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CONTROL INTERNO DE LAS EMPRESAS
Tipo: Guías, Proyectos, Investigaciones
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Por mucho tiempo el alcance del sistema de Control Interno estuvo limitado a las áreas económicas, se hablaba de Control Interno y se tenía la cultura de que era inherente a las actividades de contabilidad y finanzas; el resto de las áreas operacionales y de hecho sus trabajadores no se sentían involucrados. No todos los directivos de nuestras organizaciones veían en el sistema de Control Interno un instrumento de gestión capaz de ser utilizado para lograr la eficiencia y eficacia de las operaciones que se habían propuesto. Otro elemento que atentaba contra la eficiencia de los sistemas de Control Interno era que las actividades de control ya venían establecidas de forma global para todas las entidades del país, minimizando la creatividad de los directivos en el diseño de los objetivos y actividades de control que fueran más eficaces según las características de su entidad. Además, no se contaba con elementos generalizadores que le sirvieran de base a la organización para poder diseñar un sistema de Control Interno a la medida de sus necesidades. Tal situación materializó un objetivo fundamental: definir un nuevo marco conceptual del Control Interno, capaz de integrar las diversas definiciones y conceptos que venían siendo utilizados sobre este tema, logrando así que, al nivel de las organizaciones, de la auditoria interna o externa, o de los niveles académicos o legislativos, se cuente con un marco conceptual común, y una visión integradora que satisfaga las demandas de todos los entes involucrados.
Un mecanismo que suministre energía o información al sistema o Fuente de Energía, Un mecanismo de medición del desempeño del sistema o Mecanismo Sensor, Un mecanismo que compare lo medido con los estándares establecidos o Mecanismo Comparador, Un mecanismo que comunique lo medido con relación a los estándares o Mecanismo Re alimentador, Un mecanismo que realice la acción de corrección de las desviaciones con respecto a los estándares o Mecanismo Efector o Motor CLASIFICACIÓN TÉCNICO-FUNCIONAL DEL CONTROL La clasificación del Control se ha dividido en Convencional y Técnico Funcional, pero se ha elegido en este libro el análisis realizado por el investigador contable Samuel Alberto Mantilla B. en Introducción a la Revisoría Fiscal [Mantilla, 1989], sobre la clasificación Técnico Funcional por ser la más moderna y adecuada a la Auditoría. La clasificación Técnico Funcional del Control se divide en tres grandes grupos: Según el sistema de Control empleado, Según la esfera Jurídico-Económica de Aplicación y Según el factor de Coordinación. Según el sistema de Control empleado Este grupo se subdivide a su vez en: Sistemas de Control de Lazo Abierto, son aquellos que carecen de mecanismos de medición y de realimentación con relación a la variable. Se utilizan cuando se conocen las entradas y las salidas y existe una operación del sistema prefijada, sin perturbaciones en su funcionamiento. Un ejemplo de estos sistemas de control de lazo abierto está en las máquinas de lavado o en los semáforos de tráfico, cuyo control está basado en el tiempo. Sistemas de Control de Lazo Cerrado. Son los sistemas de control analizados en los párrafos anteriores y en los cuales se cumplen los elementos de Variable a Controlar, Fuente de Energía, Sensor, Comparador, Realimentación y Efector, encontrándose aplicación en casi todas las disciplinas del conocimiento. Ejemplo de sistemas de control de lazo cerrado está en los sistemas de control empresarial, sistemas de control informático. Sistemas de Control Adaptativo. Son sistemas de control de lazo cerrado, en los cuales el control mismo se modifica de acuerdo a las características del sistema y del entorno para de esta manera optimizar la regulación. El sistema de control está programado para autoevaluarse
y modificar sus estándares de acuerdo a patrones dados para lograr un mejor control. Un ejemplo de este tipo de control es la Revisoría Fiscal. Sistemas de Control con Aprendizaje. Son sistemas de control adaptativos mejorados en los cuales las modificaciones a los estándares de control no están preprogramadas, sino que nacen de la experiencia que adquiere el sistema de control. Un ejemplo de estos sistemas de control con aprendizaje está en los sistemas de control humanos y en los de inteligencia artificial. Según la esfera Jurídica-Económica de Aplicación Este grupo comprende dos sectores Control Público y Control Privado. Control Público. El Control Público tiene organizado un sistema de control cuyos objetivos son la vigilancia de la recaudación de los ingresos del estado, la ejecución del gasto estatal, la prevención, corrección y sanción de fallas y extralimitaciones del ejercicio del poder del estado. El Control Público para lograr estos objetivos ha establecido los siguientes sistemas de control: Control de Legalidad (Corte Suprema, Corte Constitucional, Consejo de Estado) Control Político (senado, Cámara de Representantes, Asambleas Departamentales y Concejos Municipales) Control del Ministerio Público (Procuraduría General de la Nación, Fiscalía General de la Nación) Control Administrativo Control Fiscal (Contraloría General de la República, Contador General de la Nación) Control Privado. El Control Privado es el más conocido de todos, pues es inherente a todo Ente Privado y tiene como propósito proteger los intereses de la economía privada. Sus criterios fundamentales son la eficiencia, eficacia y economía. El logro de los objetivos del Control Privado se lleva a cabo por cualquiera de los sistemas de control siguientes: Control de Intervención. Se le denomina también Control de Vigilancia o Fiscalización, en el cual se defienden los intereses de la sociedad, bien común, y los intereses de la empresa privada, bien particular. La Revisoría Fiscal es un ejemplo de Control de Intervención. La Auditoría Externa, aunque no es control, también puede enmarcarse Control de Gestión. Denominado también Control Administrativo, puede ser Control Estratégico, cuando su acción tiene repercusiones a largo plazo y es ejecutado al más alto nivel organizacional, Control Táctico, cuando sus acciones son a mediano plazo y es ejecutado por los mandos medios de la organización, y Control Operativo, cuando sus acciones son a corto plazo y son ejecutadas por los mandos bajos de la organización.
conocimiento y cumplimiento de la normatividad interna y externa de la Entidad. IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO El Control Interno contribuye a la seguridad del sistema contable que se utiliza en la empresa, fijando y evaluando los procedimientos administrativos, contables y financieros que ayudan a que la empresa realice su objeto. Detecta las irregularidades y errores y propugna por la solución factible evaluando todos los niveles de autoridad, la administración del personal, los métodos y sistemas contables para que así el auditor pueda dar cuenta veraz de las transacciones y manejos empresariales. ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO La característica de un sistema de control interno satisfactorio debería incluir: Un plan de organización que provea segregación adecuada de las responsabilidades y deberes. Un sistema de autorizaciones y procedimientos de registro que provea adecuadamente un control razonable sobre activos, pasivos, ingresos y gastos. Prácticas sanas en el desarrollo de funciones y deberes de cada uno de los departamentos de la organización Recurso Humano de una calidad adecuada de acuerdo con las responsabilidades. Estos elementos son importantes individualmente por derecho propio, pero son tan básicos para un sistema de control interno adecuado que cualquier deficiencia importante en uno de ellos evitaría el funcionamiento satisfactorio de todo el sistema. Por ejemplo, el sistema de autorización y de procedimientos de registros no puede considerarse adecuado sin que el personal encargado de desarrollar los procedimientos sea capacitado, lo cual es necesario para que el sistema funcione. Los procesos de control, son una función permanente de la Gerencia, por lo tanto ésta tiene la responsabilidad de: Identificar y evaluar los riesgos relacionados con su área específica de operación. Establecer políticas, procedimientos normas y sistemas para minimizar, mitigar y/o limitar los riesgos. Establecer procesos prácticos de control que requieran y alienten a los jefes y empleados a realizar sus obligaciones y responsabilidades de manera que se cumplan los objetivos de control antes descritos. Mantener la eficacia de los procesos de control establecidos y promover la mejora continua de los mismos.
La Auditoría Interna. Aplicar el Marco Internacional para la Práctica Profesional. Evaluar los procesos de control en las operaciones de la organización que resulten relevantes y concluir sobre lo adecuado y eficaces de los mismos. Informar a la gerencia y al Comité de Auditoría de Junta Directiva los resultados de las evaluaciones. Aportar ideas, asesoramiento y recomendaciones para mejorar los procesos de control en las operaciones de la organización. Todos y cada uno de los funcionarios. Existen órganos tanto internos como externos que tienen responsabilidades específicas dentro del Sistema de Control Interno de la Compañía y los funcionarios deben: Cumplir con las políticas, principios, normas y procedimientos establecidos por la Compañía para el cumplimiento de los objetivos. Cumplir con la normatividad y regulaciones legales vigentes que le apliquen a la Compañía. Efectuar permanentemente autocontrol; evaluar y controlar su propio trabajo y en el evento en que se detecten desviaciones, informar a los niveles jerárquicos adecuados y aplicar los correctivos necesarios. Realizar aportes sobre los procesos operativos, para el mejoramiento continuo de sus tareas y responsabilidades. ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO A. PLAN DE ORGANIZACIÓN. Para aplicar un verdadero Sistema de Control Interno se requiere contar con una estructura orgánica adecuada; estableciendo un organigrama flexible y limitando las funciones, autoridad y responsabilidad mediante manuales de funciones, que indiquen, además, las comunicaciones e interdependencias. B. CONTABILIDAD. Es la base para la toma de decisiones. Sin ella no son posibles ni el control de los bienes o derechos, obligaciones y patrimonio de la Empresa ni la elaboración de informes que permitan conocer su situación financiera en un momento dado. C. PRESUPUESTOS. Consisten en una planeación anticipada de todas las fases de actividad de la Empresa, junto con la contrastación posterior de los resultados obtenidos, a fin de determinar las causas de las variaciones. D. ESTADÍSTICAS. Proporcionan información técnica, clara y resumida de las operaciones, facilitando todas las fases del proceso administrativo, entre ellas el control.
Tal división de responsabilidad es inherente en un buen sistema de control interno el cual determina que las funciones de iniciación y autorización de una actividad deben estar separadas de su contabilización. Similarmente la custodia de activos debe estar separada de su contabilización. SISTEMA DE AUTORIZACIONES Y PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO Un sistema satisfactorio debe incluir los medios para que los registros controlen las operaciones y transacciones y se clasifiquen los datos dentro de una estructura formal de cuentas. Un código de cuentas preparado cuidadosamente facilita la preparación de estados financieros. Si el código se adiciona con un manual de cuentas que defina las cuentas y asientos correspondientes, se puede obtener mayor uniformidad en los registros de transacciones contables. Los medios para que los registros originales controlen las operaciones y transacciones se crean a través de diseños de registros y formularios apropiados y por medio del flujo lógico de los procedimientos de registro y aprobación. Estos formularios y las instrucciones respecto al flujo del procedimiento de registro y aprobación se incorporan en manuales de procedimientos. PRÁCTICAS SANAS La efectividad del control interno y la resultante eficiencia en operaciones están determinadas en alto grado por las prácticas seguidas en el desarrollo y cumplimiento de los deberes y funciones de cada departamento de la organización. Los procedimientos adoptados deben proveer los pasos necesarios para la autorización de transacciones, su registro y el mantenimiento de custodia del activo. Prácticas sanas proveen los medios para asegurar la integridad de tales autorizaciones, registros y custodia. Esto usualmente se consigue con una división tal de deberes y responsabilidades que ninguna persona pueda manejar una transacción completamente de principio a fin. Con esta división se provee una comprobación auxiliar de la corrección del trabajo y la probabilidad de detección de errores se aumente. Como se explica bajo plan de organización, esta división de responsabilidad es aplicable tanto a los departamentos como a individuos y debe ejercerse en la organización total y a todos los niveles de autoridad. RECURSO HUMANO Un sistema de control interno que funcione satisfactoriamente depende no solamente de la planeación de una organización efectiva y lo adecuado de sus prácticas y procedimientos, sino también, de la competencia de los funcionarios, jefes de departamento y otros empleados claves para llevar a cabo lo prescrito en una manera eficiente y económica.
Los controles administrativos ordinariamente se relacionan solo indirectamente a los registros financieros y por lo tanto no requieren evaluación. Si el auditor independiente cree sin embargo que ciertos controles administrativos tienen importancia en relación con la razonabilidad de los registros financieros debe considerar la necesidad de además de los factores que puedan impedir el cumplimiento de los objetivos del sistema organizacional, se debe tener en cuenta el riesgo de auditoría, que consiste en que el auditor no detecte un error de importancia relativa que pueda existir en el sistema examinado. El riesgo de auditoría puede consistir en riesgo inherente, riesgo de control, y el riesgo de detección. "Riesgo de auditoría" significa el riesgo de que el auditor de una opinión de auditoría inapropiada cuando los estados financieros están elaborados en forma errónea de una manera importante. El riesgo de auditoría tiene tres componentes: riesgo inherente, riesgo de control y riesgo de detección. "Riesgo inherente" es la susceptibilidad del saldo de una cuenta o clase de transacciones a una representación errónea que pudiera ser de importancia relativa, individualmente o cuando se agrega con representaciones erróneas en otras cuentas o clases, asumiendo que no hubo controles internos relacionados. "Riesgo de control" es el riesgo de que una representación errónea que pudiera ocurrir en el saldo de cuenta o clase de transacciones y que pudiera ser de importancia relativa individualmente o cuando se agrega con representaciones erróneas en otros saldos o clases, no sea prevenido o detectado y corregido con oportunidad por los sistemas de contabilidad y de control interno. "Riesgo de detección" es el riesgo de que los procedimientos sustantivos de un auditor o detecten una representación errónea que existe en un saldo de una cuenta o clase de transacciones que podría ser se importancia relativa, individualmente o cuando se agrega con representaciones erróneas en otros saldos o clases. ACTIVIDADES DE CONTROL INTERNO Las actividades de una organización se manifiestan en las políticas, sistemas y procedimientos, siendo realizadas por el recurso humano que integra la entidad. Todas aquellas actividades que se orienten hacia la identificación y análisis de los riesgos reales o potenciales que amenacen la misión y los objetivos y en beneficio de la protección de los recursos propios o de los terceros en poder de la organización, son actividades de control. Estas pueden ser aprobación, autorización, verificación, inspección, revisión de indicadores de gestión, salvaguarda de recursos, segregación de funciones, supervisión y entrenamiento adecuado. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
El papel de supervisor del control interno corresponde normalmente al Departamento de Auditoría Interna, pero el Auditor Independiente al evaluarlo periódicamente, contribuye también a su supervisión. PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO GENERALES El control interno es un medio no un fin en sí mismo, es un proceso desarrollado por el personal de la organización y no puede ser considerado infalible, ofreciendo solamente una seguridad razonable. Por lo tanto, no es posible establecer una receta universal de control interno que sea aplicable a todas las organizaciones existentes. Sin embargo, es posible establecer algunos principios de control interno generales así: Deben fijarse claramente las responsabilidades. Si no existe delimitación el control será ineficiente. La contabilidad y las operaciones deben estar separados. No se puede ocupar un punto control de contabilidad y un punto control de operaciones. Deben utilizarse todas las pruebas existentes, para comprobar la exactitud, tener la seguridad de que las operaciones se llevan correctamente. Ninguna persona individual debe tener a su cargo completamente una transacción comercial. Una persona puede cometer errores, es posible detectarlos si el manejo de una transacción está dividido en dos o más personas. Debe seleccionarse y entrenarse cuidadosamente el personal de empleados. Un buen entrenamiento da como resultado más rendimiento, reduce costos y los empleados son más activos. Si es posible se deben rotar los empleados asignados a cada trabajo, debe imponerse la obligación de disfrutar vacaciones entre las personas de confianza. La rotación evita la oportunidad de fraude. Las instrucciones de cada cargo deben estar por escrito. Los manuales de funciones cuidan errores. Los empleados deben tener póliza de fianza. La fianza evita posibles pérdidas a la empresa por robo. No deben exagerarse las ventajas de protección que presta el sistema de contabilidad de partida doble. También se cometen errores. Deben hacerse uso de las cuentas de control con la mayor amplitud posible ya que prueban la exactitud entre los saldos de las cuentas. Debe hacerse uso del equipo mecánico o automático siempre que esto sea factible. Con éste se puede reforzar el control interno.
Existen los siguientes métodos para la documentar el conocimiento del Control Interno por parte del auditor, los cuales no son exclusivos y pueden ser utilizados en forma combinada para una mejor efectividad. MÉTODO DESCRIPTIVO Consiste en la narración de los procedimientos relacionados con el control interno, los cuales pueden dividirse por actividades que pueden ser por departamentos, empleados y cargos o por registros contables. Una descripción adecuada de un sistema de contabilidad y de los procesos de control relacionados incluye por lo menos cuatro características: Origen de cada documento y registro en el sistema. Cómo se efectúa el procesamiento. Disposición de cada documento y registro en el sistema. Indicación de los procedimientos de control pertinentes a la evaluación de los riesgos de control. MÉTODO GRÁFICO Consiste en la preparación de diagramas de flujo de los procedimientos ejecutados en cada uno de los departamentos involucrados en una operación. Un diagrama de flujo de control interno consiste en una representación simbólica y por medio de flujo secuencial de los documentos de la entidad auditada. El diagrama de flujo debe representar todas las operaciones, movimientos, demoras y procedimientos de archivo concernientes al proceso descrito. Este método debe incluir las mismas cuatro características del método gráfico enunciadas anteriormente. MÉTODO DE CUESTIONARIOS Básicamente consiste en un listado de preguntas a través de las cuales se pretende evaluar las debilidades y fortalezas del sistema de control interno. Estos cuestionarios se aplican a cada una de las áreas en las cuales el auditor dividió los rubros a examinar. Para elaborar las preguntas, el auditor debe tener el conocimiento pleno de los puntos donde pueden existir deficiencias para así formular la pregunta clave que permita la evaluación del sistema en vigencia en la empresa. Generalmente el cuestionario se diseña para que las respuestas negativas indiquen una deficiencia de control interno. Algunas de las preguntas pueden ser de tipo general y aplicables a cualquier empresa, pero la mayoría deben ser específicas para cada organización en particular y se deben relacionar con su objeto social.
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