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Tema 5: LA NORMALIZACIÓN.
En archivos la descripción está normalizada, a veces, desde el punto de vista
exclusivamente técnico. Otras veces ha sido el propio Estado, por ejemplo: cómo se
tienen que describir los protocolos notariales. En museo pasa igual.
La normalización nunca aparece con disposiciones en los Boletines Oficiales, porque eso es una cosa muy técnica.
En archivos se lleva mucho tiempo trabajando en temas de normalización. Y es el
CIA, estaba intentando unificar la normalización y utilizó a la UNESCO con el PGI, que
a su vez realiza los informes RAMP (Records and Arcaids Management Programme).
Hay muchos publicados en pdf., en la página web tanto de la UNESCO como de ICA (
www.ica.org). El elemento de normalización básico son las normas ISAD(g)
(International Standard Archival Description (general). Aprueban estas normas ISAD(g)
en 1992, el CIA decide que el Consejo va a elaborar unas normas generales para todo el
mundo. (CIA→ es un organismo no gubernamental, por lo que no tienen la capacidad
de obligar, pero los Estados las adoptan).
Cuáles son los objetivos de una descripción normalizada:
F 0 D 8 El de garantizar la creación de la descripción (obligar a la descripción).
F 0 D 8 Que las descripciones de los archivos sean congruentes y apropiadas.
F 0 D 8 Para que todos los archivos del mundo puedan explicar a los usuarios la manera de tratar los archivos.
La norma ISAD(g) también tienen 2 objetos de descripción:
F 0 D 8 Los propios archivos (describir los propios archivos).
F 0 D 8 Los fondos documentales de los mismos (describir los fondos documentales de los archivos).
Carlos Rodríguez Chamizo-
Las normas ISAD (g) tienen un carácter que son multinivel→ nivel archivo, nivel un fondo, nivel una sección, nivel una serie, nivel un documento. Puedo describir a distintos niveles un mismo archivo.
Como una norma tiene que ser muy estructurada, además se puede trabajar con la
descripción de 7 áreas distintas, que como están subdivididas implica que en realidad
hay 26 elementos, que yo puedo describir los 26, todos o no. La norma está basada en
los principios de la archivística, y especialmente el principio de procedencia, porque no
se van a mezclar en descripción, ni se mezclan series. Desde el año 1992, queda
definitivamente aprobada en 1996, ha habido una evolución desde este momento,
porque la aplicación de la norma va detectando problemas o mejoras. De hecho en el
año 2000 se revisó. A ello hay que añadir lo que hay en España. El Ministerio de
Cultura en el año 2007 por una orden del 25 de mayo crea lo que se llama CNEDA
(Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística) que su intención es ya la
adaptación de las Normas ISAD(g) al mundo y la tradición española, pero además se
añaden más asuntos, como es la necesidad de crear otros tipos de normas para otros
campos de trabajo de la archivística, por ejemplo: la aprobación de alguna norma ISO
sobre la elaboración de algunos tipos de elementos. Hoy tenemos ya las normas ISAD
(g) en español.
- Área de identificación : voy a identificar, el archivo, el fondo, o la serie.
1.1. El código de Referencia : es el código del archivo.
1.2. Denominación del fondo. Por ejemplo Sección Hacienda.
1.3. Fechas.
1.3.1. Fecha creación de formación de la documentación.
1.3.2. Fecha que se custodia en el archivo.
Carlos Rodríguez Chamizo-
3.3. Nuevos ingresos (con respecto a lo que estoy trabajando) (tales fechas).
3.4. Cuadro de clasificación (poner el dígito, o ver el cuadro de clasificación).
- Área de Condiciones de Acceso y Uso : hay que poner cómo se puede utilizar
esa documentación, si la puede usar todo el mundo o no y porqué.
4.1. Acceso (no hay normas. Hay al menos 40 leyes que se refiere al acceso por su materia) (las leyes
que le afecten a dicha materia).
4.2. Condiciones para la reproducción.
4.3. Idioma y escritura.
4.4. Condiciones físicas, y de conservación.
4.5. Instrumentos de descripción : guías, inventarios, catálogos, etc.
- Área de Documentación Asociada : aquí es importante las series paralelas o cruzadas.
5.1. La localización y existencia de documentos originales.
5.2. Copias (existen copias de estos documentos en otro archivo o no).
5.3. Unidad de descripción relacionada (qué otras series documentales están relacionadas).
5.4. Bibliografía (que he empelado para estudiar este fondo).
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- Áreas de Notas : es el área de observaciones que no se puede recoger en otro sitio
o necesito advertir algo. Por ejemplo anexos de las disposiciones que le sirve tanto a los
archiveros como a los historiadores.
- Área de Control de la Descripción : los archiveros tienen que poner su nombre,
y la fecha (se puede llamar área de responsabilidad).
7.1. Nombre del autor o autores de esta descripción (los archiveros).
7.2. Fecha de elaboración de esta ficha.
7.3. Fecha de aceptación de la ficha.
Son flexibles, porque me quedo donde puedo o donde quiero. Es un trabajo que ya
tengo previamente hecho, por lo tanto sería estructurarlo, esquematizarlo en esta ficha.
Luego se han ido ampliando con normas específicas. Como las ISAAR (Norma
Internacional Sobre Encabezamientos Autorizados Archivísticos Relativos a Entidades,
Personas y Familias).
O también las normas ISDIAH (Norma Internacional Para Describir Instituciones que Custodian Fondos de
Archivos). Me permite trabajar en el área 2 de las ISAD (g).
La descripción es una fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de un instrumento de trabajo y de consulta para poder facilitar tanto el conocimiento de los fondos como su uso nos va a permitir generar instrumento de dos tipos, consulta y otros de trabajo o de control.
La descripción por lo tanto lo que nos va a permitir es encontrar el documento o la unidad de instalación. La palabra descripción en el ámbito archivístico se usó por primera vez en el ámbito anglosajón. Si definimos la palabra instrumento, la definiríamos como algo que utilizáramos para un fin, dentro de la archivística y la descripción, una de las herramientas más importantes para el archivero son los instrumentos de control que nos sirven para poder llevar a cabo y cumplir con eficacia las funciones del archivo. Los instrumentos de control en un archivo nos van a permitir la custodia, la conservación, y la información de la documentación. Mediante estos instrumentos de control, el archivero puede saber qué es lo que tiene el archivo, donde lo tiene y poder saber otras actuaciones como por ejemplo la restauración.
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Otro instrumento de descripción e inventario: hay problemas terminológicos entre inventariar y catalogar. Catalogar: es describir pormenorizadamente documento por documento, mientras que inventariar describe globalmente cada una de las series documentales de un fondo sin descender a las piezas.
La definición de inventario sería: el instrumento que describe todas las series documentales de cada fondo o sección en un mismo archivo, partiendo de la clasificación de dicho fondo o sección. Y refiriendo la localización de las unidades de instalación. (poner la signatura). El campo de acción por lo tanto será un fondo documental, o una sección, su objetivo será las series, y sus funciones serán tres:
- (^) De propio control del archivo.
- De orientación.
- Información.
Catálogo: el instrumento que describe de forma ordenada e individualizada las piezas documentales o unidades archivísticas de una serie o de un conjunto de documentos, que generalmente guardan una relación entre sí, dicha relación puede ser tipológica, temática, o institucional. Los datos que tiene que tener el catalogo, sería: la fecha completa, la tipología documental, la tradición documental, el autor, el destinatario, el asunto o materia, unos datos externos, (es decir, cuantos folios, las medidas de los mismos, la materia escriptoria y la conservación) y por último la signatura.(Archivo, fondo o sección, la unidad de extracción, y el número).
Otros instrumentos de descripción: índices, Tesauros, registros, censos, o colecciones documentales.
Carlos Rodríguez Chamizo-
