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Curso: Excel Básico.
Capitulo 1. Contenido de la Pantalla
Libro de Trabajo : es una colección de hojas de cálculos relacionadas.
Hoja de Cálculo : un documento que contiene información organizada en filas y columnas. Las
filas van de un lado de la pantalla al otro y las columnas de arriba abajo.
Celdas : Es la intersección entre la fila y la columna, es el lugar en donde se colocara toda la
información tanto de texto como de operaciones.
Cursor : Recuadro remarcado en negro que señala la celdas que están activas.
Capitulo 2. Selección y edición de Celdas.
Filas Barra de menús Barra de herramienta s Columnas Etiquetas de Hojas de Cálculo Barras de desplazamiento Contenido de la celda Actual Barra de fórmulas Botón Seleccionar todo
Selección de una celda : Para seleccionar una celda solo basta dar clic con el ratón en el sitio en
donde se requiere introducir la información.
Selección de varias celdas : Para poder seleccionar varias celdas hay dos opciones:
a. Seleccione celdas con el ratón. b. Seleccione celdas con el teclado. Mayúscula (Shift) + Barra espaciadora: para seleccionar todo una fila. Ctrl + Barra espaciadora: para seleccionar toda una columna. Mayúscula (Shift) + Flechas de dirección: para seleccionar un rango de celda continuos. Para seleccionar toda una fila haga clic en su número Para seleccionar toda una columna haga clic en su letra Haga clic y arrastre para seleccionar un rango de celda Haga clic en el botón Seleccionar todo para cubrir la hoja de cálculo entera
Capitulo 3. Guardar y proteger Archivos.
Guardar Archivo : Excel tiene tres opciones para guardar, ubicadas en el menú Archivo: Guardar,
Guardar como… y Guardar área de trabajo. Guardar: Salva la información de un archivo previamente creado. Se puede ubicar también en botón de la barra de herramienta estándar. Guardar como..: Se utiliza cuando se crea un archivo nuevo, en esta opción se le asigna la carpeta en donde se va a guardar el archivo. Guardar área de trabajo: guarda información acerca de todos los libros de trabajo abiertos; sus ubicaciones, tamaños de ventana y las posiciones en la pantalla.
Proteger Archivos : Para proteger la información haga clic en el botón Opciones… del cuadro de
dialogo Guardar como y elija el nivel de protección que desea. 4 Selecciones la computadora, unidad o carpeta destino desde la lista desplegable Escriba el nombre del archivo aquí Seleccione el tipo de Archivo (Excel, plantilla, Lotus, etc.) de la lista desplegable Haga clic aquí para seleccionar opciones para guardar Haga clic aquí para guardar el trabajo Haga clic aquí y Excel le dirá a otros que no deben cambiar el archivo Llene este cuadro si quiere pedir una contraseña para abrir el archivo Llene este cuadro si quiere pedir una contraseña para modificar el archivo
Ejercicio 1. La compañía XYZ, C. A., para su reunión de gerencia necesita revisar las ventas durante el primer trimestre del año. La compañía consta de 4 sucursales y los datos obtenidos de sus ventas son los siguientes: Sucursal 1: Sucursal 2: Ene. 102.325 Bs. Ene. 85.343 Bs. Feb. 115.308 Bs. Feb. 102.777 Bs. Mar. 98.670 Bs. Mar. 96.471 Bs. Sucursal 3: Sucursal 4: Ene. 185.421 Bs. Ene. 103.252 Bs. Feb. 161.310 Bs. Feb. 126.448 Bs. Mar. 147.984 Bs. Mar. 154.917 Bs. Se requiere: a. Realizar hoja de cálculo resumen de las ventas mensuales por sucursal. b. Guardar hoja de cálculo en un Archivo.
Copiar filas o columnas : Para copiar una fila o columna Excel ofrece varias opciones:
Marcar la fila o columna a copiar, hacer clic en el botón copiar de la barra de herramientas, desplazarse a la fila o columna destino y luego hacer clic en botón pegar de la barra de herramienta. Luego de marcar la fila o columna, buscar en el menú la opción Edición, Copiar; luego desplazarse a la fila o columna destino y buscar en el menú la opción Edición, Pegar. Hacer clic en la fila o columna a copiar, mover el cursor hasta que aparezca la flecha blanca, hacer clic y pulsar la tecla Ctrl simultáneamente y arrastrar el ratón hasta la fila o columna destino para luego soltar el clic y tecla Ctrl.
Copiar hoja de cálculo : Para copiar una hoja de cálculo solo basta darle clic a la etiqueta de la
hoja conjuntamente con la tecla Ctrl, mantener y arrastrar el ratón hasta la posición deseada y luego soltar el clic y la tecla Ctrl.
Insertar una celda : Para agregar una celda dentro de una hoja de cálculo, lo primero que hay que
hacer es ubicarse en el sitio en donde se desea insertar y luego por la barra de menú seleccionar la opción Insertar, Celda. Excel te ofrecerá entonces dos opciones: Desplazar celda hacia la derecha (moverá toda la información que se encuentre hacia ese lado un espacio mas, para que así quede el espacio para la celda nueva); Desplazar celda hacia abajo (moverá toda la información que se encuentre hacia abajo un espacio mas, para que así quede el espacio para la celda nueva).
Insertar una Fila : Para agregarla debemos ubicarnos en la fila siguiente al sitio en donde
queremos incluir la nueva fila y tomar la opción de la barra de menú Insertar, Fila. Si se quiere incluir más de una fila tenemos entonces que seleccionar tantas como números de filas necesitemos.
Insertar una Columna : Para agregarla debemos ubicarnos en la columna siguiente al sitio en
donde queremos incluir la nueva columna y tomar la opción de la barra de menú Insertar, Columna. Si se quiere incluir más de una columna tenemos entonces que seleccionar tantas como números de columnas necesitemos.
Insertar Hoja de Cálculo : De igual manera que las anteriores debemos colocarnos en la hoja
siguiente al sitio en donde queremos insertar la nueva hoja y darle a la opción de la barra de menú Insertar, Hoja de cálculo.
Eliminar una Celda : Seleccionar la celda en cuestión, luego ir a la barra de menú y elegir el
comando Edición, Eliminar. Excel te ofrecerá entonces dos opciones: Desplazar las celdas hacia la izquierda (moverá toda la información que se encuentre del lado derecho un espacio hacia la izquierda); Desplazar las celdas hacia arriba (moverá toda la información que se encuentre debajo un espacio hacia arriba). En necesario tener en cuenta que cuando se elimina una celda, fila o columna, no solo se esta borrando el contenido sino que estas desapareciendo la celda, fila o columna por lo tanto todas las celdas, filas o columnas se desplazaran para ocupar el espacio donde estaban las eliminadas.
Eliminar Fila o Columna : Selecciona la fila o columna; o el grupo de ellas que deseas eliminar
y luego elige en el Menú las opciones Edición, Eliminar. Eliminar hoja de Cálculo : Para esta opción debes marcar la etiqueta de la hoja que vayas a eliminar y luego en el menú tomar el comando Edición, Eliminar hoja. Capitulo 5. Números y fórmulas en Hoja de Cálculos.
Haga clic en la celda B2 (quedará remarcada en su alrededor), la dirección de la celda B2 aparecerá en la barra de fórmulas. Escriba el signo aritmético a utilizar. Apunte a la celda B3 y haga clic. De nuevo, la dirección de la celda aparecerá en la barra de fórmulas. Oprima la tecla Enter para terminar la fórmula y obtener el resultado de la misma.
Operadores Aritméticos :
- Multiplicación / División % Porcentaje ^ Exponente.
Orden de Evaluación en las fórmulas : Para resolver las fórmulas planteadas, Excel conserva
los mismo principios de la Algebra en donde resuelve en primer lugar lo que esta encerrado en paréntesis y luego lo que esta a fuera de ellos. Los operadores también tienen su orden, primero esta el exponencial (^), luego la multiplicación (*) y división (/) y por último la suma (+) y la resta (-).
Fórmula referenciando varias Celdas : Para formular varias celda que están consecutivas se
puede realizar de dos formas: Seleccione la celda a donde quiere formular, escriba el signo igual (=), apunte a la primera celda y haga clic, luego escriba el signo más (+); apunte a la siguiente celda y haga clic, vuelva a colocar el signo más (+) y repite la misma operación tantas veces como celdas se requieran, al final se oprime Enter. Seleccione la celda a donde quiere formular, haga clic en el icono de sumatoria () en la barra Estándar, después se cubren las celdas y se oprime Enter.
Copiar Fórmulas : Para copiar fórmulas se sigue los mismos pasos que para copiar algún texto:
Seleccione la celda que contiene la fórmula que desea copiar. Elija el comando copiar del menú edición o el icono copiar de la barra de herramienta Estándar.
Selecciones la celda destino para pegarle una copia de la fórmula (si está copiando múltiples celdas, debe asegurarse de que existen suficientes celdas en blanco o disponibles en la nueva ubicación para recibir las fórmulas nuevas). Oprima la tecla Enter. Excel pega la fórmula en el lugar nuevo. Si quiere lo mismo varias veces, escoja Pegar del menú Edición o el icono de pegar de la barra de herramienta Estándar.
Efectos de Insertar Filas y Columnas : Al insertar alguna fila o columna en una hoja que
posee fórmulas hay que tomar en cuentas ciertas consideraciones: Si la fila o columna que se va insertar es para agregar un dato a una lista que esta totalizada al final, se recomienda hacer la inserción en medio de la lista, ya que Excel permite agregar los datos de forma automática a la sumatoria. En caso de agregar filas o columna al comienzo o al final de la lista se deberá modificar la fórmula para incluir la fila o columna que se adicionó. En caso de haber en la hoja de calculo otras formulas que no son sumatoria y puedan verse afectadas por haber insertado una fila o columna, habrá que revisarla cuidadosamente, es recomendable estar claro en donde es el lugar más idóneo antes de insertar la fila o columna.
Efectos de mover Filas, Columnas y Celdas : Excel hace un muy buen trabajo al rastrear los
elementos cuando usted mueve filas, columnas o celdas por la misma hoja de cálculo (mantiene los valores de las celdas intactos); no obstante, esto no funciona cuando corta de una hoja y pega en otra en el mismo libro de trabajo o a un archivo diferente. Si mueves elementos con referencia fuera de la hoja de cálculo, en ocasiones verá el mensaje de error #¡REF! en las celdas que hacen referencia a elementos perdidos. Ejercicio 2. Basándonos en los datos anteriores de la Compañía XYZ, C. A. se requiere:
Ocultar Filas o Columnas : Para ocultar alguna fila o columna hay dos formas que a
continuación explicaremos: a. Con el ratón: Seleccione la(s) fila(s) o columna(s) que desea ocultar. Haga clic en el botón derecho del ratón, después escoja el comando Ocultar del menú contextual. La(s) fila(s) o columna(s) desaparecen y las etiquetas con la numeración de la fila o la letra de la columna no quedan contiguas. b. Por el menú: Seleccione la(s) fila(s) o columna(s) que desea ocultar. Elija la opción Formato, Fila o Columna, Ocultar y enseguida quedará oculta la(s) fila(s) o columna(s) seleccionada.
Mostrar Filas o Columnas : Al igual que la anterior hay dos formas para ejecutarlo:
a. Con el ratón: Seleccione la fila de arriba y la de abajo de la(s) fila(s) ocultas o las columnas a la derecha e izquierda de la(s) columna(s) ocultas. Haga clic en el botón derecho del ratón, después escoja el comando Mostrar del menú contextual. b. Por el menú: Seleccione la fila de arriba y la de abajo de la(s) fila(s) ocultas o las columnas a la derecha e izquierda de la(s) columna(s) ocultas. Elija la opción Formato, Fila o Columna, Mostrar. Cambiar el Alto de una Fila : El alto de la fila aumenta y disminuye de manera automática de acuerdo a la fuente que se elija, pero también puede cambiarse manualmente: Para cambiar el alto de una fila, haga clic (y mantenga oprimido el botón de ratón) en el borde inferior del título de la fila, arrastre el ratón y suelte el botón del mismo cuando el alto le agrede. Para especificar el alto de una fila en valor, seleccione la fila y escoja la opción el la barra de menú Formato, Fila, Alto e indique el valor que desee, luego oprima Aceptar. También se puede especificar, seleccionando la fila y haciendo clic en el botón derecho del ratón y escoja la opción Alto de fila.
Cambiar el Ancho de una Columna : Todas las columnas inician con un ancho
predeterminado, pero muchas veces sencillamente no satisface sus necesidades. He aquí tres métodos que puede emplear para cambiar el tamaño de las columnas: Haga clic (mantenga oprimido el botón del ratón) en el borde derecho del título de la columna (cuando el cursor es una flecha de dos direcciones), arrastre el ratón a la derecha o izquierda; cuando el ancho de la columna le agrada, simplemente suelte el botón del ratón. Use Autoajustar, que cambia el ancho de la columna para ajustarlo a la información que contiene. Para Autoajustar, selecciones una o más columna y sólo haga doble clic en la línea derecha de cualquier título de columna que separa está de su vecina o después de seleccionar la(s) columna(s) elija Formato, Columna, Autoajustar a la selección. Use el comando del menú para especificar la configuración exacta del ancho de la columna. Sólo seleccione la columna y elija Formato, Columna, Ancho y coloque el valor deseado, presione luego Aceptar.
Cambiar Las Fuentes : Excel le permite cambiar el tamaño y los atributos de la fuente, para ello
existe dos maneras: a. Usando la Barra de menú. Seleccione la(s) celda(s) que contiene(n) el texto que quiere modificar. Elija Formato, Celda para abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas. Haga clic en la ficha Fuente para pasarla al frente. Cambie los atributos de fuente utilizando las opciones proporcionadas en la ficha Fuente.
Cambiar Formato de los Números. Excel de manera predeterminada alinea todos los números
hacia la izquierda y los coloca tal cual como se introducen, exceptuando cuando son mas grande que el ancho de la celda que coloca la cantidad de manera exponencial. Para modificar el formato de los números existen igualmente dos formas de hacerlo: a. Usando la Barra de Herramienta de Formato. En esta barra se presenta 5 iconos con las opciones más usadas: Estilo moneda (separa los miles, los decimales y a su vez antepone el signo de la moneda a utilizar), Estilo porcentual (convierte el valor en su equivalente porcentual), Estilo millares (separa los miles y los decimales), Aumentar decimales (agrega la cantidad de decimales visibles en la celda), Disminuir decimales (disminuye la cantidad de decimales visibles en la celda). b. Usando la barra de Menú. Seleccione la(s) celda(s) que contiene(n) los números que quiere cambiar el formato. Elija Formato, Celda para abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas. Haga clic en la ficha Alineación para pasarla al frente Seleccione el formato de las opciones que aparecen de la lista de Categoría, en cada una se mostrará los diferentes tipos de formatos que tienen cada categoría y una muestra de cómo se verá el número dentro de la celda. Haga clic en el botón Aceptar cuando termine.
Agregue Líneas y Bordes : Los bordes y las líneas pueden darle a la hoja de cálculo una
apariencia similar a la de un formulario y si la hoja es muy grande permiten guiar los ojos del lector por filas o columnas individuales. Puede poner bordes y líneas de dos maneras: a. Usando la Barra de Herramienta Formato: El botón de Bordes tiene junto una flecha que apunta hacia abajo, la cual abre las opciones de bordes (de contorno o de subrayado, así como el grueso de la línea). Después de seleccionar el tipo de borde, sólo haga clic y el borde seleccionado aparecerá encerrando las celdas que seleccionó. b. Usando la Barra de Menú Seleccione la(s) celda(s) a las cuales requiere colocar los bordes. Elija Formato, Celda para abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas. Haga clic en la ficha Bordes para pasarla al frente Seleccione las opciones tanto dirección de los bordes, Estilo del borde e inclusive el color que va a llevar dicho borde. Haga clic en el botón Aceptar cuando concluya.
Agregue Color y Sombreado : Puede poner interés y énfasis en su trabajo en la hoja de cálculo
agregándole colores y sombreado a las celdas. Igualmente hay dos manera de aplicarlo: a. Usando la Barra de Herramienta Formato: En esta barra hay 2 iconos que permiten hacer la modificación del formato: Color de relleno (rellena de color el fondo de la celda) y Color de fuente (cambia de color la fuente). b. Usando la Barra de Menú:
Haga clic de nuevo en Opciones para cerrar las opciones adicionales. Desplácese por la lista de formatos disponibles, haciendo clic en los que llamen su atención. Vea los formatos en el área Muestra del cuadro de diálogo. Cuando encuentre uno que le guste, haga clic en el botón Aceptar. Excel vuelve a dar formato a la(s) área(s) seleccionadas(s) de la hoja de cálculo. Ejercicio 4. Tomar los dos ejercicios anteriores y realizarle cambios de formato, aplicándoles cambios de fuente, alto de fila, ancho de columna, aplicar alineación, cambio de formato de número, agregar líneas y bordes y resaltar con colores los datos más importantes.
Capitulo 7. Imprimir la Hoja de Cálculo.
Area de impresión : Excel de forma predeterminada al momento de imprimir una hoja de cálculo,
toma en cuenta toda la información que en ella se encuentra, por medio del área de impresión se indica que rango específico de la hoja de cálculo queremos nosotros imprimir. Para ello debemos realizar las siguientes pasos: Seleccione la(s) celda(s) que requerimos imprimir. Escoja el comando Area de impresión del menú Archivo. Luego elija la opción Establecer área de impresión. Cuando quiera eliminar o cambiar el área de impresión, se debe elegir la opción Borrar área de impresión del mismo comando Area de impresión.
Configurar Página : Esta opción le permite hacerle todos los maquillajes necesarios para que su
hoja de cálculo salga impresa con todos los detalles y la información adicional que requiere. En el menú de Archivo, deberá elegir la opción Configurar página, allí se le mostrará varias fichas las cuales explicaremos a continuación: Página : En esta ficha podrán darle la orientación de la hoja (ya sea vertical u horizontal), el tamaño en porcentaje de la impresión, tamaño del papel a utilizar y la calidad de la impresión . Márgenes : Aquí le puede asignar de forma manual el tamaño de cada uno de los márgenes (izquierdo, derecho, superior e inferior) y también el centrado del texto en la hoja ya sea esta horizontal o vertical.
