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Dirección: García Moreno N10-43 entre Chile y Espejo • Código Postal: 170401 / Quito - Ecuador • Teléfono: 593 - 2 382- 7000 www.presidencia.gob.ec
ACUERDO No. SGPR- 2019 - 0107
José Iván Agusto Briones SECRETARIO GENERAL DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA CONSIDERANDO: Que, el artículo 18 de la Constitución de la República, en su numeral segundo, establece que es derecho de todas las personas el acceso a la información generada en instituciones públicas o privadas que manejen fondos públicos o realicen funciones públicas. Además del derecho de acceso universal a las tecnologías de información y comunicación; Que, el artículo 52 de la Constitución de la República dispone que las personas tengan derecho a disponer de bienes y servicios de óptima calidad y a elegirlos con libertad, así como a una información precisa y no engañosa sobre su contenido y características; Que, el artículo 154, numeral 1 de la Constitución de la República determina que los ministros de Estado, además de las atribuciones establecidas en la Ley, les corresponde: 1. Ejercer la rectoría de las políticas públicas del área a su cargo y expedir los acuerdos y resoluciones administrativas que requiere su gestión; Que, el artículo 227 de la Constitución de la República, determina que la Administración Pública constituye un servicio a la colectividad que se rige por los principios de eficacia, eficiencia, calidad, jerarquía, desconcentración, descentralización, coordinación, participación, planificación, transparencia y evaluación; Que, el artículo 379, numerales 3 y 4, de la Constitución de la República del Ecuador, establece que son parte del patrimonio cultural tangible e intangible relevante para la memoria e identidad de las personas y colectivos, y objeto de salvaguardia del Estado, entre otros: "3. Los documentos, objetos, colecciones, archivos, bibliotecas y museos que tengan valor histórico, artístico, arqueológico, etnográfico o paleontológico. 4. Las creaciones artísticas, científicas y tecnológicas"; Que, el artículo 10 de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública, establece que: " Es responsabilidad de las entidades públicas, personas jurídicas de derecho público y demás entidades públicas, crear y mantener registros públicos de manera profesional, para que el derecho a la información se pueda ejercer a plenitud, por lo que, en ningún caso se justificará la ausencia de normas técnicas en el manejo y archivo de la información y documentación para impedir u obstaculizar el ejercicio de acceso a la información pública, peor aún su destrucción (...) "; Que, la Ley del Sistema Nacional de Archivos, en su artículo 1 define que: " Constituye Patrimonio del Estado la documentación básica que actualmente existe o que en adelante se produjere en los archivos de todas las instituciones de los sectores público, y privado, así como la de personas particulares, que sean calificadas como tal (...) ";
Dirección: García Moreno N10-43 entre Chile y Espejo • Código Postal: 170401 / Quito - Ecuador • Teléfono: 593 - 2 382- 7000 www.presidencia.gob.ec Que, la Secretaría Nacional de la Administración Pública fue creada mediante Decreto Ejecutivo No. 2428, publicado en el Registro Oficial No. 536 de 18 de marzo de 2002, como una dependencia de la Presidencia de la República, destinada a facilitar la adopción de las decisiones del Jefe de Estado y coordinar actividades con las instituciones de la Función Ejecutiva; Que, mediante Decreto Ejecutivo No. 1346 publicado en el Registro Oficial No. 830 de 31 de octubre de 2012, se transfirió las funciones del Archivo Intermedio a la Secretaría Nacional de la Administración Pública, institución que incorporó en su estructura a la Dirección de Archivo de la Administración Pública para el cumplimiento de las siguientes atribuciones: a) Establecer los procedimientos de la gestión de archivos para las entidades de la Administración Pública Central e Institucional; b) Elaborar e implementar manuales, procedimientos y normas técnicas para la gestión del Archivo, manejo documental, racionalización de la gestión documental, conservación, custodia y mantenimiento de documentos; c) Dictar recomendaciones para mejorar la administración documental en las Entidades de la Administración Pública Central e Institucional; d) Recibir, administrar y custodiar los documentos de archivo de la Administración Pública Central e Institucional, que tenga más de 15 años contados desde la fecha de expedición como lo establece el artículo 15 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos; e) Conferir copias certificadas de los documentos bajo su custodia, observando las Normas legales y técnicas de la materia; f) Elaborar propuestas y proyectos de digitalización de los archivos bajo su custodia, así como los de las Entidades de la Administración Pública Central e Institucional; g) las demás establecidas en las leyes, reglamentos u otras normas del ordenamiento jurídico; Que, mediante Decreto Ejecutivo No. 3 de 30 de mayo de 2013, se estableció que la Secretaría Nacional de la Administración Pública será una entidad de derecho público con personalidad jurídica y patrimonio propio, dotada de autonomía presupuestaria y administrativa; Que, la Secretaría Nacional de la Administración pública, mediante Acuerdo Ministerial No. 1043 de 02 de febrero de 2015, expidió la Norma Técnica y la Metodología de Gestión Documental y Archivo, publicada en el Registro Oficial Suplemento No. 445 de 25 de febrero de 2015; Que, mediante Decreto Ejecutivo No. 5 de 24 de mayo de 2017, el Presidente Constitucional de la República del Ecuador, transfirió las atribuciones de la Secretaría Nacional de la Administración Pública establecidas mediante Decreto No. 1346 publicado en el Registro Oficial No. 830 de 31 de octubre de 2012, a la Secretaría General de la Presidencia de la República; Que, el artículo 2, numeral 1, literal e) del Decreto Ejecutivo No. 5 de 24 de mayo de 2017, entre las atribuciones del Secretario General de la Presidencia de la República, le corresponde: “ e) Expedir dentro del ámbito de sus competencias, acuerdos, resoluciones, órdenes y disposiciones conforme a la normativa vigente ”;
Dirección: García Moreno N10-43 entre Chile y Espejo • Código Postal: 170401 / Quito - Ecuador • Teléfono: 593 - 2 382- 7000 www.presidencia.gob.ec Artículo 3.- Fines de los archivos.- El objetivo esencial de los archivos públicos es disponer de la documentación organizada, garantizando que la información institucional sea recuperable en forma ágil y oportuna para el uso de la administración o del ciudadano, además, como fuente de consulta de la historia. Artículo 4.- Importancia de los archivos.- Los archivos son importantes porque custodian y respaldan las decisiones, actuaciones y memoria, que sirven como fuentes fiables para garantizar la transparencia de la Administración Pública. Artículo 5.- Principios generales.- Los principios generales que rigen la función archivística son:
1. Institucionalidad: Los documentos contemplan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y de la administración en general; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia y eficiencia de las entidades del Estado en el servicio al ciudadano. 2. Responsabilidad: Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos. Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de dichos documentos. 3. Administración y acceso: Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establece la ley. 4. Modernización: El Estado garantiza el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos. 5. Función de los archivos: Los archivos, en un Estado constitucional de derechos y justicia, cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora. 6. Manejo y aprovechamiento de los archivos: El manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a la actividad de la Administración Pública y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra práctica sustitutiva. 7. Talento Humano: Las entidades públicas conformarán las unidades administrativas relacionadas al archivo con personal que cumpla con los perfiles establecidos en el manual de puestos. 8. Capacitación: Las entidades públicas que tengan la competencia de capacitar a servidores públicos desarrollarán programas de actualización en materia archivística, para lo cual deberán suscribir convenios de cooperación interinstitucional. Artículo 6.- Principios archivísticos. - Son aquellos que fundamentan toda la organización documental, a partir de los cuales se otorga origen y procedencia a la información. En materia archivística se aplicarán los siguientes principios: 1. Principio de procedencia.- Es aquel según el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad
Dirección: García Moreno N10-43 entre Chile y Espejo • Código Postal: 170401 / Quito - Ecuador • Teléfono: 593 - 2 382- 7000 www.presidencia.gob.ec e independencia de cada fondo. Para la aplicación del principio de procedencia deben identificarse: la unidad productora de los documentos, la institución productora, las funciones desarrolladas y los documentos producidos agrupados en series.
2. Principio de orden original.- Hace referencia al orden en que se crearon los documentos dentro de cada expediente, ubicándolos de manera consecutiva de acuerdo a cómo ocurrieron las actuaciones administrativas que dieron origen a su producción, respetando la clasificación de acuerdo a la estructura organizacional de la entidad pública. Artículo 7.- Política institucional en materia de gestión documental y archivo.-
- Las entidades públicas emitirán la política institucional en materia de gestión documental y archivo, la cual será aprobada por la máxima autoridad institucional y deberá estar alineada con las disposiciones de la presente Regla Técnica relacionada con la organización, gestión, conservación y custodia de los documentos de archivo.
- Todos los servidores públicos de los sujetos obligados velarán por la integridad y adecuada conservación de los documentos de archivo que genere o reciba la dependencia, en cualquier soporte y época, apegándose a los principios generales establecidos en la Declaración Universal sobre los Archivos y el Código de Ética Profesional, emitidos por el Consejo Internacional de Archivos de la UNESCO.
- Se prohíbe expresamente la constitución paralela de expedientes para uso personal. Artículo 8.- Ente rector.- La Secretaría General de la Presidencia de la República es la responsable de establecer la rectoría de la gestión documental, organización y mantenimiento de los archivos públicos, para el efecto se crea la Dirección de Archivo de la Administración Pública dependiente del ente rector, la cual tendrá las siguientes atribuciones y responsabilidades:
- Establecer los procedimientos de la gestión de archivos para los sujetos obligados al cumplimiento de esta Regla Técnica;
- Emitir recomendaciones para mejorar la administración documental;
- Validar el cumplimiento de directrices en la elaboración del Cuadro General de Clasificación Documental y la Tabla de Plazos de Conservación Documental;
- Validar los requisitos para bajas documentales y transferencias secundarias establecidos en la presente Regla Técnica;
- Administrar y custodiar los documentos de archivo que hayan cumplido los plazos de retención establecidos en la Tabla de Plazos de Conservación Documental;
- Valorar, con los responsables de los Archivos Centrales de las entidades, los inventarios de transferencia final y remitir al Archivo Histórico Nacional la documentación calificada como permanente;
- Proporcionar el servicio de consulta y controlar el préstamo de los documentos del Archivo Intermedio;
- Conferir copias certificadas del fondo documental bajo su custodia, observando las normativas legales y técnicas;
- Emitir directrices internas para la custodia temporal de los fondos documentales bajo su custodia;
- Absolver consultas sobre el alcance de las disposiciones de la presente Regla Técnica;
- Promover acciones para la transferencia del conocimiento de la presente Regla Técnica;
Dirección: García Moreno N10-43 entre Chile y Espejo • Código Postal: 170401 / Quito - Ecuador • Teléfono: 593 - 2 382- 7000 www.presidencia.gob.ec información considerada de utilidad para la unidad administrativa. Depende de la Dirección de Gestión Documental y Archivo o quien haga sus veces.
3. Archivo Intermedio: Es el que custodia y administra los fondos documentales transferidos por los Archivos Centrales que han cumplido al menos 15 años de permanencia en las entidades públicas. Es administrado por la Dirección de Archivo de la Administración Pública del ente rector. 4. Archivo Histórico: Es el que custodia documentación que después de pasar por un proceso de valoración secundaria adquiere el carácter de permanente. Es administrado por el Archivo Nacional del Ecuador. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO Artículo 12.- El Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivo.- Es el conjunto de dependencias y procesos de gestión documental y archivo articulados entre sí, que tienen como finalidad coordinar las estrategias necesarias para la correcta operación de los procesos y procedimientos a nivel nacional, así como la preservación del patrimonio documental del Estado. Artículo 13.- El Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivo.- Es el conjunto de procesos y procedimientos que interactúan desde que se producen o generan los documentos hasta su destino final, cualquiera que sea su soporte o formato y época de producción o recepción, mediante los métodos y procedimientos definidos en la presente Regla Técnica. Cada entidad pública contará con un sistema de archivo institucional que estará compuesto por:
- Los Archivos de Gestión.
- La Dirección de Gestión Documental y Archivo o quien haga sus veces.
- El Archivo Central.
- Las autoridades y el talento humano calificado y suficiente.
- Recursos técnicos y estructura. Artículo 14.- Atribuciones de la Unidad Productora. - Para cumplir con las atribuciones que les corresponden, en materia de gestión documental y archivo, los responsables de las unidades productoras deberán:
- Designar a los Responsables de los Archivos de Gestión; Archivo Nacional del Ecuador Custodia la entidad pública Archivo que custodia la Dirección de Archivo de la Administración Pública de la
Archivos de
Gestión
Archivos
Centrales
Archivo
Intermedio
Archivo
Histórico
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- Asesorar, a través de los responsables de archivo de gestión, a su unidad en materia de archivos, así como colaborar con ésta para la correcta organización y tratamiento técnico de la documentación del Archivo de Gestión;
- Integrar los expedientes de archivo conforme al procedimiento establecido en la presente Regla Técnica;
- Elaborar el inventario general por expediente del Archivo de Gestión;
- Mantener debidamente organizados los expedientes;
- Asegurar la integridad y debida conservación de los archivos mediante la revisión periódica de las condiciones de resguardo apropiadas, conforme a lo establecido por esta Regla Técnica;
- Participar en la elaboración del Cuadro General de Clasificación Documental y la Tabla de Plazos de Conservación Documental;
- Supervisar por parte de los responsables de archivo de gestión que la documentación de archivo se clasifique, registre, conserve y transfiera en los términos definidos por la presente Regla Técnica.
- Otorgar en préstamo los expedientes que reposan en el Archivo de Gestión a los servidores públicos autorizados en los términos establecidos por esta Regla Técnica;
- Ser el conducto para identificar y solicitar al Archivo Central el préstamo de expedientes que ya se hubieran transferido y sean objeto de solicitudes de acceso o de consulta interna;
- Elaborar el inventario de transferencia primaria aprobado por el jefe inmediato para transferir hacia el Archivo Central los expedientes que cumplan con lo establecido en la Tabla de Plazos de Conservación Documental;
- Participar en los procesos de valoración secundaria y en la elaboración de la Ficha Técnica de Prevaloración de los expedientes que cumplan su plazo de conservación en el Archivo Central y que deban ser transferidos al Archivo Intermedio o al Archivo Histórico, o considerados para baja documental;
- Contar con los espacios y mobiliario apropiados para la conservación de sus Archivos de Gestión;
- Conservar la documentación que ha sido clasificada como reservada de acuerdo con las disposiciones establecidas en la Constitución de la República del Ecuador, la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública, la Ley de Seguridad Pública y del Estado, la Ley del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos y sus reglamentos, mientras conserve tal carácter; y cumplir con las disposiciones de la presente Regla Técnica. Artículo 15.- Atribuciones de la Dirección de Gestión Documental y Archivo o quien haga sus veces.- El titular tendrá las siguientes responsabilidades:
- Elaborar y someter a aprobación por parte de la máxima autoridad institucional, la política institucional en materia de gestión documental y archivo;
- Supervisar el cumplimiento de lo establecido en esta Regla Técnica, los planes y proyectos que contribuyan a la conservación del acervo documental y la aplicación de la política institucional en materia de gestión documental y archivo;
- Brindar la capacitación en materia de gestión documental y archivo recibida por el ente rector y asesorar a los responsables del Archivo de Gestión de las unidades;
- Administrar y coordinar el Archivo Central;
Dirección: García Moreno N10-43 entre Chile y Espejo • Código Postal: 170401 / Quito - Ecuador • Teléfono: 593 - 2 382- 7000 www.presidencia.gob.ec Artículo 17.- Archivo Intermedio de la Administración Pública.- El Archivo Intermedio estará administrado por la Dirección de Archivo de la Administración Pública del ente rector. Concentrará la documentación que conforme a la Tabla de Plazos de Conservación Documental haya cumplido su plazo de retención en el Archivo Central de las entidades públicas, y cuya consulta no es frecuente. Tendrá bajo su responsabilidad llevar a cabo una acción eficaz de administración temporal de la documentación a nivel nacional, para salvaguardar los documentos que por su importancia histórica, económica, científica, cultural y social constituye un patrimonio documental del Estado. Artículo 18.- Archivo Histórico.- Este organismo público se encuentra administrado por el Archivo Histórico Nacional y regulado por la Ley Orgánica de Cultura y su reglamento.
