Introducció
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La creciente complejidad de las actividades mercantiles ha sido la causa de que los simples acuerdos verbales se
hayan sustituido
desde tiempos muy remotos por la constancia escrita de los pactos o acuerdos celebrados. En el moderno mundo
de
los negocios cualquier paso que se dé en el campo mercantil se hace constar en algún documento y, en caso de
que su importancia lo justifique, el documento en cuestión puede llevar la firma de algún funcionario calificado.
De lo expuesto se infiere que las
continuas operaciones efectuadas por la empresa requieren la emisión y recepción de documentos de diversas
índole.
Documentos Mercantiles:
Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operación se realiza, y su objeto es el
de certificar entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado un convenio. Puede ser el ticket
que emite una caja registradora de ventas, el cual se entrega a el cliente que ha hecho una compra al contado,
o bien un complicado contrato de muchas páginas relativo al arrendamiento de una costosa maquinaria; pero
tanto en uno como en otro caso describe la operación en forma escrita, reduciendo así en gran parte las
posibilidades de discrepancia futuras por parte de los interesados.
Dentro del concepto de documentación mercantil se comprenden no solamente los papeles revestidos de
características formales, sino todos los que puedan sustituirlos y tomen otra forma como ocurriría en ultimo
extremo con la correspondencia.
Estos documentos mercantiles se envían al Departamento de Contabilidad donde los contadores y auxiliares de
contabilidad toman
de ellos los datos necesarios para efectuar los asientos en los libros. Cuanto más grande sea la empresa mayor
será la necesidad
del empleo de documentos. Si se trata de una gran empresa de ventas por departamentos, habrá en ella muchos
dependientes
atendiendo a la venta en los distintos lugares en que se divide; al mismo tiempo cierto número de compradores
estará adquiriendo mercancías del mercado local, nacional o internacional. En todos los departamentos de venta
se estará recibiendo dinero en pago de las ventas efectuadas, el cual se entrega en caja y luego se envía a
depositar al banco; a su vez se hacen desembolsos bajo
la responsabilidad del tesorero. Tratándose de una organización de la clase que hemos descrito, sería
imposible que llevase a cabo sus operaciones sin emplear una gran cantidad de documentos de naturaleza me
rcantil.
