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TEMA 1:
Archivística. Ciencias Complementarias
1. ¿Qué es la Archivística?
La Archivística es la ciencia que trata de los archivos. Pero su definición aún se somete a constantes discusiones y matizaciones.
En su acepción más elemental y etimológico se puede decir que la Archivística es la ciencia de los archivos, y que como tal está integrada por un conjunto de conocimientos y métodos para el tratamiento de los documentos y de los archivos, como ciencia es posterior a su objeto; es decir, los archivos existieron desde varios milenios antes de nuestra era, mientras que la ciencia es muy posterior. En un estado embrionario es posible considerarla en el siglo XIX, no antes. Se trata de una "ciencia en formación".
No será hasta los últimos años del siglo XX cuando se produzca una expansión sin precedentes en el interés por la construcción de una teoría archivística.
Según el Diccionario de terminología archivística del Consejo Internacional de Archivos se entiende por Archivística "el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes a las funciones de los archivos". Así posee dos campos de actuación, el de la teoría y el de la práctica.
La teoría archivística comprende su propia historia, su objeto o ámbito de actuación y su metodología.
La práctica archivística es la compuesta por las técnicas y procedimientos empleados para la conservación activa de los documentos y para la difusión de la información.
2. La evolución histórica de la Archivística
La archivística, como toda ciencia, ha ido evolucionando con el devenir de los siglos hasta llegar a la concepción actual que de ella poseemos. La archivísitca ha pasado de ser una ciencia indefinida a ser una ciencia impartida en Universidades.
En su evolución podemos distinguir tres etapas:
- Etapa pre-archivística
La etapa pre-archivística va desde Roma hasta finales del siglo XIX. Su característica principal es la indefinición de la ciencia y de sus presupuestos teóricos. Dentro de esta etapa a su vez podemos distinguir cuatro momentos:
.a Archivos de Plalacio = Antigüedad
.b Cartularios y cancillerías = Edad Media
.c Archivos como arsenal de autoridad = Antiguo Régimen o Edad Moderna
.d Archivos como laboratorios de la historia = principios del s. XIX - mediados s. XX. (desarrollo archivístico)
En cada momento se va a tener una noción de la archivística diferente.
Durante la época romana ya era habitual conservar los documentos escritos en el Tabularium, estaban ordenados según un orden cronológico-alfabético.
Durante la Edad media existieron tres instrumentos o instituciones (que no eran archivísticas) que permitieron controlar la documentación de archivo:
- Las Cancillerías: como instituciones propias de la administración de los reinos, eran las únicas que estaban autorizadas para legalizar y autorizar las disposiciones regias, de ahí que fueran una institución fundamental tanto en la producción como en la conservación de la documentación.
- Los Cartularios: se trataban de libros donde se copiaban literalmente todos los documentos que recepcionaba una institución. Sobre todo hablamos de insituciones eclesiásticas.
- Los Registros: su fin es controlar los documentos emanados de una misma institución.
La etapa del Antiguo Régimen (ss. XVI-XIX) se caracteriza porque surge, se desarrolla y desaparece un concepto nuevo: el de los Archivos de Estado, que desaparecerá para que en el período posterior aparezcan los archivos nacionales.
Durante la Edad Moderna la documentación archivística, no sólo constituye una fuente de poder, sino que además va cobrando una utilidad para la historia, la cual se consagrará definitivamente con la caída del Antiguo Régimen y la apertura de sus fondos para la investigación.
Será a partir de entonces cuando los archivos sean los únicos depositarios y garantes de derechos, y con ello los archiveros y la archivística se convertirán en pieza clave y primordial para la recuperación de esa memoria.
Dentro de este ambiente de preocupación por la conservación y custodia de esos garantes de derechos, los documentos, se llevan a cabo diferentes iniciativas:
- Se dictan normas cada vez más precisas que garantizan el depósito de los documentos en los archivos y su buena conservación.
- Aparece la denominada como literatura archivítica, en 1632 se publica la obra de Bonifacio titulada "De archivis liber singularis". Será en el siglo XVIII cuando proliferen los tratados específicamente archivísticos, estos tratarán sobre todo de la ordenación de los documentos de archivos.
- Desarrollo archivístico (ss. XIX-XX)
archivero. Así archivística es el estudio de un fondo documental completo, y un fondo documental tendrá muchos tipos de documentos distintos. Porque en la archivística y en los archivos el documetno no se comprende de forma aislada sino dentro de un contexto de producción. En un archivo el documento nunca está solo, siempre forma parte de una unidad documental compuesta, ésta sería un expediente, o expediente personal...esto es muy importante porque la unidad básica de trabajo en un archivo será el expediente y la serie que ese expediente forma.
Cuál es el fin: el fin es la conservación de la documentación y la recuperación de la información, que es lo que se asocia con el servicio, servir. La conservación siempre se asocia al patrimonio documental, pero no es cierto del todo, ya que conserva documentación sea patrimonio documental o no. Hay una responsabilidad de todos los países que quieren conservar su patrimonio documental. Pero tenemos que hablar sin más de conservación de documentos.
Cuál es el método de la archivísitica: conjunto de prinicipios teóricos y prácticos, este conjunto de prinicipios se formulan para conseguir esos objetivos y fines anteriores. Y el método de la archivística tiene 4 etapas básicas:
- (^) Recoger : en un archivo de oficina se recoge la documentación con la que se trabaja, en un archivo histórico recoger la documentación. Si no entra documentación no existe razón de ser.
- Conservar/custodiar
- Organizar : entra dentro del proceso de gestión.
- Servir : lo difundo, en la medida que se pueda.
Para conseguir este método hay unos principios teóricos y prácticos.
El primer principio sería el carácter seriado de los documentos (el documento no es algo aislado, forma parte de un todo).
El segundo principio: principio de procedencia y del respeto al origen de los fondos: mantener agrupados los expedientes tal como se generaron. Y esto significa que ni lo mezclamos con otros, ni los separamos de su conjunto, y da igual que quien lo haya producido sea un órgano administrativo o un órgano particular.
Otro principio básico: principio de las 3 edades del documento.
Y por último el principio de transparencia.
Existen tres principios básicos para la Archivística:
- El Principio de Procedencia.
- El Ciclo de la Vida de los Documentos.
- El Modelo de la Continuidad de los Documentos.
Son tres paradigmas que han aportado coherencia y solidez al campo del saber y de actividad de la Archivística. Y que explicaremos en profundidad en el tema 4.
4. Ciencias Complementarias
La primera es la PALEOGRAFÍA , porque la mayor parte de los documentos van a requerir una interpretación, nos sirve como instrumento de lectura, pero también como instrumento de crítica histórica y textual. Para un archivero es fundamental por el tema de las abreviaturas, por ejemplo en las instancias, antes de la firma vienen las siguientes siglas: q.b.ss.p.m (que besos sus pies y sus manos).
Otra ciencia básica es la DIPLOMÁTICA, es la ciencia que estudia el documento, la del diploma para ser más exactos, pero se fue extendiendo, hoy en día hay una diplomática que se llama diplomática del documento contemporáneo. El que realiza los manuales de estos documentos será el Ministerio de Administraciones Públicas, edita unos libros que se llaman el documento administrativo. Es otra herramienta fundamental para el archivero, porque en todo archivo siempre se trabaja con un conjunto de documentos, y serie es igual a tipos de documentos, y tengo que saber todos sus caracteres, internos y externos. También es básica para el archivero, porque además el archivero tendrá que hacer documentos (cómo se hace un informe).
Otra ciencia básica es la SIGILOGRAFÍA , es la ciencia que estudia el sello. Sigilo significa silencio, es un tipo de garantía, el que pone un sello se compromete al silencio, los usaban los cancilleres, tiene una restricción, por ello tiene una función de validación del documento. Es un elemento de validación , de dar autenticidad, de compromiso de que le llega al destinatario que es y no a otros. Nos sirve en archivística porque nos va a permitir en muchos casos identificar los documentos, fecharlos, y porque muchas veces los sellos tienen que ser conservados en los archivos de manera diferente a los documentos. Hay una serie de elementos, el sello siempre está compuesto de dos elementos, tiene siempre una parte textual y otra iconográfica, en la textual vamos a tener que usar la paleografía o la epigrafía, tamibén tenemos que usar la heráldica. El archivero también tiene que conocer la sigilografía como elementos de descripción. Nos sirve para fechar y para describir. Hay manuales de sigilografía especializados para archiveros, hay uno de María Carmona de los Santos "manual de sigilografía".
Otra ciencia sería la CRONOLOGÍA , es básica en un archivo, porque un elemento fundamental de toda descripción en un archivo es la fecha. La clave inicial es la fecha. La cronología es más difícil de lo que parece. La fecha es siempre doble, pero la realidad no es esa, al menos en un archivo, porqué, porque cuanto más cercano sea el documento no le ponen la fecha. De los documentos se conservan originales y copias, y algunos no se fechan porque se deduce de lo anterior o de lo posterior. También es fundamental si trabajamos en archivos con documentación del siglo XVI, porque se han utilizado distintos sistemas para datar. Todo historiador, y todo archivero, tiene que tener en cuenta con los documentos fechados por Carlos V, porque utiliza el año de la natividad o el año de la encarnación, y nos va a ayudar el hecho histórico. El archivero tiene que saber que esto le puede pasar. "Manual de cronología española e internacional" de Agustí Voltes y Vives. Hay otro muy bueno de José María Lacarra pero sólo es para España. Tenemos que saber que esta ciencia existe, y que son aplicables en el día a día.
Otra ciencia es la HERÁLDICA , es la ciencia que valiéndose de signos y símbolos
banderas, procede etimológicamente de la palabra latina vellum (paño, manto, cortina). Es muy común que haya una sección de banderas en el archivo. Así hay manuales, tengo que saber que existe y tengo que saber los elementos básicos. Otro problema que tiene el archivero ante este tipo de documentos, no es sólo los documentos, sino un problema específico de conservación del tejido, que es muy delicado.
Otra cosa hay que tener en cuenta es el DERECHO ADMINISTRATIVO , porque siempre vamos a trabajar con documentación realizada en las administraciones públicas, por lo tanto el derecho administrativo nos va permitir conocer las estructuras orgánicas, pero también los procedimientos de trabajo. Por eso en todas las oposiciones para archivos hay un bloque que es derecho administrativo.
La HISTORIA: con la que la Archivística tiene una relación indisoluble, por cuanto los individuos y las organizaciones desarrollan sus actividades en una secuancia temporal; al paso que los documentos, como resultado de ese devenir, constituyen la base para la elaboración de la Hisotira.
La LINGÜÍSTICA: como ciencia de la lengua, que configura el contenido de los documentos y que se emplea para representar su contenido, tanto en la descripción, como en la clasificación, las ontologías, la indización...
Otra sería la HISTORIA DE LAS INSTITUCIONES , es básica, es el antecedente del derecho administrativo. Estudiamos las instituciones. Los archiveros pueden salir perfectamente formados de dos facultades: las de historia y las de derecho.
5. La historiografía y las fuentes documentales
El archivero tiene que hacer historia, preparo las fuentes documentales para que otro investigue, y para eso tengo que hacer historia, y para eso tengo que saber qué es la historiografía y qué es el método científico. Tenemos que manejar los recursos del método científico para informar a nuestros usuarios, y sobre todo al usuario-historiador. Hay que hacer una guía de fuentes, el primer paso es la heurística, es la búsqueda de fuentes, y cuántas tengo para mi proyecto de investigación y para eso es lo que ayudamos los archiveros, no para buscarle las fuentes, el archivero informa para la heurística, no busca la fuente. La heurística es la búsqueda de las fuentes y también su valoración.
La recogida de datos tiene varios pasos, la primera es la heurística.
Después vendría la epistemología: el análisis de la fuente, en el que el archivero también ayuda.
Por lo tanto el archivero ayuda al historiador en lo que es el criterio de viabilidad de una investigación, y ese criterio es aplicando la heurística y la epistemología.
El archivero no hace la búsqueda de documentos para terceros, salvo para la justicia, pero eso no sería investigar, sino indagar para.
