Facultad de Ciencias Sociales y de la Comunicación
GRADO EN PERIODISMO,
PUBLICIDAD Y RELACIONES PÚBLICAS
Y COMUNICACIÓN AUDIOVISUAL
(Curso 2021-2022)
GESTIÓN DE FUENTES
DOCUMENTALES
PROFESORA
MARIA MILAGROS RONCO LOPEZ
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Gestión de Fuentes Documentales, Apuntes de Biblioteconomía y Documentación
Apuntes completos del segundo curso, primer cuatrimestre. Profesora de la asignatura Gestión de Fuentes Documentales: MARIA MILAGROS RONCO LOPEZ Aunque en la casilla de la asignatura ponga eso, la asignatura se llama GESTIÓN DE FUENTES DOCUMENTALES
Tipo: Apuntes
2020/2021
1 / 189
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Facultad de Ciencias Sociales y de la Comunicación
GRADO EN PERIODISMO,
PUBLICIDAD Y RELACIONES PÚBLICAS
Y COMUNICACIÓN AUDIOVISUAL
(Curso 2021-2022)
GESTIÓN DE FUENTES
DOCUMENTALES
PROFESORA
MARIA MILAGROS RONCO LOPEZ
ÍNDICE
1. Concepto, objetivo y funciones de la Documentación.
Fuentes de información y Documentación
2. El Proceso documental: Cómo seleccionar, analizar y guardar
la información
3. Metodología de los Trabajos de Investigación. Los Trabajos
de Fin de Grado
4. Recuperación de información en internet
5. Aplicación de la documentación a las distintas especialidades
de la comunicación
5.1. Periodismo
5.2. La Documentación en la Publicidad y RRPP
5.3. La comunicación audiovisual
Funciones de la Documentación
Saber lo que se está haciendo o lo que se ha hecho en cada materia
Dejar la memoria para lo imprescindible. Con las técnicas documentales, ya no es fundamental en la actividad intelectual
Especialización, para ofrecer la información específica y los datos concretos que precisemos
I.4.- Definición y tipología de las fuentes de información
Definición. Debemos entender por documento:
“Aquella información fiable que esté fijada a un soporte documentalmente válido que sea capaz de conservarla y transmitirla”
I.4.1.- Características del Documento.
Información fiable
Información fijada a un soporte documentalmente válido, que sea capaz de conservar esa información y transmitirla
I.4.2.- Clases de documentos
a) Según su naturaleza (forma de representación): Visuales Auditivos Audiovisuales Multimedia Hipertextuales
b) Según su soporte: Único Variable
c) Según su contenido: Primarios Secundarios
a) Según su naturaleza: Características
Visuales - Analógicos o digitales. Elementos solos o combinados:
Imagen fija Imagen en movimiento Texto
Auditivos - Analógicos o digitales
Sonido
Audiovisuales - Analógicos o digitales. Elementos combinados:
Imagen fija Imagen en movimiento Texto Sonido
Multimedia - Digitales. Presencia simultánea e interactiva, integrada en un sistema informático, de:
Imagen fija Imagen en movimiento Texto Sonido
Hipertextuales.- Digitales. Los distintos contenidos presentados en un sistema informático con enlaces
b) Según su soporte: Características
Único Variable Documentalmente válido
c) Según su contenido: Características
Primarios Documento completo Documento fiable Documento utilizable (soporte válido)
Secundarios Documento resumido Documento fiable y utilizable (soporte válido)
I.4.3.- Modelos de documentos primarios: Características
Libros
Publicación no periódica
Impresa tradicional o electrónicamente
Tiene un mínimo de 49 páginas en lectura secuencial
Están destinados a leerse íntegramente
I.4.5.- El documento digital. Concepto y Características
No todos los documentos electrónicos son digitales, pero todos los documentos digitales sí son electrónicos
La información accesible a través de ordenadores o dispositivos similares, es la que se ha dado en llamar “información electrónica”, que es la equivalente a “información digital”
El documento digital, que puede viajar por las redes tipo Internet, se somete también a las características para ser documento:
Es información
Se mantiene la característica de fiabilidad
Sigue necesitando la incorporación a un soporte válido
I.4.5.1.- El Hipertexto
Es un modelo de documento digital que se caracteriza por su fragmentación en partes, con posibilidad de enlaces entre:
Diversas partes del mismo documento Con otros documentos Con otros documentos que pueden enlazar con terceros …
Características:
Puede modificar su soporte y su forma, sucesivamente, en el mismo documento
Plantea varios problemas. Los principales son:
Mezcla de contenidos Variedad de autores Variabilidad de la forma y del soporte del documento
Planteamiento documental:
Cada uno de los mensajes hipertextuales, debe estar incorporado permanentemente a un soporte válido que puede y suele variar.
Para que la información permanezca, debe añadírsele: -- La fiabilidad -- El contenido completo o resumido (documento primario o secundario)
El documento hipertextual es el resultado de la mezcla de los mensajes:
o Fijados a soporte que los mantenga o Fiables o Completos o resumidos. (Primarios o secundarios)
I.4.6.-Características de algunos componentes documentales
Antetítulo
Es otro título que, en portada, va por delante del título propiamente dicho
Título
Principal nombre distintivo del documento
Título Paralelo
El título propiamente dicho, el principal nombre distintivo, en otro idioma. Aparece (aunque no siempre) cuando se traduce la obra.
Autor
Datos que se refieran al autor real del documento publicado (auténtico o seudónimo) o a cualquier otra persona o entidad que tenga relación con la creación del contenido intelectual de la obra.
Edición
Primera tirada de la publicación
Sucesivas tiradas que tengan modificaciones importantes respecto a las inmediatamente anteriores
Lugar de edición :
Ciudad donde tiene su sede el editor
Material complementario
Publicaciones distintas, en la forma física, a la publicación principal a la que acompañan y que se destinan a ser utilizadas conjuntamente
Serie
Datos indicando que la publicación forma parte de una colección con títulos individuales bajo un título común. Puede formarse sobre temas, personas …
Característica obligada: cada componente de la Serie tiene principio y final en sí mismo.
ISBN. Internacional Standard Bibliographic Number
Es la numeración internacional que recibe cada obra original, si se solicita
Tiene un valor único en el mundo. Es irrepetible y exclusivo para esa obra, independientemente del soporte que tenga
Su solicitud y concesión han sido gratuitas hasta julio de 2011
No es obligatorio tenerlo para que la obra se publique. Se puede añadir después o bien no hacerlo nunca
TEMA II
El Proceso documental: Cómo seleccionar, analizar y
guardar la información
Cuando se busca información en una base de datos o en un motor de búsqueda se tiene garantía, con una buena estrategia, de encontrar lo que se necesita Para que exista esa garantía, es preciso que se haya puesto en marcha, anteriormente, todo un complejo proceso de análisis sobre los documentos y las informaciones
II.1.- Definición y objetivo
Definición
Consiste en el “conjunto de operaciones que se realizan sobre los documentos para que estén disponibles al usuario”
Objetivo
Se trata de tener un control sobre los millones de documentos que continuamente se producen, de manera que siempre podamos localizar el que nos hace falta
Para los profesionales de la Comunicación, supone la trastienda de sus actividades para recuperar eficazmente la información
II.2.-Proceso Documental y Recursos Digitales. Etapas del Proceso
documental
Las Operaciones Documentales ha sido aplicadas tradicionalmente en Archivos, Bibliotecas y Centros de Documentación.
Ahora se aplican también, en sus aspectos esenciales, a conjuntos de recursos en la Red
La propia naturaleza de la Red Impone la adaptación del proceso documental
por su volumen de información y recursos por la falta de estructuración de la información
El objetivo último es crear herramientas que ayuden a la recuperación de la información: Catálogos, Bases de datos, Índices diversos, son las que el profesional de la Comunicación tendrá que manejar
Para que existan esas herramientas, se debe completar el ciclo del Proceso Documental:
- Seleccionar la información
- Tratar la información seleccionada
- Organizar la información seleccionada cara a la búsqueda
Etapas del Proceso Documental
Entrada: Selección de los documentos
Tratamiento:
Análisis:
1.- Condensación 2.- Indización 3.- Catalogación
Salida: Difusión de la información
II.2.1.- La Entrada de documentos : Selección y adquisición. Conceptos de
Relevancia, exhaustividad y pertinencia
El analista de un Centro hará la selección en función de:
La especialización del Centro
El tipo de usuario que se prevea
Dependiendo de estos factores, se aplican los criterios selectivos
Criterio de Relevancia
El Centro adquiere los documentos en función de su importancia para cubrir las necesidades previstas
Criterio de Exhaustividad
El Centro debe dar todo lo que el usuario le pida dentro de su especialidad
Criterio de Pertinencia
El Centro debe responder exactamente demanda, sin defectos y sin excesos
La selección en la Red
La Red ha propiciado la aparición de unidades que realizan el trabajo documental, como son los Índices Temáticos o Directorios. Son herramientas de búsqueda que, para que funcionen, requieren del seguimiento de un proceso documental. La indización se hace de forma intelectual (básicamente hecha por personas) por parte de:
Analistas de información Informáticos
Las Unidades Documentales de Internet transforman este proceso, preocupándose especialmente por:
La ordenación de archivos informáticos
La comprobación de que las URLs sigan funcionando
La realización de copias de seguridad del sistema
II.2.2.1.- El Resumen Documental (Abstract): Clases, normas, métodos
de elaboración, fases y requisitos
«Es la representación condensada del contenido de un documento»
Es una operación imprescindible en un Centro de Documentación. No así en Bibliotecas y Archivos
Se trata de la primera información que se ofrece al usuario y se hace utilizando técnicas que garantizan la representación de lo principal en un documento
Objetivo:
Tener la información, previamente, para decidir si interesa o no el documento entero. No hay pérdida de tiempo
Clases de Resúmenes: Hay dos grandes clases
o Breves o Amplios
Los resúmenes de método ‘breve’ o ‘rápido ’
Técnicamente reciben el nombre de ‘indicativos’ y también el de ‘descriptivos’
Se utilizan mucho en los Medios de Comunicación
Características:
Tienen poco texto Nunca llevan conclusiones
Los Resúmenes de método ‘amplio’
Existen dos tipos:
Informativos.- Se consideran los de mayor valor documental
Analíticos.- Son los más completos en extensión
Características:
Tienen mayor extensión que los ‘breves’ Siempre añaden las conclusiones
Resumen. Normas y métodos de elaboración
Es difícil dar normas totalmente válidas porque se requieren dos capacidades: análisis y síntesis
La forma y presentación pueden normalizarse
El contenido, con recomendaciones estilísticas y semánticas, se puede ajustar
Un resumen con garantías pasa por hacer:
El análisis de contenido, desmenuzando el documento La síntesis, reagrupando de nuevo el contenido
Es preciso leer bien el texto a resumir y fijarse en determinadas zonas importantes: Introducción del documento Conclusiones del documento (si existen) Títulos de los capítulos Comienzo de los párrafos Resumen hecho por el propio autor (si existe)
Fases para hacer un Resumen
- Hacer el resumen fielmente sin importar, en principio, la extensión
- Pulir el contenido hasta conseguir el modelo que queremos, sin sacrificar la fidelidad a la brevedad
- Seguir el orden del documento que se resumen
Requisitos del Resumen
Salvando algunas excepciones, se precisa:
Claridad.- El Resumen se hace para el usuario. Su lectura debe ser fácil, comprensible
Concisión.- Aún en los modelos más extensos
Precisión.- Emplear los términos justos, sin ambigüedad
Fidelidad.- Reflejar el contenido real del documento manteniendo la objetividad en la Forma
Método.- Mantener un orden determinado y tratar de que coincida con el del Documento
Estilo.- Debe ser el de quien hace el resumen. No ha de imitarse el estilo del autor Original
Definición
“Consiste en la selección de una o varias nociones que representen el contenido del documento, adecuándolas a un lenguaje determinado - natural o documental- elegido previamente por el analista”
Para que la indización cumpla sus objetivos hay que tener en cuenta dos factores:
- El propio contenido del documento
- Las posibles preguntas de los usuarios
II.2.2.2.1.-La Indización con lenguaje natural. Características:
Es el lenguaje utilizado para comunicarnos normalmente. Sin ninguna organización previa
Este sistema no supone ningún cambio de las palabras naturales, sino una extracción de los conceptos que consideremos especialmente significativos.
Estos términos tienen que figurar literalmente en el documento
Mientras se hable de lenguaje natural, no se necesita una lista organizada de términos y/o frases
No hay ninguna previsión
Lenguaje natural en la Red
Los motores de búsqueda analizan e indizan las bases de datos con robots, de forma automática, utilizando parámetros de relevancia .cara a la búsqueda- como estos:
Frecuencia de aparición de los conceptos buscados
Cercanía de las palabras claves dentro del texto
Si aparece el término buscado en el título de la página
Si aparece en muchos enlaces (criterio «pagerank» que comenzó utilizando Google)
En conjunto, se depende del análisis estadístico. Ranking real o provocado
La Indización con lenguaje natural. Problemas que presenta
Los documentos de un Centro son ilimitados. Cada uno puede expresarse de forma diferente y nos vemos obligados a utilizar el vocabulario tal cual está en cada uno.
No podemos dar a cada término un solo sentido, ya que no podemos manipularlos. El resultado es la imprecisión de los términos que pueden significar varias cosas
No podemos prever las preguntas del usuario mediante un listado al que éste pueda acudir. No hay listado posible.
Premisas de las que partimos:
En el lenguaje natural existen distintos términos y expresiones para referirse al mismo concepto
Los términos de indización deben estar presentes en el documento. No podemos seleccionar otros aunque el usuario los comprenda mejor y pregunte más por ellos
El usuario debe «hablar» el mismo «idioma» que el documentalista para acertar en la búsqueda. Pero no tiene ninguna ayuda: no hay listados preparados
Resultado:
Se crean lenguajes especiales que resuelvan los problemas planteados por el lenguaje natural
II.2.2.2.2.- La Indización con lenguaje documental. Definición y
Características
Definición
“Conjunto de términos o frases convencionales, utilizadas para representar el contenido de un documento”
La indización es un proceso mediante el cual se eligen una serie de términos que representan el contenido de un documento, de acuerdo a una premisa esencial:
Debe ser la previsión que haga el analista de cómo le preguntará el usuario
Frente al lenguaje natural hay una primera diferencia: se puede elaborar un listado de indizadores que responda a las posibles preguntas de los usuarios
Es un lenguaje normalizado que permite denominar mejor los conceptos significativos del documento
Los términos de indización pueden identificar diversos puntos, de los que los analistas deben utilizar un mínimo de tres a fin de cubrir varias entradas a la información:
Materias Biografías (Personas importantes) Autores Títulos Personas Jurídicas (instituciones, asociaciones, etc.) Protagonistas (personas físicas y jurídicas)
Lenguajes documentales
Características comparadas
Lenguaje Natural --- Lenguaje Documental
Vocabulario libre / Vocabulario normalizado
Comunicación simple / Comunicación compleja
Comunicación inmediata / Comunicación mediata
Lenguaje ambiguo / Lenguaje preciso
La Indización con lenguaje documental: Principales ventajas
La seguridad que tiene al eliminar la ambigüedad
La previsión que hace de las preguntas del usuario
La posibilidad de elegir los términos más adecuados
La existencia de listados de términos a los que el usuario puede acudir a consultar
Indización con lenguaje documental en la Red
Se realiza con Índices Temáticos o Directorios, así como con Metadirectorios (Directorios de Directorios)
Mantienen sus bases de datos ‘manualmente’: indización ‘intelectual’. Se estructuran por temas y sub-temas
Resulta muy sencillo encontrar la información descendiendo por las distintas categorías
Inconvenientes:
No siempre están todo lo actualizados que debieran. La indización no automática, es proceso es más lento
No contienen la cantidad de información que ofrece un motor de búsqueda
Problemas comunes de los lenguajes documentales
Son problemas que existen siempre:
Dificultad para prever consultas futuras
Pérdida de significación de las palabras
Subjetivismo por parte del analista
Tipos de Lenguajes Documentales
Hay dos grandes modelos:
La estructura Clasificatoria La estructura Combinatoria
II.2.2.2.2.1.- Estructura Clasificatoria : Características
Su ordenación es lógica. Las nociones más concretas de un determinado tema se agrupan bajo las nociones más generales, que las engloban.
Es una ordenación sistemática lineal, siguiendo una jerarquía que puede ser objetiva o subjetiva.
La subordinación se refleja en un encadenamiento de letras, de números o alfanumérico
A cada elemento le corresponde un lugar concreto previsto para él y, en principio, no se puede mover
Las nuevas inclusiones y las actualizaciones deben preverse dejando espacios en blanco
Las materias solo se pueden ver desde un punto de vista en cada ordenación
No hay posibilidad de reenvíos ni de puestas en contacto o asociaciones de contenidos
Hay que estructurarlo a priori. No tiene sentido –dado lo costoso de su elaboración- que, con el tiempo, haya que cambiar contenidos importantes como sus ítems principales
Formas de representación del sistema:
Inclusión de categorías Estructura arborescente