Apostila de Access 2003 - Básico, Notas de estudo de Química

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Centro de Educação Tecnológica do Amazonas

Access Básico

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8. GERENCIADOR DE MENU DE CONTROLE ........................................................ 76

8.1. CRIANDO UM MENU DE CONTROLE ........................................................... 76

9. FERRAMENTAS DO ACCESS .............................................................................. 78

9.1. EXPORTANDO OS REGISTROS DE UMA TABELA PARA UMA PLANILHA

ELETRÔNICA ............................................................................................................ 78

9.2. VERIFICANDO A ORTOGRAFIA EM UMA TABELA NO ACCESS. ............... 78

9.3. DEFININDO SENHA DE ACESSO PARA O BANCO DE DADOS .................. 79

10. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ...................................................................... 81

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1. BANCO DE DADOS

1.1. CONCEITO

Conjunto de dados integrados que tem por objetivo atender a uma comunidade de usuários.

Exemplos:

Lista Telefônica Fichas do acervo de uma biblioteca Funcionários de uma empresa

1.2. SISTEMA DE BANCO DE DADOS

Consiste em uma coleção de dados inter-relacionados e uma coleção de programas para prover o acesso a esses dados. O objetivo principal de um sistema de banco de dados é possibilitar um ambiente que seja adequado e eficiente para uso na recuperação e armazenamento de informações.

1.1.1. Principais Módulos de um Sistema de Banco de Dados

Inclusão Alteração Exclusão Consulta Relatórios

1.3. DADOS

Dado:

Conjunto de símbolos “arranjados” a fim de representar a informação fora da mente humana.

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Como dito acima, cada retângulo representa um conjunto de objetos sobre os quais deseja-se guardar informações. Assim, no exemplo, o primeiro retângulo designa o conjunto de todas pessoas sobre as quais se deseja manter informações no banco de dados, enquanto o segundo retângulo designa o conjunto de todos departamentos sobre os quais se deseja manter informações. Caso seja necessário referir um objeto particular (uma determinada pessoa ou um determinado departamento) fala-se em ocorrência de entidade (alguns autores usam também o anglicismo “instância” de entidade).

Relacionamento conjunto de associações entre entidades

Em um DER, um relacionamento é representado através de um losango, ligado por linhas aos retângulos representativos das entidades que participam do relacionamento. A Figura 2 apresenta um DER contendo duas entidades, PESSOA e DEPARTAMENTO, e um relacionamento, LOTAÇÃO.

Figura 2: Representação gráfica de relacionamento

Este modelo expressa que o BD mantém informações sobre:

um conjunto de objetos classificados como pessoas (relacionamentoPESSOA) um conjunto de objetos classificados como departamentos (relacionamento DEPARTAMENTO) um conjuntos de associações, que ligam um departamento a uma pessoa. (relacionamento LOTAÇÃO).

DEPARTAMENTO LOTAÇÃO PESSOA

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Da mesma forma que fizemos com entidades, quando quisermos nos referir a associações particulares dentro de um conjunto, vamos nos referir a ocorrências de relacionamentos. No caso do relacionamento LOTAÇÃO uma ocorrência seria um par específico formado por uma determinada ocorrência da entidade PESSOA e por uma determinada ocorrência da entidade DEPARTAMENTO.

Atributo dado que é associado a cada ocorrência de uma entidade ou de um relacionamento

tipo código nome

Figura 3: Atributos de uma entidade

Atributos são representados graficamente conforme mostra a Figura 3. A figura expressa que a cada ocorrência de PROJETO é associado exatamente um nome, um código e um tipo.

Atributo Identificador

Cada entidade deve possuir um identificador. Um identificador é um conjunto de um ou mais atributos (e possivelmente relacionamentos, como visto abaixo) cujos valores servem para distinguir uma ocorrência da entidade das demais ocorrências da mesma entidade.

Figura 4: identificador simples

PROJETO

nome

código endereço

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Relacionamento 1:

1

1

Figura 5: Relacionamento 1:

A Figura 2.8 mostra um exemplos de relacionamentos 1:n. O relacionamento INSCRIÇÃO modela a inscrição de alunos em uma universidade pública, onde existe a restrição de que um aluno pode estar inscrito em no máximo um curso.

O relacionamento INSCRIÇÃO da Figura 2.8 representa a associação entre cursos de uma Universidade pública e seus alunos. Por tratar-se de uma universidade pública, cada aluno pode estar vinculado a um curso no máximo.

Relacionamento 1:N

N 1

EMPREGADO

MESA

ALOCAÇÃO

ALUNO INSCRIÇÃO CURSO

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1 N

Figura 6: Relacionamento 1:N

O relacionamento entre as entidades EMPREGADO e DEPENDENTE (Figura 2.8) modela a associação entre um empregado e seus dependentes para fins de imposto de renda. Neste caso, um dependente pode estar associado a no máximo um empregado. Cabe observar que no DER, não foi anotado o nome do relacionamento. No caso de no DER não constar o nome do relacionamento, este é denominado pela concatenação de nomes das entidades participantes. Assim, neste caso, o relacionamento é denominado

EMPREGADO-DEPENDENTE.

Relacionamento N:N

n n

n n

n n

Figura 7: Relacionamentos N:N

EMPREGADO DEPENDENTE

ENGENHEIRO ALOCAÇÃO PROJETO

MÉDICO CONSULTA PACIENTE

PEÇA FORNECEDOR CAPACIDADE

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Principais objetos de um SGBD

Tabelas Visões Índices

Tabelas

Objeto criado para armazenar os dados fisicamente Os dados são armazenados em linhas (registros) e colunas (campos) Os dados de uma tabela normalmente descrevem um assunto tal como clientes, vendas, etc.

Exemplo

Tabela de Clientes

RG Nome Cidade Telefone 12345 João da Silva Campinas 2639900 89476 Maria Barreto São Paulo 5764928 27489 José Nascimento Manaus 9913421

1.7. CHAVE PRIMÁRIA

Permite a classificação única de cada registro de uma tabela.

Exemplos de chave primária:

RG CPF Matrícula

Campos

Registros

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1.8. PROJETANDO UM BANCO DE DADOS

Exemplo:

Uma empresa deseja armazenar os seguintes dados de seus funcionários:

Matricula: Nome: Data Nasc.: Nacionalidade: Sexo: Est. Civil RG: CPF: Endereço: Telefone: Data Admissão: Cargos Ocupados Cargo: Dt Início: Dt Fim: Cargo: Dt Início: Dt Fim: Departamento de Lotação Depto: Dt Início: Dt Fim: Depto: Dt Início: Dt Fim: Dependentes Nome: Data Nasc.: Nome: Data Nasc.:

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2º Passo:

Criar as tabelas e fazer o relacionamento entre elas:

3º Passo

Uma vez que o banco de dados tenha sido projetado no papel, o próximo passo é desenvolver o banco de dados no Microsoft Access. Quando definir tabelas no Microsoft Access, é extremamente importante manter seu projeto de papel em mente. Desenvolver um banco de dados sem parâmetros pode causar problemas que podem ser difíceis de desfazer.

Funcionários MatriculaNome Data Nasc NacionalidadeSexo Est. civilRg Cpf EndereçoTelefone

Lotação MatrículaCódigo Depto Dt Inicio

Departamento Código deptoDescrição

Ocupação MatrículaCódigo Cargo Dt Inicio Dt fim

Cargos Código cargoDescrição

Dependentes MatrículaNome Dependente Dt Nascimento

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2. INTRODUÇÃO AO ACCESS

O Microsoft Access é um aplicativo utilizado para criação e gerenciamento de um Banco de Dados. Com o Access, você vai aprender a criar tabelas , consultas , formulários , relatórios e a utilizar muitas outras ferramentas interessantes.

2.1. CARACTERÍSTICAS

O Access utiliza tabelas para armazenar os dados dos usuários. Portanto o primeiro passo a ser tomado é a criação de tabelas em seu banco de dados. Em seguida criar relacionamentos entre as tabelas e as planilhas de consultas de dados. Para interagir com o seu banco de dados utilizando uma interface gráfica mais aprimorada criamos os formulários. Para imprimir os dados do Banco de dados utilizamos os relatórios. Para funções que se repetem constantemente criamos Macros e código Visual Basic.

O Access permite que se construa um banco de dados para uma grande gama de atividades de controle de dados. Podemos utilizar o Access para criar desde um simples cadastro de clientes a um complexo controle de estoque, passando por aplicações de folha de pagamento, contas a pagar/receber, sistema de vendas, e não menos importante manipular dados na Internet com total interação com sua audiência (visitantes).

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Índices

Os índices de um banco de dados permitem que as instruções sejam encontradas com uma maior rapidez. De certa forma, eles se assemelham aos índices encontrados nos livros, ou seja, direcionam até a posição onde se encontra a informação desejada.

Chave

Uma chave é uma entidade que permite a distinção dos registros de uma tabela. Uma chave pode ser formada por um campo ou um conjunto de campos. No último caso, elas são chamadas de chaves compostas. Uma chave primária determina necessariamente a ordem dos registros dentro da tabela.

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2.4. INICIANDO O ACCESS 2003

Para iniciar o Access, clique no botão Iniciar. Posicione o cursor do mouse sobre Programas. Clique em Microsoft Access 2003 :