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Asignatura: comptabilitat general, Profesor: , Carrera: Administració i Direcció d'Empreses, Universidad: UB
Tipo: Apuntes
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¡No te pierdas las partes importantes!
En esta unidad abordaremos el tratamiento de comunicaciones de entidades oficiales, contratos, documentos de compra-venta, documentos de pago y documentación bancaria.
Al finalizar el estudio de estas lecciones serás capaz de:
Manejar la documentación de tipo mercantil.
En este capítulo haremos una introducción sobre los aspectos básicos de la Documentación Mercantil.
Al finalizar el estudio de estas lecciones serás capaz de:
Asimilar conceptos sobre la Documentación Mercantil.
Clasificar la Documentación Mercantil.
Con respecto a lo dicho en segundo término conviene observar que los libros de contabilidad son tan sólo un medio de prueba , y aunque en ciertos casos pueden convertirse en elemento fundamental para decidir un fallo, nunca servirán para destruir la evidencia surgida de un comprobante escrito y revestido de las características legales: puede decirse entonces que aún los libros de contabilidad pierden valor si no están apoyados en un archivo de documentos bien organizado.
Nuestro Código de Comercio vigente establece al respecto en su artículo 124, entre otras cosas que: "Las obligaciones mercantiles y su liberación se prueban":
Con documentos públicos. Con documentos privados. Con facturas aceptadas. Con cualquier otro medio de prueba admitido por la ley civil.
Entra dentro de la idea de documentación mercantil toda constancia escrita de una transacción comercial o de un aspecto de ella que pueda utilizarse para:
9 Certificar las anotaciones en los libros de contabilidad. 9 Probar un hecho desde el punto de vista legal.
Comprobantes de compras
Solicitud de compra El pedido
Orden de compra
El albarán
La factura
Comprobantes de pago
El ticket
El recibo
El cheque
Documentos de crédito
El pagaré
La letra de cambio
Cuando una empresa ha decidido realizar una compra, debe hacer el correspondiente pedido a la empresa vendedora.
Los pedidos pueden efectuarse de palabra, por carta, mediante un impreso de la empresa compradora y mediante impreso de la empresa vendedora.
Los pedidos realizados de palabra , por teléfono generalmente, deben de confirmarse por escrito. Y los llevados a cabo por carta o por impreso , deben contener unos requisitos mínimos como:
Detalle completo de las mercancías que se solicitan. Su precio. Forma de transporte. Condiciones de pago. Descuentos.
Fecha de envío. Etc.
A continuación nos centraremos en los impresos de pedido, que son la forma más habitual y adecuada de realizarlos.
Cuando las empresas venden sus productos por mediación de representantes suministran a éstos unos talonarios para recoger las solicitudes de los clientes. Muchas empresas en vez de denominarlos pedidos, los llaman Propuestas de pedido , con lo que se indica que éste no se considera en firme hasta que lo acepta el vendedor.
Estos impresos se suelen extender por triplicado , quedando un ejemplar en poder del cliente , otro en poder del agente , y el tercero se envía a la empresa vendedora. Es una buena costumbre hacer que el cliente firme el original que, precisamente, es el que se remita al vendedor.
Plazo de entrega Inmediato Representante D. Javier Pérez Muñoz
50 Pantalones marca "Z" 30 60 Pantalones marca "B" 40 80 Pantalones marca "D" 55
El albarán o nota de entrega , es un documento en el que se detallan los géneros que el vendedor entrega al comprador.
Generalmente suele acompañar a las mercancías y sirve para que el comprador pueda comprobar el detalle y precios de los géneros que recibe y como justificante de la entraga de géneros para el vendedor.
Son varias las copias que se extienden de cada albarán:
Una de ellas queda en casa del vendedor. Al comprador se le envían dos: Una para que la devuelva firmada al vendedor dando su conformidad a la recepción de los géneros El original que se queda para su control
Si el envío de los géneros se realiza por mediación de alguna empresa de transporte, el albarán original se remite al comprador en el mismo paquete que los géneros o bien por correo aparte. En este caso, no se acostumbra a enviar la copia del albarán para ser firmada y devuelta por el comprador.
Lo más frecuente es que los albaranes se cumplimenten por cuadruplicado siendo el destino final de las copias el siguiente:
Albarán nº: 23 C/ Antequera, 318 28003-Madrid
Fecha: 9 abril de 20__ Entregado a: TEXTIL S.A.
Medio de envío: Vehículo propio
c/Estepona, 14 28002-Madrid C.I.F. A-28/
50 Pantalones marca "Z" 30 60 Pantalones marca "B" 40 80 Pantalones marca "D" 55
Albarán
Un formato usual de los albaranes es el siguiente:
"Galerías Roma, S. A." de Madrid, remite la mercancía solicitada por "Textil, S. A."
Cumplimentar el albarán n° 23 enviado con fecha 9 de abril de 20__
**4. Descripción de los bienes o servicios que constituyen el objeto de la factura.
Ejemplo:
Confecciones Londres, S.A. FACTURA Núm. 19.
Hortaleza, 115 FECHA 30 de octubre de 200_
28004 MADRID CLIENTE Núm. 3210
Transportes Urgentes Sr. Peris FORMA DE PAGO Letra vto. 30 días fecha
48 Camisas mod. LIKE 1.200 57. 210 Pantalón lujo mod. NORTH 5.290 592. 24 Americanas Sport 6.470 155.
10 % Descuento t 80.
18 % I.V.A.. 130.536, TOTAL 855.738,
Inscrita en el Reg. Mercantil de Barcelona, Tomo 405, Scc. 3.', Fol. 132, Hoja 2705, InsC. 1ª
Toda persona , ya sea natural o jurídica , tiene asignado, en los archivos del Ministerio de Economía y Hacienda , un número de identificación fiscal que, como hemos visto, es necesario hacerlo constar en factura, tanto el del comprador como el del vendedor.
Para las sociedades: Este número está constituido por un código de identificación asignado por Hacienda, el cual consta de una letra alfabética seguida del correspondiente número. Para las personas físicas: Tanto desarrollen actividades empresariales o profesionales como que no ostenten esta condición, la identificación está formada por el número del Documento Nacional de Identidad, completada por una letra de control que facilita el Ministerio de Economía y Hacienda.
A todos ellos, el Ministerio de Economía y Hacienda les facilita una Tarjeta de Identificación Fiscal donde figura impreso el número de Identificación Fiscal.
La expedición de facturas deberá realizarse en el plazo de treinta días a partir del momento de la entrega de los bienes o de la prestación del servicio o del último día del mes natural en que se efectúen las operaciones y remitida al destinatario dentro de los treinta días hábiles al de su expedición. Es decir:
Plazo de expedición: 30 días a partir de la entrega o último día del mes
Remitida: 30 días hábiles de su expedición
Cuando en la factura conste algún descuento, el I.V.A. se calculará sobre el importe líquido, es decir, sobre la diferencia entre el valor de los artículos y el descuento.
Si fueran varios los tipos de descuentos a aplicar, se pueden hacer constar en la factura como sigue:
60 Tubos fluorescentes M 15W 795 47. 7 Turboventilador SEÑAL 5.640 39. 10 Radiadores color negro 1.320 123. 30% descuento s/47.700 = 14. 25 % descuento s/39.480 = 9.
Cuando los artículos a detallar son muy numerosos y no es posible relacionarlos todos ellos en un mismo impreso de factura, se utilizará un segundo impreso.
En el primero, se reservará la última línea de la columna CONCEPTO para escribir la mención Suma y sigue , se procederá a trazar raya sencilla por debajo del valor correspondiente al último artículo y, en la columna de valor, se anotará la suma que arrojan los artículos detallados en ese impreso:
60 m. tergal blanco 760 51.
m. algodón JUMEL
45 m. Vichy 435 19.
30 m. Estambre 682 20. Suma y sigue 627.
En la segunda hoja, se hará constar en la primera línea las palabras Suma anterior , anotándose en la columna de VALOR la suma arrojada por los artículos detallados en el impreso anterior. A continuación se detallarán el resto de los artículos que falten por facturar.
Suma anterior 697.
50
m. satén blanco
m. cheviot extra
18% de I.V.A. 121.
Si devolvemos a un proveedor mercancías que no están conformes con el pedido efectuado, éste nos enviará una Factura de Abono.
Suelen ser semejantes a las facturas de cargo. Generalmente van impresas en papel de color y, en forma destacada, se consigna la palabra ABONO.
En las operaciones de ventas al por menor , se podrán sustituir las facturas por Talonarios de vales numerados.
También lo podrán hacer los servicios de ambulancias, ventas a domicilio, transportes de personas, servicios de hostelería y restaurantes, salas de baile y discotecas, servicios telefónicos, peluquerías, utilización de instalaciones, deportivas y revelado de fotografía.
En la parte talonaria y en la matriz de los vales se harán constar, al menos, los siguientes datos o requisitos:
Número correlativo de orden y, en su caso, serie. Número de Identificación Fiscal del expedidor.
Tipo impositivo aplicado o la expresión "I.V.A. incluido". Contraprestación total.
