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Procedimiento detallado de la auditoria interna de una empresa
Tipo: Apuntes
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ÍNDICE Página
ELABORADO REVISADO APROBADO
Coordinador OHSAS 18001 Gerente General Gerente General
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
FECHA: FECHA: FECHA:
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El Auditor Líder es Responsable de:
1. Asistir a la elección del Equipo de Auditores Internos. 2. Preparar el Plan Anual y el Programa de cada Auditoria Interna. 3. Representar el Equipo frente a la Gerencia de la Organización (Conducción de Reuniones Iníciales, Final e Informativas). 4. Coordinar la actuación del Equipo Auditor. 5. Tomar las Decisiones Finales sobre la Auditoria y sus Hallazgos. 6. Presentar el Informe de Auditoria.
Todo el Personal tiene la responsabilidad de cumplir las disposiciones establecidas en este procedimiento.
Versión:
Revisión:
4.Auditor Líder, realiza reunión de apertura en la cual se presenta al equipo auditor y fija las reglas básicas para la efectiva realización de la auditoría. Como mínimo en la reunión de apertura se encontraran el equipo auditor, el representante de la dirección y representantes de las áreas auditadas. Registra la asistencia a esta reunión en el formato “Control de Asistencia” (Formato libre). En caso de ausencia de cualquiera de estos funcionarios, ellos mismos deberán designar su reemplazo. Revisa con los asistentes el objetivo, el alcance, los criterios a aplicar y la forma en que se va a ejecutar la auditoría. 5.Equipo de Auditores, realiza la auditoria según el programa elaborado. 6.Auditores, reúne evidencia objetivas a través de entrevistas, revisión de los documentos, registros y de la observación de los procesos y actividades. 7.Equipo de Auditores, registra la no conformidad cuando se haya incumplido con los requisitos de seguridad. Registra en el formato “Reporte de No Conformidad y Acciones Correctivas”, descripción de No Conformidad, el elemento de la norma que incumple, el área, la fecha y el auditor responsable. 8.Auditores/ Comité de Seguridad Industrial, participan en la reunión de enlace, la que se realiza al final de cada auditoría para revisar las No Conformidades y observaciones que se han presentado durante el día. 9.Auditor Líder, concluido el informe convoca a la reunión de cierre en la cual estarán presente el asistente de la reunión de apertura, en la medida de lo posible. En esta reunión se expresa un comentario general de la auditoría, se presentan los resultados comentando el “Informe de Auditoria” (Formato Libre). Registra la asistencia de los funcionarios a la reunión de cierre en el formato Control de Asistencia (Formato Libre). 10.Auditores, presentar en la reunión de cierre el total de las No Conformidades Levantada. 11.Auditor Líder, entrega a los Gerentes o Jefes Departamentales y al Jefe del Comité de Seguridad Industrial las No Conformidades levantadas. 12.Auditor Líder, elabora el informe de auditoría (Formato Libre), con copia para el Gerente General y Jefe del Departamento de Seguridad Industrial. 13.Jefe del Comité de Seguridad Industrial, realiza el “Análisis de la Causa” y registra sus conclusiones en el “Reporte de No Conformidad y Acciones Correctivas”. Tomar sin demora injustificada acciones para eliminar las No Conformidades detectadas y sus causas indicando la fecha máxima de la
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implantación de esta acción. Las acciones deben ser apropiadas a los efectos de las No Conformidades encontradas. 14.Auditores, realiza el seguimiento de las acciones tomadas en la fecha posterior a la establecida como plazo y registra los resultados en el formulario “Reporte de No Conformidad y Acciones Correctivas”. 15.Jefe del Comité de Seguridad Industrial/ Auditados, verifica acciones correctivas y firma reportes de No Conformidades. Si la acción correctiva no ha eliminado la causa de la No Conformidad, los responsables del área auditada debe volver a realizar el análisis de causas y tomar las acciones necesarias hasta que se elimine el origen del incumplimiento, la efectividad de las acciones correctivas, se realiza posterior a la fecha de seguimiento. Si la verificación es exitosa, firma el “Reporte de No Conformidad y Acciones Correctivas” como evidencia del cumplimiento y da por cerrada la No Conformidad.
6. CRITERIOS DE AUDITORÍA. Los criterios de auditoria aplicados son: - Todos los elementos de la Norma, excluyendo solamente las excepciones consideradas en el alcance del S.G. - Normas - Normas, especificaciones y requisitos legales identificados por la organización. Los incumplimientos detectados durante una auditoria, se los clasifican como: No Conformidad Mayor. Se tiene este tipo de no conformidad en los siguientes casos: - El incumplimiento total de una cláusula de la Norma. - El incumplimiento total de lo señalado en los documentos de trabajo establecidos por la organización. - El incumplimiento de un requisito legal. No Conformidad Menor. Este tipo de no conformidad incluye todos aquellos incumplimientos detectados durante una auditoria y que no constituya ningún caso de no conformidad mayor. Por ejemplo: incoherentes entre la evidencia objetiva y lo declarado en los documentos, incumplimientos puntuales evidenciados en los registros de calidad o por el personal auditado.
Normas
Revisión:
