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TEMA 1
La auditoría interna nace de la práctica sin unos principios generales o un cuerpo teórico general. Por ello se puedes distinguir tres etapas:
- La primera de ellas comprende la necesidad de obtener precisión en las cuentas y la prevención del fraude La segunda etapa como consecuencia de la depresión ( después de la segunda guerra mundial ) la comisión de valores y bolsa hizo responsable a los gerentes financieros de la fiabilidad de sus estados financieros, surgiendo la necesidad de implantar en las empresas un control financiero y contable, así como a intervenir en cuestionar las tomas de decisiones, la salvaguarda de activos y el profundizar en aspectos relativos a la gestión empresarial.
La tercera etapa comprende la actuación de la auditoría interna en el área de administración, tanto operacional, como financiera, proporcionando servicios de implementación y de protección.
En la actualidad el auditor interno, procede a la revisión de los controles internos implantados en las empresas con objeto de evaluar los distintos objetivos que el concepto de control interno persigue.
1.2 CONCEPTO MODERNO DE AUDITORÍA INTERNA
La profesión de auditoría interna está vinculada a procesos de supervisión y con objeto de tener garantías de que la actividad de la auditoría interna se realiza con criterios de eficacia los auditores se integran en el instituto de auditoría interna, cuya génesis se produce en el año 1941 en la ciudad de Nueva York.
Los principios o criterios que persigue el instituto son:
Proporcionar a nivel internacional normas para el desarrollo práctico de la auditoría interna y así como la emisión de certificados que reconozcan el ejercicio de la profesión
La investigación, divulgación y promoción hacia sus miembros del conocimiento de información concerniente al campo de la auditoría interna, así como los aspectos relacionados con el control interno
- Establecimiento de reuniones de carácter internacional que permitan el intercambio de conocimientos Aglutinar a todos los auditores internos de tal forma que se permita divulgar experiencia en auditoría y promover la educación en este campo.
El Instituto de Auditoría interna en España creado el 19 de Junio de 1990 en Madrid y declara en sus estatutos que la auditoría interna actúa dentro de las sociedades, organizaciones o instituciones únicamente para ayudar en su gestión a la dirección en sentido amplio de tal manera que sus informaciones y recomendaciones no trasciendan al exterior hacia usuarios externos de la empresa.
1.3 OBJETIVOS Y FUNCIONES
Auditor interno es un profesional que trabaja en el ámbito interno de la empresa y entre los objetivos que persigue se encuentran el alcance del trabajo de la auditoría.
El trabajo de auditoría comprende el examen y evaluación de la idoneidad y efectividad del sistema de control interno y de su eficacia para alcanzar los objetivos encomendados.
Entre ellos citamos:
- Fiabilidad e integridad de los informes
- Los auditores internos deben revisar la fiabilidad e integridad de la información financiera y operativa, y los
medios utilizados para identificar, medir, dosificar y divulgar dicha información Cumplimiento de política, planes, procedimientos, normas y reglamentos: Los auditores internos deben revisar los sistemas establecidos para verificar el cumplimiento de lo indicado y pueden tener un impacto significativo en las operaciones e informes y determinar si la organización los cumple.
Los auditores internos deben revisar los medios de salvaguarda de los activos y en caso necesario verificar la existencia de dichos activos
Utilización económica y eficiente de los recursos. Se trata de valorar la economía y la eficiencia con la que se emplean los recursos
Cumplimiento de los objetivos y fines establecidos para las operaciones o programas. Los auditores internos deben revisar las operaciones o programas para determinar si los resultados están en consonancia con los objetivos y si las operaciones o programas se están llenando a efecto en la forma prevista.
Las funciones de auditoría interna se integran dentro de las actuaciones o características que se asignana todo departamento de auditoría interna de tal manera que:
Respecto del personal debe garantizarse la formación técnica y experiencia de los auditores internos son los apropiados para las auditorías que efectúan.
El departamento de auditoría interna debe poseer u obtener los conocimientos, aptitudes y disciplinas requeridos para llevar a cabo sus responsabilidades.
- El departamento de auditoría interna debe asegurarse de que las auditorías estén debidamente supervisadas.
Para actuar en el departamento de auditoría interna, cualquier personal adscrito con carácter de auditor interno debe tener en cuenta:
- Cumplimiento de las normas profesionales de conducta
- Debe poseer los conocimientos técnicos y disciplinarios para la realización de las auditorías internas
- Los auditores internos están obligados a una formación permanente
- Los auditores internos deben poseer ciertas dosis de relaciones humanas y comunicación
- Los auditores internos deben actuar con el debido cuidado profesional
1.4. DIFERENCIA ENTRE AUDITORÍA INTERNA Y EXTENA
Concepto Auditoría Interna Auditoría Externa
1) Sujeto
Empleado ( Evitar que traslade información a otros sitios) Fcón: SALVAGUARDA EMP.
Profesional Independiente : se fija solo en la imagen fiel ( legislación vigente ) Su Fcón es EVALUAR EMP.
2) Grados de independencia
Limitada : El auditor interno no se limita exclusivamente a dar un informe de todo sino que se dedica a evaluar las peticiones de la dirección o del consejo. ESTA OBLIGADO A SEGUIR UN PROGRAMA
Total : Está sujeto a las directrices técnicas de auditoría.
3) Responsabilidad Laboral Penal : El informe del auditor tiene consecuencias jurídicas 4) Objetivo Examen de gestión ( =Toda actuación que se realice sobre activos o pasivos de la empresa) El sentido de activo o pasivo debe tomarse como se consideran desde
Examen de la situación financiera para dar opinión
Considerando estos aspectos mencionados, a nivel de auditoría interna:
- Refuerza su función de control en el conjunto de la organización
- Se pretende la actuación del auditor interno dentro de la organización
- Facilita la implementación de las recomendaciones Requiere un menor apoyo de dirección al ser una función entendida y comprendida por los diferentes niveles de la organización
A nivel de la dirección:
- Permite una utilización más eficiente de los recursos humanos localizados en el área de auditoría interna Facilita el conocimiento generalizado del control interno en el conjunto de la organización, de sus finalidades y sus objetivos básicos
- Fomenta un estilo de trabajo participativo a todos los niveles
TEMA 2 LA AUDITORÍA INTERNA EN LA EMPRESA
La norma nº 100 del ejercicio de la profesión de auditoría establece que los auditores internos deben ser independientes de las actividades que auditan. Esto requiere que los auditores internos deben gozar de juicios imparciales, que le permita trabajar con objetividad y la existencia del departamento de auditoría interna a un nivel jerárquico.
Se debe tener en cuenta:
El director del departamento de auditoría interna debe depender de una persona con un alto grado cualitativo dentro de la organización que le permita la independencia de su trabajo y no tener limitaciones en su actuación.
- El director del departamento de auditoría interna debe tener acceso directo al consejo ( forma parte de él )
- El consejo de administración es el encargado de intervenir en el nombramiento o cese del director El objetivo, autoridad y responsabilidad del departamento de auditoría interna debe estar reflejado en su estatuto, que entre otras cosas debe contener:
- La posición del departamento en la organización Autorizar el acceso a los registros, al personal y a los bienes, cuando sea necesario para la función de la auditoría.
- Definir el campo de acción de las actividades de auditoría interna El director de auditoría interna debe presentar anualmente a la dirección, para su aprobación, y al consejo para su conocimiento, un resumen del programa de trabajo, un plan de asesoramiento y un presupuesto financiero
El director auditoría interna debe informar de sus actividades a la dirección y al consejo con la frecuencia necesaria
En relación con la objetividad de que debe gozar el auditor interno, es necesario considerar:
La objetividad es una actitud mental independiente. Los auditores internos no deben elaborar su juicio sobre los temas de la auditoría al de otros.
Los auditores internos no han de colocarse en situaciones adonde se siente incapaces de emitir juicios profesionales objetivos.
2.2 ESTRATEGIA DEL DEPARTAMENTO OBJETIVOS Y RESPONSABILIDADES
Los objetivos del departamento de auditoría interna comprenden lo que se denomina el alcance del trabajo de auditoría. Esto es, cual es el campo de trabajo del auditor interno. En este sentido, la norma 300 indica, que la
auditoría interna debe comprender el examen y la evaluación de la idoneidad y la efectividad del sistema de control interno y de su eficacia para alcanzar los objetivos encomendados. En este sentido, los objetivos perseguidos por la auditoría interna están limitados a un marco de actuación propia. De esta manera tendremos que:
- El objetivo de salvaguarda de activos, tiene como marco de actuación lo siguiente:
- Se centra en la auditoría financiera contable
- Hace hincapié en método de protección y contabilización de activos
- Realiza una actuación de inspección y fiscalizadora Respecto del cumplimiento de políticas, planes, procedimientos, normas y reglamentos, su marco de actuación comprende:
- Verificar que efectivamente se cumplen Comprenden la revisión tanto de las normas y procedimientos de naturaleza contable como aquellos que afectan al funcionamiento administrativo de la organización
- El objetivo de la fiabilidad e integridad de la información tiene como marco de actuación:
- Revisar la información que se procesa en la organización
- Comprobar la fiabilidad y veracidad de su contenido
- Analizar los sistemas manuales e informáticos, a partir de los cuales se obtiene la información de gestión.
- Evalúan la idoneidad y utilización de la información
- Revisan los controles establecidos para asegurar que la información es exacta, íntegra y oportuna En relación con el objetivo de cumplimiento de objetivos , el marco de actuación de la actuditoría comprende:
- Aplicación de la auditoría operativa o de gestión La auditoría interna reduce su actividad en el área económica − financiera y se introduce en las distintas áreas de la organización
El objetivo de control interno que persigue la utilización económica y eficiente de los recursos involucra a la auditoría interna en el siguiente marco de actuación:
- Promover mejoras de procedimientos y prácticas de gestión Pone énfasis en los controles internos que permitan una mayor fiabilidad de la información como herramienta para gestionar de una manera más eficiente los recursos
En relación con las responsabilidades que debe acometer la auditoría interna hemos de indicar lo siguiente. El trabajo de auditoría interna debe incluir, la planificación de la auditoría, el examen y la evaluación de la información, la comunicación de los resultados, y el seguimiento.
En relación con estos términos hemos de indicar:
- Los auditores internos deben planificar cada auditoría Los auditores internos son los encargados de: recoger, analizar, interpretar y docu9mentar la información utilizada para justificar los resultados e la auditoría
- Los auditores internos siempre deben de informar sobre los resultados obtenidos en sus trabajos En relación con el seguimiento los auditores internos deben efectuar el seguimiento de la implantación de recomendaciones para determinar que se toman las acciones adecuadas con relación a los hechos auditados (implementación)
2.3. LOS AUDITORES INTERNOS Y DE GESTIÓN. CARACTERÍSTICAS Y REQUISITOS
PERSONALES Y PROFESIONALES
Los auditores internos y de gestión, se diferencian en la especialización del objetivo que persiguen. Así cuando se persigue evaluar objetivos de carácter operativo estamos hablando de evaluar tareas de gestión. No obstante, tanto el auditor interno como el de gestión están obligados de acuerdo con la norma 200 a las siguientes actuaciones:
- Fase de diagnóstico
- Fase de Propuesta
- Fase de la Negociación de la Propuesta
- Fase de Control e implementación
- Fase de Evaluación
La Fase de diagnóstico persigue la obtención de un conocimiento genérico de la actividad objeto en auditoría
Dentro de la fase de diagnóstico se puede distinguir las siguientes:
ELABORACIÓN PLAN TRABAJO AUDITORIA ADMINISTRATIVA, que comprende una estimación del tiempo y de los recursos necesarios para llevar a cabo esta actividad
TÉCNICAS RE COGIDA INFORMACIÓN: En ellas se recogen las siguientes actividades a realizar LA INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL, LA OBSERVACIÓN, EL CUESTIONARIO Y LA ENTREVISTA
ELABORACIÓN DE UN DIAGNOSTICO INTEGRAL: Esto quiere decir que la auditoría operativa no debe de centrar o limitar su estudio a una variable considerada esencial. Se debe tener en cuenta las distintas variables organizacionales, la evolución histórica y proyección de futuro, el entorno ñeque se desenvuelve, las pautas sociales establecidas en las situaciones estudiadas y otros factores relacionados con la conducta humana.
ELABORACIÓN DE UN DIAGNOSTICO CON UNA PROYECCIÓN PSICO−SOCIAL: esto requiere evaluar variables de carácter cualitativas como el nivel de motivación y de satisfacción de los empleados
ELABORACIÓN DE UN DIAGNOSTICO CON UNA PROYECCIÓN POLÍTICA: Esto comprende diseñar una estructura de relaciones de poder y grupos de influencia inherentes en la actividad analizada, detectando en su caso las relaciones de carácter conflictivo.
REALIZACIÓN DE UN DIAGNOSTICO PARTICIPATIVO: Se trata de que el analista o auditor realice su actividad de manera transparente e invite a los miembros de la unidad auditada a participar en el proceso de definición de problemas y soluciones. Esto significa que el auditor operativo no es el que define los problemas y las soluciones de la unidad sino el que ayuda a clasificar y a concretar los problemas con los soluciones que siempre han estado en la mente de los miembros de la unidad auditada.
Fase elaboración de la propuesta: Conocida la naturaleza y causas de las disfunciones, el auditor aporta soluciones, mediante la unificación de determinados elementos estructurales, procedimentales y materiales.
Para ello, las propuestas deben de ser presentadas con un cierto sentido de flexibilidad, de tal forma que se puedan eliminar alternativos que no afecten a los términos generales de la propuesta o en sentido contrario presentar un conjunto de propuestas alternativas con sus ventajas e inconvenientes ( COSTE − BENEFICIO ) y un posicionamiento del auditor respecto de sus pretenciones en virtud de criterios técnicos.
Fase de negociación de la propuesta:
En esta fase se pretende eliminar los problemas de incomprensión, desviación o bloqueo que pueden presentarse en la fase posterior de implementación.
En este sentido merece exquisito cuidado el lenguaje de comunicación de las opiniones y la exposición de los hechos y de las causas de manera tal que la presentación de lo anterior debe ser preciso y respetuoso y debe de intentarse que se acomode al modo de pensar de los interlocutores.
Fase de control de implementación:
El control de la implementación es el proceso en que la unidad de auditoría está capacitada para iniciar y regular la conducta de las actividades, para que sus resultados se ajustes a las expectativas y a los objetivos diseñados.
El auditor debe controlar el proceso de implementación para:
- Evitar desviaciones intencionales, que varíen los objetivos del reestructurador.
- Solucionar los problemas que se presenten durante el proceso de implementación.
Fase de evaluación del proceso de cambio de la organización:
La evaluación es la investigación sistemática del proceso de confección y una propuesta de organización y de su aplicación.
En el proceso de evaluación se debe observar todo el proceso y no exclusivamente una parte del mismo, es decir, la fijación de objetivos, la recopilación de datos, la presentación de diagnóstico y la propuesta de organización, la negociación de la propuesta y el proceso de implementación y control son los pasos que permiten evaluar en conjunto una actividad.
El proceso de evaluación comprende:
- Buscar indicadores que muestren el grado de eficacia y eficiencia
- Identificar los puntos débiles y los puntos fuertes Especificar los puntos fuertes y débiles, se deben incorporar estos conocimientos a la dinámica de la actividad de la unidad que se audita
Los indicadores de gestión que indican eficiencia y eficacia no existen. En cada actividad hay que crearlos, bajo el concepto de eficiencia y eficacia que se tiene.
3.3 ETAPAS DEL PROCESO DE AUDITORIA OPERATIVA
Comprende unas actuaciones que el departamento de Auditoría Interna debe practicar. Entre estas actividades se pueden distinguir las actividades previas al trabajo de campo, posteriores y los costes del proceso de auditoría.
Las actividades previas al trabajo de campo comprenden la planificación que debe realizarse para efectuar a auditoría de un área
Desde el momento en que se inicia el proceso de auditoría se establece dos líneas de autoridad:
- Recopilación de antecedentes
- Planificación de auditoría en casos concretos
Recopilación de antecedentes: Se basa en el análisis documental de la información ubicada físicamente en la unidad de auditoría.
Simultáneamente se procede a planificar la auditoría con los responsables de la unidad auditada que comprende: la concreción de objetivos, el alcance del trabajo de auditoría, la identificación de los principales temas y la metodología a aplicar en el proceso.
Una vez realizado esto, es necesario obtener un criterio genérico de la unidad, actividad, etc. A auditar, lanzando un cuestionario protocolizado, que permita detectar las variables más significativas.
La siguiente actividad es la integración de la información obtenida como antecedente y el cuestionario protocolizado.
La planificación a largo y medio plazo significa seleccionar las áreas en la organización que se auditarán y establecer unas prioridades en su realización. Las prioridades se determinan basándose en un criterio de valoración del riesgo de las áreas de la organización.
Hemos de entender el riesgo como aquella posición que toma la empresa en distintas áreas funcionales como son: el riesgo financiero, el riesgo en la contratación de personal...
3.4 CAPTACIÓN INFORMACIÓN Y TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
La captación de información tiene como principal dificultad detectar en primer lugar la información de carácter significativa y en segundo lugar es necesario tener un esquema conceptual de cómo ordenar y clasificar la información.
En tercer lugar hay que saber que medios hay a utilizar para obtenerla y por último es necesario saber como se puede obtener al menor coste posible.
Como ya hemos indicado las fuentes de información del auditor interno son el propio entorno en el que se desenvuelve la organización empresarial. Por ello se puede distinguir seis vías diferentes de obtención de la información.
Explotación de la información propia de la unidad de auditoría. Esto es un conocimiento genérico de la organización, que comprende un diseño orgánico y funcional
- Los cuestionarios de chequeo
- Observación directa
- Entrevista Cuestionarios específicos que tienen por finalidad obtener información más precisa derivada de un proceso de entrevista y de observación directa
3.5 DIAGNÓSTICO Y EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA
Los objetivos de una auditoría operativa pretenden evaluar el grado de economía, eficiencia y eficacia y coherencia de las acciones de la compañía, en relación con los objetivos que tiene establecidos. El diagnóstico de auditoría puede tener diferentes grados de sofisticación o complejidad entre ellos cabe distinguir cuatro niveles diferentes:
Comprende la etapa de implementación, cuyo objetivo principal es la identificación de problemas, de puntos débiles en las variables de control en la organización, de forma que los destinatarios del informe estén en condiciones de solucionarlos o eliminarlos
Se produce cuando se acepta la actuación de la auditoría dentro de la organización y la auditoría tiene en esta etapa el objetivo principal de confirmar la ausencia de problemas o puntos débiles referidos a las reglas y controles establecidos en la etapa anterior
Nivel de sofisticación. Se alcanza cuando la metodología de auditoría se ha consolidado en la organización y su objetivo principal es confirmar la eficacia de los sistemas de control, implantados en las etapas anteriores.
Se alcanza cuando la auditoría es impulsar de los cambios organizativos de tal forma que la auditoría actúa como agente de cambio organizacional siendo el resto de los miembros de la organización, sus propios auditores
Esto no quiere decir que no deba de procederse a un proceso de auditoría interna en las empresas que ya la tienen implantada, sencillamente el estudio y evaluación del área se centrará en unidades significativas
Cuando se tiene que cambiar la estructura funcional ( factor humano ) indirectamente estamos afectando a los costes de factor humano implicados en el cambio de la actividad.
Para poder realizar este tipo de cambios hay que tener presenta la legislación de carácter laboral.
En otro sentido la asignación de funciones genera en esta, una conducta de las personas asociadas a la misma y aquí que las modificaciones en la estructura funcional afecten a la conducta y es necesario efectuar supervisiones sobre las modificaciones hechas dado los rechazos que ello puede suponer.
Diseño organizativo: Quiere decir que la estructura de las secciones no es acorde con el proceso revisado y eso implica la dependencia jerárquica de algunas secciones que antes no la tenían aunque tenían asignadas las mismas funciones.
En auditoría operativa que afecta al diseño organizacional no hay prácticas de gestión ni modelos de organización comúnmente aceptados.
Una de las técnicas que permite acometer las modificaciones organizacionales es el STREAM ANÁLISIS.
Las etapas del stream análisis son las siguientes:
- Identificación de las dimensiones organizativas básicas
- Identificación y elaboración del inventario de problemas de la organización
- Establecer la relación de problemas
- Establecer relaciones entre los problemas
- Seleccionar las ramificaciones más relevantes
TRATAMIENTO DE LA INFOMACIÓN DE AUDITORIA INTERNA
Debe de adoptarse a los objetivos de la auditoría y en cualquier caso el formato ha de ser normalizado o estandar tanto para el destinatario como para el propio auditor.
La estandarización no debe acometer solamente el formato sino la manera en que debe presentarse toda información tanto cualitativa como cuantitativa.
Un aspecto que debe cuidar se en la presentación del informe es la terminología a utilizar, ya que el informe debe ser entendido por la persona a quien se presenta ( cultura empresarial )
El informe de auditoría debe presentar la siguiente información básica:
- Introducción
- Resumen
- Cuerpo del informe
La Introducción debe contener:
- Objetivos de la auditoría y origen de la misma
- Alcance, esto es, espacio físico, temático y temporal que se audita Metodología, esto es, fuentes de información consultadas, personas entrevistadas, instrumentos utilizados y modelos
- Antecedentes, que hacen mención a las últimas auditorías o estudios realizados
El resumen debe contener:
acordes con los métodos empleados y de la utilización de los medios todo ello bajo la perspectiva de la consecución de la eficiencia.
- Dotar en el seno de la organización de la empresa de una dinámica de progreso
TEMA 4 EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
4.1 DEFINICION DE CONTROL INTERNO
Se trata de un proceso efectuado por el consejo de administración, la dirección y el resto de personal de una entidad diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías:
- Eficacia y eficiencia de las operaciones ( objetivo operativo )
- Fiabilidad de la infraestructura financiera
- Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables
El control interno se puede considerar eficaz en cada una de las 3 categorías si el consejo de admón. Y la dirección tienen la seguridad razonable de que:
Disponer de información adecuada sobre hasta que punto se estan logrando los objetivos operacionales de la entidad
- Se preparan de forma fiable los estados financieros públicos
- Se cumplen las leyes y normas aplicables
El control interno está compuesto de cinco componentes relacionados entre si que se derevan de la manera en que la dirección dirija la empresa y están integrados en el proceso de dirección.
Los componentes de control interno son:
Entorno de control:
Los factores de entorno de control incluyen la integridad, los valores éticos y la capacidad de los empleados de la entidad, la filosofía de dirección y el estilo de gestión, la manera en que la dirección asigna la autoridad y las responsabilidades y organiza y desarrolla profesionalmente a sus empleados y por último la atención y orientación que proporciona el consejo de administración
Por ello el entorno de control marca la pauta del funcionamiento de una organización e influye en la concienciación de sus empleados respecto al control:
Evaluación de los riesgos
Consiste en la identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos y sirve de base para determinar como han de ser gestionados los riesgos. Debido a que las condiciones económicas, industriales, legislativas y operativas continuarán cambiando continuamente es necesario disponer de mecanismos para identificar y afrontar los riesgos asociados con el cambio. Hemos de tener presente que cada entidad se enfrenta a diversos riesgos externos e internos y una condición previa a la evolución del riesgo es la identificación de los objetivos a los distintos niveles vinculados entre si e internamente coherentes.
Actividades de control
Son las políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que se llevan a cabo las instrucciones de la dirección. Ayudan a asegurar que se toman las medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados con
la consecución de objetivos.
En estas actividades se incluyen las aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, revisiones de rentabilidad, operativa y salvaguarda de activos
Información y comunicación
Esta actividad engloba las construcción de la información contable y tiene por objeto que los empleados comprendan cual es su papel en el sistema de control interno y en que manera las actividades individuales están relacionadas con el trabajo de los demás.
Por ello han de tener medios para comunicar la información significativa a los niveles superiores y en general debe existir una comunicación eficaz con terceros como clientes, proveedores, órganos de control y accionistas.
Supervisón
Se trata de un proceso que comprueba que se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. Esto se consigue mediante actividades de supervisión continuada, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas. El alcance que la frecuencia de las evaluaciones periódicas dependerá de una evaluación de los riesgos y de la eficacia de los procesos de supervisión continuada.
Las deficiencias deben ser comunicadas a los niveles superiores y la alta dirección y el consejo de administración deben ser informados de aspectos significativos.
El control interno junto con la clasificación de los objetivos y de los componentes y de los criterios para lograr la eficiencia constituyen el marco del control interno
Un control interno es eficaz cuando lo es en cada u9no de sus componentes, respecto de los objetivos dados y por cada una de las actividades.
La dinámica de la empresa es la que marca los objetivos mprendidos según las actividades que realiza. Tener la seguridad razonable de que se cumplen los objetivos marcados requiere la implantación de un control interno pero el control interno no puede conseguir:
- No puede hacer que un gerente intrínsecamente malo se convierta en un joven gerente El control interno no asegura la fiabilidad de la información financiera y el cumplimiento de las leyes y normas aplicables, únicamente puede dar un grado de seguridad razonable, no absoluta, la dirección y el consejo en cuando a la consecución de los objetivos de la entidad. Las posibilidades de éxito se ven afectadas por las limitaciones inherentes a todos los sistemas de control interno.
Estas limitaciones incluyen el hecho innegable de que las opiniones en las que se logran las decisiones pueden ser erróneas y se pueden producir fallos como consecuencia de un simple error o equivocación.
Los controles pueden salvarse o no cumplirse cuando dos o más personas se ponen de acuerdo y es necesario advertir de que el diseño de un sistema de control interno debe reflejar el hecho de que existen restricciones sobre los recursos y que en los beneficios de los controles ha de ser considerados en relación con los costes correspondientes.
TEMA 6 AUDITORÍA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
El campo de la auditoría informática está fundamentado en 2 aspectos que son la evaluación del software y
Existe un acuerdo unánime sobre los objetivos que se deben establecer en auditoría para los sistemas de información ya que se abarca todo el entorno informático de la organización, que comprende desde el centro de proceso de datos hasta cualquier tipo de comunicación o redes que se implanten en un entorno físico.
Los bienes informáticos comprenden elementos materiales y elementos lógicos. Cuando éstos son adquiridos en el mercado no presenta ninguna dificultad su valoración, ahora bien, dado que la empresa puede necesitar aplicaciones puntuales los departamentos de informático generan programas de gestión que constituyen los denominados activos intangibles.
Factor determinante para el establecimiento de los objetivos perseguidos por el auditor pueden ser:
- Características de la organización objeto de estudio
- Características del departamento de informática a auditar
- Limitaciones técnicas del auditor
- Determinar el nivel de riesgo aparente del sistema o instalación a auditar
- Identificar las áreas críticas de control en las que se detecten unos mayores índices de riesgo
- Definir objetivos y alcance del trabajo a auditar
Considerados estos factores podemos clasificar los objetivos que se persiguen con la A.S.I. en las siguientes categorías:
Aquellos que colaboran a la mejora de la eficacia de la organización informática y protección de sus activos y recursos, ocmo por ejemplo evaluación de los códigos de acceso
Aquellos objetivos que permitan garantizar que los sistemas de información produzcan resultados fiables en un plazo y coste aceptable y que satisfagan las necesidades de los usuarios
Aquellos que van destinados a mejorar los procedimientos, estandares y planificación, colaborando en su diseño y en la actualización de sus normas, esto es, no solo debe garantizarse la efectividad del sistema ( el logro de sus objetivos ) sino también su eficiencia, es el que consume la mínima cantidad de recursos para conseguirlos.
3 DESARROLLO DE UNA AUDITORÍA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Las fases de una A.S.I son
- Toma de contacto
- Planificación de la operación
- Desarrollo de la auditoría
- Síntesis y diagnóstico
- Presentación de conclusiones
- Redacción de informe y formación del plan de mejoras Toma de contacto : comprende un análisis inicial que tiene que ver con la organización global de la empresa y también comprende el estudio sobre la estructura organizativa a nivel jerárquico y formal del departamento de sistemas de información. Posteriormente se procede a conocer con más profundidad o detalle la estructura organizativa de la empresa a través de los denominados papeles de trabajo que comprenden las entrevistas y cuestionarios que se formulan para la comprensión de la organización
Planificación de la operación: detalle, aspectos relevantes que van a ser considerados en la realización de la auditoría, como por ejemplo áreas que cubrirá el estudio, objetivos esperados de la auditoría, forma en que se llevará a cabo la auditoría, personas que colaborarán en el desarrollo de la auditoría y en que no intervendrán y documentación a reunir ( estadísticas, manuales de procedimiento, etc
Desarrollo de la auditoría: se evalúa los aspectos contemplados en la fase anterior y los temas específicamente analizados de esta fase serán:
- El entorno informático Los aspectos referidos al grado de utilización y satisfacción de los diferentes usuarios que menejan las aplicaciones
Síntesis y desarrollo : como su nombre indica se procede a analizar e interpretar la información obtenida en las fases anteriores. En esta etapa se pretende poner en evidencia los puntos débiles y fuertes del sistema, los riesgos eventuales, las posibles mejoras y las soluciones posibles a alcanzar ( análisis coste beneficio)
Presentación de las conclusiones : debe efectuarse mediante: Hechos constatados, esto es, las conclusiones deben estar argumentadas, probadas y documentadas evitando su posible refutación. Proposiciones realistas y constructivas. Análisis coste beneficio
Redacción del informe y formación del plan de mejoras : en este sentido el informe final de auditoria constituye el documento que expresa el juicio emitido por el auditor y la única referencia oficial. El informe de auditoría debe estar estructurado de la siguiente forma:
- Carta de presentación, esto es, resumen−conclusión del trabajo de auditoría Introducción al informe donde se expone los objetivos evaluados, condiciones en que se ha desarrollado la auditoría y resumen de observaciones y recomendaciones
Principales observaciones, en ellas se deben reflejan el detalle de las observaciones realizadas y las deficiencias constatadas de acuerdo con los siguientes criterios: Descripción exacta, convincente y no repetitiva de las deficiencias. Consecuencias y repercusiones predecibles y breve recomendación del auditor
Recomendaciones y plan de acción−mejoras: el plan de mejoras normalmente se puede contemplar en 3 plazos: A corto plazo con mejoras que supongan pequeña inversión en tiempo y dinero. A medio plazo: implantación de aplicaciones que exigen una mayor inversión en tiempo y dinero y a largo plazo, consideraciones que afectan a políticas o reorganizaciones estructurales
4 APLICACIONES DE LA A.S.I.
La auditoría de la A.S.I. se pueden desarrolalr en las siguientes áreas diferenciadas:
Auditoría de la seguridad física y logística: tiene que ver con el principio de la auditoría interna, denominado salvaguarda de activos que comprende: La auditoría del entorno físico, esto es, análisis de la adecuación de las instalaciones, salvaguarda ante un posible fuego o inundaciones, acceso físico al hardware, pólizas de seguir, etc. La auditoría de la seguridad lógica que pretende la salvaguarda en dos aspectos: la acreditación de los usuarios y el secreto de archivos y transacciones
Auditoría de la planificación: está dirigida a los 3 niveles básicos de la estructura de las organizaciones y en consecuencia a satisfacer sus necesidades de información o bien para la toma de decisiones o bien para realizar materialmente estas últimas
Auditoría de la organización y gestión del proceso de datos: pretende adecuar la organización y gestión del centro de procesos de datos a las estructuras organizativas de gestión y procedimientos existentes en una empresa
Auditoría de explotación: persigue examinar los procedimientos seguidos en el departamento del proceso de datos en su operatividad diaria, como por ejemplo control sobre la ejecución de programas y su almacenamiento.
Auditoría dedicada al entorno hardware y software: se persigue garantizar un eficiente funcionamiento y utilidad del ordenador garantizando su continuidad en el tiempo
TEMA 7 AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS
1 INTRODUCCIÓN
La evaluación de los Recursos humanos hace referencia a los 3 objetivos que se evaluan ( persiguen ) en el control interno: el operativo que comprende ratios de gestión con el objeto de obtener la eficacia
En el diseño y desarrollo de pruebas de detalles de saldos para cuentas en el ciclo de nóminas y personal el análisis de las cuentas que reflejan la situación del personal se centra en los siguientes aspectos:
- Cantidades referidas para su ingreso en las instituciones públicas
- Sueldos y salarios acumulados que se devengan hasta el período siguiente
- Proceso de acumulación de comisiones
- Modificaciones concedidas por las instituciones derivadas de la contratación laboral
- Control sobre los pagos acumulados por vacaciones, pagos por enfermedades u otro tipo de beneficio Pruebas de detalle de saldos para las cuentas de gastos que requieren para su estimación el desglose adicional de costes por división o sucursal
TEMA 9 AUDITORÍA DEL PROCESO DE FABRICACIÓN
1 EL SISTEMA DE PRODUCCIÓN DE LA EMPRESA. ESTRUCTURA
La estructura de los costes de fabricación debe satisfacer tanto a usuarios externos como internos. Su dificultad estriba en que la formación de los costes debe estar sujeta a la normativa contable que valora las existencias de producto terminado.
Desde la perspectiva interna, y a efectos de análisis, los costes se diferencias en variables fijos y semivariables, esto es, aquellos que se mantienen constantes para un determinado volumen de actividad la dificultad de presentar la imagen fiel y respetar las necesidades de información interna requieren el desglose de los gastos por departamentos. A estos efectos se tiende a localizar costes de acuerdo con el carácter formal de la sección o departamento. De aquí que se tome como modelos de formación de costes el funcional y el ABC
El proceso de fabricación basado en el JIT presenta la ventaja de no asumir costes de almacenamiento. Ello requiere el establecimiento de un parque de proveedores que asumen los costes de aprovisionamiento
2 ASIGNACIÓN DE COSTES
La asignación de costes puede basarse en el concepto tradicional que persigue un objetivo de coste medible imputándole costes directos e indirectos, esto es, asimilable al modelo español. En este proceso de formación de costes con carácter genérico se sigue el siguiente proceso:
Acumular los costes de todos los centros de costes de producción y todos los centros de costes de servicios
- Asignar el coste de todos los centros de costes de servicios a los centros de costes de producción El coste total de los centros de costes de producción se asignan a los objetos de costes producidos en dichos centros
La forma de evaluar este proceso de formación de costes consiste en la implantación de costes predeterminados o estándares que detectan las desviaciones en eficacia y economía. Un punto crítico es la determinación de la validez del coste estándar que se concreta en estudios de eficacia persiguiendo mantener su validez con el contraste de variables exógenas a la empresa. Las desviaciones que puedan producirse, dada la perfeccion del proceso de producción, siempre se orienta hacia los indicadores de precios y la evaluación de lo que no es controlable por la empresa, el factor humano, al que se incide sobre aspectos de conducta generando lo que se llama la ética de la empresa.
3 CREACION DE UN MODELO ABC
Para configurar un modelo de costes ABC deben efectuarse los siguientes pasos:
Determinación de las actividades que comprende dos aspectos: definir los límites del proyecto y documentar el proceso. Este último apartado comprende enumerar todas las actividades dentro de cada área y los flujogramas deben ser revisados por el personal de los mismos
- Determinación de los costes directos Asignar los costes indirectos a los centros de costes, esto es, utilizando los flujogramas indicados, determinar las agrupaciones lógicas de costes
- Determinar cómo se medirán las transacciones
- Recoger información sobre transacciones Calcular los costes de las actividades que consiste en dividir los centros de costes entre el número de transacciones de cada actividad para obtener los costes de las actividades
Calcular el coste de los productos. Existen varios estratos de costes que añadir a un producto con arreglo al modelo ABC que comprende: Añadir los costes directos, añadir los costes de los activos, añadir el coste de otros centros, como por ejemplo los de marketing y los generales y administrativos
Usar la información, que consiste en revisar los costes de los productos calculados en base al sistema tradicional y compararlos con el nuevo sistema de cálculo. Esta revisión supone siempre la reducción de los gastos generales de fabricación que puede realizarse a través de las siguientes medidas.
- Reducir el número de opciones de productos
- Reducir el número de componentes utilizados
- Reducir el número de traslados de materiales
- Reducir el número de peticiones de cambios técnicos
- Reducir el número de proveedores 4 CONTROL DE LOS GASTOS GENERALES DE FABRICACIÓN ( G.G.F.)
De manera tradicional la forma de controlar los G.G.F. es establecer estándares y sujetos a una planificación
Esto supone que la superación de los límites establecidos debe estar siempre autorizada y en este sentido la misión del controlador de costes es informar sobre variaciones y tendencias
Las variaciones controlables pueden definirse como la diferencia entre el presupuesto al nivel corriente de actividad y los gastos generales. Se pueden distinguir dos tipos de variaciones: la variación del gasto y la variación de eficiencia.
La variación del gastos surge porque se gasta más de acuerdo con la hor−máquina, la hora−Mano de obra
La variación en la eficiencia es la diferencia que existe entre las horas reales y las horas estándar, todas ellas referidas a un mismo volumen de actividad
Puede indicarse los siguientes estándares operativos utilizados para el seguimiento de los gastos:
- Gastos totales de fabricación en relación con los costes totales de mano de obra directa
- Gastos de mano de obra indirecta en relación con el total de gastos de fabricación
- Gastos de reparaciones y mantenimiento en relación con el número de horas−máquina
- Gastos por tiempo improductivo en relación con horas de funcionamiento
TEMA 10 AUDITORÍA DEL ÁREA COMERCIAL DE LA EMPRESA
1 LA FUNCIÓN COMERCIAL EN LA EMPRESA
