítico
S^ P^ R^ C
A
Sequência de atividades que se não foremconcluídas no prazo atrasarão a obra.
O que é
-^ Afixar cronograma na parede
para chamar atenção para
atividades
que devem ser
priorizadas
-^ Analisar
periodicamente
para identificar oportunidades de
redução^ e confirmar
foco^ correto
-^ Solicitar
participação do
“ dono do cronograma
” da equipe de planejamento uma vez por
semana para confirmar o foco
Como acompanhar
-^ Definir atividades
acompanhadas no
ritmo e não perder foco
-^ Contagem regressiva
para acompanhar a
prontidão
-^ Entender
impacto de atrasos
-^ Ajudar a criar senso de urgência
Por que acompanhar
Ações são geradas a partir do que é discutido no WAR Room e são seuproduto mais importante^ •^ Escrever ações © Partners in Performance International Pty Ltd and/or Partners in Performance Global Solutions (collectively ‘PIP’) 2013. All rights reserved.
específicas e exequíveis
para garantir
acompanhamento
efetivo das outras
alavancas • Colocar apenas
um dono e que esteja presente na reunião
-^ Colocar
data de conclusão
. Quando não for cumprida, escrever nova data riscando-se a original, mas sem apagá-la • Diariamente
até que sejam terminadas e só então apagá-las
-^ Gerar ações
para EPCistas e empreiteiros
, mas também para o
cliente
AÇÕES^
QUEM^
QUANDO
Um e somenteum nome poração
S^ P^ R^ C
A
Como acompanhar
Os participantes do WAR Room devem ser aqueles que têm algum poder dedecisão sobre as atividades da obra © Partners in Performance International Pty Ltd and/or Partners in Performance Global Solutions (collectively ‘PIP’) 2013. All rights reserved.
Klabin
Os participantes indispensáveis são:^ o^ Representante(s) da Klabin (cliente)^ o^ Representante(s) do EPCista (supervisão)^ o^ Representante(s) da construtora/montadora (ex.:gerente da obra, engenheiro de produção, planejador)^ o^ Representante de segurança
A comunicação deve seraberta entre todos níveis^ EPC^ Empreiteiro
5 a 7 pessoas é onúmero ideal
Quem NÃO deve participar:^ o^ ...
Existem 4 elementos chave para garantir que a condução do WAR Room sejabem sucedida © Partners in Performance International Pty Ltd and/or Partners in Performance Global Solutions (collectively ‘PIP’) 2013. All rights reserved.
-^ Reunião com início e término pontuais (final deve ser comunicado) •^ Participantes
devem saber que reunião acontece conforme agendado e que presença é
indispensável
-^ “Regras”
da reunião devem estar na
parede
Cumprir horário Apoiar o EPCista
-^ A reunião deve ajudar EPCista em suas
necessidades mais urgentes
-^ Fortalecer
pontos fracos da obra
-^ Garantir que participação seja proativa e voltada para o
benefício da obra
-^ Ideias, dúvidas e dificuldade tratados abertamente •^ Foco em antecipar e resolver problemas
e não achar culpados
Evitar conflitosdestrutivos^ Não discutirdetalhes
-^ Discussões
devem ser
rápidas^ o suficiente para gerar ações
-^ Discussões para
maior entendimento
devem ser encaminhadas para
outro fórum
Continuidade e realização diária das reuniões aumentam os benefícios gerados^ •^ Conceitos de © Partners in Performance International Pty Ltd and/or Partners in Performance Global Solutions (collectively ‘PIP’) 2013. All rights reserved.
Prontidão e Ritmo
ficam^ mais claros
, tornando a reunião mais
produtiva e dinâmica • Reunião torna-se
via de mão dupla
com todos colaborando para benefício da obra
-^ Foco da
gestão da obra
passa de
reativo para proativo
, com a cobrança substituída
pela colaboração Ponto de atenção Ajustes podem ser realizados mas
flexibilização da estrutura da reunião deve ser
limitada^
pois ela pode ficar demorada e pouco eficiente
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O que mais é importantesalientarmos?
