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Banco Terminológico de Series
Documentales Facilitativas
de la Administración
Pública Colombiana
Banco Terminológico de Series Documentales Facilitativas de la Administración Pública Colombiana
SERVICIO NACIONAL^ Luis Fernando Sierra Escobar
DE APRENDIZAJE
SERVICIO NACIONALDE APRENDIZAJE
CAPITAL
DISTRITO
REGIONAL
Banco Terminológico
de Series
Facilitativas
Documentales
Administración de la
PúblicaColombiana
9 789581 502684
ISBN: 978-958-15-0268-
Regional Distrito Capital Centro de Gestión Administrativa
Centro de Gestión AdministrativaRegional Distrito Capital
Luis Fernando Sierra Escobar
Banco Terminológico de Series Documentales
Facilitativas de la Administración Pública Colombiana
SERVICIO NACIONAL
DE APRENDIZAJE
Regional Distrito Capital
Centro de Gestión Administrativa
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NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional.
Agradecimientos
Expreso mi gratitud a las aprendices: Nassly Yohana Reyes Cepeda; María Camila González Hernández y Kelly Johana Orejela Castro, del programa Tecnólogo en Gestión Documental de la jornada diur- na del Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), por su colabora- ción y sentido de pertenencia en el proceso de levantamiento y sistematización de términos –Series y Subseries Documentales– en estado natural para la estructuración del Banco Terminológico que el lector tiene en sus manos.
Profesional Integral de las Secretarias aunque se concedió un espacio a la Formación de Técnicos en Relaciones Industriales.
En el año 2009, luego de una reestructuración de la enti- dad, el Centro de Servicios Administrativos se llamó Centro de Gestión Administrativa, nombre que aún lleva, a este centro le fueron asignados los programas de Gestión Administrativa, Gestión del Talento Humano y Gestión Documental.
Contenido
Presentación 9
Prólogo 11
Introducción 13
Antecedentes 17
Fundamentación Teórica 19
Bancos terminológicos 19
Agrupaciones documentales 21
Pasos Metodológicos 23
Primer Paso: Definición del campo temático 23
Segundo Paso: Selección de fuentes de información 25
Tercer Paso: Registro de series y subseries en estado
natural
Cuarto Paso: Sistematización de series
(preagrupamiento)
Quinto Paso: Series documentales homologadas
y normalizadas
Sexto Paso: Actualización y acceso 29
Principales Resultados del Estudio 31
Estructura del Banco Terminológico de Series
Documentales
Parte A: Codificación de instituciones donde
se origina el término
Parte B: Relación alfabética de series documentales nor-
malizadas
Parte C: Estructuras orgánico-funcional utilizadas en el
pre-agrupamiento
Parte D: Relación de series y subseries documentales en
estado natural
A Modo de Conclusión 155
Bibliografía 157
Acerca del autor 159
B a n c o Te r m i n o l ó g i c o d e S e r i e s D o c u m e n t a l e s Fa c i l i t a t i va s d e l a A d m i n i s t ra c i ó n P ú b l i c a C o l o m b i a n a
Presentación
Los Bancos Terminológicos de Series Documentales se pueden con- cebir como una obra de referencia puesto que “el término libro de referencia o de consulta significa un tipo especial de publicación que ha sido planeada y escrita para consultar determinados temas, datos o términos y no para ser leída en su totalidad. Se ha hecho a partir de muchas fuentes y se han organizado para uso rápido y fácil ya sea en forma alfabética o cronológica, para uso por medio de índices detalla- dos y referencias cruzadas” (González, 1994, p. 93). Lo dicho supone que es una herramienta archivística de primera mano para los archivos del país, pues compila 1132 términos en estado natural distribuidos en 335 series con sus respectivas subseries documentales, y norma- lizados en 46 agrupaciones –series– con su correspondiente nota de alcance, términos equivales, términos subordinados y el ministerio que reportó el término original. Esto quiere decir que no solo es una obra de referencia sino también constituye un trabajo monográfico – los libros contienen las generaliza- ciones principales de los estudios teóricos de los problemas fundamen- tales de la ciencia, la economía y la cultura ( González, 1994, p. 18 ) –, dado que incluye una relación y análisis de los principales antecedentes investigativos; los referentes teóricos, tanto para el ámbito de los len- guajes documentales, como de las agrupaciones documentales en los archivos; una propuesta metodológica de cinco pasos para su elabora- ción; los principales resultados del estudio y la estructura formal que debe contener un banco terminológico de series documentales. En cuanto a sus orígenes, el libro es fruto del proyecto de investi- gación “Banco terminológico de las series documentales del área admi- nistrativa de la rama ejecutiva en Colombia: estudio de caso ministe- rios” ; financiado por el SENA y ejecutado por el grupo de investigación del Centro de Gestión Administrativa (GICGA) y el Semillero de Inves- tigación de la Coordinación de Gestión Documental y de la Información durante 2017. Asimismo, como producto de investigación implicó, más allá de una simple compilación de términos, efectuar un proceso de análisis
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documental en el que se relacionó las series documentales identificadas con una estructura orgánica predeterminada – Decreto de creación, modificación del Ministerio –, y una estructura funcional coherente – Funciones por dependencia – con las que se valide su gestación en el sistema de clasificación documental. Del mismo modo, también involu- cró, desde la praxis investigativa, la extrapolación de conceptos, con- textos y metodologías propias de la bibliotecología – Lenguajes Docu- mentales –, para comprender y desarrollar el proceso de normalización y homologación de términos – series documentales –.
Adicionalmente, es un libro de referencia especializado en archivís- tica; el cual contiene la información normalizada de un grupo de series documentales comunes en áreas administrativas para la administra- ción pública colombiana, adicionalmente, le dice al usuario – lector – dónde – Ministerio – puede encontrar la información de las agrupaciones documentales – series y subseries– en estado natural. Finalmente, recordemos que “si una persona usa libros de refe- rencia en forma efectiva y ventajosa debe desarrollar la facilidad para usarlos independientemente. La persona adquiere esta facilidad cuan- do aprende lo que son tales libros, cuáles están disponibles, a qué tipos de preguntas responden y cómo están ordenados” (González, 1994, p. 93). En este orden de ideas, este es un libro propio para el trabajo archi- vístico (identificación y clasificación documental), es el tercero en su especialidad en los últimos veinte (20) años, pues se excluyen de esta lista los bancos terminológicos que no cumplen con el rigor metodo- lógico exigido por la bibliotecología en su elaboración, responde a las preguntas ¿ Cuáles son los nombres homologados para las series do- cumentales?, ¿Cuáles series documentales son consideradas términos equivalentes o sinónimos?, ¿Cuáles series poseen términos subordina- dos, es decir subseries?, y se encuentra ordenado de manera alfabéti- ca, tanto en la propuesta del banco terminológico como en la lista de términos en estado natural.
C e n t r o d e G e s t i ó n A d m i n i s t ra t i va
biano Luis Fernando Sierra Escobar, representa un aporte significativo al acervo de conocimientos metodológicos, operativos e instrumenta- les, propios de la Archivística como campo de conocimiento que debe generar alternativas teórico-prácticas e instrumentos concretos para hacer mucho más expeditos los canales entre la producción de docu- mentos y la posterior recuperación de los contenidos materializados en estos. Por ello, consideramos que el trabajo realizado por Sierra Escobar viene a llenar un vacío en cuanto a contar con herramientas, diseñadas desde las realidades lingüísticas, terminológicas y organi- zacionales de los ministerios de Colombia, con lo cual se facilitará el acceso a la información, como base del ejercicio del derecho ciudadano a la transparencia y a la participación activa en la escena pública.
El Banco Terminológico de Series Documentales Facilitativas de la Administración Pública Colombiana, elaborado por el profesor Luis Fernando Sierra Escobar, como parte de un proyecto de investigación financiado por el SENA, es el producto de un riguroso y sistemático es- tudio, acerca de las estructuras terminológicas, mediante las cuales se representa la información y el conocimiento organizacional expresados en todo tipo de documentos. La metodología seguida para la elabora- ción de instrumento de control lingüístico y de comunicación documen- tal, se acoge a los lineamientos y pautas técnicas de la construcción de los lenguajes documentales, entendidos como uno de los productos intelectuales que se caracterizan por su necesaria interdisciplinariedad en su elaboración y validación. El Banco Terminológico que se presenta en este libro es una fuente muy importante de consulta no solo para estudiantes de pregrado y posgrado del área de Archivística y Gestión Documental, sino tam- bién para archivistas en ejercicio, principalmente, en entidades públi- cas colombianas. La metodología seguida para su construcción puede replicarse en otros ámbitos, incluso en otros contextos geográficos, con particularidades lingüísticas, archivísticas y legales-normativas di- ferentes. De tal modo que invito a la lectura y aplicación permanente de este instrumento archivístico que el profesor Sierra Escobar entrega a la comunidad archivística nacional.
Dr. Johann Pirela Morillo Profesora Asociado Programa Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística Universidad de La Salle
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Introducción
La herramienta archivística “Banco Terminológico” busca la normalización de las denominaciones utilizadas tanto en series documentales como en subseries; por lo tanto, no debe confundirse con un cuadro de clasificación (CCD), tabla de retención (TRD), o peor aún, guía de fondos o censo de archivo. A causa de una desmesurada urgencia por su elaboración, aprobación y aplicación, para dar cum- plimiento a lo requerido en materia documental por parte del Decreto 1080 de 2015, específicamente en su artículo 2.8.2.5.8. Instrumentos archivísticos para la gestión documental: La gestión documental en las entidades públicas se desarrollará a partir de los siguientes instrumentos archivísticos: a) El Cuadro de Clasificación Documental (CCD); b) La Tabla de Retención Documental (TRD); c) El Programa de Gestión Documental (PGD); d) Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR); e) El inventario documental; f) Un modelo de requisitos para la gestión de documen- tos electrónicos; g) Los bancos terminológicos de tipos, series y subseries documentales ; h) Los mapas de procesos, flujos documentales y descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad; i) Tablas de control de acceso para el establecimiento, categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos. (p. 124).
A partir de este panorama, surge la idea del proyecto de investigación “ Banco terminológico de las series documentales del área administrativa de la rama ejecutiva en Colombia: estudio de caso ministerios ” , el cual buscó como objetivo general: Crear un banco terminológico de las series documentales facilitativas de los Ministerios en Colombia; y de manera específica:
- Evaluar las series documentales en su estado nutual, a partir de la revisión de las tablas de retención documental (TRD).
- Unificar series y subseries en estado natural, así como relacionar el ele- mento orgánico-funcional que le corresponde.
- Validar las series documentales comunes de la administración pública, a partir de la metodología de normalización de los Lenguajes de Análisis y Recuperación de Información (LARI).
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inquietudes por parte de los archivos de todo el territorio nacional, que se presentan en el día a día y que no cuentan con un soporte conceptual y aplicado donde se sistematice la experiencia adquirida con el proyecto de investigación. Acerca del componente conceptual, el proyecto de investigación no es una obra eminentemente teórica de la bibliotecología y menos aún de la archivística; sino por el contrario es una guía aplicada, que busca desarrollar aspectos prácticos de los bancos terminológicos y de las agrupaciones documentales, que permitan al archivista comprender de forma clara el tema, para que puedan llevarlo a la práctica de la mejor manera posible, y facilite los procesos de elaboración y/o aplicación de bancos terminológicos de series documentales.
Otro punto tiene que ver con el aspecto metodológico, y esbozadas las con- diciones específicas del proyecto investigativo, se consideró adecuada el uso del enfoque de complementariedad metodológica (Pirela, Pulido y Flechas, 2016, p. 66), conjuntamente con el método descriptivo. Puesto que este método “se utiliza con el fin de obtener la mayor información posible acerca del objeto de estudio. Para ello lo define, lo clasifica y lo caracteriza, forjando de esta forma una idea precisa con base en una descripción puntual.” (Pirela, Pulido y Flechas, 2016, p. 81), como se puede observar a continuación: Objeto de estudio: Terminología Caso específico: Banco Terminológico de Series Documentales
Categorías: Antecedentes: Decreto 1080 de 2015. Cambios: Diversidad en la denominación de series docu- mentales utilizadas entidades, a pesar de ejecutar funcio- nes sinónimas. Causas: Dificultad en la aplicación y alcance de la serie y/o subserie documental, al momento de organizar do- cumentos de archivo Proceso: Diversidad metodológica utilizada por las entidades, para la construcción de la he- rramienta archivística. Análisis: Descripción: Evaluar las series documentales de las áreas administrativas registradas en las TRD de los Ministerios en Colombia. Datos: (1132) términos en estado natural –series y sub- series– (16) Ministerios del estado colombiano; (335) términos –series documentales consolidadas–, y una pro- puesta de (46) series normalizadas. Resultados: Conclusiones: a) Metodología estándar para la elabora- ción de un Banco Terminológico de series en el país; b) Criterios básicos para la denominación de series.
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De otra parte, el impacto esperado del banco terminológico para la administra- ción pública colombiana es:
- Crea un lenguaje controlado de series documentales facilitativas, que sir- ve de herramienta de consulta para los archivos públicos del país.
- Normaliza el proceso de identificación y clasificación de los documentos en los archivos públicos, y armonización del nivel documental con otros sistemas administrativos y de gestión.
- Mejora la gestión institucional y misional de la entidad, al ser una herra- mienta de engrane para todas las etapas de la gestión documental – Crea- ción, Mantenimiento, Difusión y Administración –.
- Es el hilo conductor que describe la trazabilidad de las series y subseries documentales utilizadas en la administración pública colombiana. Finalmente, la obra se desarrolla a partir de una estructura capitular dividida en cinco grandes apartados, como se describe a continuación: Inicia por los antecedentes que dieron origen al proyecto de investigación, y en donde se pueden identificar experiencias concretas en la elaboración, ho- mologación y normalización de series documentales en el contexto colombiano; para posteriormente dar paso a la fundamentación teórica, donde se recopila los principales conceptos asociados a la temática de los bancos terminológicos y las agrupaciones documentales, como ejes orientadores de labor terminológica y documental; y así proponer una metodología para la elaboración del vocabulario controlado, la cual consta de seis pasos y en donde se incluye la descripción de cada una de las actividades a ejecutar y un ejemplo concreto de uso, para una mayor comprensión del texto. Finalmente se incluye una estructura formal para el lenguaje documental construido, y se compone de cuatro partes básicas – Codifi- cación; Relación Alfabética; Estructuras Orgánico-Funcional y términos en estado natural– , como herramienta de primera mano en el archivo. Por último, se incluye la bibliografía citada, la cual sirve de referencia para todos aquellos interesados en la elaboración de este tipo de herramientas de control archivístico.
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agrupaciones documentales, siendo el caso del Ministerio de Salud y Protección Social, la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios y la Contraloría General de la República, entre otros.
Finalmente, el Archivo General de la Nación de Colombia (AGN), durante el primer trimestre de 2017, elaboró una “ propuesta de banco terminológico de series y subseries documentales –Términos contables, financieros y tributarios –; en donde se compiló veintiocho (28) términos agrupados entre series y subseries documentales, utilizando la metodología de la descripción archivística -ISAD (G)-, como estructura de normalización terminológica.
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Fundamentación teórica
La normalización de las series documentales en los archivos tanto de la admi- nistración pública como privada en el país, ha sido objeto de atención por la comu- nidad archivística en los últimos años, debido a la necesidad latente de organizar, conservar y difundir de manera adecuada los documentos que se custodian, para así garantizar el principio de vínculo archivístico que se propone en el Decreto 1080 de 2015. Dicho principio establece que “los documentos resultantes de un mismo trámite deben mantener el vínculo entre sí, mediante la implementación de sistemas de clasificación, descriptivos y metadatos de contexto, estructura y contenido, de forma que se facilite su gestión como conjunto”. (p. 121). Visto así, la limitante archivística está dada por la existencia de disparidad de criterios para la construcción de series; la multiplicidad de nombres utiliza- dos para la denominación de una misma agrupación – funciones comunes– ; y la confusión entre nivel intelectual – serie, subserie y tipo documental – y nivel físico
- expediente y unidad documental –. En este sentido los lenguajes documentales proveen la solución a esta problemática, pues de acuerdo a Espinosa (1989) “el lenguaje controlado (también llamado documental, artificial o de indización), es aquel que se construye de acuerdo a unas reglas previamente establecidas y el cual se procura adaptar a necesidades específicas de información. Este lenguaje se construye sobre la base del lenguaje natural” (p. 57). Esto quiere decir, que con la adopción de lenguajes controlados o LARI en los archivos, se disminuye ostensiblemente el sesgo para la denominación de series, la adopción de un sistema de clasificación más estable, y una forma de agrupación afín a lo propuesto por el Decreto 1080 de 2015: “los documentos de archivo de- ben ser agrupados en o categorías (series, subseries y Expedientes), mantenien- do las relaciones secuenciales dentro un mismo trámite” (p. 121). Veamos ahora, las dos aristas teóricas que orientaron el proceso investigativo:
Bancos terminológicos
Existen varias definiciones asociadas al concepto de Banco Terminológico; sin embargo, para los fines propios del estudio se considera adecuado hacer refe- rencia en primera instancia, a la definición aportada por el Archivo General de la Nación de Colombia (2013), y el cual concibe la herramienta archivística, como “un registro de conceptos o términos, cuyo fin es brindar una herramienta que facilita información (desde el punto de vista documental) de la entidad para una buena comprensión de los términos y conceptos ligados a la actividad misional de la entidad con fundamento en las temáticas del sector al cual pertenece”.
