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MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
Secretaria de Educação Profissional e Tecnológica Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Piauí Diretoria de Tecnologia da Informação - DTI Instruções para conversão de Documentos para PDF/A Esta publicação tem como objetivo orientar e prover recomendações mínimas necessárias às unidades organizacionais do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Piauí (IFPI) quanto às atividades relativas à conversão e digitalização de documentos e processos, a fim de garantir que os arquivos gerados sejam representantes digitais com qualidade arquivística, fidelidade ao documento original e capacidade de interoperabilidade. O texto está dividido em:
- Definições;
- Parâmetros para a digitalização;
- O processo de digitalização;
- O Processo de Conversão. Definições: Com o objetivo de entender melhor os procedimentos de digitalização de documentos e processos, algumas definições são importantes: Captura digital : conversão de um documento originalmente físico para imagem em formato digital, por meio de equipamento eletrônico (escâner). Ver digitalização e documento digitalizado. Digitalização : processo de conversão de um documento para o formato digital, por meio de dispositivo apropriado. Ver captura digital.
Documento : toda informação registrada que seja produzida ou recebida no decurso das atividades meio e fim de uma instituição, qualquer que seja o suporte. Documento digitalizado : documento obtido a partir da conversão de um documento originalmente físico, gerando uma fiel representação em código digital. Ver captura digital. Documento natodigital : documento criado originariamente em meio eletrônico. Formato : configuração física de um suporte conforme a sua natureza e o modo como foi confeccionado. Exemplos: formulários, ficha, livro, caderno, planta, etc. Optical Character Recognition (OCR) : tecnologia para reconhecer caracteres a partir de um arquivo de imagem ou mapa de bits. Através do OCR é possível digitalizar uma folha de texto impresso e obter um arquivo de texto pesquisável. Portable Document Format (PDF) : formato de arquivo digital para representar documentos de maneira independente do aplicativo, do hardware e do sistema operacional usados para criá-los. Ver PDF/A. PDF/A : extensão derivada do PDF, com restrições e adições que tornam o arquivo confiável e adequado para armazenamento e acesso a longo prazo. PDF/Archive – padrão ISO 19005-1:2005. Ver Portable Document Format (PDF). Parâmetros para a digitalização: Antes de utilizar um equipamento de escâner para digitalizar algum documento, são necessárias algumas configurações iniciais. Para se obter um arquivo apropriado para uso no processo eletrônico, são necessários alguns ajustes principais, que variam de acordo com o tipo de documento: Formato : Portable Document Format - PDF/A (padrão ISO para PDF/A-1b), contemplando reconhecimento de caracteres nas imagens (OCR); Tamanho : A4; Resolução : 300dpi; Escala : 1:1; Cor : Modo tons de cinza; Compactação : sem perdas.
Carregue um documento original na bandeja do ADF ou no vidro do escâner; Na tela inicial, toque em Liberar Documentos;
Digite as credenciais de usuário; Selecione a opção EMAIL P/ MIM para receber o arquivo no seu e-mail institucional;
Processo de Conversão: Nesta sessão, apresentaremos instruções de como converter documentos em PDF/A a partir de diversas fontes, tais como editores de textos , planilhas e outros documentos gerados por outras aplicações. É importante salientar que as informações contidas levam em consideração as versões atuais desses editores, portanto podem se tornar desatualizadas com o decorrer do tempo. Como Gerar PDF/A? A partir do JT - otimizador de PDF Para outros editores de texto , planilhas ou outras aplicações que não possuem o formato PDF/A, pode-se converter em PDF e usar alternativamente o JT - otimizador de PDF, um software gratuito disponível para download em: http://www.trt14.jus.br/conversor- pdf. A seguir, instruções de como converter documentos em PDF/A pesquisável ( OCR ) utilizando este software.
1. Na tela inicial, clique em Otimizar PDF;
Em seguida, selecione o arquivo que deseja converter (A) ; o local onde deseja salvá-lo ( B ); o nível de compactação ( C ); a finalidade ( D ); e a opção para torná-lo pesquisável – OCR ( E ).
A partir do WORD: Escolha a opção Arquivo → Exportar → Criar Documento PDF/XPS; Clique em Opções;
Clique em Criar arquivo compatível com PDF/A (1) e OK (2); Clique em publicar;
Clique em PDF/A, escolha o local onde deverá ser salvo e finalize a exportação. As informações contidas nesta publicação podem sofrer alterações em função de atualizações de versões dos sistemas/aplicações apresentadas. Em caso de dúvidas, entre em contato com a DTI: Email: [email protected] Telefone: 86 3131 1414
