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PAPEL DE TRABAJO
CONTROL DE HALLAZGOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
Nº ORIGEN PROCESO
VIGENCIA 2011
CODIGO REPORTE ESTADO OBSERVACION
SI NO
1 1 X
Nº ORIGEN PROCESO
VIGENCIA 2012
CODIGO REPORTE ESTADO OBSERVACION
SI NO
1 1 N/A N/A X
Nº ORIGEN PROCESO
VIGENCIA 2013
CODIGO REPORTE ESTADO OBSERVACION
SI NO
OBSERVACIONES/
RECOMENDACIONES Y/O NO
CONFORMIDAD
FORMULACION PLAN DE
MEJORAMIENTO
MAPA DE
RIESGOS
PLANEACION
ESTRATEGICA
3 riesgos definidos para el proceso:
1. Generación de informes
inconsistentes. 2. Planeación
inadecuada de los planes y
proyectos. 3. Incumplimiento de las
metas financieras.
Sin reportes de seguimiento
por parte del proceso.
SIN
VERIFICAR
Pendiente
verificación de
cumplimiento una
vez el proceso
reporte el
seguimiento
respecto al mapa
de riesgos.
OBSERVACIONES/
RECOMENDACIONES Y/O NO
CONFORMIDAD
FORMULACION PLAN DE
MEJORAMIENTO
AUDITORIAS
INTERNAS
PLANEACION
ESTRATEGICA
No se formuló Plan de
Mejoramiento para el informe
realizado.
OBSERVACIONES/
RECOMENDACIONES Y/O NO
CONFORMIDAD/RIESGO
FORMULACION PLAN DE
MEJORAMIENTO
1 1 N/A N/A X
Nº ORIGEN PROCESO
VIGENCIA 2014
CODIGO REPORTE ESTADO OBSERVACION
SI NO
Nº ORIGEN PROCESO
VIGENCIA 2015
CODIGO REPORTE ESTADO OBSERVACION
SI NO
AUDITORIAS
INTERNAS
PLANEACION
ESTRATEGICA
No se formuló Plan de
Mejoramiento para el informe
realizado.
OBSERVACIONES/
RECOMENDACIONES Y/O NO
CONFORMIDAD/RIESGO
FORMULACION PLAN DE
MEJORAMIENTO
AUDITORIAS
INTERNAS
Para este período
no se proyecto
auditoria en el
programa anual
de auditoria para
este proceso.
OBSERVACIONES/
RECOMENDACIONES Y/O NO
CONFORMIDAD/RIESGO
FORMULACION PLAN DE
MEJORAMIENTO
AUDITORIAS
INTERNAS
Para este período
no se proyecto
auditoria en el
programa anual
de auditoria para
este proceso.
1 1 CERRADO X
Nº ORIGEN PROCESO
VIGENCIA 2013
CODIGO REPORTE ESTADO OBSERVACION
SI NO
1 1 CERRADO X
Nº ORIGEN PROCESO
VIGENCIA 2014
CODIGO REPORTE ESTADO OBSERVACION
AUDITORIA
INTERNA
MEJORAMIENTO
CONTINUO
Producto y Servicio No Conforme: En
visita se evidenció que aunque el
procedimiento ya está aprobado no se
ha implementado, incumpliendo el
numeral 8.3 de la NTCGP1000:
Se determinaron los
principales requisitos de
conformidad E-MEJ-FT-006, de
acuerdo a cada una de las
áreas de derecho. Se identificó
No conformidades
diligenciados en el formato
Producto y/o servicio No
conforme E-MEJ-FT-007,
producto de la verificación
realizada por la Oficina
Asesora de Planeación.
OBSERVACIONES/RECOMENDACIONES
Y/O NO CONFORMIDAD/RIESGO
FORMULACION PLAN DE
MEJORAMIENTO
AUDITORIA
INTERNA
MEJORAMIENTO
CONTINUO
Producto y Servicio No Conforme: En
visita se evidenció que aunque el
procedimiento ya está aprobado no se
ha implementado, incumpliendo el
numeral 8.3 de la NTCGP1000:
Se determinaron los
principales requisitos de
conformidad E-MEJ-FT-006, de
acuerdo a cada una de las
áreas de derecho. Se
identificaron no
conformidades diligenciados
en el formato Producto y/o
servicio No conforme E-MEJ-
FT-007, producto de la
verificación realizada por la
Oficina Asesora de Planeación.
OBSERVACIONES/RECOMENDACIONES
Y/O NO CONFORMIDAD/RIESGO
FORMULACION PLAN DE
MEJORAMIENTO
Nº ORIGEN PROCESO
CODIGO REPORTE ESTADO
SI NO
OBSERVACION
Nº ORIGEN PROCESO
VIGENCIA 2015
CODIGO REPORTE ESTADO OBSERVACION
SI NO
OBSERVACIONES/RECOMENDACIONES
Y/O NO CONFORMIDAD/RIESGO
AUDITORIA
INTERNA
Para este período no
se proyecto auditoria
en el programa anual
de auditoria para este
proceso.
OBSERVACIONES/RECOMENDACIONES
Y/O NO CONFORMIDAD/RIESGO
FORMULACION PLAN DE
MEJORAMIENTO
AUDITORIA
INTERNA
Pendiente ejecución
auditoria vigencia
2015, programado
para el último
trimestre de 2015.
4 4 Sin reportes de seguimiento por parte del proceso. ABIERTO X 5 5 Sin reportes de seguimiento por parte del proceso. ABIERTO X Nº ORIGEN PROCESO VIGENCIA 2013 COD OBSERVACIONES/RECOMENDACIONES Y/O NO CONFORMIDAD/RIESGO REPORTE ESTADO OBSERVACION SI NO 1 1 ABIERTO X 2 2 Sin reportes de seguimiento por parte del proceso. ABIERTO X AUDITORIAS INTERNAS COMUNICACIONES GESTION DE Se recomienda revisar el Decreto 1151 de 2008. (Estrategia de Gobierno en Línea), puesto que en auditoria se pudo constatar que si bien el proceso de comunicaciones articula la implementación de elementos y requisitos que exige el Decreto para la actualización de la página web del IDIPRON; en la caracterización del proceso se señala el Decreto, como criterio normativo, entendiendose el compromiso en la implementación de las fases de gobierno en línea y el cumplimiento de los plazos establecidos para su operacionalización. De no ser así, se deberá ajustar la caracterización y/ o el normograma, describiendo el ámbito de aplicación de la norma en el proceso.
- A la fecha, pese a que la Oficina de Control lnterno ha solicitado la formulación del plan de mejoramiento, el proceso no ha hecho la entrega formal del mismo, lo cual se puede evidenciar de acuerdo a Memorando 2013IE3401, de fecha 12/04/2013, por cuanto se hace la solicitud al proceso de la formulación del plan de mejoramiento 2012 y seguimiento a los planes de las vigencias 2011 y 2013, respectivamente. 2. Es de anotar que en la vigencia 2013, la coordinadora encargada formula los planes de mejoramiento cumplimiento este día (17/12/2014) El proceso no ha enviado seguimiento correspondientes y la OCI realiza la verificación de respecto a acción definida. AUDITORIAS INTERNAS GESTION DE COMUNICACIONES Se recomienda revisar el Acuerdo 060 de 2001 (Pautas para la Administración de las Comunicaciones Oficiales), en razón a que dada la etapa de desarrollo del proceso no se encuentra claramente establecida la articulación del proceso de Comunicaciones en la implementación de los lineamientos y procedimientos que permitan a la entidad cumplir con los programas de gestión documental (producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos).
- A la fecha, pese a que la Oficina de Control lnterno ha solicitado la formulación del plan de mejoramiento, el proceso no ha hecho la entrega formal del mismo, lo cual se puede evidenciar de acuerdo a Memorando 2013IE3401, de fecha 12/04/2013, por cuanto se hace la solicitud al proceso de la formulación del plan de mejoramiento 2012 y seguimiento a los planes de las vigencias 2011 y 2013, respectivamente. 2. Es de anotar que en la vigencia 2013, la coordinadora encargada formula los planes de mejoramiento cumplimiento este día (17/12/2014) El proceso no ha enviado seguimiento correspondientes y la OCI realiza la verificación de respecto a acción definida. FORMULACIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO AUDITORIAS INTERNAS GESTION DE COMUNICACIONES "Realización de Piezas Comunicacionales", "Publicación Portales Web", "Administración de Redes Sociales", "Elaboración^ En cuanto al Componente de Actividades de Control, se pudo identificar que los procedimientos establecidos como: de Comunicados de Prensa" y "Cubrimiento de Eventos", requieren ser ajustados y/o modificados, puesto que no todas las actividades se están ejecutando y las responsabilidades han variado de acuerdo a la realización de la operación. Primer avance: 1. Se hizo lectura general de los cinco procedimientos establecidos para el proceso de comunicaciones: comunicacionales. a)B)Publicación Realización portalesde piezasweb c)Administración comunicados de prensa e) Cubrimiento de eventos 2. Se de redes sociales d) Elaboración de realizó análisis y revisión de la efectividad del desarrollo de las actividades. 3. Con el apoyo de la Oficina Asesora de Planeación se actualizaron los siguientes procedimientos: Realización de piezas comunicacionales, Elaboración de comunicados de prensa y cubrimiento de eventos. Los cuales Procedimientos están pendientes actualizados de sery pendientesaprobados. Anexos:de ser aprobados. (17/12/2014) Se evidencia que la encargada del proceso, solicita a Planeación, a través de MEMO 2014IE4149, revisión de procedimientos de la oficina de comunicaciones, Planeación asigna como profesional a Stefany Cerquera preliminares pendientes por aprobación de los procedimientos del proceso. para el acompañamiento del mismo y por último adjunta NOTA: No se cierra el hallazgo por cuanto no se puede a la fecha observar que el procedimiento aprobado data del 09/07/2013. AUDITORIAS INTERNAS COMUNICACIONESGESTION DE Respecto al componente de Comunicación Informativa, el proceso de comunicaciones debe fortalecer y garantizar la difusión de la información de la entidad con las partes interesadas y la ciudadanía, mediante la articulación de una política de comunicación que oriente el manejo de la información. Si bien lo afirma el Manual de implementación del Modelo Estandar de Control Interno 1000:2005, "La Comunicación Informativa, debe trabajarse como un eje estratégico transversal a la estructura organizacional con el fin de darle cumplimiento al principio constitucional de publicidad".... Es una condición necesaria para que se realicen los principios de la democracia participativa y Democratización de la Administración Pública, tal como lo establece el capítulo VIII de la Ley 489 de 1998 (modificado por el artículo 78 de la Ley 1474 de 2011, ya que la información es la base de la participación. (17/12/2014) El proceso no ha enviado seguimiento respecto a acción definida.
3 3 Sin reportes de seguimiento por parte del proceso. ABIERTO X 4 4 Sin reportes de seguimiento por parte del proceso. ABIERTO X 5 5 Sin reportes de seguimiento por parte del proceso. ABIERTO X 6 6 Sin reportes de seguimiento por parte del proceso. ABIERTO X 7 7 En auditoría se pudo observar que el canal de conversación automática, no se encuentra en operación en la página web. Sin reportes de seguimiento por parte del proceso. ABIERTO X 8 8 ABIERTO X 9 9 ABIERTO X 10 10 Sin reportes de seguimiento por parte del proceso. ABIERTO X AUDITORIAS INTERNAS COMUNICACIONES GESTION DE De conformidad con el Acuerdo Distrital 057 de 2002, por el cual se da como alcance la aplicación obligatoria de la guía 2.0 para sitios web del distrito capital, se genera una observación respecto al riesgo que puede llegar a generarse en tanto el documento establece que en la fase de planeación se debe cumplir con los lineamientos establecidos, ya que para evitar traumatismos derivados de los imprevistos en la gestión, procesamiento y publicación en el sitio web se debe asegurar que el suministro de información sea actualizada conforme a las necesidades ciudadanas e institucionales, se use correctamente las direcciones y cuentas de dominio y de hosting (alojamiento), se tenga en cuenta la ampliación o migración a otros servidores y se apertura de páginas y sub-sitios derivados del dominio principal, etc), además que el dominio tenga al menos un servidor gestione los cambios de dominio (eliminación, transferencia insterinstitucional, secundario de seguridad que los DNS estén correctamente configurados, que la información no presente errores y que estos no afecten la correcta operación del dominio y su resolución. En cuanto a lo anterior, en auditoria se pudo establecer que la correcta operación del dominio del sitio web, puede verse afectada por archivos contaminados, pudiéndose de esta manera generar pérdida de información. Así mismo, al indagar al proceso de comunicaciones sobre la periodicidad en que se lleva a cabo el backup de la información colgada en la página web, éste desconoce si el área de Sistemas lo realiza y la frecuencia con que lo hace. que el manejo y la administración del sitio web es de responsabilidad del área de comunicaciones de la entidad y contará Es de anotar que la guía 2.0 para sitios web del distrito capital, define con el apoyo de las àreas de sistemas, servicio al ciudadano y control interno. (17/12/2014) comunicaciones con sistemas, donde se pretende coordinar un trabajo Si bien se evidencia acta de reunión 22/05/2014 de articulado entre los procesos para resolver hallazgos encontrados. NOTA: se puede cerrar hallazgo puesto que no se evidencia seguimiento por parte No del anteriormente, registra que el funcionario Diego Marín será el responsable proceso que permita cerrar el mismo. En el acta mencionado de responder al requerimiento descrito. AUDITORIAS INTERNAS COMUNICACIONES GESTION DE Se recomienda al proceso de Comunicaciones tener en cuenta que los criterios de Navegabilidad, para la usabilidad arquitectura de la información de la página web, debe contener elementos y esquemas de navegación accesibles a y personas con capacidades diferentes así como para los diversos perfiles socio-culturales. Así mismo, lo fundamental de un sitio web radica en la capacidad para adaptarlo de forma funcional y satisfactoria a las demandas de los usuarios, permitiendo establecer la consulta ciudadana para la toma de decisiones, puesto que en auditoria se pudo determinar que a pesar que el desarrollo del página permite generar este especifico, aún no se encuentra implementado. (17/12/2014) El proceso no ha enviado seguimiento respecto a acción definida. AUDITORIAS INTERNAS COMUNICACIONES GESTION DE actualización de la información que se publica en la página web, sobre todo de aquella información cuyo contenido^ Se recomienda al proceso de comunicaciones generar un punto de control que permita determinar la vigencia y requiera que se actualice con frecuencia. (17/12/2014) El proceso no ha enviado seguimiento respecto a acción definida. AUDITORIAS INTERNAS COMUNICACIONES GESTION DE En concordancia con la estructura definida para los sitios web del distrito capital según la guía 2.0, se recomienda al proceso de Comunicaciones documentar la forma como los usuarios y/o partes interesadas interactuarán en la página con el fin de satisfacer sus requerimientos apropiadamente, para que ellos de manera sencilla y de forma rápida consulten el contenido que motive su ingreso, para este propósito es necesario incentivarlo a través de la elaboración de un manual de técnico y de usuario que permita proporcionar al lector la lógica con la que se ha desarrollado la página web. (17/12/2014) El proceso no ha enviado seguimiento respecto a acción definida. AUDITORIAS INTERNAS GESTION DE COMUNICACIONES (17/12/2014) El proceso no ha enviado seguimiento respecto a acción definida. AUDITORIAS INTERNAS COMUNICACIONES GESTION DE^ En auditoría se pudo observar que el proceso de comunicaciones, no tiene claro como el plan de contingencia establecido en la entidad por el área de Sistemas, se articula con las políticas de seguridad para el mantenimiento de la página web, así como para el aseguramiento, la disponibilidad y el monitoreo continuo de los contenidos y sus sistemas, pudiéndose considerar un riesgo para la entidad. Con el área de sistemas se realizó mesa de trabajo. Anexo: Ver acta reunión. (17/12/2014) Si bien realizaron mesas de trabajo respecto a compromisos establecidos en el Plan Mejoramiento a través de acta de reunión del 22 de mayo, en el desarrollo de la misma, se contempla que: "Se realizará un trabajo conjunto para retroalimentar los documentos de Política de Seguridad y Plan de Contingencia en general". Delegando acompañamiento por parte de Sistemas a Diego Marín y Luis Cortés. Así mismo, el acta en mención registra que el funcionario Gabriel Perez, quedo delegado como responsable del proceso de comunicaciones para revisar y hacer comentarios a los documentos enviados por el área de sistemas en cuanto a este tema). AUDITORIAS INTERNAS COMUNICACIONES GESTION DE En auditoría se pudo observar que el periodista que realiza acciones de reportería, no posee carné de prensa como se encuentra establecido en el Manual de Imagen Corporativa y visual de la Administración Distrital. Se solicitó al área de sistemas los carné de prensa. Anexo: memorando de solicitud. (17/12/2014) Se evidencia acta de reunión del 22 de mayo con el área de sistemas, verificación donde de cumplimientola encargada del solicita mismo, carnés solicitando de prensa. el carnet Pendiente a los funcionarios del proceso de comunicaciones. AUDITORIAS INTERNAS COMUNICACIONESGESTION DE El proceso de comunicaciones con el acompañamiento de los procesos de Atención y Participación Ciudadana, Tecnologías de Información y Comunicaciones, Oficina Asesora de Planeación, Gestión Documental y demás procesos que amerite, deberá adelantar acciones tendientes a la participación por medios electrónicos de los ciudadanos o usuarios con el fin de construir políticas, planes, programas y proyectos, realizar control social, resolver problemas que los afecten (Trámites y Servicios, Peticiones) y tomar decisiones de conformidad con el artículo 6, literal 5, del decreto 2693 de 2012, con el propósito de concretar las estrategias de Gobierno en Línea y Bogotá Ciudad Digital. (17/12/2014) El proceso no ha enviado seguimiento respecto a acción definida.
PAPEL DE TRABAJO
CONTROL DE HALLAZGOS
OFICINA DE CONTROL INTERNO
Nº ORIGEN PROCESO AREA DE DERECHO
VIGENCIA 2012
COD REPORTE ESTADO
SI NO
1 1 ABIERTO X
2 2 ABIERTO X
3 3 ABIERTO X
OBSERVACIONES/RECOMENDACIONES Y/O NO
CONFORMIDAD/RIESGO
FORMULACIÓN PLAN DE
MEJORAMIENTO
AUDITORIA
INTERNA
PROTECCION
INTEGRAL
EMPRENDIMIENTO Y
EMPLEABILIDAD
El componente de emprendimiento y empleabilidad no lleva a cabo estadisticas de afinidades, gustos e intereses que poseen los adolescentes y jóvenes sobre los talleres y de los resultados generados por la aplicación de la ficha de exploración vocacional, incumpliendo lo establecido en el procedimiento M- PIN - PR-003, en los numerales 2.1.2 del MECI y 4.2 de la NTCGP 1000 2009
- Se aplica instrumento de encuestas a los jóvenes vinculados a talleres. 2.Este instrumento no se encuentra revisado y aprobado por OAP por lo cual queda pendiente de realizar este proceso.
- Una vez aprobado el instrumento se sugiere la aplicación del instrumento en los demás talleres y se procesen estos resultados para la elaboración de un informe. (Nov-Dic 2014) AUDITORIA INTERNA
PROTECCION
INTEGRAL
EMPRENDIMIENTO Y
EMPLEABILIDAD
El componente de emprendimiento y empleabilidad no cuenta con un reglamento interno para los talleres de exploración vocacional y/ o formación laboral, incumpliendo lo establecido en el procedimiento M PIN IN 008
- Entrega del Manual de Salud ocupacional y Seguridad Industrial para talleres IDIPRON.
- Soporte de la realización de un taller a talleristas donde se indica la ruta para acceder al Manual y obtener una copia del mismo.
- Soporte (acta de reunión) de las varias capacitaciones realizadas por la ARL COLPATRIA a talleristas en relación a los temas de Salud Ocupacional, Gestión Ambiental y Seguridad Industrial. AUDITORIA INTERNA
PROTECCION
INTEGRAL
EMPRENDIMIENTO Y
EMPLEABILIDAD
El componente de emprendimiento y empleabilidad, no esta llevando a cabo la relación de los productos de autoconsumo, resultado de la labor de cada taller y no hace seguimiento a los mismos; incumpliendo lo establecido en el procedimiento M PIN PR 012 – FORMACION Y PRODUCCION.
- Reposan en las carpetas del componente actas de entrega motivacional. (Se anexan al presente documento soportes de muestra aleatoria de estas entregas).
4 4 ABIERTO X
5 5 ABIERTO X
Nº ORIGEN PROCESO AREA DE DERECHO/AREA
VIGENCIA 2013
COD REPORTE ESTADO
SI NO
1 SUBMETODOS 1 ABIERTO X
2 SUBMETODOS 5 ABIERTO X
AUDITORIA
INTERNA
PROTECCION
INTEGRAL
EMPRENDIMIENTO Y
EMPLEABILIDAD
Se evidenció que el componente de Emprendimeinto y Empleabilidad cumple parcialmente el procedimiento M PIN PR 003 , M PIN PR 012; frente a la aplicación de la toalidad de formatos para seguimiento de las actividades, entre ellas la inducción en los talleres vocacionales, el proyecto de formación para los talleres con su respectivo diseño curricular, guias e instrumentos de evalluación , los resultados de desempeño de los beneficiarios en los talleres, relación de los materiales a procesar, de los que se encuentran en proceso de elaboaración y el producto final como prototipos de motivación (en algunos casos).
- Se realizaron reuniones de trabajo con la OAP a fin de estandarizar el procedimiento.
- Se estandariza procedimiento TALLERES PRODUCTIVOS JOVENES del cual se adjunta copia del instrumento desarrollado y al que le resta solo aprobación final para subirlo a la plataforma SIGID. AUDITORIA INTERNA
PROTECCION
INTEGRAL
EMPRENDIMIENTO Y
EMPLEABILIDAD
El componente de Emprendimiento y Empleabilidad ha tenido dificultades en los procesos de compra ya que en primera medida se requiere la información de los talleristas para considerar las especificaciones técnicas de los materiales y estos no llegan a tiempo con las debidas descripciones, situación que se afecta aún más cuando esta información requiere ser comparada con el área de almacén, donde las descripciones de los elementos y necesidades no son compatibles con las establecidas en el sistema demorando aún más el proceso.
- En el informe de gestión se presentaron los talleres que a la fecha (Enero 7 de 2.015) contaban con inventario de insumos para determinar su funcionamiento, esta verificación de item y cantidades por item serán corroborados por la actual coordinación de talleres. OBSERVACIONES/RECOMENDACIONES Y/O NO CONFORMIDAD/RIESGO
FORMULACIÓN PLAN DE
MEJORAMIENTO
AUDITORIA
INTERNA
PROTECCION
INTEGRAL
El proceso misional desconoce la caracterización de su proceso, como esquema que permite ver de manera integral y secuencial aplicando el ciclo PHVA, la esencia del proceso frente al aporte que hace hacia el logro de los objetivos institucionales, incumpliendo lo establecido en los numerales 1.2.2 del MECI 1000:2005, 4.1, 4.2, 4.2.2 y 7.1 de la NTCGP 1000:2009, 4.2.1 literal d) de la NTD-SIG 001:2011, art 1 de la Ley 872 de 2003. Se actualizó la caracterización del proceso conforme a las modificaciones que se vienen realizando en el proyecto pedagógico del IDIPRON. Pero el instituto actualizó el mapa de procesos, por lo que se debe cambiar de nuevo la caracterización, razón por la cual se solicito prorroga en la fecha límite para socializar. AUDITORIA INTERNA
PROTECCION
INTEGRAL
El proceso misional no aplica de manera general el punto de control establecido para registrar las acciones del proceso de atención y protección integral, por cuanto no desarrolla un plan de atención individual y familiar (PLATINFA) con cada niño, niña y adolescente de acuerdo a la situación de riesgo de vulneración de derechos encontrada, incumpliendo lo establecido en los procedimientos de Ingreso y Permanencia, actividades número 25 y 13, numerales 2.1.2 del MECI 1000:2005, 4.2 de la NTCGP 1000:2009 y 5.1 de la NTD SIG-001:2011. Se intervino en el comité técnico interdisciplinario del 24 de septiembre con la Oficina Asesora de Planeaciòn la importancia de definir el diseño, la metodologia y los intrumentos para el seguimiento del Plan de Atenciòn Individual y familiar del proceso de cada NNAJ. Se anexa acta del 24 de septiembre. 2. El Comité técnico interdisciplinario se reunió el 25 de noviembre y con la Oficina Asesora de Planeación, sugieren que el PLATINFA lo arroje el SIMI. Se anexa acta del 25 de noviembre de 2014.
4 N/A
Agresiones entre los NNAJ VERIFICADO X 5 N/A 5 VERIFICADO X 6 N/A 6
VERIFICADO X
7 N/A 7 VERIFICADO X
8 N/A
X
MAPA DE
RIESGOS
PROTECCION
INTEGRAL
El área de Pedagogía realizó una socialización con servidores del pacto convivencial como estrategia pedagógica para que los servidores y NNAJ se apropien del pacto convivencial, Esta pendiente anexar el Acta de socialización del pacto convivencial. (11 de mayo se entregará) MAPA DE RIESGOS
PROTECCION
INTEGRAL
Vincular a NNA que no cumplen con el perfil en modalidad de internado. Se ha avanzado con la metodología, criterios y controles para la vinculación de los Jóvenes en la dinámica JÓVENES EN PAZ con el instructivo M-ANJ- IN004. MAPA DE RIESGOS
PROTECCION
INTEGRAL
Retrasos en la vinculación de los NNAJ al Sistema General de Salud Para evitar el retrasos en la vinculación de los NNAJ al Sistema General de Salud, se esta diligenciamiento del formato M-RDE-FT-025 DIRECCIONAMIENTO A VINCULACION AL SGSSS donde se informa al NNAJ y acudiente el estado de afiliación en salud y esta en construcción el instructivo de dicho formato. anexo formatos diligenciados. MAPA DE RIESGOS
PROTECCION
INTEGRAL
Que las acciones de prevención sexual y reproductivas no sean efectivas y/o acogidas por los NNAJ. Se construyó una agenda para fortalecer las acciones de prevención sexual y reproductiva, donde incluye una ruta para la atención en caso de abuso sexual y tiene talleres como. **Talleres de Educación sexual y reproductiva dirigido a los NNAJ según edad y necesidades identificadas.(SIMI) *Acompañamiento a servicios de planificación familiar a los NNAJ (SIMI). MAPA DE RIESGOS
PROTECCION
INTEGRAL
No se disminución del Consumo de SPA de los NNAJ que lo requieren. Dentro de la agenda se encuentra las acciones para la prevención y la ruta de atención con el fin de prevenir y disminuir el consumo de SPA. y además se hacen *Valoración y seguimientos psicológicos a los NNAJ, *talleres y cineforos para prevención del consumo, *aplicación del VESPA. *Seguimiento a NNAJ con problemas de consumo. *Atención en comunidad terapéutica "COTECOL".
PENDIENTE
VERIFICACIÓN
9 N/A 9 X
10 N/A
X
11 N/A (^11) Abuso sexual a y entre NNAJ X 12 N/A 12
X
13 N/A 13 X
MAPA DE
RIESGOS
PROTECCION
INTEGRAL
Que los alimentos suministrados no cumplan con la inocuidad alimentaria Elaboración de procedimiento -Acompañamiento Buenas Prácticas de Manufactura M-RDE-PR- Elaboración de instructivo en: -Toma de Temperatura de Alimentos Entregados M- RDE-IN- -Toma de Temperatura de Equipos de Refrigeración y Congelación M-RDE-IN- -Capacitación al Personal Manipulador de Alimentos M-RDE-IN-009 - (Actas) -Almacenamiento de Alimentos M-RDE-IN- Capacitación al personal administrativo y manipulador de alimentos. (Actas)
PENDIENTE
VERIFICACIÓN
MAPA DE
RIESGOS
PROTECCION
INTEGRAL
No mejorar las alteraciones del estado nutricional por déficit o exceso (riesgo a delgadez , sobrepeso y obesidad) Se viene sensibilizando a auxiliares de cocina y docentes sobre nutrición y Estilos de vida saludable, donde se da indicaciones al personal manipulador de alimentos sobre recomendaciones nutricionales en casos específicos (alteraciones: sobrepeso o riesgo a delgadez). (Actas). Además en el SIMI se encuentra los siguientes valoraciones y seguimientos al respecto. *Consulta nutricional a los NNAJ. (SIMI). *Diagnósticos de malnutrición por déficit o exceso. (SIMI). *Asesoría individual y Plan de recuperación nutricional a casos detectados NNAJ.(SIMI). *Educación nutricional a NNAJ.(SIMI).
PENDIENTE
VERIFICACIÓN
MAPA DE
RIESGOS
PROTECCION
INTEGRAL
Se realizó una agenda para la educación en sexualidad
- diversidad sexual y prevención del abuso sexual, como también se elaboró la ruta para la atención en caso de abuso sexual el cual esta en proceso de aprobación.
PENDIENTE
VERIFICACIÓN
MAPA DE
RIESGOS
PROTECCION
INTEGRAL
Percepción de inseguridad por parte de las comunidades vecinas a la unidad Dentro del instructivo Búsqueda afectiva: Contacto inicial y Acercamiento, en la actividad 7 quedó "Realizar una descripción corta y puntual de la misión, la visión, programas y estrategias del instituto desde el marco del Proyecto pedagógico de intervención descrita en la plataforma estratégica. realizado con fecha del 19/03/2015.
PENDIENTE
VERIFICACIÓN
MAPA DE
RIESGOS
PROTECCION
INTEGRAL
Relaciones personales entre servidores y NNAJ, tales como sentimentales y comerciales. El área de Pedagogía realizó una socialización con servidores del pacto convivencial como estrategia pedagógica para que los servidores y NNAJ se apropien del pacto convivencial, Esta pendiente anexar el Acta de socialización del pacto convivencial. (11 de mayo se entregará)
PENDIENTE
VERIFICACIÓN
OBSERVACION
(01/06/2015) De acuerdo con la revisión documental soportada por el Proyecto 724, se puede evidenciar una muestra de 34 instrumentos aplicados a aprendientes de los talleres Gastronomía, Panadería, y Belleza. El tipo de encuesta que aplicaron obecede a la evaluación de talleristas, más que una evaluación de afinidades, gustos e intereses, que se debe efectuar previamente a la formación que el estudiante vaya a tener. Además el formato en que se aplicó este instrumento no se encuentra aprobado por la OAP. NOTA: Ya que el hallazgo recae en estadisticas de gustos, afinidades e intereses de los jóvenes, las acciones que remite el proyecto no dan cuenta de una efectiva acción de mejora al respecto, por lo anterior no es posible cerrar el hallazgo. (01/06/2015) El proyecto 724, hace entrega de un informe borrador correspondiente a una asesoria metodológica, que adelantó la ARL COLPATRIA y que fue elaborado por Desarrollo Humano, para el IDIPRON, sobre PROGRAMA NORMAS DE SEGURIDAD EN EL TRABAJO, el cual de manera general comtempla la revisión y sugerencias de algunos talleres técnicos, oficinas, cuartos fríos, zonas de almacenamiento, etc. Asi mismo, se adjuntan actasa de reunión que soportan algunas acciones sobre este tema en consideración. NOTA: Si bien se evidencian avances en la consecución de asesoría para la elaboración de los reglamentos internos, estos no se encuentran documentados de acuerdo a los talleres habilitados en las UPIS, por lo anterior no es posible cerrar este hallazgo debido a la generalidad del documento. Tampoco fue posible evidenciar en la página web, como lo indica el auditado el Manual al que hace referencia en el punto 2, del seguimiento a la acción. (01/06/2015) Si bien se evidencia la aplicación de los formatos de ACTA DE ENTREGA MOTIVACIONAL en los talleres de acuerdo a la muestra otorgada para revisión por parte del proyecto 724 a la Oficina de Control Interno, estos formatos al ser revisados, no se encuentran firmados por los responsables de la entrega, como Talleristas y Responsables de Unidad y/o Almacén e Inventarios. Así mismo, las fechas de elaboración de los mismos no se encuentran registrados. Por lo anterior, se recomienda realizar una nueva revisión de este aspecto debido a la observación que surge sobre el manejo de los registros y documentos al interior del proceso formativo en talleres. NOTA: Debido a esto no es posible cerrar el hallazgo encontrado una vez se ejerzan los controles respectivos.
OBSERVACION
(01/06/2015) Se evidencian avances en la formulación en borrador de un procedimiento denominado "TALLERES PRODUCTIVOS JÓVENES", el cual no cuenta con la aprobación por parte de la OAP. Al revisar la página web, se observa que el mismo no se encuentra publicado. Por lo anterior, no es posible cerrar el hallazgo identificado, debido a que se encuentran pendientes acciones que requieren ser ajustados para dar culminacíón al mismo. Se evidencia un informe de diagnóstico levantado por el proyecto 724, donde se estipulan algunas observaciones producto de la asesoría generada por la ARL COLPATRIA, en donde se aprueban y analizan factores de acogida, nivel de permanencia, insumos, equipos, etc. Por lo anterior, si bien se ha levantado la acción correctiva no se evidencia soporte que demuestre la acción de mejora respecto a la corrección establecida. NOTA: Por lo anterior, no es posible cerrar este hallazgo. (01/12/2014) De acuerdo a memorando del 17 de octubre de 2014 por el cual la Subdirección remite seguimiento al Plan de Mejoramiento a la OCI, se procede a revisar y analizar la información contenida a traves de los soportes, evidenciandose que adjuntan copia caracterización de proceso misional con fecha de 05/06/2014, firmada por la líder del proceso. Pendiente revisión soportes de socialización de la caracterización a través del equipo operativo SIGID.
- (01/12/2014) 2. (01/04/2015) Se revisa contenido de acta de reunión del 24 de septiembre de 2014, del Comité Técnico Interdisciplinario, donde se estipula que intervienen Carlos Mario Santos de la OAP y Mercedes Trujillo de la Subdirección de Métodos, donde hacen referencia al instrumento Plan de Atención Individual el cual es necesario definirlo para que quede establecido en el SIGID. Se discute el alcance y la importancia de parametrizar las acciones que den cuenta de los resultados con relación al diagnóstico inicial. No se cierra el hallazgo dado que aún no ha se generado la corrección del mismo. 2. Se revisa contenido de acta de reunión del 25 de noviembre de 2014, del Comité Técnico Interdisciplinario, por cuanto definen la importancia del plan individual de atención, pero no llegan de acuerdo sobre su implementación. Por lo tanto, se evidencian avances contextuales sobre la importancia del instrumento parametrizado en el sistema misional de la entidad, de tal manera que aún no se puede cerrar este hallazgo.
(14/09/2015) Se evidencia soporte de acta de socialización del pacto convivencial por parte de la Submétodos y el área de Pedagogia a los servidores. Se observa que como compromiso se establece la formulación de estrategias para mitigar el riesgo de agresión entre los beneficiarios, sin que aún se tenga resultados evidentes al respecto. Por lo anterior, si bien existe la intencionalidad y necesidad de propiciar acciones y controles que permitan la contingencia para su tratamiento en las UPIS, este se debe realizar con la participación de las partes involucradas, así como la evaluación de estos casos que son recurrentes atendiendo de manera sistemática el fenómeno de la violencia al interior de las Unidades. Así mismo, se debe trasversalizar y/o transferir el riesgo a las demás áreas de derecho, dado que la violencia no solo obedece a acciones de tipo pedagogico, sino además es de vital importancia suscribir a la familia, salud, cultura de paz en mayor medida en este proceso. (14/09/2015) De acuerdo con la formulación del Plan de Mejoramiento, se evidencia que como acción en el mismo, el proceso registro "Redefinir los criterios de ingreso de acuerdo a las modalidades de vinculación del Instituto", en este momento, de acuerdo al seguimiento referido, existen avances en la formulación de los criterios de ingreso del programa jóvenes en paz. Entendiendo que este riesgo identificado define el perfil de modalidad internado especificamente, es necesario replantear de nuevo el riesgo atendiendo la cobertura de atención actual del IDIPRON, de acuerdo a las distintas ofertas de servicios. Por lo anterior, la OCI recomienda ajustar y actualizar el riesgo, así como los controles definidos en el mismo. (14/09/2015) Se evidencia que el IDIPRON, ha cumplido hasta el momento con el direccionamiento de los casos que requieren atención en salud. Las causas de los retrasos en la vinculación de los NNAJ al Sistema General de Salud, obedecen a factores externos del mismo Sistema de Salud Nacional. Se sugiere seguir controlando el riesgo y llevar indicadores de niveles de atención por parte del SGSSS, así como sus posibles inatenciones por parte del mismo. (14/09/2015) Se evidencia a través de las distintas auditorias a las UPIS, el acompañamiento que ha realizado el área de salud, sobre este hecho. Con la particularidad que las Enfermeras realizan las acciones de prevención sexual y reproductivas con el área de psicologia. Es importante resaltar transferir el riesgo a las demás áreas de derecho, dadas las caracteristicas que posee el embarazo adolescente para abordar integralmente y acompañar estos procesos adecuadamente con el fin de fortalecer vinculos y generar espacios de prevención mayores. Pendiente terminar la verificación y el seguimiento a este plan de mejoramiento producto de mapa de riesgos. No se ha podido culminar debido a solicitud de informes.
Pendiente terminar la verificación y el seguimiento a este plan de mejoramiento producto de mapa de riesgos. No se ha podido culminar debido a solicitud de informes. Pendiente terminar la verificación y el seguimiento a este plan de mejoramiento producto de mapa de riesgos. No se ha podido culminar debido a solicitud de informes. Pendiente terminar la verificación y el seguimiento a este plan de mejoramiento producto de mapa de riesgos. No se ha podido culminar debido a solicitud de informes. Pendiente terminar la verificación y el seguimiento a este plan de mejoramiento producto de mapa de riesgos. No se ha podido culminar debido a solicitud de informes. Pendiente terminar la verificación y el seguimiento a este plan de mejoramiento producto de mapa de riesgos. No se ha podido culminar debido a solicitud de informes.
