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Gerencie informações
Trabalhe com grandes volumes
de dados
Análise hipotética
Construa e compare cenários
de planilhas
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Apostila Microsoft Excel, Esquemas de Microsoft Excel
Apostila do Programa Microsoft Excel
Tipologia: Esquemas
2019
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de planilhas
Análise de informações
N
em todas as fontes de informações, quer em planilhas, quer em bancos de dados relacionais, podem, depois de um certo nível de especialização, ser administra- das – ou “mineradas”, ou ainda, “garimpadas”, como se costuma dizer no meio financeiro e de administração de in- formações – sem a utilização de ferramentas de filtragem de dados corretas. A regra corrente diz que sempre que temos um conjunto de mais de cem linhas de dados, ou um banco com mais de cinco campos para analisar, já fica difícil estabelecer conexões coerentes entre as informações. O correto, nesses casos, é estabelecer regras de separação, filtragem e, posteriormente, visualização das informações, de maneira a ser capaz de ter uma visão clara de todas as infor- mações em jogo. O Microsoft Excel possui diversas ferramen- tas que auxiliam na análise de informações de modo tão avançado que chega a ser usado em empresas de crédito e investimentos financeiros, institutos de pesquisas eco- nômicas e grupos de pesquisa científica. É possível traba- lhar com a análise complexa de dados utilizando desde fórmulas simples até funções, visualizando resultados ou enquadramentos de informações com o auxílio de gráfi- cos específicos, gerados a partir da ferramenta Gráficos.
VOLUME
Para demonstrar a utilização desses recursos, vamos criar uma situação-exemplo em que uma corretora do mercado de ações precisa administrar a compra de pa- péis ou ações ao portador, dentre as principais empre- sas de diversos setores do mercado. Essa administração dos recursos visa, além do controle interno da compra de ações da própria empresa, à criação de um banco de informações seguro para atender às principais reivindica- ções dos clientes. As informações, inicialmente, foram organizadas den- tro de uma planilha, chamada de Informes.xls. Dentro dela, foram organizadas três subplanilhas ou folhas de dados: Ações mais Compradas, Ações mais Vendidas e Áreas em Crescimento. Na primeira planilha, temos três colunas: Empresa, Pre-
Trabalhe com grandes volumes de dados de forma gerenciável
ço unitário da ação e Volume de Compra. Cada uma das infor- mações é preenchida nos campos logo abaixo, formando um registro por cada linha da folha. O preço unitário da segunda coluna será definido em Reais (R$); o Volume de Compra é transcrito em números arábicos (1, 2, 3, 1.000 etc.). Na segunda planilha (Ações mais Vendidas) temos a mesma disposição de campos e de linhas, exceto que a coluna Volume de Compra passa a se chamar Volume de Venda. Além disso, a co- luna Volume de Venda é representada usando percentuais (%). A terceira planilha (Crescimento) é organizada com as colu- nas Empresa, Valor Inicial no Início do Mês e Crescimento em 30 dias. A segunda coluna representa valores em Reais (R$), ao passo que a terceira coluna representa o Crescimento em Valo- res Percentuais (%).
Dados... na ponta
dos dedos
Por John Nemo
Análise de informações
Na célula D1 , digite Valor Negociado em Reais. Em se- guida, clique na célula D2 e, depois, na seta ao lado do ícone Somar. Selecione a opção Mais funções.
Na planilha Ações mais Vendidas , clique em D1 e digite Ganhos no mês. Nessa coluna calcularemos os ganhos com as ações de cada uma das empresas em relação ao mês.
A janela mostra o cálculo para preencher a célula escolhida. Em nosso caso, desejamos multiplicar o valor unitário de cada ação da Petrobras pelo valor das ações compradas.
Na caixa Inserir função , escolha Mult para montarmos o mecanismo de cálculo e clique em OK. Automatica- mente será aberta a janela Argumentos da função.
Para fazer o cálculo do ganho que a corretora teve com a compra das ações de cada empresa, copie da primeira plani- lha a fórmula =MULT (B2:C2) e cole-a em D2 da segunda planilha.
Clique em OK. Formate o valor em Reais usando o botão Moeda e, a seguir, arraste o conteúdo da célula para as células das linhas abaixo, usando a aba de cópia do Excel.
Na Coluna B da Planilha 2, temos acesso apenas ao valor unitário de cada ação. Para ter o valor correto, devere- mos fazer um cálculo percentual.
Selecione as células da coluna C e aperte Enter. Na figura abaixo, note que, em nossa planilha-exemplo, recebe- mos a informação de que a média de ganhos foi de 3%.
Arraste a fórmula para as células seguintes. Apesar dos valo- res continuarem parecendo baixos, eles dizem respeito ao valor integral do pagamento de um lote de ações no mês corrente.
Após o término da equação =MULT(B2:C2) digite *****. Com isso, dizemos ao Excel que estamos calculando o valor total da venda de ações (100%).
Na célula A14 da mesma planilha, digite Ganho máximo. Em seguida, clique no botão Função e selecione a fun- ção Máx. Selecione as células da coluna C e aperte Enter.
Para definir a média de crescimento das áreas que tiveram acréscimo, clique em A14 e digite Média de Ganhos. Cli- que na seta ao lado do botão Função e selecione MEDIA.
Clique em OK. Note que agora são ostrados os valores de ganho de 30 dias mais próximos de 100%, inclusive com a visualização das linhas mais próximas aos valores.
Clique em Adicionar. Em Nome da série digite Valores. Em Valores da Série , clique no botão e, depois, na planilha Ações mais compradas , selecionando os dados da coluna C.
Clique em Inserir , Gráficos , Todos os tipos de gráficos. Na janela Inserir gráfico , clique em Coluna. Em seguida, clique no modelo Colunas agrupadas.
Agora criaremos um gráfico de barras para mostrar qual foi o maior volume de vendas do mês e suas relações com o ganho total do mesmo mês, na planilha Ações mais Vendidas.
Pressione Enter e clique em OK duas vezes. Criamos um grá- fico em que as informações de Volume de Venda são com- parados com os Valores de Compra das empresas, no mesmo mês.
Clique em OK. Adicione os dados de valor negociado em re- ais, da planilha Ações mais Compradas. Clique com o botão direito do mouse no gráfico de barras e escolha Selecionar dados.
Probabilidades
O
Excel é um software muito utilizado em diferentes frentes de trabalho: planilhas de cálculo e controle financeiro, interação com bases de dados, controles e gerenciamento de diversos tipos de informações (administrativas ou pessoais), até mesmo para interagir com projeto de design. A diversidade de funções e a aplicabili- dades do Microsoft Excel é, sem dúvida, um dos principais motivos do sucesso desse software no mercado de consu- midores de produtos de informática. Existem, hoje em dia, vários produtos especializados em divulgar e ensinar fun- cionalidades específicas do Excel para extrair tudo o que ele pode oferecer. O Excel é utilizado em vários projetos, no sentido de efetuar análises, levantar hipóteses sobre uma questão e emitir relatórios de situações passadas, atuais e também de futuras probabilidades. Quase sempre vinculamos essa função do Excel a cálculos matemáticos, o que é algo abso- lutamente normal, uma vez que ainda que o resultante de uma planilha criada não seja exatamente um dado mate- mático, com certeza a estrutura que a compõe estará base- ada em uma seqüência de fórmulas e relações aritméticas entre células e planilhas. O Excel sempre remete a planilhas e fórmulas matemáticas, e esses dois conceitos sempre es- tão atrelados ao nome do programa. Devido a tamanha maleabilidade, o Excel pode substituir alguns softwares mais específicos. Você pode usar o Excel para fazer seu controle financeiro, em vez de utilizar um programa específico de controle orçamentário. E mesmo em áreas mais incomuns, esse aplicativo pode surpreender. Existem designers, por exemplo, que utilizam o Excel para gerar croquis dinâmicos para um projeto de design, nos quais é possível alterar imagens automaticamente dentro de um arquivo do Photoshop. Algumas pessoas também utilizam o Excel como agenda de contatos, aproveitando suas funções de classificação e filtros. As situações em que o Excel pode tomar o lugar de outro software mais espe- cializado são inúmeras, tudo depende do nível de conheci-
Construa e compare cenários de planilhas de dados
Análise
mento e da experiência do usuário. Neste tutorial, vamos trabalhar um pouco com hipóteses e criação de cenários. Esse tipo de exercício é muito utilizado em nosso dia-a-dia e, normalmente, nem percebemos. Sem- pre que estamos trabalhando com perspectivas, realizando algum trabalho, tendemos a imaginar as conseqüências, ou seja, o resultado deste trabalho segundo algumas vari- áveis. Isso vale para tudo o que projetamos, desde as coisas mais simples, como o momento de estacionar um carro em uma vaga, até os projetos de vida mais complexos. Quan- do relacionamos esse tipo de situação ao planejamento de uma planilha ou projeto no Excel, inevitavelmente caímos no exemplo do cálculo de planilhas financeiras. O exemplo matemático é sempre mais claro, mais fácil de explicar e, portanto, será utilizado neste tutorial não apenas por esse motivo, mas também pelo fato de o Excel sempre remeter a esse tipo de raciocínio. Mas projeções de hipóteses não se limitam a cálculos financeiros. Projeções são feitas em qualquer tipo de hipótese levantada, e mesmo quando se trata de planilhas do Excel, a resultante de seu cálculo, de- pendendo do tipo de planilha que você construiu, pode ser algo bem diferente de um simples valor financeiro. Nas próximas páginas, aprenderemos a criar um cenário bem simples de balancete financeiro. Sobre esse cenário, criaremos algumas possibilidades de projeção futura de resultados. Em seguida, vamos comparar as possibilidades que criamos. No tutorial trabalharemos com uma tabela inicial e dois cenários hipotéticos. Mas quando você reali- zar este exercício, nada o impede de criar quantos cenários quiser ou precisar. O exemplo aplicado no passo-a-passo é simples e tem intuito de facilitar a compreensão do me- canismo de criação de cenários e hipóteses, para que você possa, então, aplicar o mesmo tipo de raciocínio funcional a cenários mais complexos. Mas comece com o exemplo mais simples para entender como funciona o mecanismo de ava- liação de hipóteses, e somente depois passe para uma pla- nilha mais complexa. (J.A.)
Hipotética
Probabilidades
Você pode digitar alguma descrição ou comentário/ lembrete no campo Comentário. A seguir, escolha os ti- pos de proteção para o cenário criado e clique em OK.
Você deve seguir os mesmos passos realizados para criar o primeiro cenário, contudo, com as descrições voltadas para o segundo cenário, a começar pelo nome.
Pronto, acabamos de configurar o primeiro cenário ou hipótese. Ele vai aparecer em seguida, no Gerenciador de cenários, logo que o passo anterior for concluído.
Na janela Valores de cenário, insira os valores que variam segundo a hipótese que estamos configurando. Não sele- cione células com fórmulas resultantes de cálculos. Clique em OK.
Lembre-se de escolher as mesmas células selecionadas no passo 7. Não se esqueça de alterar os valores que foram in- seridos no passo 8, de acordo com o segundo cenário.
Devemos ter um segundo cenário ou hipótese para ter- mos condições de realizar comparações. Ainda na janela do Gerenciador de cenários, clique em Adicionar.
Execute todo o procedimento até finalizar a criação do segundo cenário. O programa permite que você crie quantos cenários ou hipóteses quiser.
Além de criar diversas hipóteses e estudá-las, você tam- bém pode criar um relatório resumido para comparar as diversas situações ao mesmo tempo. Clique em Resumir.
Logo após o caminho do arquivo que está indicado entre aspas, você deverá dar um espaço e digitar função e pa- râmetro desejados.
Uma vez criados, os cenários podem ser visualizados. Basta que você acessse novamente o Gerenciador de cenários, selecione o desejado e clique em Mostrar.
Na janela de Resumo do cenário, escolha entre as opções Resumo do cenário ou Relatório de tabela dinâmica do cenário e clique em OK para visualizar o relatório.
Alterne entre os cenários que você construiu para veri- ficar de que maneira as situações hipotéticas influencia- rão o resultado final de sua tabela de dados.