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TEMA 1: CONCEPTO Y ORIGEN DE LA DOCUMENTACION
- Documentación:
- Ciencia de los documentos.
- Documentos relativos a una información.
- Técnicas de almacenamiento, descripción y recuperación informativa.
- Documentación: es la reunión de documentos sobre un tema y tratamientos para su difusión.
- Documentación Científica: Ciencia de los procesos informativos de comunicación de fuentes documentales para obtener nuevos conocimientos.
- Proceso documental:
Proceso Documental: Es el conjunto de operaciones a los que son sometidos los documentos en una unidad de información para que a través de estas operaciones la información que contiene el documento pueda llegar al usuario que lo necesite Producción.
- Diseminación.
- Recolección.
- Organización.
- Recuperación.
- Almacenamiento.
- Interpretación.
- Acceso.
- Areas de Actuación:
- Procesos Documentales.
- Instituciones documentales: Archivos, Bibliotecas y Centros de Documentación.
- Origen y Contexto:
- Origen: conocimiento de la información para la toma de decisiones.
- Contexto: Proceso desarrollado en un contexto caracterizado por producciones y necesidades informativas constantes y modificadas por componentes tecnológicos.
- Objeto
Proceso de recuperación de mensajes informativos emitidos en procesos anteriores y que mediante su conservación y tratamiento técnico se difunden transformados con la finalidad de servir como fuente de información para nuevos conocimientos y la toma acertada de decisiones.
- Aérea de Conocimiento : Científica, Social, Autónoma, De generalidad, Instrumental.
- Interdisciplinariedad:
- Biblioteconomía, Terminología, Lingüística, Bibliografía.
- Informática, Bibliometria, Informetria, Ciencias Jurídicas, Sociología.
- Documentación de AAPP:
- Documentos administrativos.
- Procesos de creación y transmisión en la AAPP.
- Documentación creada en el ejercicio de las actividades.
- Fuentes informativas, internas y externas, utilizadas para el desarrollo de actividades y la prestación de servicios.
- Utilización de la información y la documentación en las AAPP
- Conservadora.: no es obligada en la empresa privada
- Funcional: asistencia administrativa para actuaciones públicas, tener a mano textos legales, jurisprudencia.
- Estratégica: Para tomas de decisiones, informes, análisis y la información prospectiva, adelantando para ver cómo van a ser las cosas, hacer tendencias, para ello es necesario que la información esté bien elaborada, mapas de riesgo.... Ej: la ley de dependencia se calculó en 2005 y se proyectó a 2015 y 2025 haciendo simulaciones que deben estar bien hechas. TEMA 2: EL PROCESO INFORMATIVO Y EL PROCESO DOCUMENTAL
- Toda actividad supone alguna forma de comunicación.
- Todo conocimiento se inicia con una unidad informativa
- La comunicación depende de tiempo y espacio: para pervivir una información debe dejar huella en un soporte material.
(Toda actividad implica comunicación y todo conocimiento se inicia con una unidad informativa, y la información depende del tiempo y del espacio, para pervivir. La información para pervivir debe dejar huella en un soporte material)
- Sociedad de la información / Comunicación masiva caracterizada por:
- Cantidad de información que se transmite.
- Importancia del público que accede a ella.
- Medios que movilizan la información.
- Ausencia de control del usuario: -No verifica.
- Proceso Documental El proceso documental es conservar la información, difundirla y transferirla, hacerla llegar transformada:
- Conservación.
- Difusión.
- Transferencia.
- Cadena Documental (4 pasos)
- Recopilación.
- Tratamiento.
- Almacenamiento.
- Recuperación / Difusión. La información puede ser en boletín, alertas informativas, información especializada, para un momento determinado (te avisa cuando cada vez que sale una información que te interese), y difusión selectiva que son asuntos permanentes. TEMA 3 CONCEPTO Y TIPOLOGIA DE LOS DOCUMENTOS Un documento es un soporte informativo y como tal tiene características:
- Físicas: En cuanto soporte: Material. Signos: alfabetos). Tamaño: Extendido, condensado, insertado en una microfísica. Presentación. Medios de producción: impresoras. Periodicidad: si la información es constante.
- Intelectuales : En cuanto mensaje informativo: Finalidad: técnica, científica. Contenido. Autoría: de personas, puntos de vista institucional. Fuente: de donde viene la información. Originalidad. Modo de difusión: se puede acceder a ella todo el mundo o puede ser un documento interno.
- Características Materiales:
- IMPRESOS F 0E 0 textuales: libros, periódicos, es algo que tiene que leerse. Características:
- Son comunes a todos las Cohesión y Coherencia: -Cohesión: organización lógica de las palabras, términos. -Coherencia: tiene que haber una capacidad de entendimiento lógico de los significados.
- Superestructura metodológica F 0E 0 propias de textos técnicos, leyes, informes. Trasmite información especializada. Partes que forman su estructura del documento es la secuencia OMRC (objetivo, metodología, resultado y conclusiones).
- Prioridad de lo implícito F 0E 0 propias de textos técnicos. Al tratarse de información especializada se presupone que las personas que van a llegar a leer ya tienen conocimientos sobre ello. Por tanto no lo explica y se da implícitamente.
Estructura: se puede hacer una descripción del documento: Indicativa, Informativa, Analítica, Crítica.
- Indicativa: da información muy elemental (descriptivo), iría en la parte de objetivos (O).
- Informativa: cuál es la información que aporta el documento. Cuál es el mensaje, hay que contar de lo que va el informe (Estaría dentro del objetivo y resultado O+R)
- Analítico: decir en que se basa la información que se da (O+M +R). se suele basar en la metodología aunque haya objetivo y resultados.
- Critico: aquí entra toda la superestructura. Se tiene que analizar mucho la metodología. Es una valoración sobre lo que se ha informado, nunca se hace una valoración personal. O F 0E 0 Indicativo F 0E 0 O Resumen M F 0E 0 Informativo F 0E 0 O + R R F 0E 0 Analítico F 0E 0 O + M + R C F 0E 0 Crítico F 0E 0 O + M + R + C
- NO IMPRESOS F 0E 0 no textuales: visuales, sonoros… por ejemplo: una radio o en un programa de televisión. Análisis de contenido en los textos visuales es muy complejo debido a la interrelación entre imágenes y palabras. /// Tienen 3 características:
- identificar la unidad de descripción F 0E 0 es única, son todas las páginas la unidad de descripción, pero si se quiere hablar de algo concreto hay que delimitar.
- La importancia de lo implícito F 0E 0 lo que no lleva palabras, se ve simplemente con la imagen (Ej: anuncio de raid o burguer King)
- Localización y temporización de las informaciones F 0E 0 es muy importante saber en qué lugar está la información y cuanto dura o transcurre la información que queremos. (Ej: nos piden para emitir en TV un minuto y medio hablando del Pte. sobre corrupción)
- Términos subliminares. Términos que entendemos sin necesidad de un texto que lo explique. (Ej: anuncio Audi A4 y Renault laguna maldita burguesía y anuncio Damart Thermolactyl) construcción de personalidades (pretty woman) la descripción audiovisuales implica la necesidad de un nivel diferenciado de un segundo nivel del tratamiento de la información. Todos los elementos hay que tenerlos en cuenta.
- Características Intelectuales:
- Informativos. Tratan de conceptos de definiciones de conceptos y datos. Estos son: -Enciclopedias: conjuntos informativos temáticos. Por ejemplo Wikipedia. -Diccionarios: fuentes terminológicas. Obras de consultas de palabras o de términos. Fuentes de información de definiciones. Lo que se busca es el significado de esos términos o su definición. En el caso de los idiomas su equivalencia, sinónimos, antónimos, etc. -Manuales: obrar de consultas como guías de actuación. Son compendios, acumulaciones de lo más sustancial de una materia conteniendo sus nociones básicas y su forma de aplicación o ejercicio. -Estadísticas: recopilaciones de datos. Conjuntos de datos numéricos obtenidos por recopilación y la interpretación de los datos de un estudio. -Anuarios: fuentes de información que dan visiones temporales, cronológicas de conjunto. Recogen datos y acontecimientos con periodicidad anual que permiten visiones cronológicas de conjunto. Presentan el resultado de su periodicidad anual.
- Indicativos. Dar una indicación. Son para suministrar datos. Obras de referencia para encontrar datos. Hay tres tipos: -Organigramas: representaciones graficas de organizaciones de estructura organizativa y mediante la representación se evidencia, relaciones dependencias, jerarquías, etc. con descripción de relaciones entre las unidades. -Directorios: conjunto de direcciones, indicaciones de localización, de contacto de personas, de organizaciones, de instituciones…etc. Fuente donde se puede saber quién es el responsable de un puesto de trabajo en concreto, por ejemplo. Se conoce como el quién es quién. -Guías: son documentos como instrucciones que sirven para establecer flujos o procedimientos de trabajo o como referencia para la corrección de problemas. Elementos de referencia para localizaciones para conocer como se hace algo.
- Fuentes de Información F 0E 0 son elementos de datos o de hechos que sirven para suministrar conocimiento. Las fuentes son bases en que se orientan un ejercicio profesional. Documentos fundamentales. Son documentos que contienen datos para satisfacer demandas informativas_._ Informaciones F 0E 0 Manipulables por supuestamente técnicas La administración produce mucha información
Literatura gris: la literatura interna, que no circula por canales convencionales de información, no sale fuera de la organización. La administración produce mucha literatura gris.
- Fuentes de información en las AAPP. (FI AAPP)
Canal convencional de información es todo lo que circula por canales públicos. Todo el mundo puede acceder a ello. A la administración le interesa la información sobre informaciones. Necesita información de todo tipo.
- Características de la Información en AAPP
La característica de la información de las AAPP es que es multidisciplinar, tiene que ver con todas las áreas. Tienen también un contexto de globalización. Antes vivían aisladas ahora por ejemplo España está dentro de un conjunto de países, la Unión Europea. Ahora estamos todos intercomunicados Otra característica de la información de la administración pública es que es técnica, y por ser técnica se puede manipular. Informaciones de y para. Las características que tiene son:
- Social. tiene que ver con la sociedad. Se trata de un marco de una organización y al servicio de una sociedad.
- Tasa de envejecimiento muy alta. Es una documentación que siempre debe estar actualizada.
- Estratégica. Utilidad estratégica porque tiene una importancia retrospectiva. No prescinde de la anterior, se tiene que apoyar en una cosa previa. Se calcula en perspectiva de futuro.
- Tiene un sentido de globalidad. Interconexión con cuestiones políticas por ejemplo.
- Estas son las características generales. Las características concretas son:
- El gran volumen de datos. La AAPP es la que más datos tiene.
- La administración actúa conforme a normas. Lo administrativo.
- Son informaciones manipulables ya que la administración tiene su propio vocabulario.
- Informaciones manipulables, por supuestamente técnicas.
La administración tiene muchos datos ya que crea gran cantidad. Tiene que tener un cierto grado de presunción de veracidad. Tiene que razonar con sus metodologías y se tiene que comprobar que se ha hecho correctamente.
- Criterios para la valoración de las fuentes de información (FI). Vale para cualquier materia o fuente de información.
Si un informe nos habla de que en el primer trimestre del año el paro ha subido, ya sabemos que se actualiza trimestralmente. Si necesitamos datos, nos interesará saber cómo se han calculado. Cómo se ha llegado a obtener esa información en forma de datos o de números. b) Fórmulas/ Cálculos. Si es un manual de historia, ¿como se ha formulado?, es importante ver como se analizan los datos, ya que dependiendo de qué y cómo se analizan los datos pueden dar un u otro resultado (como se cocinan las encuestas) si nos lo dicen podemos comprobarlo. Conocer la progresión por ejemplo de un salario superior a 100.000 € anuales. c) verificación / comprobación. d) Sesgo, tendencia en la presentación de la información, esta sigue una orientación que no es la que nos daría una primera idea. No tiene por qué ocultar, pero sí puede enfocar hacia una perspectiva concreta. Tendencia ligada a intereses, no hay un enfoque técnico. Es elegir y presentar las informaciones que no es equilibrada. Comenzando desde una óptima, ignorando otras por ejemplo. Tendencia interesada sin ser objetivos. e) Criterios de selección y priorización , ¿por qué se le ha dado más prioridad a este dato? No se oculta nada no se sesga pero se presenta de una forma en que nos fijamos en lo más aparente. f) Ocultamientos , la información puede venir sesgada, pero no con ocultamiento. Callarse una parte. En ese momento cuando dice el ministro que no han subido el IVA.
. TEMA 4: CENTROS, REDES Y SISTEMAS DE INFORMACION
- Centros y Servicios de Documentación
Son unidades que tienen una cierta autonomía para hacer: Unidad: son los centros y servicios de información y se hacen para 5 tareas.
- Identificar información útil: saber cuál es la información que se necesita. (unidad sería la biblioteca de la facultad de ciencias políticas).
- Describirla: con esos documentos hacen una colección y describen la información (hacen una base de datos de esa información).
- Ayuda a localizar la información
- Suministrarlas: las personas nos ayudan a localizar la información. (Nos hacen un préstamo de libros).
- Responder a cuestiones: dan respuesta a la información que necesitamos
- Unidades Documentales Unidades documentales: prestan servicios , tienen suministros externos (adquisición de libros por la biblioteca) y suministros internos (poner los libros a la disposición del alumno). Transforman suministros externos en internos.
- Redes Conjuntos de personas y /o organismos entre los que tienen lugar intercambios de información de modo organizado y regular, para:
- Compartir tareas.
- Multiplicar recursos. Las redes implican la necesidad de formalizar acuerdos y fijar procedimientos en función de las necesidades y técnicas utilizadas para adoptar una estrategia documental idéntica y normalizada. Comparten tareas y multiplican recursos (comparten las tareas para desarrollar algo). Para ser una red tiene que ser de modo regular y manera organizada. Estas comparten tareas por medio de un manual (ej: hay una de documentación jurídica que se llama “Juridoc”, es una base de datos. Está liderada por servicios documentales de las cortes pero también forman parte el Inap, Admint. Publicas) Que sean de modo regular implica que tienen que formalizar acuerdos y fijar procedimientos.
- Organización de Red:
- Estructura de asunción de responsabilidades: no hay una jerarquía, todos están al mismo nivel y cada uno toma una responsabilidad y de un tema diferente.
- Desarrollo de colecciones en colaboración: hay una parte coincidente y se planea la colaboración.
- Identificación de grupos de usuario
- Distribución de los servicios de información en el conjunto de la red.
- Establecimiento de sistemas de comunicación e intercambio.
- Capacidad de conmutación con otras redes: esta red que hemos hecho de Derecho Administrativo por ejemplo. Habrá una red de politólogos y se busca el acuerdo.
- Directrices de selección y evaluación de información.
- Programas de formación de operadores y usuarios.
- Funciones de Red:
- Adquisición.
- Descripción.
- Conservación.
- Intercambio de datos.
4- Que se pueda adaptar a las circunstancias.
Resumen:
- ¿Que es una unidad de información?
- Red: comparten información, no toman decisiones.
- Sistema: si toman las decisiones
- La información sirve para tomar decisiones.
TEMA 5: LOS SISTEMAS DE INFORMACION EN LAS
ORGANIZACIONES Y EN LAS AAPP
- Sistema De Información de Gestión
- Es un conjunto de reglas y procedimientos, mantenido y utilizado por personas, con la ayuda de tecnologías de la información con la finalidad de facilitar la información necesaria para la gestión de una empresa o una organización.
- Debe proporcionar un mecanismo, automatizado, único y responsable para suministrar a los gestores información procedente de fuentes diversas.
- Una gestión de información adecuada conlleva la redistribución de tareas o la reclasificación del conjunto de la estructura de la organización para hacerla mas operativa, tanto internamente, como respecto de su entorno.
- Elementos de una Gestión de Información
- Recursos informativos F 0E 0 Los recursos informativos que obligan a identificar las informaciones (edad, población, etc) depurar una serie de servicios, bases de datos, alertas informativas. •..a Es necesario evaluarla. •..b Utilizar es información en distintos niveles jerárquicos (de decisión, operativos).
- Tecnologías F 0E 0 Elementos Tecnológicos informáticos, bases de datos, alertas y luego tiene que llevarse a la organización punto 3.
- Organización y administración F 0E 0 Organización, como se organiza y como circula y como se ordena y presenta. Tiene que haber una planificación de actuaciones.
- Objetivos de Gestión de Información
- Informar sobre aspectos relevantes de la gestión: Informar para la gestión, para que lo se esté haciendo, cuantas personas lo hacen y cuantas y cómo ha evolucionado.
- Facilitar los procesos de toma de decisiones: Para qué sirven los datos: para tomar decisiones lo más acercadas a la realidad.
- Suministrar información de calidad superior: Que consecuencias daría esa información con la decisión que tomásemos. (información retrospectiva de futuro).
- Características Especificas de la Información en las AAPP
- Importancia de la información retrospectiva: la administración nunca para y tiene que vincular sus actuaciones con las anteriores. Las tomas de decisiones tienen que partir de tomas de decisiones anteriores. No se puede partir de cero tiene que ver lo que hay antes. (Ej: deroga lo que hay y sigue adelante). En la administración existe un corchete, todo continúa aunque cambie el gobierno. Eso no pasa en la empresa privada, se puede cambiar las políticas.
- Abundancia de datos internos (Literatura Gris): la AAPP es una organización muy consolidada y tiene una parte de trabajo interno que no sale hacia fuera. No circula por canales convencionales de distribución o de acceso (algo que es de acceso público) al revés todo es interno. Por eso se le denomina “Literatura Gris”. La AAPP tiene mucha información interna y de calidad. Tipos de documentos que circulan dentro de cada AA y tiene un valor muy importante y estratégica y particular porque suele ser información de tipo práctico. La LG es práctica. No quiere decir que sea secreta sino que no se conoce fuera del ámbito. Las AAPP son un modelo muy consolidado, lo que existe una parte de profesionalidad que siempre queda dentro (literatura gris) ej. Relaciones de puestos de trabajo (RPT) (Informes con datos muy puros y netos pero no se publican. Además mucha literatura gris de todo tipo de datos. No hay más que ver la información de la Agencia Tributaria). Por ejemplo: www.Funciona.es tiene apartados para cuestiones de contratación que debes entrar con un clave para poder acceder a esos documentos. Es un intranet para funcionarios del estado pero que, dentro de ella, sólo un grupo de funcionarios pueden entrar.
- Gran volumen de datos: tienen todo tipo de datos y en gran volumen lo tiene la AAPP. Tiene dos cuestiones: -Confidencialidad de la información: datos garantizados con un tratamiento organizado y adecuado.
-Uso estratégico: se planifican actuaciones de la AAPP.
Derecho de acceso a la información. En el Ministerio de Defensa y Hacienda tienen que ser los propios funcionarios quienes la faciliten.
- Urgencia en los requerimientos: tomar decisiones de urgencia (Catástrofes etc). tiene que hacer unos mecanismos de información para la toma de decisiones.
administración y así no se le estén pidiendo al ciudadano (Ej. pedir DNI para varias gestión) TEMA 6: ACCESO A LA INFORMACIÓN La Administración es el mayor productor de información referente a los ciudadanos. Es 1º un derecho de los ciudadanos a saber la información de las AAPP., que viene del “Espíritu Ilustrado” SXVIII. Tres fechas importantes en avances de acceso de información del ciudadano:
- 1766 F 0E 0Ley de prensa en Suecia, se declara la libertad de expresión e información del ciudadano.
- 1794 F 0E 0 En Francia, se recoge el Derecho acceso libre y gratuito de los ciudadanos a los archivos.
- 1955 F 0E 0 Se permite la apertura de los archivos de la Alemania Nazi (III Reich) (10 años después de la II Guerra Mundial) Derecho de Acceso a la información es la clave de los derechos del hombre :
•..1 Generación: derechos Cívicos y políticos
•..2 Generación: derechos Económicos y Sociales.
•..3 Generación: derechos informativos y derechos de conocimiento. Este es el primer derecho Universal con doble sentido.
- Permite a los ciudadanos activar como ciudadanos en contexto del Estado.
- Permite a las AAPP autodefenderse, además lo que hace puede ser consultado.
El acceso está regulación en la CE (art.105.b) F 0E 0 derecho Universal de los ciudadano a los archivos y registros administrativos. Al más alto nivel posible. Pero con restricciones en Seguridad y defensa, en la averiguación de los delitos y en la intimidad de las personas. También, los representantes de los ciudadanos pueden pedir información a la admón., (Reglamento del Congreso art.7) Los Diputados pueden recabar informes, documentos, datos… En la Administración Local (Ley de Bases lo regula en el art. 69) dice que tienen que facilitar información sobre su actividad. Los concejales tienen derecho a pedir información al Alcalde. Ley de patrimonio Histórico F 0E 0 Definición de documentos (art. 49): Se entiende por documento a los efectos de la presente Ley, toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogida en cualquier tipo de
soporte material, incluso los soportes informáticos. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones. Forman parte del Patrimonio documental:
- Los documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por cualquier organismo o entidad de carácter público por las personas jurídicas en cuya capital participe mayoritariamente el estado u otras entidades públicas y por las personas privadas, física o jurídicas, gestoras de servicios públicos.
- Los superiores a cuarenta años generados, conservados o reunidos en la actividad de Asociaciones de carácter político, sindical o religioso y por las entidades, fundaciones y asociaciones culturales y educativas de carácter privado.
- Los documentos con un antigüedad superior a 100 años generados, conservados o reunidos, por cualquier otra entidad particular o persona física. Ley 30/1992 Ley de Procedimiento Administrativo.- Regula el derecho de acceso a archivos y registros (art. 37). Ley 9/1968, de Secretos Oficiales .- Ley preconstitucional, Abarca todo lo que requiera que pueda ser clasificado secreto. El acceso a la información en un Estado Democrático es clave y en España está garantizado al nivel máximo a través del la Constitución de 1978. Esta materia es de vital importancia para control de los políticos pero incluso como autocontrol de cada ciudadano. Existen dos niveles de restricción: Secreto y reservado
- Secreto, es una restricción más general.
- Reservado, es más de carácter restringido como por ej. los planos de seguridad de un edificio. O un tema delicado como puede ser una negociación con organismos internacionales. Tenemos una ley de Secretos Oficiales muy restrictiva, pero un juez puede imponerse cuando impere la defensa de un delito. Ej. los 20 documentos desclasificados por Tribunal Supremo (noticia del país). Además se mezcla el derecho de los ciudadanos de al acceso de la información La ley 37/2007 de 16 noviembre , viene a cumplir una Transposición de una Directiva Europea y parte del concepto de reutilización. La idea general es que la administración genera mucha información que pueda ser reutilizada por cualquier entidad. Ej. Informes de la Agencia de meteorología que la utilizan después las televisiones para dar el tiempo en los telediarios. Otro ejemplo son los recortes del BOE que nos da el profesor con información de las leyes, esto es lo que se llama reutilización de la información.
Decreto a propuesta del Ministerio de Hacienda (5 años porque excede el límite de una legislatura) La presidencia será para una persona de reconocido prestigio y competencia profesional pero no dice en qué. Esquema muy presidencialista, el presidente tiene muchas competencias.
- Falta de Especialización
Esto puede provocar que no nos den la información porque la persona no sepa hacerlo. Podemos reclamar: Artículo 3.Recursos.1.La reclamación prevista en el artículo siguiente tendrá la consideración de sustitutiva de los recursos administrativos de conformidad con lo dispuesto en el artículo 107.2 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
- No obstante lo dispuesto en el apartado anterior, contra las resoluciones dictadas por los órganos previstos en el artículo 2.1.f) sólo cabrá la interposición de recurso contencioso-administrativo. Esto quiere decir que podemos reclamar ante el Consejo de Transparencia y si no al Contencioso Administrativo. Tendría que haberse previsto un recurso propio, un modelo específico dentro del Contencioso Administrativo. En conclusión hay que decir que éramos el único país de la OCD sin una norma como esta. Ahora queda todo el desarrollo reglamentario. TEMA 7: TIPOLOGIA DOCUMENTAL PROPIA DE LA ADMINISTRACION PÚBLICA.
- La administración tiene documentos propios que solo utiliza ella.
- La actividad administrativa se distingue por su carácter documental.
- Toda actividad administrativa debe aparecer reflejada de forma grafica o escrita a fin de que quede testimonio de ella, y, en caso, se disponga de prueba.
- De esta necesidad se derivan las formas y tipos de los documentos administrativos.
- Los Docmts. Adtvos. tienen como objeto cumplir dos funciones: La Administración se articula en torno a un procedimiento. Documento público es todo lo originado o emitido de forma válida por la administración. El procedimiento es la forma de ejercer las funciones
- Función de constancia: el documento asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas en un soporte material. Esto permite que se pueda garantizar la conservación de los actos así como de sus errores etc. Esto garantiza el derecho de acceso a los ciudadanos
- Función de comunicación: sirve para transmitir lo que se hace. La Comunicación puede ser de administración a administración, de administración al ciudadano y de ciudadano a administración.
- Los documts. Adtvos. Están condicionados por cuatro elementos:
- Génesis: Nace espontáneamente de forma directa al gestionar la administración sus actuaciones y por eso constituye la memoria de la administración
- Contenido: La información que viene en la documentación administrativa es una información vinculada a derecho.
- Carácter Único: Cada documento constata un hecho jurídico único como consecuencia de una actuación o un trámite. Ej. Una resolución
- Carácter seriado: Cada documento representa un trámite y los trámites forman parte de un procedimiento. Los documentos se producen uno a uno pero reflejando secuencialmente y en forma de serie todos los trámites del procedimiento.
- Los Documts. deben reunir tres características para poder ser considerados documentos administrativos:
- La producción de efectos: Siempre deben producir efectos, para la propia administración o frente a terceros. Pueden ser jurídicos, comunicativos, etc.
- La emisión por un órgano administrativo: Emitidos por un órgano administrativo.
- La validez de emisión: Emisión válida, deben cumplir unos requisitos formales y sustantivos según las normas reguladoras de la propia administración Esto supone una garantía para los ciudadanos.
- Tipos de Documentos generados por las AAPP para comunicarse con los administrados: El MAP hizo un manual de documentos administrativos. En 060 guía del Estado /Como trabaja la administración/Documentos administrativos (viene lo que ha explicado él en clase y también modelos de documentos)
- Certificados: Documentos de certeza, en el que se asegura algo, una información o un hecho bajo la responsabilidad y la palabra de un funcionario que acredita la existencia de una información para que sirva como documento legal.
