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Controle de Documentos e
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I - ELABORAÇÃO E APROVAÇÃO DESTE PROCEDIMENTO
Etapa Nome Assinatura Elaborado por Verificado por Aprovado por II - HISTÓRICO DAS REVISÕES (4 últimas) Rev. No. Data Descrição 00 01/01/2011 Emissão Inicial III - OBJETIVO Este presente procedimento tem por objetivo estabelecer a sistemática de controle de documentos e registros do Sistema de Gestão da Qualidade. Todas as regras de elaboração e aprovação de documentos, distribuição, armazenamento e segurança estão contidas nesse procedimento. IV – APLICAÇÃO Aplicável a todos os documentos do Sistema de Gestão da Qualidade e aos documentos externos a organização que afetam a capacidade de entregar os produtos e serviços aos clientes nos requisitos especificados.
V – Termos e definições
Formulários – São documentos editáveis onde algum tipo de informação pode ser inserida. Por exemplo, formulário de compras, formulários de preenchimento de formações de candidato a vaga de trabalho, etc. Registros – Uma vez que os formulários são preenchidos eles passam a ser chamados de registros. Documentos – Incluem política, objetivos, manuais, procedimentos, instruções de trabalho, formulários e registros.
DOCUMENTO ORIGINAL
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2 Considerações Gerais sobre os documentos do Sistema de Gestão da
Qualidade
Toda a documentação do SGQ é elaborada, aprovada, atualizada, distribuída, armazenada e salvaguardada de acordo com os requisitos da Norma ISO 9001:2008 e seguindo as orientações da ISO/TR 10013 que trata de controle e conteúdo de documentação do SGQ. Quadro descritivo da hierarquia da documentação Os documentos do SGQ seguem a hierarquia acima e toda a sua metodologia de elaboração e controle está descrita neste procedimento.
3 Estrutura de um procedimento
Os procedimentos do SGQ devem possuir uma formatação única, de acordo com o descrito neste procedimento. Todos os documentos do SGQ devem conter um cabeçalho com as seguintes informações: Data da Revisão do documento; Número da Revisão; Código do documento; Numero da página atual e quantidade total de páginas; Logotipo da organização; Nome do documento; Nas primeiras páginas do documento deverão ser descritos: Os responsáveis por aprovar, elaborar e revisar o documento e suas respectivas assinaturas; Histórico das quatro últimas revisões contendo as respectivas datas e conteúdo das alterações; Objetivo do documento; Aplicação do documento – quais processos e em que situações o procedimento deve ser executado;
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Y – Letra referente ao formulário em anexo – de A até Z Vide Exemplo: P01 – Procedimento Número 1 – Ex: P01_Controle de Documentos e Registros P01A – Formulário 1 do procedimento 1 – Ex: P01A_GRD P01B – Formulário 2 do procedimento 1 – Ex: P01B_Lista de Documentos de Origem Externa O Manual da Qualidade recebe código especial MQ – Manual da Qualidade
6 Guarda e Proteção de Documentos
Todos os documentos devem estar em formato eletrônico armazenados no servidor na sede administrativa, mensalmente um backup com todos os documentos do SGQ deverá ser feito em CD ou DVD para ser arquivado na sede da empresa garantindo que todas as informações não serão perdidas por problemas técnicos da rede de computadores. O índice remissivo com todos os documentos é a P01C_LISTA MESTRA com as seguintes informações: Nome do documento; Revisão; Data Revisão; Páginas; Elaborador; Destinatário; A lista mestra é um formulário que será atualizado sempre que uma versão de um documento for revisada ou ocorrer a emissão inicial de algum documento. Deve ser atualizada pelo Coordenador da Qualidade e é por isso um registro do SGQ que evidencia quais processos devem receber quais documentos. Cabem aos elaboradores dos documentos junto ao Coordenador da Qualidade, definir quais processos/áreas deverão receber cada documento.
7 Controle de distribuição da documentação
Os documentos devem estar disponíveis nos locais/processos adequados conforme a P01C_LISTA MESTRA. Todos os documentos originais do SGQ, em suas últimas revisões, deverão estar disponibilizadas na pasta virtual SGQ\Controle Documentos e Registros e também impressos na sede administrativa (com as respectivas assinaturas e identificação DOCUMENTO ORIGINAL no rodapé da página inicial). Uma pasta no diretório SGQ\Controle Documentos e Registros\Obsoletos deverá conter todos os arquivos obsoletos, que não são mais utilizados pela organização ou que já possuem uma revisão superior. Na atual estrutura da empresa os documentos só possuem três destinos específicos: Escritório da Sede Administrativa Fábrica
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Obras Externas A cada nova revisão de documentos o Coordenador da Qualidade deve atualizar a pasta virtual e a pasta física, verificar se os documentos revisados devem ser substituídos na pasta de documentos da Fábrica e nas Obras Externas. Sempre que uma obra externa for executada uma pasta com todos os documentos do SGQ (aplicáveis aquela obra) deverá estar disponível para trabalho, deverá ser emitida uma P01A_ GUIA DE REMESSA DE DOCUMENTOS em uma via que deverá ser assinada pelo emissor e o remetente do documento. A mesma Guia deve ser emitida quando uma obra externa estiver em andamento e houver alterações em alguns dos documentos presentes naquela obra. Em documentos tanto distribuídos de forma eletrônica como de forma impressa deverão conter no rodapé ou a tarja “CÓPIA CONTROLADA” ou “CÓPIA NÃO CONTROLADA” na página inicial do documento. Todos os documentos que se tornarem obsoletos ou tiverem novas revisões deverão ser arquivados na pasta do SGQ\Controle Documentos e Registros\Obsoletos. Não são arquivados documentos impressos que se tornarem obsoletos.
8 Controle de Registros
Em cada procedimento deverá ser descrito como os registros, referentes a aquele procedimento, deverão ser elaborados e armazenados. Cabe ao procedimento explicar sobre os formulários em anexo de sua responsabilidade. Os registros da qualidade deverão ser mantidos na organização por no mínimo dois anos, ou o tempo que um procedimento ou legislação aplicável assim o exigir. É importante que os registros sejam legíveis e não contenham rasuras. Registros de origem externa são considerados documentos de origem externa. A seguinte tabela deverá ser colocada em todos os procedimentos que possuírem registros referenciados no item ANEXOS. Nome do Registro Mídia Local de Armazenamento Indexação Responsável pela proteção e recuperação Tempo de retenção Descarte
9 Documentos de Origem Externa
Documentos de origem externa que afetem a capacidade da organização planejar e operar um Sistema de Gestão da Qualidade deverão ser controlados pela organização. Deverão ser arquivados no Formulário – P01B_Lista de Documentos de Origem Externa e armazenados e distribuídos conforme os itens 5 e 6 deste procedimento.
