¡Descarga Apunts complementaris MS Word y más Apuntes en PDF de Finanzas Empresariales solo en Docsity!
ÍNDEX
- Apunts complementaris de Word Pàgina
- INTRODUCCIÓ A L'ÚS DE WORD.
- a). Tecles.
- b). Combinació de tecles.
- c). Tecles de cursor.
- d). Ratolí.
- e). Els menús.
- f). Les caixes de diàleg.
- LA PANTALLA DE WORD.
- AJUDA (?, F1) I EDICIÓN\DESHACER.
- EL MENÚ ARCHIVO.
- EL MENÚ EDICIÓN.
- a). Blocs. [ Cortar ] i [ Copiar ]
- b). Treball amb dos documents.
- c). Cerca i reemplaçament.
- FONTS I PARÀGRAFS.
- PÀGINA.
- a). Marges i orientació.
- b). Seccions.
- c). Numeració de les pàgines.
- ALTRES EINES.
- a). Columnes
- b). Tabulacions
- TÍTOLS - ESQUEMA DEL DOCUMENT - TAULA DE CONTINGUTS
Apunts complementaris de Word Pàgina 2
1. Introducció a l'ús de Word.
L’aprenentatge d’un tractament o processador de textos no requereix cap abstracció ni capacitat deductiva com ens faria falta per aprendre un full de càlcul o base de dades. En aquest cas és pura operatòria, és a dir, sols s’ha de saber com fer cada cosa i prou.
Seguidament veurem alguns conceptes comuns a tots els programes de tractament de textos que ens facilitaran la utilització de qualsevol d’ells.
Un tractament o processador de textos és un programa o conjunt de programes que donen format a un text creant un document per a ser presentat. El document pot ser des d’un simple avis fins a un llibre sencer, passant per cartes, informes, memòries, etiquetes, factures, pàgines web i molt més.
El document té una jerarquia d’elements, uns dintre dels altres, i a cada element se li pot aplicar unes accions de format determinades:
Document : Formats d’estil (carta, llibre ...). Capítol : Títol del capítol, Estil del capítol. Pàgina : Encapçalament i Peu, Nota a peu de pàgina, Numeració, Marges, marges d’enquadernació. Paràgraf : Sagnies, separació entre paràgrafs. Marges de paràgraf, Paràgraf amb enumeració, Lletra capital. Justificació. Línies : Tabulacions, separació entre línies. Paraules : Majúscules i minúscules. Guionat. Lletres , Tipus de fonts. Negreta, Itàlica/cursiva, Subratllat. Grandària. Color ...
A més a més dels anteriors i ha les Seccions. La secció mínima és un paràgraf i la màxima és tot el document. La secció és el conjunt de paràgrafs que hi ha entre dos salts de secció. A tot els efectes, l’inici i el final del document són salts de Secció. Amb les seccions és poden fer columnes periodístiques o posar encapçalaments i peus de pàgina diferents en un mateix document.
No tots els documents han de tenir els elements enumerats prèviament. No hem d’oblidar d’altres possibles elements a incorporar com són Taules, Imatges, Gràfics i Diagrames que tenen els seus paràmetres de format propis
A continuació comentarem breument una sèrie d'aspectes operatius de Word:
a). Tecles.
TAB o tabulador. S'utilitza per fer avançar una mica el text al començament de cada paràgraf i, en general, per avançar fins a la següent marca de tabulació. RETORN (o INTRO o RETURN). Serveix per indicar un punt-i-a-part (canvi de línia manual). RETROCÉS (just a sobre de RETURN). Serveix per a esborrar el caràcter situat a l'esquerra del cursor. SUPR. Esborra el caràcter que està a sobre del cursor. ESC (escape). Serveix per anul·lar una selecció o per aturar algun procés.
b). Combinació de tecles.
De vegades hem de prémer simultàniament 2 o 3 tecles per aconseguir fer el que volem. Indicarem la combinació de tecles amb el signe +. Així, per exemple, CTRL + N vol dir que cal prémer la tecla CTRL (Control) i, sense treure el dit d'ella, prémer amb l'altra mà la tecla N. Com podeu veure aquest és el cas de les majúscules, ja que per escriure la lletra M hem de fer MAJUS + M (on MAJUS és la tecla de majúscules). ALT GR serveix per accedir als caràcters que estan a la part frontal o inferior dreta de les tecles (p.e. ALT GR+3 produeix el caràcter #).
Apunts complementaris de Word Pàgina 4
Per accedir a les fitxes n'hi ha prou amb clicar sobre elles. Generalment permeten escollir multitud d'opcions i en general són bastant fàcils d'utilitzar. Les caselles de verificació són aquests espais quadrats en blanc ( p.e. al costat de [Tachado]). Si situem el ratolí dins el quadrat i cliquem apareix una creu que indica que tenim l'opció activada; per treure la creu cal clicar sobre ella. Quan hem seleccionat tot el que volem cal fer [Aceptar]. Si canviem d'opinió i no volem les seleccions podem fer [Cancelar]. Gairebé sempre podem demanar [Ayuda] (o clicar a l’interrogant que apareix a la capçalera de la caixa de diàleg), que farà referència al contingut de la caixa. Si ens hem de moure dins una caixa sense el ratolí ho podem fer amb les tecles de tabulació (cada cop que premem aquesta tecla passarem a la següent opció) o fent ALT + Lletra subratllada i amb les tecles de cursor. El botó [Predeterminar] fa que es restaurin les opcions inicials del Word.
2. La pantalla de Word.
Cal que identifiquem les següents parts:
Quan entrem a Word, la pantalla que apareix té, aproximadament, el següent aspecte:
Apunts complementaris de Word Pàgina 5
Menú de control de Word
Barra de títol Botó de minimitzar
Botó de restaurar
Botó de tancar Word Barra de menús Quadre d’ajuda (“ Escriba una pregunta ”)
Botó de tancar finestra del document Barra d'eines estàndard Barra d’eines de format Àrea d'escriptura Botons de mode de visualització
Barra de desplaçament
Barra d'estat
NOTA : donat que podem configurar moltes de les opcions que apareixen a la pantalla de Word, pot ser que ens aparegui diferent de la del model anterior. Per exemple, podem visualitzar o no El Regle, la barra d’eines de Dibuix, etc.
A la barra de títol apareix el nom del document actiu.
a). El Regle.
El regle apareix a sota de la barra d’eines estàndard si fem Ver i cliquem sobre Regla , amb el que apareix un símbol 9 a l’opció de menú. Al regle podem identificar les marques dels marges, de les tabulacions i de les distàncies en cm. des del marge esquerre del paper.
3. Ajuda (?, F1) i Edición\Deshacer.
Tots el programes de Windows han estat creats amb el principi de que tota la documentació necessària per a utilitzar el programa està dintre de l’ordinador. A més a més, aquest programes han estat construïts per a que sigui molt fàcil la seva utilització.
Hi ha diferents tipus d’ajuda en Word:
Ajudant d’Office : Surt com una figura amb un text associat amb diferents opcions. Aquestes varien segons el que s’estigui fent. També té una opció de cerca. Per a que surti cal emprar l’opció de menú ?\Mostrar el Ayudante de Office. Per a ocultar-lo cal anar a Opciones del mateix ajudant i desseleccionar Utilitzar Ayudante de Office.
Ajuda de Menú o botó : Podem anar al menú ?/Ayuda de Microsoft Office Word o prémer la tecla F1. Llavors, apareixerà una finestra a la part dreta amb vàries opcions:
Buscar : Permet fer una cerca de paraules clau sobre el manual on-line i mostra els apartats on s’han trobat aquestes. Sobre aquesta llista es fa una selecció. Tabla de contenido : Ens dona una taula de contingut del manual en format electrònic ( On- line ) que té l’ordinador. Així podem anar a un tema determinat.
Apunts complementaris de Word Pàgina 7
- Moure’l. Fem Edición\Copiar (o CTRL+X o botó tisora) amb la qual cosa desapareix el bloc de la pantalla. Desplacem el cursor fins el lloc on volem situar-lo i fem Edición\Pegar (o bé CTRL+V o el botó Pegar, ). També podem arrossegar el bloc amb el ratolí.
- Copiar-lo. És similar a moure, només que el bloc no desapareix de la seva posició original. Cal fer Edición\Copiar (o bé CTRL+C o el botó copiar, ), ens desplacem fins al lloc on volem duplicar el bloc i fem com en el cas de moure.
- Podem usar també CTRL+INSERT per a copiar, MAY+SUPR per [Cortar], i MAY+INSERT per a [Pegar]. Aquestes combinacions de tecles tenen aquesta mateixa funció en la majoria d’aplicacions Windows.
A més, totes aquestes opcions estan accessibles si, havent marcat un bloc, polsem el botó dret del ratolí, amb la qual cosa apareix un menú contextual amb les opcions [Cortar, Copiar, Pegar ...].
Tant [Cortar] com [Copiar] passa la selecció a una memòria interna que es diu Portapapeles. Per tant, si volem enganxar més d’un cop el mateix text o objecte, no fa falta fer cada vegada el [Copiar] o [Cortar] previ, només cal el [Pegar] on vulguem inserir cada cop el contingut del Portapapeles.
COMPTE! : Si quan fem [Pegar] hi ha alguna cosa seleccionada, el contingut del Portapapeles substituirà el text que tinguem seleccionat.
b). Treball amb dos documents.
Com sabeu, Word pot tenir oberts diferents documents (fent Archivo\Abrir i obrint diferents fitxers), cadascun en la seva pròpia finestra.
Si fem Ventana apareix una llista amb els documents que hem obert. Clicant sobre algun d’ells accedim a la seva finestra: el convertim en el document actiu, sobre el que podem treballar normalment. Si tenim documents sense nom apareixen com Documento 1, 2 ... Per canviar de document actiu fem Ventana i cliquem sobre un altre nom. Es pot veure simultàniament una part de cada document fent Ventana\Organizar todo , pantalla des de la qual podem ampliar les finestres corresponents als documents que més ens interessin i minimitzar-ne altres.
Si tenim uns quants documents oberts podem copiar o moure informació entre ells simplement marcant els blocs, escollint [Copiar] o [Cortar], i fent [Pegar] en el document de destí (passant per Ventana , si cal).
c). Cerca i reemplaçament.
L’opció Edición\Buscar serveix per localitzar, dins un document, una paraula o cadena de caràcters. La caixa de diàleg corresponent és aquesta:
Apunts complementaris de Word Pàgina 8
En [Buscar:] hem d’escriure la cadena que volem localitzar i fent [Buscar siguiente] Word ens indica la primera aparició, en la direcció de la recerca (tot el document, amunt o avall) de la cadena que busquem. També podem especificar si volem distingir entre majúscules i minúscules. Si obrim [Formato] podem buscar un determinat format de [Fuente] o de [Párrafo], d’[Idioma] ... Si obrim [Especial] podem buscar caràcters especials o no imprimibles del tipus [Salto de Columna], [Marca
de nota al pie (de pàgina)] , [Salto de página manual], etc. També podem, seleccionant [Usar
caracteres comodín], utilitzar operadors del tipus “” -qualsevol cadena de caràcters-, “?” -un caràcter- ... Així, per exemple “csa pot trobar “casa” i “cremosa” i “c?sa” pot trobar “casa” i “cosa” però mai “cremosa”.
Finalment Edición\Buscar[Reemplazar ] (o bé Edición\Reemplazar ) permet substituir el text especificat a [Buscar:] pel nou text introduït a [Reemplazar con:]. Si fem [Buscar siguiente] podem escollir si reemplacem el text -[Reemplazar]- o no fer-ho -[Buscar siguiente]. Si fem [Reemplazar todos] canviarem de cop totes les aparicions de la cadena que apareix a [Buscar:]. En aquest context ens pot ser útil enganxar a [Reemplazar con:], utilitzant CTRL+INSERT, alguna cadena prèviament copiada.
6. Fonts i paràgrafs.
El paràgraf és el conjunt de text entre dos finals de paràgraf que és el signe ¶. Per a posar un final de paràgraf s’ha de polsar la tecla Intro, Enter o ↵. Normalment aquest caràcter no és visible a la pantalla i mai apareix escrit a la impressora. Per a veure’l heu de prémer el botó ¶ de la barra d’eines estàndard. L’inici i final de document es consideren final de paràgraf.
A diferencia de les màquines d’escriure convencionals en les que és necessari fer un retorn de carro (Intro, Enter o ↵) a cada línia, en Word és molt important fer-ho solament al final de paràgraf.
Quan hi ha més d’un espai (blanc) seguits en un text de Word, ÉS UN ERROR. Perquè sempre és possible fer-ho d’una altra manera més correcta (emprant El Regle). En general, també és així amb el salts de tabulació.
Per veure els espais/blancs i tabulacions que hi ha en un document, s’ha de fer com es fa per veure els finals de paràgraf, es a dir prement el botó ¶.
Altres opcions de paràgraf que ens poden ser útils les trobem a Formato\Bordes y sombreado i a Formato\Letra Capital.
7. Pàgina.
El salt d’una pàgina a una altra es pot fer automàticament quan una pàgina està plena (Word “salta” a la pàgina següent), o de forma manual si es posa un salt de pàgina prement les tecles CTRL+INTRO. També es pot fer amb Insertar\Salto [Salto de página].
A continuació es presenta l’estructura d’un full de pàgina amb tots els elements que pot arribar a contenir. Seguidament s’estudiaran algunes opcions de Word que permeten actuar sobre aquests elements.
Apunts complementaris de Word Pàgina 10
b). Seccions.
En totes les opcions de pàgina que hem comentat cal dir a quina part del text ho apliquem, generalment cada opció s’aplica a tot el document o a partir del lloc on estem situats. En cas que en un mateix document diferents porcions de text hagin de tenir disseny diferents, ÉS MOLT CONVENIENT crear SECCIONS, és a dir, determinar les parts del document que requeriran tractaments diferents. Per obligar a Word a crear una nova secció, ho farem des de Inserció\Salt , amb el que apareix una caixa com aquesta:
on podem fer que comenci una nova secció canviant a la vegada de pàgina -[saltos de sección- Página siguiente]- o a la mateixa pàgina -[ saltos de sección -Continuo].
Usant aquesta caixa també podem fer que Word acabi la pàgina actual i en comenci una de nova - [Salto de página] (equivalent a CTRL+INTRO) o que, si estem escrivint en columnes, acabi la columna actual i passi a la columna següent [Salto de columna].
Podem pensar que cada secció és com un petit document dins un de més gran, amb les seves especificacions pròpies de marges, orientació, capçaleres i peus de pàgina ... Un canvi de secció es nota en mode Normal per una línia de punts. Observareu que de vegades Word insereix canvis de secció sense que li diguem explícitament (per exemple si definim columnes sobre un text seleccionat).
Apunts complementaris de Word Pàgina 11
c). Numeració de les pàgines.
Per fer que Word numeri automàticament totes les pàgines del nostre document tenim dues possibilitats:
- En Ver\Encabezado y pie de página ens situem a la capçalera o al peu i cliquem sobre el botó #. Podem afegir text al número de pàgina.
- Fer Insertar\Números de página on podem determinar moltes opcions del seu format.
Per fer que no s’escriguin els números de les pàgines, o canviar el seu format, podem actuar sobre la marca que indica la posició del número dins el peu o la capçalera. En cas que vulguem numerar parts del document amb formats diferents caldrà definir seccions i determinar com ha de ser el número en cada secció. També ho farem així si volem saltar algun número de pàgina (fer que després de la 15 vingui la 17, per exemple).
8. Altres eines.
Si tenim un text amb format de llista, podem fer que Word ordeni les entrades. Per fer-ho, marquem com a bloc la part de la llista que volem ordenar i seleccionem Taula\Ordenar amb les opcions [Ordenar por Párrafos ] i [Tipo: Texto ].
a). Columnes
Si hem d'escriure un text imitant la disposició dels articles als diaris, és a dir, diverses columnes de manera que, quan una columna està plena, el text passa a la següent fins que tota la pàgina està plena, moment en què el text passa a la primera columna de la pàgina següent, hem d'utilitzar el que s’anomena Columnes Periodístiques. Per fer-ho hem de seleccionar Formato\Columnas i les opcions que ens convinguin.
Podem precisar el número de columnes, la distància entre elles si han de ser totes d'igual amplada, si les separem amb una línia vertical, i en [Aplicar a:] hem de dir si el format de columnes ha d'afectar tot el document o a partir de la posició del cursor. En aquest últim cas Word insereix un canvi de secció en el punt on han de començar les columnes.
Per donar format de Columnes a una porció de text ja escrit hem de seleccionar-lo com a bloc de text i seguir el mateix procediment que abans (però [Aplicar a: text seleccionat]), i inserir els salts de columna allà on calgui. (Observeu que Word afegeix un canvi de secció allà on acaben les columnes).
Apunts complementaris de Word Pàgina 13
Es important insistir en que les tabulacions són separadors d’expressions. Si hem d’utilitzar tabulacions, es convenient escriure primer el text de les columnes inserint un únic tabulador entre elles (prement una única vegada la tecla TAB) i modificar les tabulacions fins a obtenir l’efecte desitjat.
Ara que ja sabem més sobre tabulacions podeu entrar a un peu de pàgina, observar quines marques de tabulació apareixen i intentar esbrinar per què s’han fet així.
9. Títols - Esquema del document - Taula de continguts
Quan escrivim un text una mica llarg és usual incloure-hi títols (o encapçalaments ) de diferents nivells per indicar les parts del document: encapçalaments per a grans temes (de nivell 1) o capítols, subencapçalaments (nivell 2) per a seccions dels capítols, subsubencapçalaments (nivell 3) per a subseccions ...
És important seguir una pauta en l’estil en el que escrivim els encapçalaments de manera que tots els de nivell 1 tinguin el mateix aspecte, diferent dels de nivell 2 ... És a dir, hem de mantenir un “estil” en la numeració dels encapçalaments , i com sempre, el més còmode és usar les eines que Word ens proposa. Per fer-ho hem d’escriure el text de l’encapçalament, situar-hi el cursor i seleccionar [Título 1], [Título 2] o [Título 3] (no és habitual usar més nivells) fent clic a la fletxa invertida que està al costat de la caixa on habitualment hi ha l’estil [Normal]. Si no t’agrada l’aspecte que prenen els títols, pots modificar l’estil des de Formato\Estilos y formato. Si necessitem altres estils podem trobar-los a en aquesta opció de menú.
Quan tenim els títols marcats d’aquesta manera podem aprofitar algunes opcions que ens ajudaran molt en la confecció i presentació dels nostres documents; en destacarem tres:
- Podem fer que Word numeri automàticament els títols des de Formato\Numeración y viñetas[Esquema numerado]. Com sempre podem usar algun format predefinit o crear-ne un de propi.
- Amb l’opció Ver\Esquema veurem el nostre document en forma d’esquema, de manera que podem veure sota de quin títol hem situat cada porció de text. També poder fer que es vegin només els títols.
- Podem crear automàticament una taula de continguts, o índex de matèries , que és el que habitualment coneixem com a índex d’un document. És a dir, un text que recull els encapçalaments de les diferents parts de què consta el document, indicant el nivell de cadascuna d’elles (tal com ho hem indicat amb l’estil de l’encapçalament), i la pàgina on comença cada apartat. Així doncs, un cop marcats tots els títols, amb la seva numeració automàtica, si ens interessa, situem el cursor en el lloc on ha d’aparèixer la taula de continguts (generalment al començament o al final del document) i fem Insertar\Referencia\Índice y tablas i escollim el format que més ens convingui. 1
És pràcticament segur que després de crear la taula de continguts canviarem alguna cosa en el document (eliminem o afegim algun encapçalament, afegim text o el suprimim de manera que algun encapçalament canvia de pàgina ... ) que ens obligarà a canviar la taula de continguts. No ho feu mai manualment, és millor situar el cursor dins la taula i fer F9 [Actualitzar campos]. També és aconsellable actualitzar sempre la taula immediatament abans d’imprimir el document.
També es pot generar un índex alfabètic, en el que apareixeran ordenades alfabèticament i per nivells les paraules que prèviament haurem marcat amb un codi de camp determinat ( Insertar\Campo[Códigos de campo] ).
(^1) Observeu l’índex d’aquest document i els nivells dels diferents encapçalaments.
