¿Qué es un proceso administrativo?
Se trata de un conjunto de funciones administrativas que se realizan de forma secuencial. Su propósito principal es
ayudar a la empresa a hacer un mejor uso de sus recursos y alcanzar sus objetivos de forma más eficiente.
El proceso administrativo está conformado de cuatro fases principales: planificación, organización, dirección y control.
En conjunto, todas siguen un proceso cíclico, por lo que se reiniciarán al completar su última fase.
Fases del proceso administrativo
Antes de empezar, es importante resaltar que las cuatro fases antes mencionadas se dividen en dos grupos de acuerdo
a su etapa de ejecución: mecánicas (planificación y organización) y dinámicas (dirección y control).
1.- Etapa mecánica o estructural del proceso administrativo
Fase de planificación
La fase de planificación es el primer paso de todo proceso administrativo. Es en este punto donde se establecen los
objetivos y metas de la empresa. Sin embargo, aquí también se debe incluir los medios por los cuales se pretende
alcanzar tales objetivos. En otras palabras, se traza una ruta de acción.
La importancia de la planificación es que reduce la incertidumbre e incrementa las posibilidades de éxito. Esta etapa
se enfoca en el futuro de la empresa, por lo que funciona por medio de proyecciones y se analiza cómo los factores
actuales pueden influenciar el futuro.
Por último, se desarrolla un plan que contenga de forma objetiva e integral las principales actividades que se
realizarán en el futuro. Los siguientes son los principales pasos de la fase de la planificación:
• Definir los objetivos: hacia dónde se desea llegar
• Determinar la situación actual de la empresa
• Identificar los posibles eventos que podrían ocurrir en el futuro de la empresa
• Analizar y elegir la forma de resolver eventuales problemas
• Implementar un plan y evaluar el resultado
Fase de organización
El siguiente paso consiste en distribuir las tareas y responsabilidades entre los diferentes grupos de trabajo que
componen la empresa. Este es el proceso de división de labores en grupos, los cuales deben estar interconectados y
trabajar de forma conjunta.
Esta parte del proceso está íntimamente ligada a las habilidades de cada trabajador y los recursos físicos que la
empresa posee. El propósito principal de la organización es asignar objetivos específicos a cada actividad de la
compañía.
Aquello es importante, ya que elimina la duplicación de esfuerzos para cada tarea. Además, la estructura establecida
refleja los objetivos y planes de la empresa. Con aquel conocimiento, cada tarea puede llevarse a cabo con un mejor
costo y un mayor nivel de satisfacción por parte de cada colaborador. Algunos de los pasos más importantes en esta
etapa son:
• Dividir la carga de trabajo en tareas que puedan realizarse por grupos individuales
• Subdividir cada tarea en unidades operativas
• Seleccionar una autoridad administrativa para cada sector
