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CONTABILIDADE GERENCIAL: A IMPORTÂNCIA DO SISTEMA DE
INFORMAÇÃO CONTÁBIL NO PROCESSO DE TOMADA DE DECISÃO
ALESSANDRE DA SILVA*
DANIEL ALFREDO DE PAULA LEMES**
ROSEMEIRE DE MELO***
*Alessandre da Silva – Mestrando em Ciências Ambientais na Universidade Brasil (UB). Docente e Coordenador Pedagógico dos cursos de Bacharelado em Ciências Contábeis, Bacharelado em Sistemas de Informação e Superior Tecnológico em Gestão de Recursos Humanos da UNIESP S/A – Faculdade de Ribeirão Preto. Especialista MBA em Gestão Estratégica de Negócios e Especialista MBA em Gestão de Pessoas pela Anhanguera Educacional (ANHANGUERA). Bacharel em Ciências Contábeis e em Administração pela Associação Faculdade de Ribeirão Preto (AFARP). Superior Sequencial de formação específica em Gestão de Recursos Humanos pelo Centro Universitário Moura Lacerda (CUML). ** Daniel Alfredo de Paula Lemes – Discente no curso de Bacharelado em Ciências Contábeis na UNIESP S/A – Faculdade de Ribeirão Preto. *** Rosemeire de Melo – Discente no curso de Bacharelado em Ciências Contábeis na UNIESP S/A – Faculdade de Ribeirão Preto.
RESUMO
O artigo buscou apresentar sucintamente o avanço da contabilidade gerencial ao longo do tempo, seu objetivo e relevância para o futuro de uma empresa no atual mundo dos negócios, como um meio eficaz e confiável à disposição do contador e da gestão de uma organização. Para tanto, foi realizada uma breve revisão da literatura a respeito da temática. Contatou-se que a Contabilidade Gerencial e seus componentes (como o sistema de informação contábil) são fundamentais para o processo de planejamento, controle e tomada de decisão de uma empresa, implicando diretamente e indiretamente no desempenho social, econômico e sustentável desta. Palavras-chave: Gestão da Contabilidade; Processo decisório; Sistema de Informação Contábil.
ABSTRACT
The article sought to present, in a succinct way, the advance of managerial accounting over time, its objective and relevance for the future of a company in the current business world, as an effective and reliable means available to the accountant and administration in the process decision-making, management and planning of an organization. For that, a brief review of the literature on the subject was carried out. Contact Management Accounting, as well as its components (such as the accounting information system) are fundamental in the decision-making
process of a company, implying directly and indirectly in the social, economic and sustainable performance of this company. Keywords: Accounting Management; Decision making process; Accounting Information System.
1 INTRODUÇÃO.
A contabilidade gerencial revela sua importância nos processos decisórios de
uma empresa ao possibilitar, mediante a facilitação do acesso às informações, uma análise crítica e detalhada da real situação econômico-financeira da empresa. Mais do que isso, a contabilidade gerencial pode ser considerada o fundamento sobre o qual serão tomadas as decisões de uma empresa, sendo assim, crucial para a sustentabilidade e permanência ou não do negócio perante à concorrência num mercado altamente competitivo (FRAGA; ROMÃO, 2013). Por outro lado, conforme será exposto na sequência, nem sempre foi assim. A contabilidade gerencial vem tomando mais espaço e importância ao longo dos anos, na medida em que as empresas passam a entender que apenas a contabilidade de custos ou a contabilidade gerencial não suprem todas as necessidades de sua organização. Nesse sentido, o principal objetivo do presente trabalho foi apresentar o avanço da contabilidade gerencial ao longo do tempo, seu objetivo e relevância para o futuro de uma empresa no atual mundo dos negócios, por meio de uma breve revisão da literatura (pesquisa bibliográfica), com base em artigos, livros e monografias.
2 DESENVOLVIMENTO DA CIÊNCIA DA CONTABILIDADE.
Até chegar a ser reconhecida enquanto ciência, a contabilidade passou por diversas transformações, desde os tempos primitivos, no entanto, sempre tendo como objetivo o controle de riquezas (AGOSTINI; CARVALHO, 2012). Lima (2007) resume a evolução da contabilidade em 4 etapas, conforme o Quadro 1.
Quadro 1 – Etapas da evolução da contabilidade
2.2. A CONTABILIDADE GERENCIAL: ASPECTOS CONCEITUAIS, OBJETIVOS
E RELEVÂNCIA.
2.2.1. ASPECTOS CONCEITUAIS.
Com o avanço da economia, as empresas foram tornando-se cada vez mais complexas, surgindo, assim, grandes organizações. Como consequência, tais organizações não puderam manter-se apenas com a Contabilidade de Custo ou a Contabilidade Financeira, pois, com a concorrência de outras empresas, mostrou-se imperiosa a necessidade de maior controle e gestão de seus negócios, originando- se, assim, a Contabilidade Gerencial. A Contabilidade Gerencial passou por várias alterações e aperfeiçoamentos durante os anos. De acordo com o trabalho divulgado pelo International Federation of Accountants (IFAC), em 1998, a evolução da Contabilidade Gerencial está dividida em quatro fases:
- Primeira fase: durou até 1950, sendo o foco na determinação do custo e controle financeiro mediante o uso de orçamento e contabilidade de custos. A Contabilidade Gerencial, nessa fase, era vista como uma atividade técnica necessária para perseguir os objetivos organizacionais;
- Segunda fase: de 1950 até 1965, período em que a atenção estava voltada para o fornecimento de informação para planejamento e controle gerencial por meio do uso de análise de decisão e responsabilidade contábil. Nessa fase, a Contabilidade Gerencial era vista como uma atividade de gerenciamento, como função de apoio, fornecendo informações para planejamento e controle;
- Terceira fase: de 1965 até 1985, período em que a atenção focava a redução de perdas de recursos nos processos, sendo utilizada a análise de processos e gerenciamento de custos. A Contabilidade Gerencial, nessa fase, passou a ser vista como parte integrante do processo de gestão;
- Quarta fase: de 1985 até os dias de hoje, seu foco está na geração ou criação de valor por intermédio do uso efetivo dos recursos, utilizando direcionadores como valor para o consumidor, valor para o acionista e inovação organizacional (FRANCO, 2010, p. 35).
De acordo com Crepaldi (2008, p. 5), pode-se conceituar a Contabilidade Gerencial, como “o ramo da contabilidade que tem por objetivo fornecer instrumentos aos administradores de empresas que os auxiliem em suas funções gerenciais”. Ela é distinta da contabilidade comumente utilizada nas empresas, não se limitando às rotinas trabalhistas e ao fisco.
A Contabilidade Gerencial é um conjunto de informações decorrentes de análises de natureza econômica, financeira e de produtividade, disponibilizado para usuários internos da empresa com objetivo de que recebam informações que as ajude na tomada de decisões, permitindo planejar, avaliar e controlar os recursos próprios e de terceiros, visando ao cumprir as determinadas metas. De acordo com Franco (2010), dentre as muitas diferenças entre a Contabilidade Financeira e a Contabilidade Gerencial, apresentam-se como principais: a) Quanto aos destinatários das informações: na Contabilidade Gerencial, seus principais destinatários são gestores ou administradores, isto é, pessoas internas da própria organização, enquanto que, na Contabilidade Financeira, seus usuários são entidades ou pessoas externas à esta; b) Quanto à frequência das informações: na Contabilidade Gerencial, as informações são fornecidas de acordo com a necessidade do seu usuário no momento, enquanto que, na Contabilidade Financeira, as informações devem ser prestadas regularmente, conforme determinado; c) Quanto aos seus objetivos: a Contabilidade Gerencial tem por pressuposto a apresentação de informações que irão auxiliar gestores e administradores em suas decisões dentro da organização. Já a Contabilidade Financeira, simplesmente, fornece informações a respeito da vida financeira de sua empresa. É importante, ainda, mencionar que a Contabilidade Gerencial, diferentemente do que ocorre com a Contabilidade Financeira, não precisa respeitar os princípios contábeis determinados pelo país, pois é utilizada apenas internamente pelos gestores da empresa. E diferentemente da contabilidade de custo ou da contabilidade financeira, possui um objetivo distinto das demais: a transferência de informações aos gestores ou administradores de uma empresa, com o intuito de ajudá-los em suas decisões organizacionais.
2.2.2. OBJETIVOS DA CONTABILIDADE GERENCIAL. Para a melhor compreensão da definição e da importância da Contabilidade Gerencial é preciso lembrar que, durante muito tempo, a contabilidade serviu-se tão somente a fins meramente fiscais e tributários de uma empresa. Limitava-se a
necessidade maior do usuário interno) provocou uma segregação da contabilidade, dividindo-a em duas categorias: ● Contabilidade Financeira - constituída por usuários externos (acionistas controladores, gestores de fundos, órgãos representantes do governo, credores, etc); e ● Contabilidade Gerencial - constituída por usuários internos, também de diversos tipos dentro de níveis hierárquicos ou mesmo por área funcional ou de atividade com diferentes demandas. Em relação ao tipo de usuário e ao acesso às informações, o interno possui necessidade maior que o externo; assim, as informações da Contabilidade Gerencial possuem dados históricos e estimados, usados pela administração na condução de operações diárias, no planejamento de operações futuras e no desenvolvimento de estratégias de negócios integradas. As informações contábeis não são úteis apenas para seus usuários internos, mas também ao público externo, os quais são: fisco, credores, investidores, entre outros. Por outro lado, a contabilidade gerencial se preocupa mais com os usuários da organização, e por isso, não se limita completamente aos princípios e regras da contabilidade convencional.
2.3. SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONTÁBIL. Nas palavras de Padoveze (1997, p. 36): “sistema é um conjunto de elementos interdependentes, ou um todo organizado, ou partes que interagem formando um todo unitário e complexo”, ou seja, o esforço concomitante de diferentes recursos (humanos, materiais, tecnológicos e financeiros) com o objetivo de processar dados e adquirir informações para cumprir os objetivos principais da organização, através de seu produto. É importante mencionar que os sistemas de informação são classificados em dois grupos: Sistema de Informação de Apoio às Operações e Sistema de Informação de Apoio à Gestão. O sistema de informação contábil, por sua vez, está inserido neste último grupo e preocupa-se, sobretudo, com as informações necessárias para a gestão econômico-financeira da organização. De acordo com Figueiredo (1997 apud SILVA, 2008), a informação promove o uso eficiente dos recursos disponíveis à organização, possibilitando aos gestores
selecionar a alternativa que trará os melhores resultados (redução de custos, aumento de receitas, lucro, eficiência e eficácia). Os dados contábeis são matérias-primas de informações que devem ser tratados para gerar informações úteis e que representem um instrumento gerencial para o processo decisório de forma a alcançar uma vantagem competitiva e sustentável. (PASSOS, 2010, p. 5).
Nos dizeres de Schmidt (2002 apud PASSOS, 2010), um sistema de informação define-se como um conjunto de procedimentos estruturados, planejados e organizados que, quando executados, lançam informações para apoio ao processo decisório. De acordo com a Comissão de Valores Mobiliários (CVM) e o Instituto Brasileiro de Contadores (IBRACON), a contabilidade é um sistema eficaz para coleta e avaliação de informações para ajudar seus usuários tanto no controle quanto na tomada decisões de natureza econômica e financeira. Para que os gestores de uma empresa possam se beneficiar da contabilidade gerencial em suas tomadas de decisões, é importante que a informação esteja dotada de dois pressupostos básicos: necessidade, e planejamento e controle. Por isso, diz-se que a contabilidade gerencial exige a construção de um sistema de informação contábil gerencial, pois este deve preencher as necessidades informacionais dos administradores de determinada entidade (PADOVEZE, 1997).
2.3.1 NECESSIDADE DA INFORMAÇÃO. Padoveze (1997) definiu que a utilidade da informação depende do quão necessária ela é, devendo ela ser tratada como qualquer outro produto que esteja disponível para consumo. Ora, pode-se determinar a necessidade de uma informação através de seus usuários finais. Isto é, a informação obtida tem por finalidade atender a estes usuários, e não aos contadores. Para que a informação seja eficaz, deve haver maior atenção às necessidades do cliente, como a forma de apresentação da informação, o tipo de informação detalhada, e qual a maneira mais conveniente de suprir as necessidades em tempo hábil para uma tomada de decisão vantajosa, por exemplo (QUEIRÓZ, 2012). Evidencia-se, assim, a importância do segundo pressuposto básico, conforme dito alhures, o planejamento e controle, pois, considerando os usuários finais da
2.3.3 TIPOS DE USUÁRIOS.
De acordo com Marion (2005 apud SILVA, 2008), um sistema de informação contábil deve atender a seus diversos usuários, podendo ser qualquer pessoa, seja física ou jurídica, que tenha interesse em conhecer dados de uma entidade. Visando mais diretamente os agentes econômicos externos à empresa, tais como sócios desligados da direção, seria importante a inclusão da Contabilidade de Custos junto a Contabilidade Financeira, com o objetivo de facilitar a administração da empresa (IUDÍCIBUS, 2010). Padoveze (1997) ensina que a informação deve ser construída par atender a estes consumidores e não para atender aos contadores. Conforme definido anteriormente, os usuários podem ser externos ou internos (FRANCO, 2010). Estes são: os gerentes, administradores, funcionários da própria empresa, entre outros; e aqueles, são os fornecedores, investidores, sindicatos, governo, entre outros. No entanto, conforme depreende-se das citações acima, para a contabilidade gerencial, o público alvo será primordialmente os usuários internos da organização.
2.3.4 O CUSTO DA INFORMAÇÃO. Para que um sistema de informação contábil seja válido e eficaz, é indispensável que ele seja operacional, integrado e que o custo da informação, em comparação ao benefício trazido à empresa, seja adequado à sua realidade (PASSOS, 2010). Esta mesma autora, explica que, deve ser operacional a ponto de coletar informação, armazená-las e processá-las para que seja possível a elaboração de relatórios aos gestores. Deve também ser integrado, significando que apenas um único sistema de informação contábil deve abranger todas as áreas necessárias ao gerenciamento da informação. “Quando um dado é coletado, deverá ser classificado apenas uma vez no sistema, e utilizado em todos os segmentos do sistema de informação contábil” (PASSOS, 2010, p. 8). Já com relação, estritamente, ao custo, uma informação, ainda que seja útil, somente será desejável se for adquirida por um custo adequado e interessante para a entidade. Isto é, há a necessidade de sopesar a relação custo/benefício: a informação não deve custar além do que a entidade realmente admite. Nos dizeres de Padoveze (2004 apud SILVA, 2008), há três características fundamentais para que um sistema de informação contábil tenha validade:
a) Operacionalidade: as informações devem ser coletadas, armazenadas e processadas de forma operacional, para que a elaboração do relatório seja de acordo com as necessidades de seus usuários, com informações objetivas e de imediato entendimento pelos destinatários finais, e que não sejam passíveis de dúvidas; b) Integração e navegabilidade dos dados: a integração ocorre quando todas as áreas necessárias ao gerenciamento das informações estão abrangidas por um único sistema de informação contábil; c) Custo da informação: o sistema de informação contábil deve expor uma situação de custo que seja abaixo dos benefícios conferidos à organização.
2.4 O PROCESSO DE TOMADA DE DECISÃO. A tomada de decisão é algo natural e recorrente na vida das pessoas, não sendo diferente nas empresas. Escolhas são necessárias, sejam elas simples ou complexas, planejadas ou não, mas que de toda forma, influenciam no futuro da empresa no mercado. Uma decisão pode ter grandes efeitos em uma empresa, portanto, é necessário que haja muita cautela no seu processo de tomada de decisão. É preciso que as decisões de maior relevância sejam planejadas, prevendo-se os impactos que elas trarão para a organização. Por isso, a segurança no processo de tomada de decisão é imprescindível. Cassarro (2001 apud QUEIRÓZ, 2012) explica que existem dois tipos de decisões dentro de uma empresa: as decisões programadas, que são aquelas rotineiras e repetitivas; e as decisões não programadas, que são aquelas mais eventuais, em que se torna necessário a elaboração de estratégias, planejamentos e alternativas para que a decisão não seja precipitada. De acordo com Iudícibus (2010), o processo decisório é o conjunto de ações que visa obter os objetivos desejados, conforme o planejado, através do conjunto de decisões já planejadas e de decisões corretivas necessárias, conforme o desenvolvimento do projeto. De acordo com Jiambalvo (2002 apud SILVA, 2008), a tomada de decisão é a integração do processo de planejamento e controle. Assim, os gestores ou administradores devem ter por base informações sólidas e de qualidade para que façam escolhas positivas e favoráveis aos problemas da empresa.
Nesse sentido, “o uso da contabilidade gerencial é um dos instrumentos que a gestão empresarial deve utilizar para que a empresa tenha sucesso no planejamento, controle e execução das atividades desenvolvidas” (SILVA, 2008, p. 20).
2.4.2 A IMPORTÂNCIA DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONTÁBIL NO PROCESSO DE TOMADA DE DECISÃO. Crepaldi (2008) indica que o principal assunto da contabilidade gerencial é a aplicação de elementos contábeis como ferramentas para gerir a empresa, visando a tomada de decisão. Assim, as informações gerenciais podem auxiliar os gestores, garantindo o sucesso e a permanência da empresa no mercado. Os departamentos de uma empresa fornecem informações claras, concretas e confiáveis ao sistema de informação contábil, o que permite o atendimento, com maior rapidez, das necessidades da empresa, pois desta forma fazem a integração das diversas áreas, fornecendo um banco de dados corporativo centralizado. Essas informações, precisas e estruturadas, são imprescindíveis para o sucesso de uma organização (QUEIRÓZ, 2012). De acordo com Stair (1998 apud QUEIRÓZ, 2012), o sistema de informação, para o propósito do texto, é composto por uma série de elementos ou componentes inter-relacionados com a função de coletar (entrada), manipular e armazenar (processo) e disseminar (saída) dados e informações, fornecendo um mecanismo de feedback. Assim, através dessa estruturação e análise da informação, o sistema disponibiliza informações precisas aos gestores, dando apoio ao processo de tomada de decisão. Ou seja, este sistema de informação é capaz de coletar todos os dados, estruturá-los, analisá-los e transformá-los em informações que estarão disponíveis aos gestores, como apoio ao processo de tomada de decisão.
3 CONSIDERAÇÕES FINAIS.
Atualmente, o mercado tem exigido organizações mais preparadas, com melhor gestão e manejo de ferramentas de controle de suas atividades. Neste cenário, é de suma importância investir em um sistema de informação contábil, conforme evidenciado anteriormente.
Com este recurso, a administração da empresa passa a ter uma visão mais abrangente da situação econômica e estrutural da empresa, sendo inegável que isto permite um controle mais apurado dos procedimentos, além da gestão de novas estratégias para o crescimento da empresa e sua manutenção neste mercado. Hoje em dia, as empresas que entenderam a importância da contabilidade gerencial e a colocam em prática; são estas que possuem maior chance de manter- se perante a competitividade, pois, com isso, apresentam mais recursos internos para lidar com situações desagradáveis e propor estratégias inovadoras ao crescimento e progresso da empresa. Assim, há uma maior conscientização e comprovação dos benefícios proporcionados às empresas quando da aplicação do planejamento e controle de suas atividades, através da contabilidade gerencial. Conforme demonstrado ao longo deste artigo, um dos objetivos da contabilidade é atender, com excelência, aos usuários do sistema de informação de uma empresa. Não basta apenas prestar uma informação, ela deve ser útil, precisa e confiável. E, para isto, depreende-se que todas as áreas de uma organização devem contribuir constantemente para que este sistema de informação seja atualizado em tempo favorável, gerando um banco de dados disponível aos gestores e administradores da empresa. Não podemos mais aceitar que a contabilidade existe apenas para cumprir obrigações fiscais ao governo, ou apresentar resultados para acionistas e outros interessados. Mais do que nunca, a contabilidade tem se disposto em benefício da própria empresa, sendo capaz de, não apenas apresentar as falhas e imprecisões estruturais ou procedimentais da empresa, mas dando condições à gerência de propor, por meio um plano de ação, correções e aperfeiçoamento das atividades e resultados que a organização tem apresentado. Com o emprego do sistema de informação contábil, há uma redução dos riscos de desfavorecer a empresa com determinada decisão gerencial, uma vez que mitiga as incertezas e inseguranças naturais do processo decisório, especialmente quando se trata de grandes organizações, pois os gestores ficam mais amparados por informações que refletem a realidade da empresa. É notável, portanto, que o sistema de informação contábil é indispensável e contribui imensuravelmente para o sucesso de uma empresa.
PASSOS, Q. C. A importância da contabilidade no processo de tomada de decisão nas empresas. Rio Grande do Sul: UFRGS, 2010. (Trabalho de Conclusão de Curso) - Faculdade de Ciências Econômicas, Universidade Federal do Rio Grande do Sul. Disponível em: . Acesso em: 13 out. 2017. QUEIRÓZ, R. A contabilidade gerencial e a importância das informações contábeis no processo de apoio na tomada de decisão. Revista Especialize Online , n. 3.
- Disponível em: . Acesso em: 13 out. 2017. SILVA, C. A importância da contabilidade gerencial para o processo de tomada de decisão. Brasília: FATECS-UNICEUB, 2008. (Trabalho de Conclusão de Curso)
- Faculdade de Tecnologia e Ciências Sociais Aplicadas, Centro Universitário de Brasília. Disponível em: . Acesso em: 13 out. 2017.
Recebido: 06/03/ Aprovado: 27/07/
