Solemene de control de gestion, Esquemas y mapas conceptuales de Auditoría de gestión

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CONTROL DE GESTION

“SOLEMNE 1”

Profesor: Claudia Häfelin Integrantes: Sebastián Henríquez Kurt Aguayo Bryan Fuenzalida Fecha: 20/04/

ACTIVIDAD:

1. ELABORAR EL LIENZO DE CANVAS DE TRANSPORTES MEDINA (

PUNTOS)

2. ELABORAR EL MAPA ESTRATEGICO DE TRANSPORTES MEDINA.(

PUNTOS)

En la actualidad se ha producido un cambio radical con respecto a la introducción de la tecnología en todos los aspectos de la vida. Esta situación alcanza también y de manera muy sustancial la realidad de las empresas. Tanto es así que aquellas que no se van adaptando a estas nuevas formas de trabajar y que no introducen mejoras están destinadas a perder competitividad y hasta pueden llegar a desaparecer. Sobre todo, teniendo en cuenta la feroz competencia que tienen que enfrentar. Esta realidad es la que le toca enfrentar a la empresa Transportes Medina S.A. dedicada al rubro transportes de carga con gran trayectoria en la Provincia de Mendoza cercano al Paso Los Libertadores.

1. HISTORIA DE LA EMPRESA

Transportes Medina es una empresa familiar fundada en el año 1956 por Antonino Roberto Medina, quien adquiere su primer camión con mucho sacrificio. En sus comienzos eran viajes al noroeste argentino, a los que luego se fueron sumando nuevos destinos. En la década del 80 se incorporan sus hijos y la empresa se expande hacia Chile, con el que mantiene una relación de tránsito para los demás países. En el año 1994 es registrada como S.A. Durante el año 2009 se trasladan del domicilio fundacional, que se encontraba en calle Sarmiento 380, Villa Nueva Mendoza a las instalaciones actuales situadas en Acceso Este, Lateral Sur, km 7,5. Actualmente cuenta con un predio de 120.000 mts2, 15.000 mts2 cubiertos, con cinco galpones utilizados para el depósito, taller mecánico, taller metalúrgico y un área destinada a la administración. También posee sucursales en las provincias de Tucumán, Capital Federal, y en país limítrofe Chile. Los servicios que presta son los siguientes:  Transporte nacional: Ofrece servicio de logística a nivel nacional, ya que dispone de una red de distribución óptima, en lugares estratégicos y con vías de comunicación, que favorecen el comercio nacional. Se encarga de la 'planificación, organización, dirección y control del conjunto de

 Fuerte competencia.  Inestabilidad climática en el Paso Cristo Redentor.  Retraso cambiario.  Construcción del Corredor Biocéanico Aconcagua. FORTALEZAS:  Amplia experiencia y trayectoria en el rubro.  Reconocimiento y prestigio en el medio.  Tiene como clientes empresas muy importantes.  Cultura organizacional fuerte.  Importante flota de camiones.  Taller mecánico y metalúrgico incluido.  Confianza por parte de los proveedores. ESTRATEGIAS FO:  Innovar constantemente utilizando la tecnología como motor de la mejora.  Continuar desarrollando nuevas unidades de negocio aprovechando el prestigio ganado.  Mantener y ampliar la cuota de clientes basado en relaciones comerciales actuales. ESTRATEGIAS FA:  Intensificar la diversificación de inversiones para disminuir los riesgos producidos por la inestabilidad económica.  Aprovechar la tecnología y fidelización de los empleados para generar una diferencia competitiva.  Alianza estratégica con proveedores para reducir al mínimo los costos. DEBILIDADES:  Alto índice de rotación del personal camionero.  Ausencia de un plan de Sucesión.  Centralización de las decisiones.  Ambiente de trabajo estable que puede generar resistencia al cambio. ESTRATEGIAS DO:  Realizar un plan de sucesión explotando nuevos rubros.  Implementar un plan de recompensas para motivar a los choferes aprovechando el avance tecnológico implementado en los camiones. ESTRATEGIAS DA:  Desarrollar un Cuadro de Mando Integral que permita hacer un seguimiento de las variables más importantes.

 Estar atentos a los avances del Corredor Biocéanico Aconcagua para adaptarse rápidamente a los cambios, de manera que sean favorables para la empresa.

3- VISIÓN

Ser la empresa líder en Argentina y Chile con reconocimiento internacional por su fiabilidad, seguridad y excelencia en el sector de transporte de carga.

4- MISIÓN

Transportes Medina S.A. tiene como misión brindar una solución de logística especialmente diseñada de acuerdo a la necesidad de cada cliente basado en normas de seguridad que permitan superar las expectativas de los mismos.

5- VALORES

La empresa presenta una cultura organizacional fuerte ya que los valores son firmemente compartidos por sus miembros. Los principales valores son los siguientes:  Importancia de la fuerza del trabajo para alcanzar objetivos  Lealtad  Honestidad  Compromiso  Sentimiento de pertenencia  Calidad del servicio  Seguridad  Responsabilidad  Respeto hacia el medio ambiente Esta cultura bien establecida permite que la conducta sea controlada de manera más implícita y además disminuye la rotación gracias a la gran cohesión y congruencia de conductas que se genera. En conclusión, los miembros saben qué hacer, cómo hacerlo y qué es importante. Sin embargo, como contraposición, puede generar cierto grado de seguridad generándose una barrera para el cambio. 6- ESTRATEGIA A nivel estratégico la empresa busca:

Hay que tener en cuenta que el objetivo financiero principal es maximizar los rendimientos en base al capital aportado. Para lograrlo se verán las siguientes estrategias:  Crecimiento y diversificación de los ingresos: Se espera mantener la cuota de mercado y al mismo tiempo aumentarla. Para esto la empresa tiene como meta desarrollar el transporte de encomiendas que actualmente solamente está disponible para Chile y la Región el NOA (noroeste argentino). La idea es ampliarlo hacia nuevos destinos. Esto serviría para generar ingresos extras sin necesidad de recurrir a una inversión significativa ya que se cuenta con la estructura. Se debería invertir en una página web publicitando el nuevo servicio y en capacitación para el personal. Esto se verá más adelante en el resto de las perspectivas.  Reducción de costos / Mejora de la productividad: En este aspecto el objetivo será lograr niveles de costos competitivos para aumentar la rentabilidad y el rendimiento sobre las inversiones. Por lo que se buscará mejorar el proceso de compra de cada uno de los gastos incurridos en la empresa y se prestará especial atención a los costos unitarios teniendo como base de cálculo los egresos efectuados por viaje.  Utilización de activos / Estrategia de inversión: Se busca reducir los niveles de capital circulante por lo que la empresa hará un inventario de todos los bienes que posee para determinar aquellos que no están siendo explotados y que generan gastos de manutención. Con esa información, se tomará la decisión de vender aquello que no sea de utilidad y de utilizar o sacar beneficio de los que generan rentabilidad. Para evaluar el alcance de estos objetivos se utilizarán los siguientes indicadores:  Rentabilidad del capital propio (ROE): Mide el rendimiento por cada peso de patrimonio neto que tiene la empresa, su cálculo resulta en dividir el resultado ordinario neto con el patrimonio neto. Logra medir el objetivo

de rentabilidad que persigue la empresa, su medición es en términos porcentuales  Rentabilidad por cada viaje realizado: Se creará un índice considerando el total de gastos por cada viaje sobre los ingresos netos. Esto servirá para agudizar los controles y para llevar un seguimiento que permita verificar la disminución de los egresos.  Porcentaje del inventario que no están siendo explotados: Se utilizará esta medida para poder controlar la evolución de la decisión tomada con respecto al tema estratégico de la utilización de activos.  Porcentaje de ingresos provenientes del transporte de encomiendas con respecto al total de los ingresos del transporte de carga. Los principales clientes de la empresa son grandes cadenas de supermercados, bodegas, ingenios, empresas de productos alimenticio, industrias químicas, entre otras. Al tratarse de empresas de gran magnitud debe considerarse que hay que adaptarse al proceso administrativo que establecen, que los precios de los fletes son de acuerdo a las magnitudes que maneja el mercado, que se van ajustando trimestralmente y que muchas de las contrataciones son a través de licitación. Esta situación tiene como aspecto positivo que los estándares de calidad exigidos son muy altos por lo cual exige a la empresa mantener alto nivel este aspecto. Por otro lado al analizar el nuevo nicho de mercado que quiere explorarse, transporte de encomiendas, el segmento de mercado estaría conformado por personas que necesitan realizar el traslado de cargas de tamaño mediano a grande generalmente de manera esporádica, por diferentes razones como mudanzas o compras por otras provincias por oportunidades. Al ser un público no habituado a este tipo de traslados, se buscará brindar un sistema lo más simple posible para que pueda ser valorado por todos. Los clientes pueden identificarse ya que no está dirigido a un público masivo quedando registro de todas las facturaciones realizadas. Por lo que resulta fundamental llevar un seguimiento para evaluar la evolución del volumen de negocio con cada uno de ellos. Para lograrlo se elaborará un índice con el promedio de facturado mensualmente y se tendrá como base para comparar con los meses siguientes. De esta manera se generará una alerta cuando los valores disminuyan significativamente. Para evitar la distorsión que puede llegar a generar la inflación se convertirán los valores a su equivalente en dólares de acuerdo a la cotización que corresponda. Al desarrollar el transporte de carga parcial ingresarán a la empresa nuevos clientes con características diferentes al del resto de los clientes habituales. En el sistema de información al cargar las facturas se cargarán con un código especial de forma que pueda calcularse el total facturado por este tipo de cagas haciendo una comparación con el total facturado mensual. Esto servirá para llevar un control y seguimiento.

La empresa considera que el mayor atributo diferenciador es el reconocimiento ganado a través de los años. Por este motivo es muy importante mantener el nivel de prestigio y confianza, por lo que el contacto con los altos directivos será accesible y se mantendrá la seriedad de la empresa a través de un buen reclutamiento de personal. Por otro lado se buscará mantener una relación estrecha y cercana con los clientes y al mismo tiempo profesional. Para esto los procesos internos impactará en la importancia de la capacitación del personal. Uno de los aspectos críticos que se detectan actualmente son la cantidad de llamados telefónicos o mails recibidos preguntado por la ubicación de las cargas. Al analizar este aspecto, se llegó a la concusión que era necesaria una innovación para que el cliente pueda consultar el estado de su carga a través de una página web. Para esto se utilizará el control satelital que ya tienen incluidos los camiones y se asignará un chip a la carga. De esta manera, al entrar en la página web y colocar el número de pedido se accederá a la descripción de número de remito, lugar de destino, lugar de origen, fecha, estado, y ubicación en el mapa del lugar exacto en donde se encuentra. Este punto está relacionado con un incremento de valor ofrecido a los clientes. Se evaluará a través de la encuesta realizada a los clientes cuál es el grado de aceptación. Por otro lado, bajo el concepto de innovación se encuentra el desarrollo de la unidad de negocios de encomiendas y cargas parciales. Para esto se invertirá en publicidad principalmente por internet. La página actual de la empresa tendrá una actualización y una sección especialmente diseñada para la nueva función. Se evaluarán a través de indicadores la cantidad de visitas, cantidad de consultas y cantidad de contrataciones. El proceso operativo comienza con el pedido de carga de un cliente y termina cuando se entrega la misma. En ese lapso hay muchos procesos administrativos que son necesarios pero que muchas veces no agregan valor al cliente. Se busca realizar un análisis de procesos para identificar aquellas que podrían ser eliminadas, simplificadas o transformadas. Se usará como indicador cantidad de actividades a modificar respecto del total de actividades identificada. La calidad del proceso tiene una fuerte dependencia en este rubro del estado de los camiones. Por eso, un tema que buscará estandarizarse y perfeccionarse es el control de las unidades de transporte. Los controles de mantenimiento de los camiones serán preventivos, contando con los avances tecnológicos desarrollados por Scania (principal proveedor). El sistema de Scania tiene incorporados indicadores por lo que se utilizarán estos mismos para tomar decisiones. Además para asegurar que todos los ítems a considerar antes de un viaje, desde la documentación hasta los elementos de seguridad, estén en condiciones se creará un check list que tendrá que ser revisado por un encargado para asegurar las condiciones óptimas.

Esto servirá para ir estandarizando procedimiento que permitirán facilitar la implementación de las Normas de Calidad en un mediano plazo. Finalmente en el proceso operativo se quiere lograr aumentar el control de gastos. Para esto habrá una persona encargada de compras, que tendrá la función de negociar con los diferentes proveedores constantemente todos los gastos mayores de cierto monto para asegurarse de conseguir los mejores precios. Se buscará establecer alianzas con proveedores habituales para lograr mayores beneficios. Muchas veces ocurre que son al mismo tiempo proveedores y clientes, en estos casos, habrá convenios de mutuo acuerdo para lograr los menores costos posibles. A fin de mes se emitirá un informe adjudicando los gastos al camión que corresponda. Haciendo esta asignación se podrá contar con un legajo de los gastos consumidos por cada camión que luego se comparará con los ingresos generados por el mismo. Con respecto a los gastos corrientes como luz, gas, teléfono, librería, otros insumos se harán el mismo control. A partir de estas medidas se busca poder unificar las compras y disminuir los egresos. Diariamente los clientes toman contacto con la empresa a través de empleados, por lo tanto, esto lleva a considerarlo un punto fundamental al momento de crear la estrategia. Como se sabe, la productividad del empleado depende de la satisfacción que encuentre en el trabajo. Para conocer los niveles de satisfacción se creará una encuesta que se encuentra en el Anexo B. La misma será anónima y habrá una sección destinada a sugerencias. Con los resultados obtenidos, se diseñará un plan de mejora que será implementado por el área de Recursos Humanos. Este plan de mejora, pondrá en marcha diferentes medidas aplicadas a los distintos sectores de la empresa ya que las necesidades y requerimientos varían de acuerdo a si se tratan de personal administrativo con respecto al personal camionero. También se introducirán capacitaciones de diferentes ámbitos: seguridad vial, campaña de concientización a la hora de manejar en la ruta, estrategias de venta, atención al cliente, entre otras. Los indicadores a utilizar son:  Nivel de satisfacción de los empleados.  Nivel de rotación del personal.  Cantidad de capacitaciones realizadas  Nivel de productividad, considerando los ingresos totales divido la cantidad de empleados. Hoy en día Transportes Medina está migrando hacia un nuevo sistema de información. Este cambio permitirá crear los informes que se consideren pertinentes de acuerdo al CMI. Además se buscará integrar la información obtenida por los controles satelitales, con la proveniente de la tecnología incorporada en los camiones y la del sistema de información. De esta forma se generarán informes holísticos para tomar mejores decisiones gerenciales.

ANEXO B

1. ELABORAR EL LIENZO DE CANVAS DE TRANSPORTES MEDINA

2. ELABORAR EL MAPA ESTRATEGICO DE TRANSPORTES MEDINA