DATABYTE
Treinamento Profissional em BrOffice.org 3.1 – Planilha
Eletrônica CALC
(2009)
Vinicius A. de Souza
São José dos Campos, Outubro de 2009.
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BrOffice.org CALC, Manuais, Projetos, Pesquisas de Matemática Computacional
Manual de auxílio à utilização da Planilha eletrônica CALC, do pacote BrOffice.org
Tipologia: Manuais, Projetos, Pesquisas
Antes de 2010
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DATABYTE
Treinamento Profissional em BrOffice.org 3.1 – Planilha
Eletrônica CALC
Vinicius A. de Souza
[email protected]
São José dos Campos, Outubro de 2009.
BrOffice.org
Escola de Ensino Profissionalizante DataByte – Treinamento BrOffice.org – CALC (2009)
Autor
Vinicius Augusto de Souza – [email protected]
Versão
Licenciamento de Uso desta Documentação
Este Manual foi elaborado por Vinicius A. de Souza, baseado na versão 3.1. do BrOffice.Org sob o sistema operacional Windows XP, para uso didático nos cursos e treinamentos profissionais da Escola DATABYTE – São José dos Campos – SP. Este trabalho está licenciado sob uma Licença Creative Commons Atribuição-Uso Não-Comercial- Compartilhamento pela mesma Licença 2.5 Brasil. Para ver uma cópia desta licença, visite http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.5/br/ ou envie uma carta para Creative Commons, 171 Second Street, Suite 300, San Francisco, California 94105, USA.
Referência
SOUZA, V. A. “Treinamento profissional em BrOffice.org 3.1 - Planilha Eletrônica Calc”. Manual técnico. Versão 1.0, 120 Páginas. Escola de Ensino Profissionalizante Databyte, São José dos Campos – SP, 2009.
BrOffice.org
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4. ALGUNS MECANISMOS DE PROTEÇÃO
4.1. Protegendo uma planilha 4.2. Protegendo uma célula ou conjunto de células dentro de um documento
5. MATEMÁTICA BÁSICA
5.1. Operações matemáticas fundamentais 5.2. Outras operações matemáticas 5.2.1. Potenciação 5.2.2. Radiciação 5.2.3. Regra de três 5.2.3.1. Grandezas direta e inversamente proporcionais 5.2.3.2. Resolução de problemas por regra de três simples 5.2.4. Porcentagem 5.2.4.1. Problemas de porcentagem
6. TRABALHANDO COM FÓRMULAS
6.1. A barra de fórmulas 6.2. Operações fundamentais 6.2.1. Operadores numéricos 6.2.2. Como efetuar uma operação 6.2.3. Operações com seqüências de números 6.2.4. Exemplo: A calculadora 6.3. Fórmulas 6.3.1. Prioridade entre operações 6.3.2. Colocando uma fórmula na planilha 6.3.3. Exemplo: A planilha de compras 6.3.4. Copiando fórmulas 6.3.5. Vantagens em se utilizar endereços nas fórmulas 6.3.6. A opção realce de valor
7. FUNÇÕES
7.1. O que e uma função? 7.1.1. A função SOMA 7.2. O assistente de funções 7.2.1. Outras funções
8. REALIZANDO FORMATAÇÕES DE FORMA MANUAL
8.1. Formatação manual de células 8.1.1. Aba números 8.1.2. Aba fonte 8.1.3. Aba efeitos de fonte 8.1.4. Aba alinhamento 8.1.5. Aba bordas 8.1.6. Aba plano de fundo
BrOffice.org
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8.1.7. Aba proteção de célula 8.2. Formatação manual de linhas e colunas 8.2.1. Formatação de linhas e colunas 8.3. Formatação da planilha 8.4. Formatação da página 8.4.1. Aba página 8.4.2. Abas cabeçalho e rodapé 8.4.3. Definindo intervalos de impressão
9. REALIZANDO FORMATAÇÕES DE FORMA AUTOMÁTICA
9.1. Definindo estilos 9.1.1. Aplicar um estilo existente 9.1.2. Como criar um novo estilo 9.2. Autoformatação 9.3. Formatação condicional 9.3.1. Como aplicar a formatação condicional 9.4. Criando seqüências de dados 9.4.1. Criando uma seqüência de incremento 1 9.4.2. Criando seqüências de incrementos diversos
10. REALIZANDO OUTRAS FORMATAÇÕES 10.1. Inserindo cabeçalho e rodapé 10.2. Ativando o realce de valores 10.3. Quebra de página 10.3.1. Visualizar quebra de página 10.4. Inserir comentários 11. CLASSIFICAÇÃO DE DADOS 11.1. Classificação de dados em ordem crescente e decrescente 11.2. Filtrando dados 11.2.1. Autofiltro 11.2.2. Filtro padrão 11.3. Validando a entrada de dados
12. ESTATÍSTICA
12.1. Definição 12.2. Áreas da estatística 12.3. Pesquisa estatística 12.4. Conceitos estatísticos 12.4.1. População 12.4.2. Amostra 12.4.3. Parâmetro 12.4.4. Estimativa 12.4.5. Atributo
BrOffice.org
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BrOffice.org
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1. Apresentando o BrOffice.org
1.1. O que é?
É uma suíte (conjunto de programas) destinada às tarefas de escritório. Apresenta um editor de textos, planilha eletrônica para cálculos, gerenciador de apresentações, editor de páginas web, ferramenta para ilustrações, além de outros programas.
É derivado do StarOffice, da empresa Sun, e tem muitas vantagens: é grátis, não havendo custos de licenciamento e é um software livre, ou seja, tem código fonte aberto e versões diferentes para rodar em vários sistemas operacionais, inclusive no Linux.
Como acontece frequentemente com programas livres, a versão do BrOffice.org em português do Brasil foi compilada e traduzida por muitos voluntários em todo o país.
O BrOffice.org pode ser comparado com outras suítes existentes no mercado, funcionando de forma similar aos programas de escritório, sendo capaz, por exemplo, de importar / exportar e editar os arquivos do Word, Excel e PowerPoint de várias versões. Permite também editá-los e gravá-los, tanto nos formatos próprios do BrOffice.org como em seus formatos originais. Ou seja, o BrOffice.org permite criar, modificar e salvar textos como arquivos de texto com formato .doc, salvar planilhas com extensão .xls e salvar apresentações com as terminações .pps e .ppt.
As pessoas que utilizam outros editores têm uma grata surpresa ao abrirem os programas: seu aspecto é bastante semelhante a programas já conhecidos com muitos atalhos e funções idênticos, permitindo uma fácil adaptação.
Para ver a aparência dos programas mais importantes clique em: Calc, em Impress e em Writer. E lembre-se que todos os atalhos que você já conhece realizarão a mesma função.
Como qualquer outro programa, é importante observar que o BrOffice.org não é um produto acabado, podendo ainda existir erros e falhas. Entretanto, na absoluta maioria dos casos funciona muito bem.
Deve-se ressaltar que mesmo os programas que seguem a filosofia de software livre podem não ter custos de licenciamento mas apresentam custos de manutenção. Pois, evidentemente, como quaisquer outros programas, o usuário que os utilizar necessitará de treinamento e as bases precisarão ser mantidas.
BrOffice.org
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Note-se que quando se deseja enviar arquivos para outras pessoas ou empresas, o BrOffice.org possui nativamente a geração do formato PDF. Em último caso, e por absoluta falta de opção, pode-se até enviar arquivos no formato .doc ou .xls. Entretanto, quando trabalhamos no próprio computador, sempre é importante manipular arquivos com os seus formatos nativos, pois nunca haverão problemas de formatação e os documentos gerados costumam ser de tamanho bastante menor, pois já são compactados. No caso de empresas, deve-se considerar que cerca de 90% dos arquivos trocados são gerados na própria empresa. Assim, é recomendável adotar o padrão aberto ODF internamente para evitar qualquer problema.
1.4. Padrões abertos de documentação
1.4.1. Formatos de documentação
Nas últimas décadas foi criada uma grande quantidade de formatos de arquivos, na maioria das vezes, incompatíveis entre si.
Dessa forma, uma pessoa que utilize uma versão antiga do Word (por exemplo, anterior ao Office 95) não consegue ler documentos do próprio Word escritos em uma versão mais atual, como a do Office 2007. Este fato pode trazer complicações quando, após algum tempo, for necessário ler ou migrar estas informações que estão armazenadas em arquivos criados por programas de versões anteriores.
É importante notar que interoperabilidade não é apenas uma questão técnica, é a base para o compartilhamento de informações e conhecimento, e é também o fundamento para a reorganização de processos administrativos.
Assim, pode-se concluir que os formatos de arquivos proprietários e fechados são, muitas vezes, causas de problemas.
Um exemplo trágico aconteceu após o tsunami de dezembro de 2004 que destruiu regiões costeiras e vitimou centenas de milhares de pessoas e animais na Ásia. As várias equipes internacionais de resgate que foram auxiliar as vítimas tiveram sua ação prejudicada, pois muitos dos documentos que tinham que ser lidos e trocados eram incompatíveis. Diversos programas editores de texto e de planilhas eram usados. Especialmente editores proprietários e fechados.
Um outro exemplo importante ocorreu quando a Microsoft introduziu, com a criação do Office 2007, novos formatos não padronizados, como o docx para o Word, o pptx para o PowerPoint e o xlsx para o Excel, que geram arquivos menores e mais flexíveis.
BrOffice.org
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Entretanto, há uma grande desvantagem: estes arquivos não podiam ser abertos em versões anteriores do próprio MS Office, ou seja, a penúltima versão do Word não lê os documentos escritos na nova versão. Outros editores como o BrOffice.org originalmente também não liam os novos formatos.
Assim, tornou-se claro que ter arquivos em padrões fechados em instituições governamentais, que devem manter informações públicas, inclusive por longos períodos, até dezenas de anos, é um grande problema.
Situações como as exemplificadas anteriormente evidenciam a necessidade de manter e usar um padrão aberto de formato de documentos, que não imponha restrições de licenciamento, não esteja definido em formato binário, para não aprisionar o usuário a um determinado programa ou a um sistema operacional, suporte funcionalidades atuais e futuras da tecnologia dos processadores de texto, planilhas e apresentações, seja gravado de modo compactado para minimizar o espaço de armazenamento e tenha ampla aceitação pela indústria e pelo mercado.
1.4.2. Formato Open Document
O openDocument 1.0 foi publicado pelo grupo OASIS ( Organization for the Advancement of Structured Information Standards ), como um padrão aberto e padronizado.
ODF significa Open Document Format (Formato de documento aberto) e é um conjunto de regras para a criação de diversos tipos de arquivos.
O ODF surgiu quando a Sun Microsystems comprou a Star Division, que fabricava a suíte Star Office, e iniciou o projeto do OpenOffice. Na época, foi criado um subcomitê na OASIS, que incluiu profissionais de software livre e de empresas privadas para trabalhar com armazenamento de documentos baseado na linguagem aberta XML ( eXtensible Markup Language ) e tem suporte em pacotes como OpenOffice / Br-Office.Org, StarOffice, KOffice e IBM WorkPlace.
Assim, qualquer empresa pode desenvolver produtos com base nesse padrão e atualmente há mais de 40 aplicativos que podem manipular o ODF.
Como o ODF é um conjunto de especificações, para cada situação é utilizada uma parte delas. Assim, quando aplicada a documentos de texto, gerou o formato odt, de cálculo (extensão ods) e de apresentações (terminação odp). É norma ISO 26300 e ABNT NBR-26300.
1.4.2.1. Extensões ODF
Um documento ODF pode ter as seguintes extensões:
BrOffice.org
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Portanto, várias outras empresas e instituições estão adotando ou estudando adotar o formato ODF para escrever documentos. Ou, pelo menos, suportar em seus programas, evitando o favorecimento de qualquer fornecedor.
É importante lembrar que os formatos de empresas como a Microsoft (.doc, .xls, ppt) são fechados, proprietários, e seguem unicamente os desejos e prioridades daquela empresa. E que, evidentemente, o monopólio mundial de software é contrário ao padrão aberto. Assim, essas empresas tentam impedir que os governos, instituições e quaisquer pessoas ou empresas adotem o padrão ODF.
1.5. Compatibilidade entre arquivos gerados pelo
MS Office e BrOffice.org
A Microsoft protege as vendas dos seus produtos monopolistas por meio da incompatibilidade, já que a empresa opera dentro de uma filosofia de concorrência. Assim, a compatibilidade nunca será total, pois a MS não deseja isso. Também é preciso lembrar que o BrOffice.org faz a conversão de arquivos baseados em extensões proprietárias mediante engenharia reversa e, portanto, há imperfeições no processo.
Note-se que, como a MS não publica as descrições oficiais dos formatos dos arquivos do MS Office, as macros destes documentos não funcionam no BrOffice.org, mas elas são preservadas se alguém desejar editá-las novamente no MS-Office.
Outra fonte de incompatibilidade são os objetos embutidos, como figuras ou planilhas inseridas em um documento de texto. Planilhas protegidas por senhas não podem ser abertas pelo BrOffice.org. Entretanto, geralmente os documentos básicos gerados por programas proprietários podem ser lidos e trabalhados sem problemas, embora em determinadas situações possa haver perda de layouts.
Aliás, essa filosofia sempre trouxe transtornos aos usuários que usavam programas da própria Microsoft: foi bastante comum o fato de que documentos criados no Word do Office95 não puderam ser lidos pelo Word do Office97, por exemplo.
Evidentemente, nesse caso o problema não é que a Microsoft não consiga manter a compatibilidade entre seus produtos ou que a adição de novos recursos realmente torne os produtos incompatíveis, mas que a compatibilidade é dificultada para forçar os usuários a comprar as novas versões.
Portanto, ao se adotar o BrOffice.org é melhor esquecer outros programas, pois a interoperabilidade sempre poderá gerar problemas.
BrOffice.org
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1.6. A Organização BrOffice.org Brasil
Em 25/01/2006 foi anunciado o lançamento da ONG BrOffice.org que organiza as atividades da comunidade OpenOffice.org no Brasil.
O objetivo da ONG alinha-se com as atividades da comunidade OpenOffice, existente desde 2002 no Brasil, e inclui apoiar e desenvolver ações para fomentar a comunidade brasileira e seus projetos.
Entre as metas da ONG BrOffice.org incluem-se a difusão do Software Livre e de Código Aberto, a sustentação do projeto BrOffice.org, a garantia de sua continuação no Brasil com todos os instrumentos jurídicos de proteção à marca BrOffice.org e a promoção do voluntariado.
BrOffice.org
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2.1.4. Planilha
Uma planilha (" sheet ") é uma grande tabela, já preparada para efetuar cálculos, operações matemáticas, projeções, análise de tendências, gráficos ou qualquer tipo de operação que envolva números.
Cada planilha se compõe de colunas e linhas, cuja intersecção delimita as células:
Colunas: Estão dispostas na posição vertical e são identificadas da esquerda para a direita, começando com A até Z. Depois de Z, são utilizadas 2 letras: AA até AZ, que são seguidas por BA até BZ, e assim por diante, até a última (IV), num total de 256 colunas. Linhas: Estão dispostas na posição horizontal e são numeradas de 1 até 65.536. Portanto, a intersecção entre linhas e colunas gera milhões de células disponíveis.
2.1.5. Guias ou Abas das Planilhas
Após uma instalação típica, o Calc se apresenta como uma pasta de três planilhas, às quais se tem acesso por meio das 3 guias (Planilha 1, Planilha 2 e Planilha 3) no canto inferior esquerdo da tela. A figura abaixo tem a Planilha 1 selecionada, ou seja, ativa.
Basta clicar nas abas para passar de uma planilha para outra, dentro de um mesmo arquivo. A guia da planilha em que se está trabalhando é a ativa (ou atual) ficando sempre em destaque.
Para abrir uma planilha já existente:
Clicar o Menu "Arquivo", "Abrir" ou em
Para criar uma planilha nova:
Clicar no Menu "Arquivo", "Novo" e em "Planilha".
Para renomear uma planilha:
- Clicar com o botão direito do mouse sobre a aba desejada
- No menu que aparece clicar em “Renomear”;
- Na janela que surge digitar o nome desejado e
- Clicar sobre o botão “OK”.
BrOffice.org
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2.1.6. Vantagens na Utilização de Planilhas
Podem ser citadas duas vantagens fundamentais na utilização de planilhas:
- Pode-se tratar com um variado número de informações, de forma fácil e rápida, principalmente se as mesmas fórmulas forem utilizadas por uma grande quantidade de dados.
- Se houver necessidade de alterar algum número, as fórmulas em que ele estiver presente, por meio de seu endereço, serão automaticamente atualizadas.
2.2. Conhecendo a Interface do CALC
2.2.1. Iniciando o CALC
Na barra de tarefas, clique no Menu Iniciar, posicione o mouse sobre o item Programas e, em seguida, sobre o item BrOffice.org 3.1 e, posteriormente, clique na opção BrOffice.org Calc:
Ilustração 1 - Caminho para o programa Calc.
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2.2.3.2. Barra de Formatação
Apresenta os atalhos que dão forma e cor aos textos e objetos.
Ilustração 4 - Barra de formatação.
2.2.3.3. Barra de Fórmulas
Apresenta a identificação da célula ativa ou intervalo de células e o conteúdo da célula, que pode ser um texto, um número ou uma fórmula.
Ilustração 5 - Barra de fórmulas.
2.2.3.4. Barra de Status
Apresenta informações relevantes sobre a planilha, quais sejam: número da página atual, número de páginas do arquivo, valor do zoom aplicado, dentre outras. Essa barra também é sensível ao contexto, apresentando informações relevantes sobre o item que estiver sendo trabalhado no momento.
Ilustração 6 - Barra de status.
2.2.4. Endereço ou Referência das Células
Cada planilha é formada por linhas numeradas e por colunas ordenadas alfabeticamente, que se cruzam delimitando as células. Quando se clica sobre uma delas, seleciona-se a célula.
Portanto, podemos definir Célula à unidade básica da planilha, ou seja, cada retângulo da área de edição. Uma Célula ativa é a célula onde os dados serão digitados, ou seja, onde está o cursor no instante da entrada de dados.
Dá-se o nome Endereço ou Referência ao conjunto das coordenadas que uma célula ocupa em uma planilha. Por exemplo, a intersecção entre a coluna B e a linha 3 é exclusiva da célula B3, portanto essa é a sua referência ou endereço (dada pela coordenada B3).
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A figura abaixo mostra a célula B3 ativa (ou selecionada), ou seja, o cursor está na intersecção da linha 3 com a coluna B. (Notar que tanto a linha 3 como a coluna B destacando-se em alto relevo):
Ilustração 7 - Sistema de referenciação de células.
A célula ativa é a que está clicada, ou seja, é aquela na qual serão digitados os dados nesse momento. Apenas uma célula pode ficar ativa de cada vez e a seleção é representada pelas bordas da célula que ficam negritadas. Para mudar a posição da célula ativa pode-se usar o mouse ou as teclas de seta do teclado.
A alça de preenchimento permite que a formatação realizada na célula que está ativa seja aplicada a outras células e permite também que sejam criadas sequências. Para realizar esta operação, basta clicar sobre a alça (pequeno quadrado localizado no canto inferior direito da célula) e arrastar para as células que se deseja aplicar a mesma formatação. Esta operação é válida para formatações diversas e fórmulas.