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CADERNOS ELETRÔNICOS 1 COMO USAR E GERENCIAR SEUS E-MAILS 7
6 Redigindo, enviando,
recebendo e
respondendo e-mails
Para redigir uma mensagem basta clicar em “Escrever” e uma nova janela se abrirá. Em outros webmails essa possibilidade de escrever uma nova mensagem pode ser indicada com um desenho de papel e lápis ou ser nomeada de “Nova Mensa- gem”, “Compor”, “Create Message” etc. Apesar de variar a disposição gráfica, os elementos que compõem o menu da tela representada acima estão pre- sentes na maioria dos servidores de webmails. Para compor uma nova mensagem você deve preencher o primeiro campo com o endere- ço eletrônico do destinatário. Os dois campos seguintes, “cc” (cópia de cortesia) e “cco” (cópia de cortesia oculta), podem ser utilizados caso você deseje enviar cópias da mensagem para outras pessoas. No campo “cc” os endereços dos destinatários serão visíveis a todos que re- ceberem a mensagem. Mas se você não deseja divulgar os endereços dos destinatários deve usar o campo “cco”. Essa última forma é mais indicada pois evita que os endereços dos desti- natários sejam divulgados indevidamente. O próximo campo é o da linha do assunto (subject). Na atualidade, todo usuário de e-mail re- cebe uma grande quantidade de mensagens diári- as. É fundamental que você preencha esse campo com bastante clareza e objetividade, pois isso faci- litará a vida do leitor do seu e-mail e provavelmente aumentará a probabilidade de que ele selecione sua mensagem para leitura, antes de apagá-la sumari- amente. A linha de assunto deve funcionar como título de sua mensagem, como se fosse a man- chete de um jornal, ou seja, no campo assunto você deve sintetizar a principal idéia do conteúdo de seu e-mail e de preferência de forma atrativa para que chame a atenção do destinatário. Estes são os campos para redigir uma mensagem: “Para”, “Assunto”, “Cc” (cópia), “CCo” (cópia oculta) e “Mensagem”. Para utilizar a formatação disponível em seu programa de e-mail ou webmail veja a tela de com- posição da mensagem do nosso exemplo: você tem opção de selecionar o tipo de letra (fonte); o tamanho da letra; pode colocar palavras em negrito clicando na letra (N); pode colocá-las em itálico clicando em (I); pode sublinhá-las, clicando em (S). Você pode ainda escolher diferentes cores para re- digir as palavras ou pintar linhas clicando nos sím- bolos indicados. Mas certifique-se de que o desti- natário de sua mensagem consegue ler mensagens com formatação. Evite redigir suas mensagens com letras mai- úsculas, pois, de acordo com a etiqueta utilizada na Internet (netiqueta), elas significam que o reda- tor está gritando. Portanto, só utilize letras maiús- culas se for absolutamente necessário. Quando responder um e-mail deixe um trecho da mensa- gem do remetente para que ele possa recordar mais rapi- damente o assunto. Se desejar guardar uma cópia de sua mensa- gem, deixe habilitada a função “Salvar Cópia na Pas- ta Enviadas” ou “Salvar Rascunho”. Sua mensagem já pode ser encaminhada, basta clicar em “Enviar”. Oi Drica: Sobre a página, as alterações já foram feitas. —— Original Message —— From: Drica Guzzi To: dani ; Carlos Cc: akira Sent: Tuesday, April 15, 2003 10:43 PM Subject: RES: Cadernos Eletrônicos Oi Dani, a página ficou bonitinha! Mas falta o logo do Acessa....acho até que o texto poderia incluir [email protected] RES: Cadernos Eletrônicos
COMO USAR E GERENCIAR SEUS E-MAILS CADERNOS ELETRÔNICOS 1 Privacidade é um atributo muito caro às pessoas. O simples fato de mandarmos e recebermos e-mails nos expõe a um meio freqüentado por mi- lhões de usuários e, sem que desejemos, cente- nas de mensagens de propaganda de produtos e serviços invadem nossa caixa postal. Para reduzir- mos um pouco essa “invasão” desagradável de nos- sas caixas de correio podemos utilizar algumas fer- ramentas e adotar algumas normas de conduta em nossas trocas de correspondências. Como vimos no Tópico 6, é possível encaminharmos, ao mes- mo tempo, a mesma mensagem de correio eletrô- nico para inúmeros destinatários, basta utilizarmos os campos “cc” ou “cco”. Em correspondências trocadas no ambiente de trabalho, por exemplo, cujo assunto seja de interesse geral e deva ser discuti- do por todos, utilize o campo “cc” para que todos os interessados saibam com quem estão dialogan- do e possam replicar a mensagem para os demais envolvidos. Quando você não resistir ao impulso de envi- ar uma mensagem informal como uma piada, um protesto ou para divulgar uma informação para um grupo heterogêneo, cujos membros não se relacio- nam entre si, é aconselhável não expor o endereço dos destinatários, pois além de indiscrição, você estará favorecendo a proliferação de SPAMs. Nes- te caso, use o campo “cco”. Nos webmails a fun- ção “cco/ bcc” costuma estar habilitada. Se você receber uma mensagem agressiva, irritante, ou que o deixe exaltado, nunca responda no calor da hora, Ao redigir uma mensagem muito longa, que demande muito tempo, é aconselhável escrevê-la em um editor de texto ou bloco de notas, preferen- cialmente desconectado da rede. Essa prática é saudável para suas finanças, caso você use uma conexão de linha discada, pois você economiza na conta de telefone. Mas ela é necessária se você usa webmails. Muitos webmails têm um tempo de segurança que expira automaticamente a conexão, caso você efetue o login e deixe a conta sem ativi- dade (sem clicar nas mensagens para lê-las, por exemplo). Vencido esse tempo de segurança é co- mum que os servidores encerrem a conexão, fina- lizando automaticamente. Dica! Procure escrever de modo sim- ples e direto. Se deseja retorno imedi- ato, indique também um número de telefone para contato. Muitas pesso- as preferem tratar de assuntos urgen- tes por telefone.
7 Netiqueta na
comunicação dos
e-mails
Como Fazer Se a opção “cco” não estiver aparecendo em seu programa de e- mail, faça o seguinte: abra o seu pro- grama de e-mail e clique em “Nova Mensagem”, depois clique em “Exi- bir” e selecione a opção “Todos os Cabeçalhos”. Esses termos são usu- ais no programa do Outlook Express, mas se você usa outro aplicativo pro- cure os comandos equivalentes. Para receber suas mensagens o procedimen- to é ainda mais simples: se você usa uma conta de webmail, basta acessar a sua conta, efetuar seu login e clique em “Receber Mensagens” ou em funções semelhantes como: “Enviar e receber”, “Checar E- mail” etc., que suas mensagens automaticamente serão baixadas do servidor e estarão disponíveis para a sua leitura. Para responder uma mensagem clique em “Responder” e uma nova janela se abrirá com o cam- po do destinatário preenchido e com a mensagem original reproduzida. Para redigir sua resposta você pode utilizar os procedimentos indicados anteriormen- te. Deve-se apenas tomar o cuidado de apagar parte da mensagem anterior para que o arquivo não fique grande demais. As novas mensagens, geralmente vem identifcadas com um envelope fechado no lado esquerdo do assunto.
COMO USAR E GERENCIAR SEUS E-MAILS CADERNOS ELETRÔNICOS 1
9 Como organizar
e-mails em pastas
No Windows, os dados e informações estão organizados em pastas e subpastas. Nos progra- mas de e-mails e nos webmails isso também ocor- re. As pastas nos auxiliam na organização de nos- sas mensagens por temas, grupos, interesses etc., e facilitam nossa tarefa de encontrar com maior ra- pidez uma correspondência de que necessitamos. Trabalhar com pastas é muito sim- ples. Nos programas de e-mail, há sem- pre uma opção para criar novas pastas, seja no menu “Arquivo” ou no menu “Ferramentas”. No caso do Outlook Express, a opção fica no menu “Arquivo”, opção “Novo”, sub-opção “Pasta”. Ao acio- nar esta opção, uma nova janela abrirá e você deve escolher onde a nova pasta ou subpasta deve ser cri- ada e que nome dará a ela. Esta operação também pode ser efetuada clicando-se com o botão direito so- bre o item “Pastas Locais”, normalmente posicionado à esquerda da tela, como na imagem abaixo. Para excluir uma pasta criada por você no Outlook Express, basta clicar nela e acionar no te- clado a tecla “Del” e essa pasta irá para a lixeira. Para renomear uma pasta no programa de e-mail Outlook Express, basta clicar com o botão direito do mouse, escolher a opção “Renomear” e uma janela se abrirá. Digite o novo nome da pasta e clique “OK”. Para excluir siga o mesmo procedi- mento, selecionando a opção “Excluir”. Dica! Organizar nossas mensagens eletrônicas em pastas específicas tor- na nossa leitura muito mais fácil, ágil e o trabalho mais produtivo. Comece classificando as mensagens que de- seja armazenar de acordo com os temas, por exemplo: crie uma pasta para todas as suas mensagens re- lativas a um determinado projeto e outra para armazenar piadas rece- bidas, caso deseje guardar algumas. Nos webmails, as operações com pastas nor- malmente são acessíveis por meio de um link pró- prio para isso. Acompanhe os passos no exemplo a seguir para o Yahoo!: 1. Clique em “Pasta - adici- onar” e uma pequena janela (prompt do script) será aberta. Você deve digitar um nome para a nova pas- ta no campo específico e clicar em “Ok”. Para renomear uma de suas pastas pessoais, clique no link “Pastas” à esquerda. Selecione a pasta a ser renomeada a partir da lista apresentada (como na imagem acima), clique no botão “Renomear” e, na janela que se abre, digite o novo nome da pasta e clique no botão “Ok”. O nome aparecerá na lista de pastas à esquerda. 3. Para excluir uma pasta, basta seguir os mesmos procedimentos até a operação e clicar no botão “Apagar” e o nome da pasta desa- parecerá da lista à esquerda. Atenção, em alguns webmails como o do Yahoo, uma pasta só pode ser excluída se estiver vazia. No Yahoo! é possível adicionar novas pastas de mensa- gens, renomear e apagar as já existentes.
CADERNOS ELETRÔNICOS 1 COMO USAR E GERENCIAR SEUS E-MAILS
Como mover, salvar,
imprimir e repassar
mensagens
Para guardar uma cópia eletrôni- ca das mensagens recebidas ou envi- adas que considera importantes, você deve salvá-las em uma pasta no computador, em um disquete ou imprimi-las. No Hotmail, para mover uma mensagem de uma pasta a outra basta selecioná-la e indicar para onde deseja movê- la, clicando em “Colocar na Pasta”. Nos programas de e-mails como o Outlook Express para mover uma mensagem para uma pasta diferente, basta clicar na mensagem e ar- rastar o mouse até a pasta escolhida.Também no Outlook Express você pode salvar suas correspon- dências em seu computador ou em um disquete, ou seja, fora das pastas do correio eletrônico, po- dendo apagar as mensagens já salvas, economi- zando espaço em seu disco rígido e otimizando o desempenho do computador. Para isso, crie uma pasta em algum de seus diretórios, depois abra seu correio eletrônico e seleci- one todas as mensagens que deseja salvar (utilize as teclas Shift e as setas para cima ou para baixo à direita do teclado para marcá-las). Em seguida clique no espaço das mensagens selecionadas com o bo- tão direito do mouse e uma janela se abrirá. Selecio- ne a opção “Encaminhar como Anexo” e clique nela. Uma nova mensagem de e-mail será criada com to- das as mensagens selecionadas na forma de anexo. Clique em “Arquivos”, depois em “Salvar Como”, uma nova janela irá se abrir. Selecione a pasta que você criou para armazenar essas mensagens, nomeie esse arquivo preenchendo o campo em branco e clique em “Salvar”. Para encaminhar uma mensagem como ane- xo, basta seguir os mesmos procedimentos até a opção “Encaminhar como Anexo”. As mensagens recebidas que você deseja repassar para outro des- tinatário também podem ser enviadas no corpo do e-mail. Para isso basta clicar no menu acima da mensagem. Nos webmails, os procedimentos para encaminhar mensagens como anexo ou passá-las adiante (forward) no próprio corpo da mensagem são os mesmos. Para imprimir uma mensagem no Outlook Express, basta clicar no menu “Arquivo” e selecio- nar a opção “Imprimir”. Uma janela abrirá e, se as configurações da impressora estiverem corretas, basta clicar “Ok”. (Consulte também o Caderno 7: Uso da Impressora e tratamento de imagens para mais esclarecimentos sobre o tema). Para imprimir uma mensagem em um webmail, abra a mensagem e no menu do navega- dor (browser) clique em “Arquivo” e selecione a op- ção “Imprimir”. A mesma janela de impressão do exemplo anterior aparecerá, basta clicar “Ok”.
Gerenciamento
da Lixeira
Você recebeu uma mensagem co- municando sobre um evento. Se esse evento lhe interessar é aconselhável im- primir a mensagem e agendar-se para não perdê- lo. Passado o evento, é aconselhável apagar a men- sagem. Apagar os e-mails já lidos e que não serão mais úteis é um hábito saudável, pois economiza espaço em nossa caixa postal e no disco rígido. Nos programas de e-mail como o Outlook Express, se você tem certeza de que não precisa- rá mais de determinada mensagem, dê um clique nela, marcando-a, e depois aperte as teclas “Shift” e ”Delete” e a mensagem será excluída definitiva- mente. Se você não tem certeza, clique no ícone “Excluir”, no menu no alto da tela. Amensagem será tranferida para a pasta “Itens excluídos”. Alguns webmails são configurados para apa- gar automaticamente algumas mensagens depois de determinado tempo. Outros esvaziam a lixeira quando há pouco espaço para mensagens. Para saber como o servidor de seu webmail se compor- ta em relação ao armazenamento de mensagens, consulte o termo de adesão ou a ferramenta de “Aju- da” ou “Help” do seu webmail para verificar qual é a política adotada para com a lixeira.
