Introdução ao Excel: Uma Guia Prática para Criar Tabelas e Realizar Cálculos, Slides de Microsoft Excel

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Módulo 1 - Excel Introdutório

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A Voitto Treinamento e Desenvolvimento

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Supervisão editorial : Thiago Coutinho de Oliveira

Versão 7.

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Nenhuma parte desta obra poderá ser reproduzida, copiada, transcrita ou

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Apresentação A planilha eletrônica é uma poderosa ferramenta de apoio à gestão e ao processo de tomada de decisão, no contexto empresarial ou na vida particular. Normalmente, é utilizada para elaboração de tabelas, planilhas em geral, bem como atribuição de fórmulas em busca de resultados rápidos e precisos. Uma planilha eletrônica substitui o processo manual ou mecânico de escrituração e cálculos, permitindo tratar um variado número de informações de forma fácil e rápida. Caso haja alterações em seus dados, as fórmulas as quais estes dados estão vinculados serão automaticamente atualizadas. Neste treinamento, iremos trabalhar desde planilhas mais simples a mais complexas, através da aplicação de ferramentas e recursos do software, a fim de tornar possível sua compreensão e uso prático. O presente treinamento baseia-se na versão 201 6 do Excel, podendo, no entanto, ser acompanhado em demais versões.

Por que Excel?

Mais abaixo estão as Guias de Navegação. Elas agrupam uma série de funcionalidades em sua estrutura, tal como outros aplicativos do MS Office. O Excel trabalha por meio de linhas e colunas para realizar suas operações, sendo sua arquitetura muito semelhante à de uma matriz. A essa estrutura dá-se o nome de planilha. A planilha é uma estrutura bidimensional que possui suas referências em suas linhas e colunas. Em sua totalidade, são 1.048.576 linhas e 16.384 colunas. Denomina-se célula a interseção de uma linha e uma coluna. No exemplo acima, a célula identificada é caracterizada pela marcação de sua linha e coluna, no caso, a célula C.

1.2 Formatação de células (CTRL + 1) Primeiramente vamos aprender alguns recursos utilizados para formatar uma planilha. A formatação é fundamental, pois através dela que organizamos visualmente as informações de modo a facilitar a interpretação das mesmas por parte do receptor. Ao clicar com o botão direito sobre uma célula, encontramos a opção “Formatar células...”: Neste menu existem 6 recursos de formatação:

 Borda: permite escolher o estilo de borda da célula, e opções como linha e cor.  Preenchimento: Permite alterar a cor de fundo da célula e inserir efeitos de preenchimento.  Proteção: permite o bloqueio de células (conteúdo abordado adiante). 1.3 Linhas de Grade Dependendo do tipo de trabalho, o Excel pode não parecer um software “bonito” devido às suas linhas e colunas, chamados de linhas de grade. As linhas de grade servem para auxiliar o usuário a visualizar o limite de cada célula, bem como quais estão mescladas, no entanto, não aparecem numa impressão. Serão impressas apenas as bordas aplicadas às células específicas, conforme demonstrado abaixo. Visualização no Excel Impressão As linhas de grade servem para auxiliar o usuário a visualizar o limite de cada célula, bem como quais estão mescladas, e não aparecem numa impressão. Podemos eliminar a aparição destas para poder melhorar visualmente o Excel. Clique na Guia Exibição > Desmarque Linhas de Grade e veja como ficou! Dica Voitto:

1.4 Inserir Imagens Inserir uma imagem no Excel é muito simples. Basta copiá-la de outra fonte qualquer e colar na sua planilha, ou acessar o menu Inserir , e selecionar Imagem para buscar dentro do seu computador. 1.5 Configurar Impressão (CTRL + P) Em diversos momentos precisamos imprimir nossas planilhas, e alguns recursos nos auxiliam a obter o resultado desejado. Vamos acessar Arquivo > Imprimir > Visualização de Impressão conforme mostra a figura: Assim podemos visualizar como nossos arquivos serão divididos entre as páginas quando impressos. Também podemos alterar algumas configurações como a orientação (retrato ou paisagem), ajustar o tamanho das margens, ou incluir algum cabeçalho ou rodapé, por exemplo, em Configurações.

Uma empresa que realiza fretes calcula seus custos com base no peso transportado. A fim de fazer uma análise dos dados, o analista fez o download do sistema de informação. Ele se deparou com um problema: a coluna “Total” estava com um erro. Após análises, foi constatado que esse ocorreu devido à algum tipo de problema na realização do download, uma vez que os valores de Peso vieram com ponto “.” no lugar da vírgula “, ”. Utilizando o recurso apresentado, veja como é simples solucionar esse problema.

Caminhão Peso (em kg) Preço por kg Total

Caminhão 1 4605.87 R$ 12,00 #VALOR! Caminhão 2 4856.84 R$12,00 #VALOR! Caminhão 3 5453.39 R$ 12,00 #VALOR! Basta localizar todos os pontos e substituí-los por vírgulas. Vamos utilizar o atalho Ctrl + U > realizar o devido preenchimento > Substituir Tudo. Veja o resultado! O caso apresentado acima realiza a substituição de todos os caracteres presentes na planilha, de acordo com o especificado no campo “Localizar”. No entanto, se houve apenas um determinado intervalo que se deseja realizar a substituição, deve-se selecionar apenas esse intervalo e depois utilizar este recurso (CTRL + U). Exemplo 1 – Localizar e Substituir (Aba 1)

1.7 Colar Especial Muitas vezes se faz necessário colar uma célula de uma maneira específica. Para isso, selecione e copie a célula clicando em CRTL + C. Em seguida, vá à guia Página Inicial, clique na primeira opção Colar. Será aberta uma janela com algumas opções pré-definidas. Clique na última opção Colar Especial. Após essa operação, aparecerá a janela abaixo: O principal erro que pode acontecer é quando deixamos um intervalo de células selecionado de forma não intencional antes de aplicar o recurso. Logo, o Excel entende que é para aplicar o recurso apenas naquele intervalo e não na planilha inteira. Principais Erros:

Com a planilha da “Empresa ABC” aberta, selecione as células B3 até G10 > Utilize o atalho CTRL

• C. Abra um arquivo novo no Microsoft Word para colarmos a tabela selecionada. Vá à Guia Página Inicial e escolha: Colar > Colar Especial > Colar Vínculo. Selecione as opções da caixa de diálogo como na figura a seguir: Selecione OK e volte para nossa planilha do Excel sem fechar o Word. Para saber se o recurso realmente funcionou, vamos alterar o valor da célula D8 para 50.000 e conferir se esse valor também se alterou no documento em Word.

1.9 Fórmulas O Excel realiza várias operações por meio de fórmulas. As Fórmulas são equações que realizam cálculos matemáticos na planilha. Os dados a serem usados nas contas podem ser fornecidos pelo usuário ou referências de outras células. Para caracterizar uma operação matemática na célula, sempre devemos iniciar com “=”. Conforme explicado anteriormente, esse recurso é válido para todas as ferramentas do Office. No mesmo exemplo nós temos um gráfico (maiores detalhes no módulo 8), gerado a partir da tabela. Vamos realizar o mesmo procedimento para o gráfico, porém Colar Vínculo no PowerPoint. Optamos por trabalhar com o gráfico no PowerPoint, pois recursos mais visuais apresentam maior aceitação pelos ouvintes em uma apresentação. Já uma tabela, visualmente, não tem tanta aceitação, sendo mais utilizadas em relatórios. Veja também: Quando trabalhamos com documentos copiados para relatórios ou apresentações, eles podem vir com algum tipo de vínculo indesejável com suas fontes, principalmente gráficos. Para que isso não ocorra, pode ser selecionado: Colar Especial > Valores. Quando for realizada a alteração na tabela e o valor não se alterar diretamente no arquivo o qual esta foi colada, você pode ter se esquecido de marcar a opção Colar Vínculo ou Colar Link. Caso tenha feito o procedimento correto, basta: Clicar com o botão direito no arquivo colado > atualizar vínculo. Principais Erros:

1.10 Funções São operações pré-definidas que operam sobre os valores das planilhas. Elas se estendem desde funções simples até funções complexas, como estatísticas, financeiras, lógicas e outras. A empresa varejista de materiais de construção Voitto Acabamentos fez o registro da venda unitária de sacos de cimento ocorrida em junho de 2015. Deve ser encontrada a quantidade total vendida para que seja conferida a quantidade em estoque. Acabamos de aprender as operações matemáticas, no entanto, podemos perceber que seria demorado realizar o somatório de cada célula individualmente. Nesse caso, podemos recorrer às funções. Portanto, vamos digitar na célula G3 “=” > selecionar a função SOMA > selecionar o intervalo C4:C33 > apertar ENTER. Exemplo 1 – Quantidade Vendida (Aba 4) A seleção de células pode ser feita com o mouse ou segurando a tecla SHIFT e setas do teclado. No entanto, caso deseje realizar a seleção de um intervalo de forma rápida, podemos utilizar o atalho CTRL + SHIFT + SETA. Neste caso, o Excel irá selecionar o intervalo todo até achar uma célula vazia. Tome cuidado para não ter uma célula vazia no meio do intervalo. Isso pode provocar erros em seus cálculos. Dica Voitto:

1.11 Resumo do Introdutório No Desafio Voitto foi possível trabalhar boa parte dos recursos ensinados no módulo. No entanto, para consolidarmos o conhecimento aprendido, segue um resumo dos principais tópicos abordados no módulo 1.  Introdução às principais Guias utilizadas no Excel;  Recursos e opções de formatação;  Recurso Localizar e/ou Substituir (CTRL + L e CTRL + U);  Recurso Colar Vínculo (CTRL + C > Colar > Colar Vínculo). Se após alteração o valor não modificar, utilizar o “Atualizar Vínculo” acionado com o botão direito do mouse;  Operações matemáticas: soma (+), subtração (-), multiplicação (*) e divisão (/);  Função SOMA. Um erro comum é a utilização do ponto e vírgula “;” ao invés dos dois pontos “:” para criar um intervalo de seleção. Perceba a diferença: =SOMA(C4;C7) > Retorna a soma do valores C4 e C7 (180) =SOMA(C4:C7) > Retorna a soma dos valores de C4 a C7 (291) enas naquele intervalo e não na planilha inteira. Principais Erros: Stella é responsável por uma escola e deseja fazer as compras mensais. Como esse é um dos seus muitos afazeres, ela resolveu computar as compras e fazer uma estimativa dos gastos para maior controle. O objetivo é encontrar o valor total das compras e, em seguida , Colar Vinculado essa tabela no Microsoft Word, simulando um relatório de vendas. Exercício Extra 1 - Compras Mercado (Aba 1) Desafio Voitto: