Manual Excel básico 1, Apuntes de Matemáticas

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Manual de contenidos

Índice de contenidos

• Introducción y objetivos .......................................................................................................................................
  • Introducción...............................................................................................................................................................
  • Objetivos
• Fórmulas: direcciones absolutas, relativas y mixtas ........................................................................................
  • Introducción de fórmulas
  • Las funciones.............................................................................................................................................................
• Funciones para el tratamiento de información ...............................................................................................
  • Funciones lógicas
  • Funciones de búsqueda
  • Funciones financieras.............................................................................................................................................
• Uso de funciones en fórmulas ............................................................................................................................
  • Funciones anidadas
• Ordenar datos
  • ¿Qué es una tabla de datos?..................................................................................................................................
  • Cómo crear una tabla de datos.............................................................................................................................
  • Gestión de las tablas de datos
  • Búsqueda de valores en una tabla
  • Cálculos sobre tablas..............................................................................................................................................
• Importación de datos ..........................................................................................................................................
  • Introducción.............................................................................................................................................................
  • Importar desde Excel..............................................................................................................................................
  • Importar texto
  • Importar desde Access
• Uso de filtros avanzados. Aplicación de criterios ............................................................................................
• Validación y uso de listas para entrada de datos ............................................................................................
• Resumen
• Bibliografía............................................................................................................................................................

Objetivos

Al finalizar este módulo serás capaz de :

Realizar operaciones a través de fórmulas sin tener que recurrir al cálculo mental

Comprender el funcionamiento y estructura de las funciones

Conocer las funciones más frecuentes y aprender a emplearlas

Aprender que existen funciones que nos pueden ayudar en el tratamiento de la información

Aprender a emplear funciones anidadas

Adquirir conocimientos acerca de la ordenación de datos a partir de tablas y las diferentes acciones que podemos realizar en dichas tablas

Saber importar datos desde otros archivos de Excel o desde archivos creados con otros programas

Aprender a filtrar los datos

Conocer la validación de datos y las listas desplegables

INTRODUCCIÓN Y OBJETIVOS

Fórmulas: direcciones absolutas, relativas y mixtas

Introducción de fórmulas

Cuando introduces datos en una tabla, estos datos no dependen de ninguna otra celda. Ese tipo de datos reciben el nombre de constantes y pueden ser de varios tipos: texto, número, fechas... Ahora es el momento de adentrarnos en las fórmulas y dejar atrás los datos constantes, que probablemente ya domines.

Observa la tabla. Si te fijas, en este apartado falta algo. ¿Sabes el qué? Pues efectivamente, falta la nota del alumno, que deberá ser la suma de la teoría más la práctica. Seguramente lo podrías sumar mentalmente y escribirlo, pero estarías cayendo en un grave error. Veamos por qué.

Sabemos que la nota de José y Eva sería un 7. Selecciona la celda D2 y escribe, tal como lo has hecho hasta ahora, la nota de José, es decir, un 7. En la celda D3, escribe lo siguiente: =B3+C3 y pulsa Enter. No te olvides de poner el signo igual delante de la operación, si no te dará un error.

La diferencia entre ambas notas es que el 7 está escrito por ti, y por tanto es un valor constante , de tal modo que si modificas alguna nota de José, su nota total no cambiará. Sin embargo, el 5 de Eva es el resultado de calcular la suma de otras celdas, de manera que si cambiamos alguna de sus notas, su nota final también se verá modificada. Prueba a hacer lo siguiente:

• Sitúate en la celda C2 y escribe un 3. Al tener la celda seleccionada, con un solo clic, el valor que escribes reemplazará al que existía.
• Haz la misma operación en C3 y escribe otro 3. Deberías obtener lo siguiente:

Si te fijas, la nota de Eva se ha actualizado correctamente, Sin embargo, la de José continúa como estaba. ¿Por qué? Porque la nota de José es un valor constante que tú has introducido, mientras que la nota de Eva contiene una fórmula que depende del valor de las celdas que tiene a su izquierda.

Es tu turno. Cambia la forma de obtener la nota de José para que sea siempre correcta. ¿Qué debes hacer? Después de lo visto no debería resultarte difícil.

= Función (Argumento1; Argumento2...)

¿Cómo introducir una función en las celdas?

Las funciones en Excel se pueden introducir de dos formas: manualmente o usando el asistente.

Introducción de fórmulas manualmente

Para hacerlo de forma manual, simplemente tenemos que seleccionar una celda e introducir la función, bien directamente en la celda o bien en la barra de fórmulas. Recuerda que para introducir una función de forma manual, necesitas saber el nombre con el que se designa a dicha función. Por ejemplo, el nombre de la función para convertir texto en mayúsculas es MAYUSC.

Existen varias opciones de introducir los argumentos de forma manual , veamos las dos más comunes:

1. Escribir o seleccionar las celdas una a una, separándolas por punto y coma: =SUMA (A1;A2;A3;A4)
2. Escribir o seleccionar el rango de celdas, esta es la que hemos usado en el ejemplo: =SUMA (A1:A4)

Una vez introducido todos los datos, pulsamos ENTER, y automáticamente aparecerá en la celda el resultado de la función.

Este método de entrada de funciones es más directo, pero también es más fácil que cometamos errores, pues podemos escribir mal algunas de las partes de la función.

Introducción de fórmulas usando el asistente

La forma más segura de introducir funciones es usando el asistente. Para acceder a él, hazlo desde la ficha Fórmulas , en el comando Insertar función.

Se abre el cuadro de diálogo Insertar función.

Cuadro de diálogo del asistente

Cuando abre el cuadro de diálogo Insertar función, puedes ver que existen multitud de funciones agrupadas en diferentes categorías, lo que nos facilita su localización. Además de las categorías por tipo de función (matemáticas, lógicas, financieras...), podemos elegir la categoría "usadas recientemente" donde se van guardando las últimas funciones usadas. Otra de estas categorías que puedes elegir es "Todo" , donde, como su nombre indica, aparecen todas las funciones disponibles en Excel.

Para elegir una función, solo tienes que buscar en la categoría en la que se encuentra y pulsar el botón Aceptar. ¡Haz la prueba! Busca, por ejemplo, la función SUMA, que se encuentra en la categoría Matemáticas y Trigonométricas.

Argumentos de la función

Al pulsar, aparece el cuadro de diálogos Argumentos de función.

Ha llegado el momento de introducir los argumentos. El nombre de los argumentos cambiará según la función que escojamos, pero la estructura del cuadro de diálogo será esencialmente la misma. En este caso, hemos escogido la función SUMA.

El primer recuadro que encontramos se corresponde con el primer argumento, y así sucesivamente. Para realizar esta suma solo necesitamos rellenar el recuadro Número 1 seleccionando el rango de celdas a sumar , ¿sabes hacerlo? Sitúa el cursor del ratón en la primera celda a seleccionar, y, con el botón izquierdo del ratón pulsado, arrastra hasta la última celda del rango. Puedes comprobar que en el cuadro de diálogo te aparece ya el resultado de la suma. Pulsa el botón Aceptar y verás el resultado de la función en la celda seleccionada.

Recuerda que...

• Cuando escribas una función de forma manual debes empezar siempre por el signo =
• Los datos que maneja la función, argumentos , pueden ser valores constantes, rangos de celdas, nombres e incluso otras funciones. Se encierran entre paréntesis y si la función necesita más de uno, se separarán por punto y coma. Si en la sintaxis de una función observas que determinados argumentos están entre corchetes [ ] significa que esos argumentos son opcionales, puedes introducirlos o no.
• Siempre que puedas, es aconsejable utilizar el asistente para insertar funciones , ya que te proporciona una pequeña ayuda sobre la función que estás usando, e incluso te muestra el resultado, una vez escogido el rango de celdas sobre el que vas a aplicar la función.

Funciones matemáticas y trigonométricas

Función SUMA

Esta función la hemos usado como ejemplo en apartados anteriores y es probable que ya sepas usarla, no obstante, consideramos importante hacer un breve repaso de para qué sirve y cuál es su sintaxis.

La función SUMA sirve para sumar los número especificados como argumentos.

Sintaxis:=SUMA(número1;[número2];...)

Argumentos: número1. Obligatorio. Es el primer argumento que se quiere sumar. número2. Opcional. Excel nos da la posibilidad de sumar hasta 255 argumentos.

Función ENTERO

Es posible que en alguna ocasión al realizar determinados cálculos, obtengas un resultado con decimales, y al quitárselos todos manualmente con el comando disminuir decimales , te lo redondee por exceso, ofreciéndote así un resultado no deseado.

Para resolver este problema contamos con la función ENTERO , que redondea un número hasta su inferior entero más próximo.

Sintaxis: =ENTERO(número)

Argumento: Número: obligatorio. El número real que se quiere redondear.

Ejercicio

Probemos con un pequeño ejercicio. Abre un nuevo libro de trabajo y en la celda A1 escribe una cantidad con decimales, por ejemplo: 7,3102. Ahora, sitúa el cursor en la celda A2 y accede al asistente... ¿Recuerdas cómo?, en la ficha Fórmulas, selecciona el comando Insertar función. Selecciona la categoría Matemáticas y trigonométricas y busca la función ENTERO. Debe aparecer este cuadro de diálogo. Introduce los datos necesarios para que te quede como en la imagen:

Al pulsar Aceptar, en la celda A2 debe estar escrito el resultado: 7.

Función REDONDEAR

Si no queremos quitar todos los decimales de un número porque necesitamos mantener algunos de ellos, en lugar de la función ENTERO usaremos la función REDONDEAR.

Siguiendo con el ejemplo anterior, ahora queremos que nos quede el número 7,31. ¿Se te ocurre cómo hacerlo? Primero, veamos cuál es la sintaxis de esta función.

Sintaxis: =REDONDEAR(número; núm_decimales)

Argumentos: número. Obligatorio. Es el número que se quiere redondear. núm_decimales. Número de decimales al que queremos redondear.

Ejercicio

Si usas la hoja de cálculo del ejemplo anterior, en la celda A1 tendrás escrito 7,3102 y en la celda A2 la función ENTERO, así que pondremos el cursor en la celda A3. Accede al cuadro de diálogo Insertar función y busca la función REDONDEAR.

En el cuadro de diálogo Argumentos de función , en el recuadro Número, puedes introducir manualmente el 7,3102 o seleccionar la celda A1. Por su parte, en el recuadro Núm_decimales, pondremos 2, pues es el número de decimales con el que nos queremos quedar. El resultado que debe aparecer en la celda A3 es 7,31. ¡Haz la prueba!

Función ABS

Si en algún momento necesitas tener el valor numérico de una celda pero sin signo, lo que se conoce como valor absoluto de un número, puedes usar la función ABS.

Supón que en la celda B1 tienes escrito -100, pero quieres que te aparezca el número sin el signo negativo. Como con el resto de funciones, tienes dos opciones: situarte en la celda B2 y escribir =ABS(A1), o introducir la función usando el asistente, como hemos hecho con las anteriores. En ambos casos el resultado debe ser 100.

Sintaxis: =ABS(Número)

Argumento: Número: obligatorio. Es el número real del que se quiere obtener su número absoluto.

Ejercicio nueva combinación

Para obtener más número aleatorios solo tienes que copiar arrastrando hacia abajo.

Cada vez que quieras obtener una nueva combinación , solo tendrás que pulsar la tecla F9 para recalcular todas las celdas.

Funciones PRODUCTO Y POTENCIA

A continuación veremos las funciones producto y potencia y practicaremos un poco con esta última.

Función PRODUCTO Para multiplicar los números contenidos en dos celdas, o en un rango de ellas, debemos utilizar la función PRODUCTO , cuya funcionalidad es prácticamente idéntica a la de la función SUMA. Para realizar la multiplicación, solo es necesario indicar los números o celdas que se desean multiplicar como argumentos. Veamos cómo:

Sintaxis: =PRODUCTO(número1;[número2]...)

Argumentos: número1: obligatorio. Primer número o rango que se quiere multiplicar. número2: opcional. Al igual que en la función SUMA, admite hasta 255 argumentos.

Función POTENCIA Función que permite elevar un número a una potencia.

Sintaxis: =POTENCIA(número; potencia)

Argumentos: ambos son obligatorios. número: número base, puede ser cualquier número real. potencia: es el exponente al que queremos elevar el número base.

Ejercicio

Antes de avanzar a la siguiente pantalla te proponemos que, con los siguientes datos, apliques la función POTENCIA:

• Número: 6
• Potencia: 2

¿El resultado ha sido 36? Si es así, ¡enhorabuena! En la siguiente imagen puedes comprobar la forma de introducir los datos para obtener el resultado correcto.

También es correcto si, en lugar de seleccionar las celdas, en el recuadro número has escrito 6 y en el recuadro potencia 2.

Y así es como debería quedarte en la hoja del libro:

Por supuesto, no importa en qué celdas se encuentren los datos, lo importante es que hayas sido capaz de llegar hasta el asistente y aplicar la función.

Función RAIZ

Para calcular la raíz cuadrada de un número, tenemos la función RAIZ.

Sintaxis: =RAIZ(número)

Argumento: el número del que se quiere calcular la raíz cuadrada.

Ejercicio

Para practicar un poco con esta función intenta realizar el siguiente ejemplo o cualquier otro que se te ocurra en un libro de trabajo.

Recuerda que puedes insertar la función tanto de forma manual, como desde el comando Insertar función. Si lo has hecho desde el asistente de funciones, esta imagen te sonará:

Recuerda que puedes, bien seleccionar la celda, o bien introducir el número. Nosotros te recomendamos seleccionar la celda porque si alguna vez te encuentras con grandes cifras, este método te resultará más fácil y evitarás errores.

Función SENO y COSENO

Ahora vamos a ver otras dos que, aunque se incluyen en la misma categoría de funciones matemáticas, pertenecen a la parte de las trigonométricas.

Como ya puedes suponer, las funciones SENO y COS te devuelven el seno y el coseno, respectivamente, del valor que reciben como argumento. Teniendo en cuenta que dicho valor debe estar expresado en radianes.

Función SENO

Esta función devuelve el seno de un ángulo.

Sintaxis: =SENO(número)

Argumento: Número: obligatorio. Es el ángulo, que se expresa en radianes, cuyo seno se quiere obtener.

Función COSENO

La función COS devuelve el coseno de un número.

Sintaxis: =COS(número)

Argumento: Número: obligatorio. El ángulo en radianes cuyo coseno se quiere obtener.

Argumentos: el número obligatorio es el primero, mientras que el resto son opcionales. Admite hasta 255 argumentos.

Estos argumentos pueden ser números, nombre, celdas o rangos de celdas que contengan números.

Funciones MAX y MIN

Posiblemente alguna vez te hayas encontrado frente a una serie de datos y hayas necesitado saber cuál de ellos se corresponde con el valor más alto, o por el contrario cuál es el más pequeño. Para eso Excel pone a tu disposición dos funciones muy simples en lo que se refiere a su uso, y que te hacen posible ese supuesto con solo seleccionar el rango de celdas que contienen los datos.

Con función MAX podemos obtener el valor máximo del conjunto de valores seleccionado.

Sintaxis: =MAX(número1; [número2];...)

Argumentos: Solo el número1 es obligatorio, el resto son opcionales. Admite hasta 255 argumentos.

Por el contrario, si lo que queremos obtener es el valor mínimo, usaremos la función MIN

Sintaxis: =MIN(número1; [número2];...)

Argumentos: son iguales que en la función MAX: el número1 es obligatorio y el resto opcional, hasta 255.

Funciones CONTAR y CONTARA

Alguna vez habrás sentido la necesidad de contar cuántos datos hay escritos en una determinada fila o columna y que no te haya sido fácil saberlo porque estabas manejando un volumen de información bastante grande.

Pues bien, continuando con la categoría de funciones estadísticas, encontramos dos que hacen posible saber cuántas celdas hay dentro de un rango.

La función CONTAR se utiliza para contar todas las celdas dentro de un rango que contienen números.

La función CONTARA es similar, pero no idéntica. Esta función cuenta el número de celdas no vacías (ya contengan números o texto ).

Funciones de fecha y hora

A continuación te mostramos las funciones de fecha y hora:

Funciones AÑO, MES, DÍA

Vamos ahora con otras tres funciones. En este caso nos encontramos con funciones que necesitan como argumento una fecha, devolviendo en cada caso un número que se corresponde con el AÑO , el MES , o el DIA de la fecha indicada, según la función que hayas usado.

=AÑO() =MES() =DIA()

Así, si en la celda B2 introducimos la fecha 19/10/2012, el resultado será el siguiente:

Funciones HOY y AHORA

Esta es una de las funciones más sencillas que nos ofrece Excel, pero que puede sernos de mucha utilidad. No tiene argumentos, por lo que simplemente tendremos que escribir en una celda =HOY(). Al pulsar Enter, nos saldrá la fecha actual en nuestro libro de trabajo. ¿Cuál es la principal ventaja de esta función? Pues que cada vez que abramos el libro de trabajo, la fecha se actualizará a la actual.

Si, además de saber la fecha, queremos saber la hora, usaremos la función AHORA: =AHORA(). ¡Haz la prueba!

Funciones de texto

Función CONCATENAR

Aunque estamos trabajando con la hoja de cálculo y la mayor parte de las operaciones que realizamos son numéricas, también existen una serie de funciones que nos permiten trabajar con texto. Algo bastante corriente puede ser la necesidad de unir en una celda el contenido de dos o más celdas, independientemente de que estas contengan texto, número o fechas. Supón que quieres mostrar en una celda la siguiente información: "Alumno Juan de 25 años APTO". Para conseguirlo usaremos la función CONCATENAR.

Sintaxis: =CONCATENAR(texto1; [texto2]...)

Argumentos: Texto1: obligatorio. Es el primer elemento del texto a concatenar. Texto2: opcional. Resto de elementos que queremos concatenar. Admite hasta un máximo de 255. Recuerda que deben estar separados por punto y coma.

Ejercicio

Vamos a formar la frase "Alumno Juan de 25 años APTO".

Pues bien, tendrías que seguir los siguientes pasos:

• Crea en una hoja nueva una columna con nombres, otra con edades y otra con APTO o NO APTO; como se de un listado de notas se tratara.
• Ve a la ficha Fórmulas y selecciona el comando Insertar función y, dentro de la categoría Texto , escoge la función CONCATENAR.
• Ve escribiendo y seleccionando las celdas de dicho libro de trabajo hasta obtener el resultado deseado.

El resultado que debes obtener es el siguiente:

Función LARGO

Esta función te devuelve el número de caracteres que tiene la cadena de texto que recibe como argumento. Fíjate en el ejemplo y luego prueba tú. Te damos la sintaxis:

Sintaxis: =LARGO(texto)

Argumento: texto cuya longitud se desea obtener. Ten en cuenta que los espacios los cuenta como caracteres.

Funciones MAYUSC y MINUSC

Como podrás suponer ya por su nombre estas funciones convierten la cadena de texto que reciben como argumento a Mayúsculas y Minúsculas, respectivamente.

Sintaxis: =MAYUSC(texto)

Sintaxis: MINUSC(texto)

Función REEMPLAZAR

La función REEMPLAZAR te permite reemplazar parte de una cadena de texto por otra, indicando el número de caracteres que se van a sustituir y en qué posición empieza esa sustitución.

Sintaxis: =REEMPLAZAR(texto_original; núm_inicial; núm_de_caracteres; texto_nuevo)

Argumentos : todos son obligatorios. Texto_original: es el texto que queremos reemplazar. Núm_inicial: indica la posición del carácter dentro del texto original que se desea reemplazar por el texto_nuevo, es la posición donde se empieza a reemplazar. Núm_de_caracteres: es el número de caracteres que se quieren reemplazar. Texto_nuevo: es el texto que reemplazará a texto_original.

Ejercicio

¡Hagamos un ejercicio con la función REEMPLAZAR!

• Escribe en una celda del libro de trabajo Funciones.xlsx: Francisco Pérez, Estudiante.
• Después supón que quieres colocar este mismo texto en la celda A4, sustituyendo los 9 primeros caracteres por el texto Paco, deberías seleccionar la celda A4 y escribir =REEMPLAZAR(A2;1;9;"Paco"). El resultado es el siguiente:

Función SUSTITUIR

A continuación veremos en qué consiste esta función y practicaremos su uso con un ejercicio.

En el caso de la función SUSTITUIR , no se indica ni el número inicial, ni cuántos caracteres se quieren sustituir, lo que debes hacer es indicar el texto que quieres cambiar. Usaremos la función SUSTITUIR cuando queramos cambiar un texto específico, y función REEMPLAZAR para reemplazar cualquier texto en una ubicación específica.

Sintaxis: =SUSTITUIR(texto; texto_original; texto_nuevo; [núm_de_instancia])

Argumentos: texto: obligatorio. Texto o referencia a celda en la que se desean sustituir caracteres. texto_original: obligatorio. Es el texto que se desea sustituir. texto_nuevo: obligatorio. Indicamos el texto que reemplazará a texto_original. núm_de_instancia: opcional. Indica la instancia de texto_original que se desea reemplazar por texto_nuevo. Si no se usa, todas las instancias de texto_original se sustituirán por texto_nuevo.

Ejercicio

En el ejemplo anterior podrías escribir =SUSTITUIR(A2;"Francisco";"Paco"). Practiquemos un poco con esta función.

1. Escribe en la celda A2 de un libro de trabajo la palabra Casa.
2. Sitúa el cursor en A4 y accede a la función SUSTITUIR desde el cuadro de diálogo Insertar función. Rellénalo así: