Manual básico de Excel, Apuntes de Informática

¡Descarga Manual básico de Excel y más Apuntes en PDF de Informática solo en Docsity!

Microsoft

Excel 2016

Nivel

Básico

JM Formación & Asesoría Revisión 1 Septiembre - 2016

INDICE

<<Excel Básico 2016>>

• 1. INTRODUCCIÓN...................................................................................................... Programa Pág.
  • 1.1.Microsoft Excel: Hoja de Cálculo................................................................
  • 1.2. Características de Microsoft Excel.............................................................
  • 1.3. Para entrar en Microsoft Excel
  • 1.4. Componentes de la ventana de Microsoft Excel....................................
  • 1.5. Utilizar comandos...........................................................................................
  • 1.6. Ayuda de Excel 2016......................................................................................
• 2. COMENZAR A TRABAJAR CON EXCEL...............................................................
  • 2.1. Libros..................................................................................................................
    • 2.1.1.Movimientos por la hoja...................................................................................
  • 2.2. Introducción de Información. Tipo de datos.........................................
  • 2.3. Edición de datos............................................................................................
    • 2.3.1.Teclas de Edición...............................................................................................
  • 2.4.Modelo a realizar. Modelo Ventas...........................................................
  • 2.5.Cálculos Aritméticos....................................................................................
  • 2.6. Anchura de columnas y Altura de filas..................................................
  • 2.7. Selección de los datos de trabajo............................................................
    • 2.7.1.Rango.....................................................................................................................
    • 2.7.2.Modo Selección..................................................................................................
  • 2.8. Barra y Menú Contextual de Excel..........................................................
  • 2.9. Borrado de un Grupo de Celdas...............................................................
  • 2.10. Los botones Deshacer y Rehacer..........................................................
  • 2.11. Inserción de Celdas, Filas, Columnas y Hoja.....................................
  • 2.12.Eliminación de Celdas, Columnas, Filas y Hoja................................
  • 2.13.Procedimientos para copiar y pegar datos.......................................
    • 2.13.1. Copiar con el ratón......................................................................................... INDICE
    • 2.13.2. Copiar con el Portapapeles.........................................................................
    • 2.13.3. Rellenar...............................................................................................................
  • 2.14. Mover Datos.................................................................................................
    • 2.14.1. Mover arrastrando con el ratón................................................................
    • 2.14.2. Mover con el portapapeles..........................................................................
    • 2.15. Referencias Relativas, Absolutas y Mixtas (IMPORTANTE)............
  • 2.15.1.Modelo de Ventas más completo.......................................................
  • 2.16. Búsqueda y Sustitución............................................................................
    • 2.16.1. Búsqueda............................................................................................................
    • 2.16.2. Sustitución.........................................................................................................
  • 2.17.Corrección ortográfica.............................................................................
  • 2.18.Cálculo de Fórmulas..................................................................................
  • 2.19. Guardar un Archivo de Hojas de Trabajo...........................................
  • 2.20. Crear y Abrir un Archivo.........................................................................
    • 2.20.1. Nuevo libro........................................................................................................
    • 2.20.2. Abrir un Archivo Existente.........................................................................
  • 2.21. Protecciones de Archivo..........................................................................
  • 2.22. Finalización de una sesión de MICROSOFT EXCEL
  • 2.23. Enviar el libro por correo o guardar en SharePoint......................
• 3. FORMATO DE LOS DATOS...................................................................................
  • 3.1. Formato general...........................................................................................
    • 3.1.1.Como aplicar un formato...............................................................................
  • 3.2. Como eliminar un formato........................................................................
  • 3.3. Grupo Fuente de la Ficha Inicio...............................................................
  • 3.4. Grupo Número de la Ficha Inicio.............................................................
    • 3.4.1.Tipos de Formatos Numéricos disponibles............................................
    • 3.4.2.Formatos Personalizados de Número......................................................
  • 3.5. Alineación del contenido de las celdas..................................................
    • 3.5.1.Alineación Horizontal......................................................................................
    • 3.5.2.Alineación Vertical............................................................................................
    • 3.5.3.Orientación..........................................................................................................
    • 3.5.4.Control del texto................................................................................................
• 3.6. Aplicar líneas de Borde y Diseño de celdas......................................... INDICE
  • 3.6.1.Bordes....................................................................................................................
  • 3.6.2.Relleno...................................................................................................................
• 3.7. Estilos...............................................................................................................
  • 3.7.1.Creación de Estilos...........................................................................................
  • 3.7.2.Aplicación de un estilo creado.....................................................................
  • 3.7.3.Modificaciones de un estilo...........................................................................
  • 3.7.4.Borrado de un estilo.........................................................................................
  • 3.7.5.Duplicado de un estilo.....................................................................................
  • 3.7.6.Combinar estilos................................................................................................
• 3.8.Fuentes del tema..........................................................................................
• 3.9.Efectos del tema............................................................................................
• 3.10.Estilos rápidos............................................................................................
• 3.11. Tipos de funciones.....................................................................................
  • 3.11.3. Expresiones Condicionales.........................................................................
  • 3.11.4. Búsquedas en tablas......................................................................................

INDICE IV

MICROSOFT EXCEL 2016: BASICO

1.2. Características de Microsoft Excel

Microsoft Excel es una hoja de cálculo completa con un interfaz muy cuidado que permite al usuario alcanzar un manejo razonable de la hoja en pocas horas. Microsoft Excel es un programa que combina varios aspectos relacionados entre sí:  Hojas de cálculo.  Gráficos.  Bases de datos.  Macros.  Herramientas de análisis y resolución de problemas.

1.3. Para entrar en Microsoft Excel 2016

En la Barra de Tareas pulsar el botón Inicio y dentro del grupo Programas buscar el correspondiente a Microsoft Excel y hacer clic sobre el mismo. Fig.- 1-1 Entrada a la Aplicación desde Todos los programas Al cabo de unos segundos la aplicación se cargará y en la pantalla de su ordenador se visualizará la ventana de aplicación de Microsoft Excel.

INTRODUCCION

1.4. Componentes de la ventana de Microsoft Excel

R B D E (^) M A C L P N F I K H O G J Q Fig.- 1-2 Ventana de Microsoft Excel A. Barra de Título de la Ventana de Aplicación Muestra el Nombre de la aplicación, y si maximizamos la ventana de la hoja incluirá el nombre del fichero de trabajo (Libro1) B. Fichas Son las diferentes opciones de MICROSOFT EXCEL, dentro de la cinta de opciones y que agrupa la información por tareas. C. Cinta de Opciones Presenta en pantalla una serie de iconos, distribuidos en grupos que permiten realizar las operaciones o comandos correspondientes de la hoja de cálculo, como incorporar un gráfico en la hoja o realizar operaciones de formato, formulación, etc. D. Cuadro de Nombres Aparecerán las referencias de las celdas y Rangos de Celdas a los que se les haya dado un nombre.

INTRODUCCION L. Celda Activa Con un recuadro más grueso, denominado "Marcador" se nos muestra la Celda con la que se está trabajando. Se denomina mediante la intersección de Columna Fila A1. M. Ayuda Devuelve temas de Ayuda de Microsoft Office Excel. De forma predeterminada, si tenemos acceso a Internet, la ayuda es On-Line. N. Panel de Tareas Zona de navegación que incorpora el Office 2007 para determinados comandos. O. Insertar Hoja de Cálculo Botón para insertar una nueva Hoja de Cálculo en el Libro actual. Podemos utilizar la tecla de método abreviado Mayús + F11 para hacer lo mismo. P. Expandir Barra de Fórmulas Podemos expandir el tamaño de la barra de fórmulas para ver más claramente la fórmula sin ocultar datos que haya en las celdas. Tecla de método abreviado: CTRL + MAYUS + U. Q. Vistas del libro y Zoom Desde aquí podemos cambiar tanto la vista del libro (Normal, Diseño de Página y Vista Previa de salto de Página) como el Zoom de la hoja para aumentar o disminuir el tamaño de la hoja a visualizar. R. Grupos En cada grupo se colocan los botones de comando relacionados, para que busquemos más fácilmente lo que nos interesa en cada momento.

1.5. Utilizar comandos

Contenido de las Fichas: La cinta de opciones muestra las fichas estándar. Cada ficha tiene grupos organizados por Tareas. Para realizar las diferentes tareas disponemos de botones que ejecutan los diferentes comandos existentes en Excel. Estos botones efectúan acciones con solo pulsarlos. Son un recurso cómodo ya que ponen al alcance del usuario la mayoría de las opciones de Excel. Excel incluye ocho Fichas estándar pero según el contexto en el que trabajamos pueden aparecer nuevas fichas que se sitúan tras las fichas estándar. También puede ocurrir que desaparezcan las fichas estándar y aparezcan nuevas fichas, como por ejemplo cuando cambiamos a Vista Preliminar.

1.6. Ayuda de Excel 2016

Para llamar a la ayuda de Excel tenemos que pulsar F1 o click en la ficha Qué puedo hacer,escribir Ayuda y pulsar Intro

MICROSOFT EXCEL 2016: BASICO Fig.- 1-3 Ayuda de Excel 2016 Podemos escribir lo que queremos buscar en el cuadro de texto y pulsar el botón Buscar Fig.- 1-4 Buscar Ayuda de Excel 2016 Tras realizar la búsqueda pinchamos cualquiera de los enlaces que nos ofrece la ventana de la derecha. También podemos copiar la ayuda y pegarla en otro programa, seleccionando el texto que nos interese y botón derecho del ratón, Copiar. La ayuda del Office es OnLine, esto es, se realiza vía Internet. Con esto queremos decir que necesitaremos conexión a Internet para que la ayuda esté disponible. La otra posibilidad para buscar ayuda de Excel en su equipo.

MICROSOFT EXCEL 2016: BASICO Los documentos en Excel se denominan libros. Un libro se guarda en un archivo en el disco duro. Un libro está compuesto por varias hojas de cálculo que pueden contener modelos matemáticos, gráficos, y macros. En la parte inferior de la ventana del libro existen unas etiquetas que permiten seleccionar la hoja de cálculo deseada. Fig.- 2-1 Etiquetas de Hojas de cálculo Para realizar esta selección basta con hacer clic en las distintas etiquetas y ver los datos de las distintas hojas. Los libros de trabajo de Excel traen por omisión 3 hojas de cálculo. Se puede modificar el número de hojas por omisión haciendo lo siguiente:

1. Seleccionar la opción Botón de Archivo-Opciones de Excel.
2. Seleccionar la pestaña Generales sección Al crear nuevos libros opción Incluir este número de hojas.
3. En el cuadro, introducir el número de hojas que desea por omisión.

2.1.1. Movimientos por la hoja

Para seleccionar la hoja deseada se hará clic en la etiqueta correspondiente. Como en todas las ventanas de Windows se utilizarán las barras de desplazamiento horizontal y vertical para situar la zona de la hoja que desea ver en la pantalla. También puede utilizar las opciones que a continuación se detallan:  Tecla Función  Celda Arriba  (^) Celda Abajo  (^) Celda a la derecha  (^) Celda a la izquierda AvPág Pantalla abajo RePág Pantalla arriba Inicio Primera Celda fila activa Fin+  Última celda de la misma columna con datos.

TRABAJAR EN EXCEL Y FORMATO DE DATOS  Una fila arriba Una pantalla Abajo/Arriba Primera Hoja Hoja Anterior Hoja Siguiente Última Hoja Hoja activa Una columna izquierda Una fila abajo Una columna derecha Una pantalla izquierda/derecha Fig.- 2-2 Desplazamientos por la Ventana de MICROSOFT EXCEL 2013

2.2. Introducción de Información. Tipo de datos

Para introducir un dato en una celda, debemos de hacer clic sobre la celda donde se desea introducir el dato Una vez colocados en la celda adecuada, introduciremos el dato por medio del teclado. A medida que se escribe la información, ésta aparece en la barra de fórmulas y en la celda. Una vez escrita la información se confirma pulsando la tecla INTRO del teclado o

haciendo clic en el botón de  de la barra de fórmulas.

Tecla Función Ctrl+Inicio Primera Celda de la hoja Ctrl+Fin Ultima Celda utilizada en algún momento de la hoja Alt+AvPág Pantalla a la derecha Alt+Repág Pantalla a la izquierda Ctrl+Repág Hoja anterior en el libro de trabajo Ctrl+AvPág Hoja siguiente en el libro de trabajo F5 Ir a una celda determinada.Especial

TRABAJAR EN EXCEL Y FORMATO DE DATOS Por defecto, los textos quedarán alineados a la izquierda celda, y los números, fechas y horas aparecerán alineados a la derecha. de la

2.3. Edición de datos

Con frecuencia puede ocurrir que se deban corregir las entradas de la hoja de trabajo a fin de rectificar errores de mecanografía o para reflejar las modificaciones de los datos. La edición de datos implica el borrado, la inserción o la sustitución de caracteres. En el modo Editar pueden modificarse los datos de la celda actual, del recuadro de contenido y de los recuadros de texto. Para editar el contenido de una celda se llevan a cabo una de las siguientes acciones:  (^) Pulsar dos veces en la celda a editar. Se modificará la entrada en la propia celda.  (^) Pulsar una vez en la celda para situar el ratón y otra vez en la Barra de fórmulas. Se modificará la entrada en la barra de fórmulas. El indicador Modificar aparece en la línea de estado y el contenido de la celda en uso aparece tal como fue introducido en la línea de entrada. Podemos utilizar las teclas de movimiento del cursor para mover el cursor a cualquier parte de la entrada.

Después de modificar la entrada pulsar INTRO ó 

2.3.1. Teclas de Edición

Las siguientes teclas de edición pueden utilizarse tanto en las celdas como en el recuadro de contenido y en los recuadros de texto siempre que MICROSOFT EXCEL se encuentre en el modo Editar.

2.4. Modelo a realizar. Modelo Ventas

Una vez conocida la estructura de la Hoja, y sabiendo movernos por ella, comenzaremos a trabajar realizando un modelo de ANALISIS DE COSTES. Vamos a hacer un estudio del beneficio que obtendría una empresa que decide lanzar un producto nuevo al mercado, realizando un análisis por trimestres, de los gastos de fabricación del producto frente a unas ventas previstas. Los datos de partida son los siguientes: Tecla Función  Desplaza el cursor un carácter a la izquierda  Desplaza el cursor un carácter a la derecha Inicio Desplaza el cursor al comienzo del dato a editar Fin Desplaza el cursor al final del dato a editar Supr Borra el carácter a la derecha del cursor Retroceso Borra el carácter a la izquierda del cursor

MICROSOFT EXCEL 2016: BASICO TRIMESTRE - 1 VENTAS 34000 GASTOS MATERIALES Cartón Elem. Metálicos GASTOS VARIOS Personal General 5100 1700 12000 5102 TOTAL GASTOS 23902 BENEFICIOS BRUTOS %Bº s/Vtas 10098 0, Lo que queremos calcular serán los beneficios que obtendremos en cada uno de los trimestres y el tanto por ciento de ese beneficio sobre las ventas, suponiendo que las ventas iniciales tendrán un aumento de 12,02 € cada trimestre. INCREMENTO 12,02 €

2.5. Cálculos Aritméticos

Una vez introducidos los textos descriptores de los diferentes conceptos referenciados, comenzaremos a introducir los datos correspondientes a los mismos. Fig.- 2-3 Modelo de Análisis de Costes (VENTAS) En la relación de los cálculos intervienen constantes numéricas, referencias a celdas y/u operadores aritméticos. Los Operadores Aritméticos existentes son:

MICROSOFT EXCEL 2016: BASICO

2. Seleccionar el desplegable Inicio-Celdas-Formato ; a continuación se podrá especificar las opciones apropiadas que permitirán graduar con precisión la anchura de la columna o altura de la fila, ponerlas en anchura o altura predeterminada, ocultarlas o mostrarlas. También tenemos la posibilidad de cambiar el nombre de la hoja, mostrarla, ocultarla y protegerla. Fig.- 2-4 Tamaño de celdas y Visibilidad Para establecer la anchura de las columnas se introducirá un número comprendido entre 0 y 255 en el recuadro de texto correspondiente al Ancho de Columna. Si especifica 12, por ejemplo, cada columna podrá mostrar un máximo de doce caracteres en el tipo de letra por omisión. Fig.- 2-5 Cuadro de diálogo Ancho de columna Autoajustar ancho de columna Si seleccionamos las columnas, se ajustará cada columna al tamaño de su entrada más ancha. Si seleccionamos sólo una celda, la columna se ajustará al ancho de la entrada de esa celda. Ancho predeterminado Las columnas que no tengan datos se ajustarán a la anchura de columna por omisión que se haya definido. Ocultar y Mostrar- Ocultar columnas Oculta la columna seleccionada

TRABAJAR EN EXCEL Y FORMATO DE DATOS Ocultar y Mostrar- Seleccionar previamente la hoja de cálculo entera para mostrar Mostrar columnas todas las columnas ocultas. Si sólo queremos mostrar una columna oculta, seleccionar previamente las columnas que se encuentren a la derecha y a la izquierda de la que está oculta. Si la columna oculta es la A, colocarse con el ratón a la izquierda de la etiqueta de columna B y arrastrar.  Mediante Ratón

1. Se situará el puntero del ratón sobre el borde derecho de la cabecera de columnas que contiene la letra identificadora de la columna. Al hacerlo, el puntero adoptará la forma de una flecha de dos puntas.
2. A continuación, se optará por una de las siguientes posibilidades:  (^) Arrastrar el ratón hacia la derecha o izquierda hasta que la columna adquiera la anchura conveniente.  (^) Efectuar un doble clic para que la columna se ajuste al tamaño de su entrada más ancha. Si tenemos que cambiar la altura de las filas o ajustarlas al dato más alto haremos lo mismo, acudiremos a Inicio-Celdas-Formato. Si estamos en una celda y ejecutamos el comando Alto de Fila , sólo cambiará el tamaño de la fila donde está la celda. Si seleccionamos varias filas o varias celdas de varias filas, se cambiará el tamaño de las filas seleccionadas. Con el comando Autoajustar alto de fila se ajustará o ajustarán la fila o filas seleccionadas al dato que tenga el mayor tamaño. También podemos ocultar y mostrar las filas que nos interesen con los comandos Ocultar filas y Mostrar filas.

2.7. Selección de los datos de trabajo

MICROSOFT EXCEL ofrece la posibilidad de agilizar tareas y ejecución de mandatos. Para ello permite la selección de varias celdas (Rango), conjunto de rangos, toda la hoja y a continuación poder ejecutar un mandato para la selección realizada.

2.7.1. Rango

Celda o bloque rectangular de celdas adyacentes que puede abarcar todas las de una hoja o incluso todas las de un libro. Todo rango se representa mediante la dirección de la celda de su ángulo superior izquierdo y la de su ángulo inferior derecho , ambas separadas por dos puntos , como, por ejemplo, B1:E5. Celda Angulo Superior Izquierdo: Celda Angulo Inferior Derecho En Excel los rangos también se identifican por el número de Filas y Columnas que lo forman , se visualizan en el momento de estar realizando la selección, por ejemplo B1:E5 = 5F x 4C ( Filas y 4 Columnas)