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MICROSOFT EXCEL
1. Introducción
EXCEL es sin duda, un programa muy poderoso en lo que concierne a libros electrónicos de cálculos, inserción de gráficos y bases de datos, con una gran flexibilidad y facilidad de uso, como cualquier otro programa del paquete OFFICE. Como herramienta de trabajo, es muy versátil. Con facilidad podemos realizar análisis de sensibilidad, agregar funciones importantes aplicables a negocios, estadísticas, trigonometría, entre otras muchas cosas, haciendo de complejos análisis financieros, una cuestión de rutina. Pero también en Medicina tendrá una utilidad importante en el campo de las ciencias básicas, clínica y epidemiología. ¿A quién está dirigido? A toda aquella persona que trabaje con números, que necesite acceso rápido y efectivo a información previamente almacenada o, en general, a toda aquella persona que necesite ejercer una función de planificación y control (como el manejo de historias clínicas, protocolos de investigación, por ejemplo). En la actualidad el lenguaje estadístico-matemático es ineludible y valioso en el campo de la salud y Excel ofrece las herramientas para concretar este objetivo. Por otra parte su utilidad es admitida y propiciada a nivel mundial en el ámbito universitario.. Esta planilla de cálculo cuenta con distintas barras de herramientas, comunes con otros productos del paquete Office y personales del mismo programa.
2. Iniciando una sesión de Excel
Para iniciar una sesión de trabajo en Excel, se debe acceder al acceso directo en el menú Inicio / Programas o desde el acceso directo en la pantalla Principal o Escritorio. Se observará la aparición de una ventana cuadriculada, que será su área de trabajo. Sobre ella trabajará para obtener informes, análisis o llevar una organización de los datos relevados.
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Etiquetas de Hojas Barras de Desplazamiento
Celdas de Trabajo
Barra de Fórmulas Celda Activa
Barra de Menú
Barra de Herramientas
La Hoja de Cálculo Como todo programa de entorno Windows, su presentación será en forma de ventana. Observará que EXCEL considera a cada archivo como un “ Libro ” compuesto de “ Hojas ” relacionadas entre sí.
Encontrará en la parte superior de la ventana la barra de título, con el nombre del libro por defecto. Debajo de la misma, la barra de Menúes desplegables con los comandos necesarios para crear y organizar una hoja de cálculo.
En la parte inferior de la ventana, se encuentra una línea de Mensajes ( Barra de Estado ) donde se obtendrán sugerencias y breves descripciones de comandos, que nos mantendrá al tanto de nuestro trabajo.
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Por ejemplo, se podría tener una hoja con datos de historias clínicas y otra hoja del libro con una gráfica representativa de estas variables.
El Libro de trabajo predeterminado se abre con 3 hojas de cálculo tituladas Hoja 1 , Hoja 2 y Hoja 3 , pudiéndole agregar o quitar más hojas.
Los nombres aparecen en las etiquetas situadas en el extremo izquierdo inferior de la ventana. Si se desea cambiar de una Hoja a otra bastará con hacer click sobre cada nombre de la misma, o sobre los botones de movimientos que están situados al costado izquierdo de las etiquetas.
Para organizar el libro de trabajo de la forma deseada, se puede hacer lo siguiente:
- Insertar hojas nuevas
- Eliminar hojas
- Cambiar el nombre de las hojas
- Mover o copiar hojas dentro de un libro de trabajo.
Crear un Libro de Trabajo nuevo Cuando iniciamos la sesión, automáticamente se abrirá un libro de trabajo nuevo. Para comenzar a trabajar solo bastará con empezar a escribir. Si
deseamos crear otro libro de trabajo nuevo, hacemos click en el botón Nuevo , elegimos la opción Nuevo del Menú Archivo o presionamos la combinación de teclas CTRL + U.
Abrir un Libro de Trabajo existente Si tiene que trabajar sobre un archivo ya creado y guardado, haga click
en el botón Abrir. Elija la opción Abrir del Menú Archivo , o presione la combinación de teclas CTRL + A.
También puede abrir un libro con el que haya trabajado recientemente, eligiéndolo de la lista ubicada en la parte inferior del Menú Archivo.
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Cerrar un Libro de Trabajo Puede cerrar el libro de trabajo activo, eligiendo la opción Cerrar del Menú Archivo. Si el libro tiene cambios que no se han guardado, el programa preguntará si se desea guardar los cambios antes de cerrar. Si se elige el botón SI , guardará la información, pero si no se ha asignado un nombre al Libro de Trabajo, se presentará el cuadro de Guardar Como.
Guardar un Libro de Trabajo Para guardar el libro de trabajo activo, elegir el comando Guardar del
Menú Archivo , hacer click sobre el botón Guardar , o usar la combinación CTRL + G. Si es la primera vez que se guarda el libro de trabajo, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar Como para que se escriba un nombre para dicho libro, pudiendo seleccionar unidad de destino y directorio en donde se desea guardar el libro de trabajo.
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puede hacer con fórmulas. Para que ésta aparezca debe situarse sobre la parte inferior derecha de la celda activa o celdas seleccionadas.
De esta manera se pueden seleccionar dos o más celdas para modificarles el formato, copiarlas, moverlas o realizar cualquiera de las opciones que se pueden efectuar sobre una celda.
Insertar Hojas Seleccionar la hoja delante de la cual se desea insertar una hoja nueva, haciendo click en la etiqueta. Luego, en el Menú Insertar , elija el comando Hoja de cálculo.
Se pueden insertar varias hojas al mismo tiempo seleccionando el número de hojas que desea agregar (Utilizando la tecla Control ) e insertando como se explicó anteriormente. De la misma forma lo puede hacer, usando el comando Insertar del Menú contextual de la etiqueta de la hoja.
Eliminar Hojas Seleccionar una o varias hojas como se ha explicado anteriormente. Luego se elige el comando Edición / Eliminar. También se puede eliminar una hoja desde el menú contextual de la etiqueta de la hoja. Cualquiera sea el caso, si se elimina/n la/s hoja/s, la etiqueta de la derecha se convierte en hoja activa.
Cambio de nombre de una Hoja Se puede cambiar el nombre de cualquier hoja. Una vez cambiado el nombre de la hoja, la etiqueta correspondiente tendrá ese nuevo nombre. Para ello, se hará doble click en la etiqueta de la hoja a la que se desea cambiar el nombre. En el cuadro de diálogo que aparece, se escribirá el nuevo nombre y se presionará la tecla ENTER. También se puede elegir el comando
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Hoja del Menú Formato y luego Cambiar nombre, o el mismo comando del Menú contextual.
Mover una Hoja dentro de un libro de trabajo Cuando se selecciona una etiqueta y se la arrastra por la fila de etiquetas, aparece un pequeño triángulo negro donde se va a insertar la hoja. Se suelta el botón del Mouse y la hoja se moverá a la nueva ubicación. De la misma manera se puede hacer usando el comando Mover o Copiar hoja del Menú Edición.
Mover una Hoja a otro libro de trabajo Se selecciona/n la/s hoja/s que se desea/n mover. Se elige el comando Mover o Copiar hoja del Menú Edición. Se selecciona el libro destino y el lugar donde se desea insertar la hoja.
También se pueden mover las hojas entre libros de trabajo, arrastrando las etiquetas de la hoja de una ventana del libro de trabajo a otra. Para ello, se organizarán (con el comando Organizar del menú Ventana ) las ventanas de libros de trabajos, de manera que las etiquetas de la hoja de ambos libros estén visibles antes de arrastrarlos.
Copiar una hoja dentro de un libro de trabajo Se selecciona una hoja, se mantiene presionada la tecla CTRL y se arrastra la hoja por la fila de etiquetas. El triángulo negro indica dónde se va a insertar la copia de la hoja. También, por medio del comando Mover o Copiar del Menú Edición. Previamente se selecciona el lugar donde se desea colocar las hojas.
Copiar una hoja en otro libro de trabajo Se selecciona/n la/s hoja/s que se desean copiar. Se elige el comando Mover o Copiar hoja del Menú Edición. Se selecciona el libro de destino y el lugar donde se desean colocar las hojas.
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Si un valor numérico o una fecha no pueden ser mostrados debido a la falta de espacio, éste no es truncado, sino que aparece la celda llena de (#). En este caso, aumentar el ancho de la celda.
Fechas y Horas Si se desea mostrar la hora usando el formato de 12 horas, se puede escribir “a.m.” o “p.m.” o “a.” o “p.”. También se puede usar el formato de 24 horas. Se puede escribir una fecha o una hora en la misma celda, separadas por un espacio. Para introducir fechas, usar la barra diagonal (/) o un guión (-).
Es posible mostrar fechas y horas con varios formatos estándar. El programa almacena las fechas como números de serie y todas las horas como fracciones decimales. Como son consideradas números, se pueden sumar, restar y agregar a otros cálculos. Para verlas como con el formato de número de serie o fracción decimal , debemos cambiar el formato de la celda general desde el Menú Formato / Celdas o con el Botón derecho del Mouse sobre la celda que estamos trabajando.
6. Cómo dar formato a la hoja de cálculo
Formato de Celdas
Permite establecer el número de decimales y las unidades en las que se desean editar los números. También se puede dar formato a las celdas para que presenten números de diversas maneras, modificar la alineación y el tipo de letra, combinar celdas o modificar sus bordes, usando el comando Celdas del Menú Formato :
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Cómo dar formato a un grupo de celdas
Para dar formato a un grupo de celdas aplique lo mismo que si da formato a una celda. Para seleccionar una celda se hace click en ella; para el grupo o rango que desea, arrastrar el Mouse desde la primer celda hasta la última que desea. Si selecciona celdas o rangos no adyacentes, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace click en las celdas adicionales o las arrastra. Para seleccionar una fila entera haga click en el encabezado de la fila y si selecciona una columna, haga click en el encabezado de la columna. Para toda la hoja, haga click en la parte superior derecha de la hoja de cálculo en el botón S eleccionar todo.
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Los formatos están formados por combinaciones de los siguientes tipos de formatos:
- Números
- Alineación
- Fuentes
- Bordes
- Diseños
- Ancho de columnas y alto de filas.
Aplicación de un Autoformato
Se aplica un Autoformato seleccionando una celda en el rango o bien, seleccionando todo el rango al cual deseamos aplicar el formato, y eligiendo el comando Autoformato del Menú Formato. Aparecerá la ventana donde se escogerá el modelo de Tabla que se desea usar.
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Si se desea un Autoformato pero no se desea perder algunos formatos ya aplicados, seleccionar el Autoformato que desea usar, elegir el botón Opciones y desactivar las casillas de verificación correspondientes a los formatos en los que no se desea que el autoformato cambie.
Eliminar Autoformato
Después de aplicar el Autoformato , si se desea eliminarlo, presionar el botón Deshacer. Elegir el comando Deshacer formato del Menú Edición o elegir el comando Autoformato del Menú Formato y luego la opción de Ninguno del cuadro, Formato.
Edición dentro de una celda
Se puede editar una celda escribiendo el nuevo contenido sobre el existente o editando parte de la información incluida en la celda. Para editar dentro de la celda, hacer doble click o presionar F2 en la celda. Cuando edite una celda que contiene una fórmula, el valor quedará oculto y aparecerá la fórmula, hasta que se presione ENTER.
7. Cómo cambiar la hoja de cálculo
A menudo tendrá que modificar el contenido de una hoja de cálculo. Tal vez sea necesario: cambiar el contenido de una celda, mover el contenido de una celda, añadir o eliminar filas o columnas, etc.
Cómo copiar el contenido de celdas
Se puede evitar escribir lo mismo una y otra vez: para eso, puede copiarlo. Por ejemplo
- Copiar textos y números.
- Copiar fórmulas.
- Copiar el valor de una celda o fórmula muchas veces, a lo largo de una fila o una columna.
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Para mover el contenido de celda/s:
- Seleccionar la/s celda/s que se desea/n mover.
- Escoger el comando Cortar del Menú Edición o el botón Cortar.
- Seleccionar la nueva posición.
- Elegir el comando Pegar del Menú Edición o el botón Pegar. Igual que al copiar, se pueden mover cuantas celdas se deseen. Sólo se las debe seleccionar; antes de escoger el comando Mover.
Eliminar Celdas
Seleccionar el rango de celdas que desea eliminar. Elegir el comando Eliminar , en el Menú Edición o en el Menú Contextual. Seleccionar la dirección a la cual desea que se desplacen las celdas circundantes. Se eliminan las celdas seleccionadas. Cuando se eliminan celdas, las suprime de la hoja de cálculo y las celdas circundantes se desplazan para ocupar el espacio vacío.
Borrar Celdas
Seleccionar la/s celda/s que desea borrar. Elegir el comando Borrar del Menú Edición , y luego lo que desea borrar. Al borrar celdas, se borra el contenido, los formatos o las notas, pero las celdas permanecen en la hoja de cálculo.
Copiar o mover celdas rápidamente
Un modo rápido de copiar y mover celdas a una distancia corta en la hoja de cálculo es haciendo uso del Mouse. Para ello, colocar el puntero del Mouse al borde de la selección, presionar CTRL , y arrastrar el borde a la nueva posición. Soltar el botón y se verá como se copiaron o movieron las celdas seleccionadas.
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Cómo insertar y eliminar celdas, filas y columnas
Al insertar una fila, columna o celda, se crea una nueva fila o columna y desplaza las existentes a fin de crear un espacio para las celdas insertadas. Excel ajusta las referencias a las celdas desplazadas de forma que reflejen sus nuevas ubicaciones.
Para ello, seleccionar el número de filas o columnas que desea desplazar para hacer lugar a las nuevas. Elegir el comando filas o columnas en blanco arriba o a la izquierda de la selección, respectivamente. Para eliminar celdas, filas o columnas se debe escoger el comando Eliminar del Menú Edición.
Cómo cambiar el contenido de una celda
Se puede sustituir, editar o borrar el contenido de cualquier celda. Hay tres maneras de cambiar la información en una celda:
- Sustituyéndola.
- Modificando la parte que deseamos cambiar.
- Borrándola.
Para cambiar el contenido de una celda:
- Seleccionar la celda a cambiar (doble clic o F2 )
- Cambiar el contenido de la celda.
Para reemplazar: escribir la nueva información y presionar ENTER. Para Borrar: escoger el comando Borrar del Menú Edición. Este comando es útil para limpiar un rango de celdas.
Llenado de celdas y creación de series
Si se necesita copiar una celda muchas veces, usar los comando Rellenar hacia arriba del Menú Edición o presionar el botón izquierdo del Mouse en la parte inferior izquierda de la celda o celdas seleccionadas y arrastrar hasta la celda deseada. Con el contenido de una celda se puede llenar rápidamente una
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Cómo llenar una serie de valores
Se pueden crear una serie de valores utilizando el comando Series , en una columna o fila. Se pueden elegir distintos tipos de series.
Tipos de series:
Lineal : Calcula una serie al agregar el valor del cuadro “Incremento” a cada valor de celda. Si se selecciona la casilla de verificación Tendencia , el valor del cuadro Incremento es ignorado y calculará una serie de tendencia lineal.
Geométrica : Calcula una serie al multiplicar el valor del cuadro Incremento. Si se selecciona la casilla Tendencia , el valor del cuadro Incremento es ignorado y calculará una serie de tendencia de crecimiento.
Cronológica : Calcula una serie de fechas según la opción seleccionada en “Unidad de Tiempo”.
Autorellenar : Llena las celdas vacías de una selección con una serie basada en los datos incluidos en la selección. Anula cualquier entrada del cuadro Incremento o cualquier opción de Unidad de Tiempo seleccionada.
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Para llenar una Serie:
- Escribir el primer valor de la Serie.
- Seleccionar las celdas que se desean llenar.
- Escoger el comando Series del Menú Edición. Se presentará un cuadro de diálogo, en donde se escogerá el tipo de serie, la unidad de tiempo, el incremento y el límite.
- Presionar ENTER o click en el botón Aceptar.
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