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Asignatura: ofimatica, Profesor: , Carrera: Ciencias Empresariales, Universidad: UCV
Tipo: Apuntes
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AUTOMATIZACIÓN DE OFICINA
Una oficina es una interacción de personas que llevan a cabo una serie de tratamientos que requieren el manejo de la información de manera que puedan tomarse decisiones que afecten a la organización. Más específicamente la oficina está formada por una serie de elementos (personas, tratamientos y tecnologías de la información), todos ellos asociados con la planificación, dirección, organización, coordinación y control de las funciones de un organismo.
El medio de comunicación en la oficina tradicional es el papel, que es la razón básica de su ineficacia, mientras que en la moderna oficina se emplea la señal electrónica. Este cambio tiene un efecto muy drástico por la aceleración en el tratamiento, recuperación y transmisión de la información. Las dimensiones de la automatización de una oficina afectan a la estructura corporativa, tanto a nivel funcional como organizativa.
Efectos de la automatización de una oficina.
Dentro de una oficina existen cuatro tipos de operaciones fundamentales susceptibles de ser afectadas por la automatización:
La obtención de la información.
El tratamiento de la información.
El almacenaje de la información.
La recuperación de la información.
La obtención de la información. Es el proceso de recogerla. La automatización aporta la posibilidad de recoger información, además de por los medios tradicionales, por medios tecnológicos (cintas, discos magnéticos y ópticos, redes de comunicaciones,...). Estos medios evitan que la información deba tratarse cada vez que se cambia de dependencia u organismo como era tradicional.
El tratamiento de la información. Implica realizar tareas sobre la información, tales como mezclarla con otros datos, efectuar cálculos sobre ella, editarla, etc. Esta etapa es la verdaderamente beneficiada por la automatización, puesto que los datos, una vez adquiridos, pueden manipularse por distintos métodos (según el objetivo final) de forma más rápida, con menos errores y en un menor espacio de tiempo a como se realizaba tradicionalmente.
El almacenaje de la información. Implica archivar la información. El almacenamiento tradicional implicaba la existencia de grandes archivos de papel que ocupaba grandes superficies y que debían ser mantenidos con mucha diligencia por un elevado número de trabajadores. En la actualidad la tecnología permite almacenar la información en soportes magnéticos u ópticos que hacen innecesario el mantenimiento del papel.
HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS Hojas de Cálculo, Procesadores de Texto Bases de Datos
La herramientas ofimáticas (informática personal) constituyen el conjunto de aplicaciones que permite el manejo individualizado de la información de una manera sencilla en su operatividad y flexible en su capacidad para la adaptación al usuario
Podemos distinguir entre el concepto de INFORMATICA (que concierne a los sistemas comunes de la empresa u organismo) y OFIMATICA (permite la explotación personal de los datos), para ello se citan las siguientes diferencias:
La informática ha permitido automatizar los trabajos repetitivos y voluminosos de la organización: contabilidad, gestión de inventarios, nóminas, etc. La ofimática permite realizar tareas administrativas variables en función de las necesidades del usuario.
En la informática los errores de concepción, archivo y recuperación de datos pueden tener consecuencias muy graves. En ofimática es raro que un error sea difícilmente reparable.
En la informática los procesos están perfectamente definidos y suelen ser comunes a varios servicios, departamentos o unidades. La ofimática ser refiere, de una manera general, a trabajos, consultas y tratamiento de la información a nivel personal.
El conjunto de aplicaciones ofimáticas está constituido principalmente por:
HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS Hojas de Cálculo, Procesadores de Texto Bases de Datos
HOJAS DE CÁLCULO
Las hojas de cálculo son programas creados para convertir la información en datos organizados y realizar cálculos con ellos. Es un programa orientado principalmente a la gestión numérica.
Una hoja de cálculo es la conversión electrónica del conjunto formado por una hoja en blanco, un lápiz, una goma de borrar y una calculadora muy potente.
Se define una hoja de cálculo como una matriz formada por filas y columnas. Las filas están identificadas por números correlativos (fila1, fila2,... fila 10.000...), y las columnas por letras (columna A, columna B,... columna HV...) La intersección de una fila y una columna es denominada celdilla o celda.
Las celdas están identificadas por el programa, es decir, la posición de cada celda es conocida (por ejemplo, la celda X es la intersección de la columna J y la fila 50), es lo que se denomina dirección de celda. Las celdas pueden contener información independiente, su valor no depende de ninguna otra celda, o dependiente, su valor depende de otra u otras celdas.
En cada celda se pueden introducir los siguientes tipos de datos:
Aparte de datos también se pueden introducir todo tipo de objetos como símbolos, dibujos, gráficos, organigramas, etc.
La capacidad para introducir fórmulas y funciones es lo que dota a las hojas de cálculo de gran potencia. Las fórmulas que se pueden utilizar no sólo son del tipo explícito. Por ejemplo, 5x8+6 (operación de cálculo), sino que se suele emplear referencias a celdas (direcciones de celda). Al actuar así, lo que se le indica al programa es que opere con los datos contenidos en las celdas indicadas en la fórmula, por ejemplo, A5xA6+A7 (multiplicar el valor de la celda que está en la columna A fila 5 por la que está en la columna A fila 6 y sumar su resultado el valor de la celda que está en la columna A fila 7); al variar estos datos variará también, de forma automática , el resultado (operación de recálculo).
HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS Hojas de Cálculo, Procesadores de Texto Bases de Datos
PROCESADORES DE TEXTO
Un Procesador de Texto es un paquete de aplicación orientado a la creación y manipulación de grandes cantidades de texto cuya misión es la generación de informes, cartas..., que como último soporte utilizará el papel o las redes de comunicación para la transmisión de información escrita.
Los actuales procesadores de texto basados en interfaces gráficas.
Funcionan generalmente bajo Windows o cualquier otro S.O. gráfico. Las principales características de los procesadores de texto basados en GUI son: En la ejecución de comandos y realización de la mayor parte de las operaciones se puede realizar usando exclusivamente el ratón. No hace falta recordar los nombres de los comandos ya que éstos siempre están presentes en pantalla. Los procesadores de texto funcionan como un programa multitarea, lo que permite el transvase de información de una manera rápida y sencilla. Y en general todas las características incluidas en las Interfaces gráficas de usuario son aplicables a los procesadores de texto.
Características principales
La mayoría de los procesadores de Textos actuales permite realizar las siguientes operaciones:
HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS Hojas de Cálculo, Procesadores de Texto Bases de Datos
HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS Hojas de Cálculo, Procesadores de Texto Bases de Datos
BASES DE DATOS RELACIONALES 1
Una base de datos es un conjunto estructurado de datos que intentan reflejar de forma organizada la información que existe en una parcela acotada del mundo real. Esta parcela se denomina sistema de información.
Dentro de un sistema de información podemos encontrar una colección de elementos que tienen las mismas características, que hablan de lo mismo. Podemos pensar en una guía telefónica, en los pacientes de un hospital, en los cursos de un plan de formación o en los empleados de la Generalitat Valenciana. Según el modelo relacional estas colecciones de elementos se denominan entidades , y las características comunes que los hacen semejantes atributos. Por ejemplo atributos de la entidad Cursos plan de formación serían los siguientes: Código del curso, denominación, nº de horas, lugar, fechas de realización del curso, horario, ...
En una base de datos relacional la información se almacena por Entidades. Así en una base de datos comercial podrán aparecer las siguientes entidades: Clientes, Productos, Vendedores. En una base de datos referente al personal de una empresa u organización podrá haber, entre otras, información de las siguientes entidades: Empleados, Puestos de Trabajo, Departamentos...
Estas entidades a su vez están relacionadas entre si, no son entes aislados y a través de unos atributos comunes se establecen unas relaciones.
La siguiente figura ilustra las entidades, atributos, y su relación en una base de datos de tipo relacional
(^1) Aunque existen otros tipos de bases de datos como por ejemplo, jerárquicas, reticulares o de red,..., el modelo relacional es el más común.
HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS Hojas de Cálculo, Procesadores de Texto Bases de Datos
En una base de datos relacional la información de cada entidad se almacena en una tabla. Cada fila de la tabla es un registro y almacena toda la información de un elemento. Cada columna de la tabla es un campo (atributo). Todos los campos de una fila hacer referencia al mismo elemento. Para que una tabla siga el modelo relacional debe de cumplir los siguientes requisitos:
Para aclarar estos conceptos veamos un ejemplo:
CÓDIGO PUESTO DE TRABAJO DENOMINACIÓN^
CÓDIGO NEGOCIADO
CÓDIGO SECCIÓN
CÓDIGO SERVICIO 20187 Auxiliar 01 10 1 12089 Administrativo 02 10 2 00249 Jefe Negociado 01 11 1 03578 Auxiliar 01 10 1 11005 Auxiliar 04 11 2 05478 Administrativo 05 10 1 18005 Jefe Sección 02 12 2
Los elementos siguientes: Se denominan:
PUESTOS DE TRABAJO ENTIDAD / NOMBRE DE LA TABLA
CÓDIGO PUESTO DE TRABAJO DENOMINACIÓN CÓDIGO NEGOCIADO CÓDIGO SECCIÓN CÓDIGO SERVICIO
ATRIBUTOS / CAMPOS
RESTO DE FILAS / DATOS REGISTROS / FILAS
HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS Hojas de Cálculo, Procesadores de Texto Bases de Datos
A continuación se desarrollan unos ejemplos de los diferentes tipos de relaciones:
Relaciones de uno a uno: Este tipo de relación no es el más común ya que en muchos casos suponen la misma entidad dividida en dos tablas, siendo aconsejable, en ocasiones, incluir toda la información en una tabla. Por ejemplo. La entidad personas , compuesta entre otros por los siguientes campos: Código persona Apellidos, Nombre, Fecha nacimiento, Domicilio, Titulación Teléfono, ...y la entidad rasgos fisiológicos , compuesta, entre otros, por los siguientes campos: Código persona, Estatura, Peso, Complexión,... no tiene sentido que dos tablas hagan referencia a la misma entidad. Un ejemplo de relaciones uno a uno con entidades distintas es la que podría darse entre trabajadores y puestos de trabajo , ya que un puesto sólo puede ser de una persona y una persona sólo estar en un puesto.
Relaciones de uno a muchos :
Relación uno a muchos La figura anterior, representa la forma y los símbolos que Access utiliza para representar las relaciones y sus tipos.
Hay un pequeño “uno” dibujado sobre la relación al lado de la entidad Departamentos. Además hay un símbolo de “infinito” en el otro extremo de la relación, al lado de la entidad Empleados. Estos símbolos quieren decir que, en nuestro ejemplo, pueden haber varios empleados por departamento pero un empleado sólo estará adscrito a un único departamento. Esto es lo que se denomina una relación uno a varios. Este tipo de relación es el mayoritario en las bases de datos relacionales.
HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS Hojas de Cálculo, Procesadores de Texto Bases de Datos
CONCEPTO DE CLAVE PRINCIPAL Y CLAVE AJENA. Una clave principal (o primaria) es un atributo (campo) de una entidad (tabla) que identifica inequívocamente un registro, no pudiendo existir dos registros en la misma tabla con la misma clave principal, es decir con el mismo valor y siempre debe de tener algún valor, es decir no puede estar en blanco. En la mayoría de los casos un campo clave principal será el origen de una relación. El atributo destino que está en la otra entidad tendrá las mismas características que el campo y se denomina clave ajena , externa o foránea El las relaciones el campo clave principal está en negrita y se representa en Access mediante el siguiente
icono:
En el ejemplo anterior el atributo código dpto. de la tabla Departamentos es clave principal y el atributo código dpto. de la tabla Empleados es clave ajena La ventaja del modelo relacional es que se podrá utilizar al mismo tiempo más de una tabla que estén relacionadas entre sí mediante un campo en común y cuyo contenido servirá de enlace entre ellas. Las relaciones generalmente se establecen entre la clave principal de una tabla y la clave ajena de otra tabla
PAQUETES INTEGRADOS
Con la aparición de las nuevas tecnologías (Internet), los paquetes de software van integrando aplicaciones de adaptación, como por ejemplo los programas de confección de páginas web.
Como resumen indicar que los paquetes integrados presentan aplicaciones independientes entre sí pero íntimamente relacionadas, constituyendo una unidad operativa.
Existen en el mercado diversos paquetes de este tipo. Los más significativos son:
Nombre de la aplicación Tipo de aplicación
WordPerfect Procesador de Textos Quattto Pro Hoja de cálculo
Paradox Gestor de Bases de datos Corel Presentations Programa generador de presentaciones (a modo dediapositivas)
Trellix Herramienta de generación de páginas Web Corel Central Gestor(equivale a una agenda electrónica)^ de^ información^ personal^ y^ administración
Nombre de la aplicación Tipo de aplicación Word Pro Procesador de Textos Lotus 123 Hoja de cálculo
Approach Gestor de Bases de datos Freelance Graphics Programa generador de presentaciones
Lotus Organizer Gestor de información personal (Agenda)
PAQUETES INTEGRADOS
Nombre de la aplicación Tipo de aplicación
Word Procesador de Textos
Excel Hoja de cálculo
Access Gestor de Bases de datos
Powerpoint Programa generador de presentaciones
FrontPage Creación de páginas Web
Outlook Agenda personal y correo electrónico
PhotoDraw Creación o modificación de imágenes
Publisher Composición a impresión de todo tipo de tarjetas,carteles, sobres, pancartas, etc.
Nombre de la aplicación Tipo de aplicación
Writer Procesador de Textos
Calc Hoja de cálculo
Impress Programa generador de presentaciones
Base Gestor de Bases de datos
Draw Creación de todo tipo de gráficos
Nombre de la aplicación Tipo de aplicación
Writer Procesador de Textos
Calc Hoja de cálculo
Impress Programa generador de presentaciones
Base Gestor de Bases de datos
Draw Creación de todo tipo de gráficos
GRÁFICOS Y AUTOEDICIÓN
Esto es una gran ventaja, ya que una línea, que en el caso de un bitmap estaría compuesta por muchos pixels, en una imagen vectorial sólo se necesita almacenar información sobre su principio, su final, su anchura y color. Esto es así con las líneas y con cualquier figura más compleja. Por ejemplo, podríamos representar un círculo simplemente guardando la información de su centro y su radio, además de indicar el color de contorno y el de fondo. Entre los tipos de archivo vectorial más comunes tenemos: WMF (formato estándar de los ClipArt de Windows), CDR, CMX, DWG,DWT,DWF,...
La división entre mapa de bis y vectorial no es tajante, ya que las imágenes vectoriales suelen admitir la incrustación de imágenes de mapa de bits en su interior, y los programas especializados en dibujo cada vez tienen más cualidades de los programas de tratamiento de imágenes de mapa de bits.
Los mapas de bits permiten mayor realismo en una imagen, por lo que son usados en la fotografía, pero al ser ampliadas, pierden calidad y se "pixelan", o sea dejan ver que están formadas por puntos. Además son ficheros de mayor tamaño que los vectoriales. Por el contrario las imágenes vectoriales aunque tienen menor realismo, al crearse mediante operaciones geométricas, (y cuyo resultado es la aparición de imágenes compuestas de ángulos, líneas, superficies y colores) son multiplicables o divisibles en su conjunto, no perdiendo calidad al ser ampliadas.
Los mapas de bits ofrecen sus mejores prestaciones con imágenes fotográficas y los gráficos vectoriales con imágenes de gestión (Dibujo técnico) como mapas planos, topografía... Las imágenes fotográficas normalmente tienen multitud de colores y cambios de tono irregulares. Utilizando mapas de bits, estas características no tienen ningún problema, pero sí para los gráficos vectoriales debido a la enorme dificultad de identificar y delimitar los objetos que forman una imagen.
La elección de una codificación u otra depende de la capacidad de manipulación que se necesite. Los gráficos vectoriales son los que disponen de mayor libertad de manipulación al permitir cambiar más fácilmente el tamaño, color, posición, etc. de cualquiera de ellos. Los mapas de bits son más limitados en este ámbito y cualquier cambio puede ser una tarea más pesada.
GRÁFICOS Y AUTOEDICIÓN
Paint (mapa de bits) Paint Shop Pro (mapa de bits) Corel Draw (vectorial) Adhobe photoshop (mapa de bits) Corel photopaint (mapa de bits)
DE DIBUJO TÉCNICO (Programas CAD Computer aided design) Un programa de CAD (trabajan en formato vectorial) es capaz de crear, modificar e imprimir figuras geométricas elementales (líneas, arcos, rectángulos, elipses, etc.), con propiedades individuales propias (color, tipo de línea, medidas, etc.), ofreciendo un mayor control de los aspectos técnicos: escalas, cotas, representación tridimensional.... Se puede conseguir cualquier composición, por muy compleja que sea, creando cuantos objetos gráficos básicos sean precisos, enlazados entre sí, hasta formar las figuras adecuadas al proyecto, procediendo a su plasmación en papel cuando esté finalizado el trabajo en la pantalla. El proceso general de trabajo se basa en dos fases: subdividir el dibujo en entidades gráficas básicas, y después, seleccionar la función que hay que ejecutar e introducir los datos que solicita el programa, repitiendo esta acción cuantas veces sea preciso.
Este tipo de programas generan una imagen (o una película animada) de objetos tridimensionales. Los objetos se crean en formato vectorial; normalmente cada cuerpo se define por una serie de polígonos y redes situadas en el espacio, que se rellenan con diferentes texturas, efectos de luz, etc.
