La Gestión Documental: Un Viaje a través de los Archivos, Resúmenes de Archivística

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EVIDENCIA ACTIVIDAD 1

ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDISAJE

Cindy Dayann Camargo Giraldo

SENA CURSO VIRTUAL DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN

ELENTORNO LABORAL

Ensayo "Importancia de los Archivos" De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de aprendizaje, el aprendiz debe entregar un ensayo utilizando terminología archivística sobre la Importancia de los archivos teniendo como base su origen, evolución, sus cualidades, clasificación, categorización y aplicación en medio actual. INTRODUCCIÓN Este ensayo se enfoca en la importancia de los archivos donde se debe plasmar la terminología archivística teniendo en cuenta la base de su origen, su evolución, las cualidades, categorización, aplicación en el medio actual y su clasificación. ARGUMENTACIÓN Un archivo es fundamental en la evolución científica, social y política de la humanidad. Esta representa la conservación de los documentos y consulta de la información, en la actualidad el archivo es funcional y de fácil manejo su consulta ya que los medios tecnológicos facilitan aun mas su modo de búsqueda.

Por su organización: Es otra de las variables que definen la clasificación de los archivos que la empresa elije y maneja para que la información sea centralizada o descentralizada o descentralizada con control central. Centralizada: Son los que se ubican en una sola estructura, quiere decir, sin mediar el departamento que haya generado la documentación, todos los archivos resguardados por un solo organizador con la finalidad de que los mismo puedan ser ubicados con facilidad en un solo espacio. Descentralizada: Esta permite la clasificación de los archivos por departamentos para manejar su propio archivo, quiere decir que acorde a su sistema cada uno de los departamentos que compone la organización pueden crear y mantener resguardado los documentos que creen y modifiquen siendo ellos mismo los responsables de la seguridad y la comunicación de estos. Descentralizado con control central: Esta es la combinación de los dos sistemas anteriores, el trámite de la documentación esta centralizado es allí donde reposa la rotación de la información, la diferencia esta en que cada correspondencia conserva únicamente las copias de la correspondencia despachada estas podrían destruirse manualmente en su mayoría por encontrarse en el archivo central. Según su uso: Este se clasifica según el tiempo que se determina en cada una de las etapas documentales requeridas por la organización. Archivo activo: Estos son regularmente vistos por las personas por la relevancia de la información, por la fecha de la creación o su modificación, estos son considerados importantes. Archivo semiactivo: Estos contienen la información que puede ser de relevancia, pero la consulta de estos no se realiza constantemente, quiere decir que son archivos que tienen información importante pero que no son de consulta cotidiana. Archivo histórico o permanente: Este contiene información vital y va conformando su historia, este se denomina archivo inactivo ya que su consulta es baja. Además, contiene información que es útil para la ciencia, la historia o la cultura de un país.

CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS

Estos tienen que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a una organización de manera que para su correcta implementación adiciona elementos de competitividad ya que cuenta con herramientas sustentables de la información que genera, ya que es patrimonio invaluable del conocimiento institucional, las características que los componen son: Económicos: ahorran costos que se derivan del tiempo y personal empleado para la búsqueda de un documento. Simples: Identifican el contenido de la información de manera sencilla. Funcionales: permiten que la operación archive y consulte la documentación de manera eficiente Exactos: Nos permiten que la clasificación de los documentos sea precisa para evitar equivocaciones en el momento de archivar. Técnicos: nos permite registrar las situaciones al momento de la toma de decisiones de forma responsable, para no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo. CUALIDADES DE LOS ARCHIVISTAS Estos tienen unas características esenciales que deben acompañar la eficacia del archivista en los cuales se resumen los siguientes aspectos. Orden: Es el proceso que se utiliza para mantener organizados los elementos y documentos ya que nos permite mantener control y ubicación de estos. Responsabilidad: Esta tarea es de dedicación y actualización Puntualidad: Hace referencia a cuando soliciten algún archivo pueda ser entregado de manera inmediata ya que debe ser una disponibilidad inmediata de los archivos. Cordialidad : El funcionario que sea responsable del archivo debe tener buena disposición en el momento que se le solicite información en cuanto a la búsqueda y suministro de los documentos. Sigilo profesional: Estas son las personas que desarrollan funciones administrativas secretariales o archivísticas y deben ser reservadas con el manejo de la información por el grado de confidencialidad que estos conllevan. Concentración: Debe manejarse en la ejecución en las actividades de archivo ya que debe realizarse minuciosamente para con esto evitar errores que impidan cumplir con la función.