Guia de Access (microsoft 2010), Apuntes de Informática

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Microsoft Access 2010

Guía del producto

Tabla de contenido

Access 2010: introducción

Microsoft® Access® 2010 es la simplicidad misma, con plantillas listas para usar que le ayudan a empezar y herramientas eficaces que siguen siendo importantes a medida que crecen sus datos. Access le permite sacar el máximo provecho de su información aunque no sea experto en bases de datos, con pocos obstáculos y una curva de aprendizaje pequeña. Con conexiones fluidas a una gran variedad de orígenes de datos y herramientas para ayudarle a recopilar información, la colaboración se concreta de la forma ideal. No se requiere un back-end costoso.

Access 2010 aumenta la eficacia de los datos al facilitar su seguimiento, la generación de informes y el uso compartido con otros usuarios. Las nuevas bases de datos web le permiten publicar bases de datos en los nuevos Servicios de Access de Microsoft SharePoint® Server 2010 y compartirlas en toda la organización.^1 Los datos pueden tener una mayor protección y ayudarle a cumplir con los requisitos normativos, de copia de seguridad y de auditoría de datos, lo que le proporciona más agilidad y capacidad de administración. Con las bases de datos web, su información siempre estará disponible en el explorador web más cercano.^2

Si es una empresa de gran tamaño, el propietario de una pequeña empresa, una organización sin ánimo de lucro, o incluso si busca formas eficientes de administrar su información personal, Access 2010 le permite hacer lo que debe hacer de forma más rápida, sencilla y flexible y con mejores resultados.

Access 2010: nuestra versión más eficaz e intuitiva hasta el momento.

(^1) Esta característica requiere Microsoft SharePoint Server 2010 y los Servicios de Access deben estar habilitados. (^2) Se requiere un dispositivo apropiado, una conexión a Internet y un explorador compatible, como Windows® (^) Internet Explorer® (^) 7 para Windows, Safari 4 o posterior para Mac y Firefox 3.5 o posterior para Windows, Mac o Linux.

Access 2010: lo más destacado

Vea rápidamente cómo el diseño de Access 2010 está pensado para ofrecerle la mejor experiencia de productividad a través de su PC y un explorador. En las secciones siguientes, obtenga una visión más detallada de las características nuevas y mejoradas.

Materialice sus ideas

En la actualidad, las bases de datos se usan para diversas tareas, como el seguimiento de activos y la administración del inventario, así como para el mantenimiento de información de contactos profesionales o personales o registros de estudiantes. Es posible que aumenten sus necesidades de administración de datos pero no es necesario subcontratar un consultor externo para cubrirlas. Con Access 2010, no es necesario ser experto en bases de datos para sacar el máximo partido de la información. Se han agregado nuevas plantillas y herramientas de diseño y se han mejorado muchas de las características favoritas tradicionales para facilitar la creación de bases de datos eficaces y robustas. En un abrir y cerrar de ojos, puede comenzar a recopilar y analizar información en cuanto la necesite.

Obtenga acceso con mayor facilidad a las herramientas

adecuadas, en el momento adecuado.

Las características nuevas y mejoradas pueden incrementar la productividad, pero solo si puede encontrarlas cuando las necesita. Afortunadamente, la Cinta personalizable mejorada de Access 2010 facilita el acceso a más comandos para que pueda centrarse en el producto final y no en cómo llegar hasta ellos.

¿Le gustaría que fuera más fácil administrar su base de datos? ¿Busca una ruta más rápida y más directa para publicar una base de datos? ¿O quizás necesite una manera más fácil de guardar su base de datos con otro formato? La nueva vista Backstage™ de Microsoft Office puede ayudarle a lograr todo esto y mucho más. Ahora puede compartir, publicar y personalizar su experiencia con Access 2010 de forma más sencilla, desde una sola y práctica ubicación.

Genere bases de datos de la forma más rápida y sencilla.

Olvídese de la curva de aprendizaje. Las plantillas integradas y los componentes reutilizables hacen de Access 2010 la solución de base de datos más rápida y sencilla disponible.

 Comience a trabajar con unos pocos clics. Encuentre nuevas plantillas predefinidas que puede comenzar a usar sin personalización o seleccione plantillas creadas por otros usuarios en la comunidad en línea de Access y personalícelas según sus necesidades.

 Agregue automatización a su base de datos sin esfuerzo. Con el renovado Diseñador de macros ahora es aún más fácil agregar lógica básica a la base de datos. Si ya tiene experiencia con Access, comprobará que las mejoras son más intuitivas para la creación de una lógica compleja y que le permiten ampliar su aplicación de base de datos.

 Almacene la lógica en una sola ubicación. Use nuevas macros de datos para adjuntar lógica a los datos, mediante la centralización de la lógica en la tabla en lugar de en los objetos que actualizan los datos.

Trabaje en conjunto de forma más eficaz

Muchas bases de datos usan datos de diversos orígenes y son usadas y actualizadas por varias personas. Quizá trabaje con un equipo o necesite recopilar los datos de otros usuarios. En cualquiera de los casos, desea centrarse en la tarea y no en los procesos que permiten compartir datos de forma fácil y cómoda. Access 2010 proporciona características nuevas y mejoradas para trabajar en colaboración y usar datos de otros orígenes.

Obtenga una ubicación central para los datos.

Access 2010 ofrece maneras sencillas de reunir los datos y aumentar la calidad del trabajo. Las nuevas tecnologías ayudan a derribar las barreras para que pueda compartir sus bases de datos y trabajar con otros usuarios para que usted o su equipo sean más eficientes y productivos.

 Use datos de diversos orígenes en los informes. Importe y vincule datos desde una amplia gama de orígenes externos o recopile y actualice sus datos por correo electrónico.

 Conéctese a datos en la web. Incluya datos de servicios web y aplicaciones de línea de negocio en las aplicaciones que crea y conéctese a orígenes de datos a través del protocolo de servicios web.

Colabore con otros usuarios más fácilmente.

 Ahora, puede confiar más fácilmente en las bases de datos. Confíe fácilmente en sus bases de datos y en aquellas que crean otros usuarios mediante la nueva característica Documentos confiables.

 Derribe las barreras del idioma. Encuentre herramientas de idioma mejoradas y la posibilidad de establecer sus preferencias de idioma sin salir de Access.

Acceso al trabajo en cualquier lugar

Esta versión no se limita al almacenamiento de datos en SharePoint Server. Ahora puede mover toda la aplicación a SharePoint Server 2010, incluidas las tablas, consultas, formularios, informes y lógica. Obtenga acceso a su aplicación en el momento y el lugar que desee, prácticamente en cualquier lugar en que haya un explorador web.^3 Ahora, es más fácil que nunca administrar la edición, uso compartido y publicación de sus bases de datos mediante una interfaz web.

Obtenga acceso a su base de datos de formas nuevas.

La web permite a los usuarios derribar las barreras de comunicación, colaborar con usuarios en todo el mundo prácticamente en tiempo real y almacenar información vital en una ubicación centralizada para tener acceso a ella en el momento y lugar que se desee. Y ahora, en Access 2010, mediante los nuevos Servicios de Access de SharePoint Server 2010, puede hacer que sus bases de datos estén disponibles en la web a través de nuevas bases de datos web.

 Comience a colaborar de inmediato. Publique sus bases de datos web en línea y, a continuación, obtenga acceso a ellas, visualícelas y edítelas desde la web. Cuando los usuarios sin un cliente de Access abren formularios e informes web a través de un explorador, los cambios se sincronizan automáticamente.

 ¿No tiene SharePoint Server 2010? No hay ningún problema. Microsoft ofrece soluciones de SharePoint hospedadas por suscripción como parte de su servicio Microsoft SharePoint Online que puede usar para publicar su base de datos web o aprovechar otras características de SharePoint.^4

(^3) Los exploradores admitidos incluyen Windows Internet Explorer 7 para Windows, Safari 4 o posterior para Mac y Firefox 3. o posterior para Windows, Mac o Linux. (^4) La compatibilidad con los Servicios de Access de Microsoft SharePoint Online está programada para comenzar en la segunda mitad del año natural 2010.

Figura 1 – Las herramientas contextuales aparecen automáticamente, por ejemplo, al diseñar un informe.

Vista Backstage de Microsoft Office ¡Nuevo!

En el borde izquierdo de la cinta de opciones, verá la pestaña Archivo. Simplemente haga clic en dicha pestaña para obtener acceso completo y administrar los archivos y personalizar su experiencia de Access de la forma más sencilla.

La nueva vista Backstage reemplaza el menú Archivo tradicional y proporciona una única ubicación para las tareas relacionadas con su base de datos. Por ejemplo:

 En la ficha Guardar y publicar, que se muestra en la Figura 2, puede guardar una copia de la base de datos como una plantilla de base de datos para una reutilización eficiente, publicar la base de datos en SharePoint 2010 mediante los nuevos Servicios de Access para que esté disponible a través de un explorador web, etc.

Figura 2 – La ficha Compartir y publicar en la vista Backstage proporciona una ubicación central para administrar el archivo de base de datos.

 La vista Backstage es extensible. Para las empresas, las tecnologías de la información pueden incorporar flujos de trabajo e información de otros sistemas y resaltarlos dentro de la aplicación de Microsoft Office más útil. Por ejemplo, la vista Backstage permite llevar los flujos de trabajo de contabilidad de back-end a Access 2010.

Sugerencia rápida: vea la ficha Reciente en la vista Backstage para obtener una lista de los archivos a los que se tuvo acceso recientemente. Ancle los archivos a dicha ficha para moverlos a la parte superior y mantenerlos en un lugar de fácil acceso. Además, puede quitar una base de datos usada recientemente haciendo clic con el botón secundario en el elemento de lista y, a continuación, haciendo clic en Quitar de la lista.

Elementos de la aplicación ¡Nuevo!

Los elementos de la aplicación simplifican la creación de bases de datos, ya que permiten agregar componentes comunes, como todas las tablas, formularios e informes necesarios para realizar un seguimiento de contactos, en todas las bases de datos o en toda la organización con unos pocos clics.

 Ahorre tiempo y esfuerzo al reutilizar partes de bases de datos creadas por otros usuarios para su base de datos.

 Empaquete sus propias partes de bases de datos comunes y reutilícelas en todas las bases de datos y en la organización.

Figura 4 – Agregue elementos de la aplicación que constan de varios componentes o seleccione un diseño de formulario en blanco.

Sugerencia rápida: para agregar un elemento de la aplicación a la galería de elementos de la aplicación, en la vista Backstage, en la ficha Guardar y publicar , guarde la base de datos como un tipo de archivo Plantilla. Busque la opción Elemento de la aplicación en el cuadro de diálogo Crear una plantilla nueva desde la base de datos.

Herramientas de tabla ¡Mejorado!

Las herramientas de tabla mejoradas simplifican la creación y modificación de tablas al ofrecerle opciones adicionales en La vista Hoja de datos mejorada de la tabla muestra aún más opciones de campos y tablas, lo que le permite buscar fácilmente opciones de configuración que antes estaban ocultas.

Figura 5 – Las herramientas de tabla mejoradas ponen en primer plano las herramientas de diseño de tablas.

 Inserte rápidamente nuevos campos en la tabla. Elija entre tipos básicos, como Número, Texto o Moneda, y busque opciones adicionales como, por ejemplo, Texto enriquecido y Euro. El formato de los campos insertados se aplica automáticamente según su selección.

 Las opciones de configuración que antes solo estaban disponibles en la vista Diseño de tabla, como la opción de establecer valores predeterminados y validar la entrada de datos, ahora están disponibles en la cinta de opciones y son más fáciles de usar.

Campos de inicio rápido ¡Nuevo!

En Access las tablas se pueden crear de forma rápida y sencilla con unos pocos clics. Pero escribir los nombres de los campos y modificar las diferentes opciones de configuración puede llevar mucho tiempo. Afortunadamente, con Access 2010 y los nuevos campos de inicio rápido se pueden agregar varios campos relacionados con formato previo de forma rápida y eficiente. Esto no solo ahorra tiempo sino que también ayuda a garantizar la coherencia al crear tablas que usan campos similares en la base de datos actual o en otras bases de datos.

En Access 2010, el diseño de controles mejorado en la vista Presentación funciona como una tabla, con columnas, filas y celdas, para permitir la ubicación flexible de los controles.

Figura 7 – Use la vista Presentación mejorada para formularios web, como se muestra arriba, o bien formularios de base de datos cliente tradicionales.

Estas son algunas de las tantas formas en que esta mejora puede ayudarle a diseñar formularios e informes de forma más eficiente:

 Divida una celda de forma horizontal y agregue nuevo contenido, como, por ejemplo, un título u otro campo, a la derecha o a la izquierda. O bien, divida una celda de forma vertical y agregue nuevo contenido encima o debajo de ella.

 Seleccione una celda vacía, comience a escribir y Access la convertirá automáticamente en una etiqueta.

 Inserte fácilmente filas o columnas enteras en los formularios e informes.

 Use las opciones de selección para seleccionar una fila, una columna o todo el diseño y modificar rápidamente el grupo seleccionado. Por ejemplo, seleccione todo el diseño y cambie el tamaño de fuente con unos pocos clics.

Formulario de navegación ¡Nuevo!

Agregue fácilmente la navegación a la base de datos mediante la funcionalidad de arrastrar y colocar. Use un formulario de navegación y facilite el acceso y la disponibilidad de los formularios e informes que usa con más frecuencia para cuando los necesite. O bien, si crea una

base de datos para otros usuarios, como, por ejemplo, una base de datos web, puede crear un formulario de navegación para que los usuarios puedan realizar rápidamente las tareas más comunes y encontrar fácilmente las menos comunes.

Figura 8 – Cree un formulario de navegación para la base de datos sin escribir una línea de código.

 No se necesita código ni lógica. Empiece creando un nuevo formulario de navegación y simplemente arrastre y coloque los formularios e informes en el formulario de navegación.

 Diseños integrados fáciles de usar. Elija entre seis plantillas de navegación predefinidas con una combinación de pestañas horizontales o pestañas verticales.

 Incluso las bases de datos complejas pueden implementar formularios de navegación. Las aplicaciones con un gran número de formularios o informes de Access se pueden mostrar con pestañas horizontales y verticales de varios niveles.

Sugerencias rápidas:

 Mejore los controles de navegación con las nuevas herramientas de forma de la ficha Formato de Herramientas de presentación de formulario , en el grupo Formato de controles. Use la galería Estilos rápidos para seleccionar opciones de formato que coincidan con el tema de Office seleccionado. Utilice la galería Cambiar forma para convertir los controles en rectángulos con esquinas redondeadas o recortadas, y mucho más.

 Agregue navegación a cualquier formulario con el nuevo control de navegación y cambie rápidamente entre informes y formularios relacionados.

Cree formularios e informes impactantes.

Administrador de reglas de formato condicional ¡Mejorado!

Obtenga un acceso más fácil a las reglas de formato condicional. El Administrador de reglas de formato condicional de Access 2010 se ha mejorado considerablemente. Ahora puede cambiar rápidamente entre los campos para modificar, agregar o eliminar reglas de formato condicional en una sola vista simplificada. Pero lo mejor de todo es que ahora puede agregar hasta 50 condiciones a los campos, junto con barras de datos, para un mayor impacto y un mejor análisis.

Administre las reglas de formato condicional en una sola ubicación.

 Vea los resultados al instante. Aplique la regla de formato condicional sin abandonar el Administrador de reglas de formato condicional y mejórela si es necesario.

 Obtenga acceso a todos los campos. Cambie rápidamente entre los campos para ver todas las reglas de formato condicional y modificarlas o agregar otras con facilidad.

 Cambie el orden de las reglas con unos pocos clics. Ahora puede modificar la prioridad en que las reglas se aplican a los campos mediante los botones Subir y Bajar. No hay necesidad de volver a crear las reglas.

Barras de datos ¡Nuevo!

El formato condicional tiene un nuevo aspecto. En Access 2010 ahora puede agregar barras de datos con rellenos de degradado a los formularios e informes y comparar los valores entre sí o determinar las tendencias de forma visual. Con las barras de datos, puede obtener más información sobre los datos, lo que le ayudará a tomar mejores decisiones.

Figura 9 – Compare los valores entre sí o determine las tendencias de forma visual con el formato condicional y la nueva característica de barras de datos.

 Ajuste de escala automático. Las barras de datos se dibujan automáticamente en función de los valores máximos y mínimos.

 Ajuste de escala personalizado. Defina su propio umbral y establezca valores específicos para la longitud de la barra más corta y la barra más larga. O bien, use una expresión para la longitud de la barra de datos.

Sugerencia rápida: muestre solo la barra de datos y suprima los valores para lograr un mayor énfasis.

Temas de Office ¡Nuevo!

Aplique diseños profesionales en toda la base de datos de Access. Ahora puede aprovechar los atractivos y conocidos temas de Office y aplicarlos a las bases de datos con alta fidelidad, tanto en el cliente de Access como en la web. Elija entre una variedad de temas o diseñe su propio tema personalizado para obtener formularios e informes de aspecto profesional. Con los nuevos temas de Office de Access 2010 puede cambiar las fuentes, e incluso los colores, en toda la base de datos con unos pocos clics.