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Apostila do Microsoft Access 2003 completa.
Tipologia: Notas de estudo
1 / 91
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Não perca as partes importantes!
“Com esta apostila você usufruirá de um treinamento apostilado
acompanhado de alguns arquivos de Banco de Dados onde você
poderá aplicar todas as instruções orientadas nesta apostila, os
arquivos seguem junto à pasta da apostila, conforme a ordem das
sessões práticas.”
Introdução ao Banco de Dados
METAS
Após a conclusão deste curso, você conhecerá:
TEXTO DO CURSO
Você quer gerenciar números de vendas e de inventário? Registros de alunos de uma escola? Ou quem sabe a sua própria coleção de DVDs, CDs e fitas de vídeo?
Um banco de dados pode ajudá-lo a inserir os dados com facilidade, encontrá-los com rapidez, usá-los para criar etiquetas ou malas- diretas, bem como resumi-los em relatórios impressos ou online. Este curso o ajudará a compreender os benefícios e a estrutura de um banco de dados do Access
Vantagens de utilizar um banco de dados
O Access desbloqueia o valor completo dos seus dados
TEXTO DO CURSO
Um banco de dados é muito mais que apenas uma lista ou tabela.
Com um banco de dados, você realmente tem o comando de seus dados, pois ele permite recuperá-los, classificá-los, analisá-los, resumi-los, bem como relatar resultados em segundos. Ele pode combinar dados de vários arquivos para que você não precise mais inserir informações duas vezes e pode até mesmo tornar a entrada de dados mais eficiente e precisa.
Nesta lição, mostraremos alguns benefícios de um banco de dados e apresentaremos as suas partes mais importantes
Fazendo amizades com relações
Relações vinculam dados de tabelas individuais para aumentar as suas utilidades.
TEXTO DO CURSO
O Access cria bancos de dados relacionais, ou seja, os dados são armazenados em várias tabelas separadas de acordo com o assunto ou a tarefa, mas esses dados estão relacionados e podem ser reunidos da maneira que você especificar.
Mesmo que o banco de dados de uma sociedade possa armazenar informações de contato dos membros separadamente das suas listas de voluntários para reciclagem ou de dados para planejamento de feriados, ele também poderá extrair todas essas informações em conjunto sempre que você precisar.
Portanto, é possível imprimir rapidamente uma lista das pessoas que se candidataram como voluntários para reciclar papéis no sábado, incluindo seus endereços e números de telefone atualizados.
Os dois conjuntos de dados são relacionais, ou seja, as informações em um conjunto de dados (como o nome de Nancy Davolio na lista de reciclagem) estão associadas às informações, ou as "conhecem", no outro conjunto de dados (informações de contato de Nancy Davolio).
Para aproveitar ao máximo o seu banco de dados, convém configurar as tabelas de dados para refletir as tarefas e os assuntos associados aos seus dados.
Ao planejar o banco de dados, leve em consideração os cenários nos quais os dados serão inseridos, pesquisados ou reportados pelas pessoas. Uma simples precaução pode ser um grande empreendimento
A estrutura de um banco de dados
Objetos correspondem às partes mais importantes de um banco de dados.
TEXTO DO CURSO
Os bancos de dados do Access consistem em objetos. Posteriormente neste curso, descreveremos com mais detalhes os quatro importantes objetos a seguir:
Tabelas armazenam dados em linhas e colunas. Todos os bancos de dados contêm uma ou mais tabelas.
Consultas recuperam e processam dados. Elas podem combinar dados de diferentes tabelas, atualizar dados e executar cálculos com base nesses dados.
Formulários controlam a entrada e as exibições de dados. Eles fornecem indicações visuais capazes de facilitar o trabalho com dados.
Relatórios fazem o resumo e a impressão de dados. Eles transformam os dados de tabelas e consultas em documentos destinados à comunicação de idéias
Organizar os dados em tabelas
Tabelas organizam os seus dados.
TEXTO DO CURSO
Todos os bancos de dados do Access contêm pelo menos uma tabela. Nesta lição, mostraremos a composição de uma tabela e como você pode estruturá-las de acordo com os seus dados.
Tabelas, os blocos de construção de bancos de dados
Figura 1 A linha que contém informações sobre a United Package é um registro.
Figura 2 A coluna que contém números de telefone é um campo.
TEXTO DO CURSO
Tabelas armazenam dados e, por isso, são blocos de construção essenciais de qualquer banco de dados.
Um banco de dados deve possuir uma tabela individual para cada assunto principal, como registros de funcionários, pedidos de clientes, métodos de transporte ou fornecedores. Os dados não devem ser duplicados em diversas tabelas. A duplicação de dados é um erro comum, mas poderá ser facilmente evitada se você estruturar as suas tabelas de maneira eficiente.
Cada tabela contém linhas chamadas de registros e colunas chamadas de campos.
Um registro é um conjunto de fatos sobre uma determinada pessoa, evento, CD ou outro item de interesse. Por exemplo, Nancy Davolio e os detalhes do seu emprego são um registro na tabela Funcionários. Speedy Express e suas informações de contato são um registro na tabela Transportadoras.
Um campo é um tipo único de fato que pode se aplicar a cada pessoa, evento ou outro registro. Por exemplo, Código Postal é um campo na tabela Funcionários, enquanto Telefone é um campo na tabela Transportadoras
Campos de dados
Se um nome de campo existente não for suficientemente descritivo, você poderá renomear o
campo.
Os tipos de dados de um campo limitam e descrevem os tipos de informações que podem ser
inseridas nesse campo, como Número ou Moeda.
Você utiliza um identificador exclusivo, chamado de chave primária, para cada registro da sua
tabela.
As propriedades de campos são um conjunto de características que fornecem controle adicional
sobre os dados. TEXTO DO CURSO
Os campos em um banco de dados possuem configurações que determinam os tipos de dados que eles podem armazenar, como os dados são exibidos e o que pode ser feito com esses dados.
Por exemplo, você pode utilizar as configurações do campo para garantir que todas as pessoas insiram a data de remessa com dois números para o mês, dois números para o dia, quatro números para o ano e barras entre esses números: 09/03/2008. Você também pode exigir que a data de remessa seja pelo menos dois dias posterior à data de entrada.
Uma configuração importante para campos são os tipos de dados, incluindo número, texto, moeda (dinheiro) e data/hora (exibidas em conjunto como um único tipo no Access). Os tipos de dados limitam e descrevem os tipos de informações no campo, além de determinarem as ações que podem ser executadas em um campo e a quantidade de memória utilizada pelos dados.
TEXTO DO CURSO
Uma chave principal separa informações semelhantes, torna cada registro exclusivo e, além disso, reúne informações. Você relaciona duas tabelas utilizando uma chave principal. É dessa maneira que as tabelas compartilham dados e é possível evitar a repetição de informações em ambas as tabelas.
As chaves primárias permitem que você utilize toda a potência de um banco de dados relacional em vez de trabalhar com diversas listas repetitivas cuja manutenção é muito difícil e com as quais não é possível operar em conjunto.
Quando duas tabelas são relacionadas, a chave principal de uma delas torna-se uma chave externa da outra.
Digamos que você possua uma tabela Funcionários e uma tabela Pedidos. O número do Código do Funcionário é a chave primária da tabela Funcionários e, ao mesmo tempo, uma chave externa da tabela Pedidos. A tabela Pedidos possui a sua própria chave primária, o número do Código do Pedido.
Quando Nancy Davolio recebe um pedido, seu número de Código do Funcionário é inserido na tabela Pedidos. Esse número de código corresponde aos detalhes sobre Nancy na tabela Funcionários e, portanto, não é necessário repetir os dados sobre Nancy (como o ramal do seu telefone) na tabela Pedidos.
Para obter mais detalhes sobre chaves primárias, chaves externas e relações de tabelas, consulte "Organizar os dados em tabelas
Sessão prática 01
Conhecer tabelas
Exercício 1: Abrir uma tabela
que ela contém.
Exercício 2: Examinar uma tabela
tabela.
Categorias e Fornecedores. Esses dois campos são chaves primárias nessas tabelas, mas são chaves externas na
tabela Produtos.
tabelas vinculadas por Código da Categoria e Código do Fornecedor.
dados para fornecer informações adicionais.
Para responder a perguntas, as consultas recuperam, filtram, classificam e reúnem dados em um comando. Outra vantagem das consultas é combinar os dados de várias tabelas em uma única exibição.
Quando uma consulta encontra dados e os exibe ao usuário, também pode processar esses dados de acordo com as suas instruções. Uma consulta pode realizar cálculos utilizando dados: Qual é o total de vendas menos os custos de transporte?
Uma consulta também pode remover dados: excluir nomes de membros com dívidas não pagas durante 24 meses. É necessário ter cautela durante a execução de consultas que alteram dados e também considerar a realização de um backup desses dados em primeiro lugar.
Formulários
Elementos gráficos, como linhas e retângulos, são armazenados no design do formulário.
Dados são originados a partir dos campos na consulta ou tabela de base.
Um cálculo é originado a partir de uma expressão, que é armazenada no design do formulário.
Textos descritivos são armazenados no design do formulário. TEXTO DO CURSO
Formulários permitem que as pessoas insiram ou exibam dados facilmente no seu banco de dados. Você pode comparar formulários com janelas por meio das quais é possível trabalhar com dados.
Formulários controlam e simplificam a entrada de dados. À medida que as pessoas inserem dados em um formulário, esses dados são salvos em uma tabela de base.
Formulários facilitam a compreensão dos dados em uma tabela ou consulta, apresentando-os em designs visualmente convidativos. Além disso, podem fornecer uma tela de inicialização com maneiras simples de iniciar tarefas de banco de dados.
Formulários fornecem listas suspensas, instruções, controles de navegação e gráficos para ajudar os usuários a trabalhar com dados. De uma forma ou de outra, eles facilitam a utilização dos dados.
Para aprender mais informações sobre os detalhes de criação e utilização de formulários, consulte o curso "Um formulário para cada função".
Relatórios impressos
Um relatório converte dados em um documento formatado.
TEXTO DO CURSO
Você faz relatórios de rotina sobre cálculos de vendas? Fornece um catálogo do seu inventário? Imprime etiquetas para CDs, DVDs e vídeos em casa? Gera faturas e recibos?
Relatórios convertem dados em documentos e são fornecidos em diferentes formas e tamanhos, embora todos sejam projetados para apresentar dados impressos. Eles fornecem métodos para formatar a aparência impressa dos dados da maneira que você considera mais eficiente para os seus objetivos.
Utilizando relatórios, você pode agrupar dados, realizar cálculos com base nesses dados, além de adicionar títulos e outras formatações para torná-los mas significativos e fáceis de serem lidos.
Após a criação de um relatório, é possível salvar o seu formato para que ele possua a mesma aparência sempre que for impresso, mesmo se os dados forem alterados
Sessão prática 02
Conhecer objetos de banco de dados
Exercício 1: Consultas
Exercício 2: Formulários
Exercício 3: Relatórios
percorrer as suas páginas.
que a página de etiquetas é um tipo de relatório e uma maneira de imprimir dados para uso prático.
Desenvolvendo no Access
Planejar tabelas
Um fluxograma pode ajudá-lo a organizar as suas tarefas e a planejar o seu banco de dados.
