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El procedimiento de comunicación interna y externa del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST) de Constuinstalaciones y Acabados YM S.AS. El procedimiento establece objetivos, responsabilidades, definiciones y descripciones de actividades relacionadas con la comunicación, tanto interna como externa, en la empresa. Además, se detallan los medios de comunicación utilizados y se incluyen anexos y un control de cambios.
Tipo: Resúmenes
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SALUD EN EL TRABAJO Código: SST-PRC- Versión: 01 PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA Fecha: 26/12/ Pagina: 1 de 6
CONSTUINSTALACIONES Y ACABADOS YM S.A.S ELABORADO POR LEIDY JOHANA ROJAS Bogotá AGOSTO – 2022
SALUD EN EL TRABAJO Código: SST-PRC- Versión: 01 PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA Fecha: 26/12/ Pagina: 2 de 6
1. INFORMACION GENERAL OBJETIVO Establecer los criterios y las responsabilidades para asegurar la correcta comunicación interna, así como regular y asegurar la comunicación externa entre CONSTUINSTALACIONES Y ACABADOS YM S.A.S , y demás partes interesadas (Comunidad, Clientes, Proveedores, Contratistas, Entes gubernamentales, Visitantes, Trabajadores y familias entre otros); relativas al SG- SST. ALCANCE Este procedimiento aplica a todas las áreas de CONSTUINSTALACIONES Y ACABADOS YM S.A.S , y demás partes interesadas. RESPONSABLES La Gerencia (Representante legal), es el responsable del suministro de los recursos humanos, tecnológicos y financieros para ejecutar los parámetros establecidos en este procedimiento. La alta dirección es la encargada de divulgarlo y verificar su cumplimiento. Será obligación de todos los trabajadores o cualquier persona que tenga vinculo o que desarrolle actividades en nombre de CONSTUINSTALACIONES Y ACABADOS YM S.A.S, el aplicar las pautas determinadas en el presente documento. 2. DEFINICIONES Actas: Herramienta de comunicación en las que se plasma la participación, discusión, conclusión y compromiso de todo tipo de reuniones o convocatorias que se realicen en CONSTUINSTALACIONES Y ACABADOS YM S.A.S
SALUD EN EL TRABAJO Código: SST-PRC- Versión: 01 PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA Fecha: 26/12/ Pagina: 4 de 6 Correo Electrónico: Sistema que permite el intercambio de mensajes entre distintos ordenadores interconectados a través de una red, especialmente Internet. Encuestas: Es un conjunto de preguntas normalizadas dirigidas a una muestra representativa de la población o instituciones, con el fin de conocer estados de opinión o hechos específicos. Fax: Método y aparato de transmisión y recepción de documentos mediante la red telefónica conmutada que se basa en la conversión a impulsos de las imágenes «leídas» por el emisor, impulsos que son traducidos en puntos - formando imágenes- en el receptor. Folletos: Es un impreso de varias hojas que sirve como instrumento divulgativo o publicitario Informe Escrito: El informe es un documento escrito (científica, técnica o comercial) con el propósito de comunicar información a un nivel más alto en una organización. Llamados de Atención: Es una instancia de aprendizaje o atención con proyección de mejorar. Memorandos: Herramientas de comunicación que la gerencia utiliza para llamados de atención o disposiciones sobre el recurso humano. Red Telefónica: Conjunto de elementos constituido por todos los medios de transmisión y conmutación necesarios que permite enlazar a voluntad dos equipos terminales mediante un circuito físico que se establece específicamente para la comunicación.
3. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Los canales de comunicación interna constituyen la base vital para establecer relaciones entre todas las áreas de la empresa, es de suma importancia convertir este método comunicativo en la fuerza ineludible para el desarrollo laboral sostenible de la estructura empresarial. Es conveniente instaurar y controlar cada
SALUD EN EL TRABAJO Código: SST-PRC- Versión: 01 PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA Fecha: 26/12/ Pagina: 5 de 6 uno de los medios empleados para que la comunicación interna fluya de una manera veraz y eficaz constituyéndose en la forma verídica de captar información necesaria para el crecimiento de la CONSTUINSTALACIONES Y ACABADOS YM S.A.S COMUNICACIÓN INTERNA EMPRESA Proceso de comunicación: La comunicación puede ser Interna o Externa a través de los distintos niveles de la empresa. Dentro de la interna tenemos 2 tipos, descendente y ascendente. La comunicación interna multidireccional garantiza que el personal propio y contratado por CONSTUINSTALACIONES Y ACABADOS YM S.A.S , conozcan el SG-SST, los riesgos a los que se encuentran expuestos, así como los objetivos del Sistema de Gestión y puedan además contribuir al cumplimiento de la Política SST y a la mejora continua. También sirve como medio de recepción de sugerencias e información para la revisión de los procedimientos y programas. COMUNICACIÓN EXTERNA (PARTES INTERESADAS: CLIENTES, COMUNIDAD, PROVEEDORES, VISITANTES, CONTRATISTAS, ENTES GUBERNAMENTALES, FAMILIA DE LOS TRABAJADORES). MEDIOS DE COMUNICACIÓN CONSTUINSTALACIONES Y ACABADOS YM S.A.S , establece las formas o medios de comunicación satisfactoria con todas las áreas de la empresa, la cual hace posible divulgar nuestra gestión interna (Políticas, Lineamientos, estrategias, procedimientos, formatos, sanciones, circulares, llamados de atención y comunicados) a todos los empleados y recibir llamados de mejora continua para la empresa. Correo Electrónico (Email) Pagina Web Memorandos Carteleras informativas
