Excel - UPE, Manuais, Projetos, Pesquisas de Microsoft Excel

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Boas Vindas

Caros Alunos,

O compromisso com a educação de todos que compõem a sociedade reflete a prática fiel e cotidiana do exercício da cidadania.

Nós, que fazemos a Universidade de Pernambuco, buscamos, em nosso dia a dia, através da implantação de projetos e de outros procedimentos, honrar esses compromissos com vistas a inserir o homem em seu contexto social, celebrando a sua dignidade, promovendo ações que resultem na construção do homem pelo próprio homem.

Respaldada nesses propósitos e fundamentos, a Universidade de Pernambuco, através do Instituto de Apoio à Universidade de Pernambuco - IAUPE persiste numa caminhada crescente, voltada a ampliar conhecimentos, por estar ciente da relevância que essas assumem na contemporaneidade.

Boa Sorte!

Professor Carlos Silva

Coordenador Geral do PROLINFO

1.2. Por que aprender MS Excel?

Porque é o principal software de planilhas eletrônicas entre as empresas quando se trata de operações financeiras e contabilísticas. Também as planilhas eletrônicas são muito cobradas em concursos.

Podemos encontrar vários cenários para de uso do MS Excel:

Contabilidade. Você pode usar os poderosos recursos de cálculo do Excel em vários demonstrativos de contabilidade financeira; por exemplo, de fluxo de caixa, de rendimentos ou de lucros e perdas. Orçamento. Independentemente de as suas necessidades serem pessoais ou relacionadas a negócios, você pode criar qualquer tipo de orçamento no Excel; por exemplo, um plano de orçamento de marketing, um orçamento de evento ou de aposentadoria. Cobrança e vendas. O Excel também é útil para gerenciar dados de cobrança e vendas, e você pode criar facilmente os formulários de que precisa; por exemplo, notas fiscais de vendas, guias de remessa ou pedidos de compra. Relatórios. Você pode criar muitos tipos de relatórios no Excel que reflitam uma análise ou um resumo de dados; por exemplo, relatórios que medem desempenho de projeto, mostram variação entre resultados reais e projetados, ou ainda relatórios que você pode usar para previsão de dados. Planejamento. O Excel é uma ótima ferramenta para criar planos profissionais ou planejadores úteis; por exemplo, um plano de aula semanal, de pesquisa de marketing, de impostos para o final do ano, ou ainda planejadores que ajudam a organizar refeições semanais, festas ou férias. Acompanhamento. Você pode usar o Excel para acompanhamento de dados de uma folha de ponto ou de uma lista; por exemplo, uma folha de ponto para acompanhar o trabalho, ou uma lista de estoque que mantém o controle de equipamentos. Usando calendários. Por causa de seu espaço de trabalho semelhante a grades, o Excel é ideal para criar qualquer tipo de calendário; por exemplo, um calendário acadêmico para controlar atividades durante o ano escolar, um calendário de ano fiscal para acompanhar eventos e etapas comerciais.

1.3. Principais Utilidades do MS Excel

As cinco principais funções do Excel são:

Planilhas : Você pode armazenar manipular, calcular e analisar dados tais como números, textos e fórmulas. Pode acrescentar gráfico diretamente em sua planilha, elementos gráficos, tais como retângulos, linhas, caixas de texto e botões. É possível utilizar formatos pré-definidos em tabelas. Bancos de dados : você pode classificar pesquisar e administrar facilmente uma grande quantidade de informações utilizando operações de bancos de dados padronizadas. Gráficos : você pode rapidamente apresentar de forma visual seus dados. Além de escolher tipos pré- definidos de gráficos, você pode personalizar qualquer gráfico da maneira desejada. Apresentações : Você pode usar estilos de células, ferramentas de desenho, galeria de gráficos e formatos de tabela para criar apresentações de alta qualidade. Macros : as tarefas que são frequentemente utilizadas podem ser automatizadas pela criação e armazenamento de suas próprias macros.

1.4. Versões do MS Excel para o Windows

1987: Excel 2. 1990: Excel 3. 1992: Excel 4. 1993: Excel 5. 1995: Excel 7.0 (Office 95) 1997: Excel 8.0 (Office 97) 1999: Excel 9.0 (Office 2000) 2001: Excel 10.0 (Office XP) 2003: Excel 11.0 (Office 2003) 2007: Excel 12.0 (Office 2007) 2010: Excel 14.0 (Office 2010) 2013: Excel 15.0 (Office 2013) 2015: Excel 16.0 (Office 2016)

1.5. Definição de Planilha Eletrônica

A Planilha Eletrônica é uma folha de cálculo disposta em forma de tabela, na qual poderão ser efetuados rapidamente vários tipos de cálculos matemáticos, simples ou complexos.

Além disso, a planilha eletrônica permite criar tabelas que calculam automaticamente os totais de valores numéricos inseridos, imprimir tabelas em layouts organizados e criar gráficos simples.

1.6. Iniciar o MS Excel 2013

• No Windows10 podemos iniciar através da na pesquisa barra de tarefas.

Figura 2: Iniciar MS Excel no Windows 10

• Clicar na barra de pesquisa na barra de tarefas e digite Excel 2013, em seguida clique no comando Excel 2013, aplicativo da área de trabalho.

Caixa de Nome Esta caixa de nome é onde podemos identificar o endereço das células como já falando anteriormente, cada célula possui uma coordenada (linha e coluna), ou seja, letra e número.

Figura 5: Caixa de Nome Barra de Fórmulas Nesta barra é onde inserimos o conteúdo de uma célula podendo conter fórmulas, cálculos ou textos, mais adiante mostraremos melhor a sua utilidade.

Figura 6: Barra de Fórmulas Guia de Planilhas Quando abrirmos um arquivo do Excel, na verdade estamos abrindo uma pasta de trabalho onde pode conter planilhas, gráficos, tabelas dinâmicas, então essas abas são identificadoras de cada item contido na pasta de trabalho, onde consta o nome de cada um. Se fossemos comparar a uma pasta física essas abas seriam as orelhas da pasta mostrando o nome de cada item. Nesta versão quando abrimos uma pasta de trabalho, por padrão encontramos apenas uma planilha.

Figura 7: Guia de Planilhas

Barra de Status com estatísticas da seleção Quando selecionamos duas ou mais células com números aparecem na parte inferior (barra de status) por padrão são exibidas três informações de estatística: média, contagem e a soma. Quando são textos apenas aparece apenas à contagem. Podemos acrescentar ou tirar outras informações clicando na barra de status com o botão direito do mouse.

Zoom da Visualização Ainda podemos aumentar ou diminuir a visualização da nossa planilha, basta apenas controlar a barra do zoom. Fica localizado também na parte inferior direita da planilha.

Figura 9: Zoom da Visualização

Figura 8 : Barra Status

1.8. Faixa de opções do Excel (Antigo Menu)

Como na versão anterior o MS Excel 2013 a faixa de opções está organizada em guias/grupos e comandos. Nas versões anteriores ao MS Excel 2007 a faixa de opções era conhecida como menu.

1. Guias - Existem sete guias na parte superior. Cada uma representa tarefas principais executadas no

Excel.

2. Grupos - Cada guia tem grupos que mostram itens relacionados reunidos.

3. Comandos - Um comando é um botão, uma caixa para inserir informações ou um menu.

Dependendo da seleção do objeto como figuras, tabelas, desenhos aparecem novas guias de acordo com a necessidade do objeto, por exemplo, ao selecionar uma figura, aparecerá a guia formatar em ferramentas de imagem.

Figura 11: Ferramentas de Imagem

1.9. Modo de Exibição

Podemos visualizar as planilhas de 3 modos: Normal, Layout de páginas e Quebra de páginas. Esses comandos ficam na parte inferior direita da planilha.

Modo Normal O Padrão quando iniciamos uma pasta de trabalho

Figura 12: Modo de Exibição Normal

Modo Layout de Páginas É uma visualização de como as páginas serão impressas. Com esse modo de exibição, podemos precisar visualizar a impressão para fazer ajustes na pasta de trabalho antes de imprimir.

Figura 13: Modo de Exibição Layout de Páginas

Figura 10 : Faixa de opções do Excel (Antigo Menu)

Célula

Coluna É o espaçamento entre dois traços na vertical. As colunas do Excel são representadas em letras de acordo com a ordem alfabética crescente sendo que a ordem vai de “A” até “XFD”, e tem no total de 16.384 colunas em cada planilha.

Linha É o espaçamento entre dois traços na horizontal. As linhas de uma planilha são representadas em números, formam um total de 1.048.576 linhas e estão localizadas na parte vertical esquerda da planilha.

Célula É simplesmente o cruzamento de uma linha com uma coluna. Na figura abaixo podemos notar que a célula selecionada possui um endereço que é o resultado do cruzamento da linha 4 e a coluna B, então a célula será chamada B4 , como mostra na caixa de nome logo acima da planilha.

1.11. Largura e Altura

Uma sequência de símbolos “ # ” em uma célula indica que o conteúdo é maior que o tamanho da célula. A formatação e a fonte selecionada frequentemente tornam os dados mais extensos do que a largura padrão das colunas.

Para modificar a largura da coluna, posicione a seta do mouse no topo da Planilha entre duas colunas (por exemplo, entre A e B) aparecerá uma dupla seta na linha que separa as duas colunas, clique e arraste até o tamanho desejado da coluna ou dê dois cliques para que a largura da coluna assuma o tamanho ideal. Você também pode usar o botão direito do mouse e clicar na opção “Largura da Coluna”, para colocar uma determinada largura; para obter o ajuste perfeito basta selecionar a opção Auto Ajuste. A mesma situação serve para ajustes de linhas.

Figura 16 : Colunas e Linhas

Figura 17 : Células

Figura 18 : Largura e Altura

Coluna Linha

1.12. Comando Movimentar o Cursor

Para digitar e realizar outras operações de edição dentro de uma determinada célula, você precisará movimentar-se entre os espaços da planilha. O cursor dentro de uma folha de planilha poderá ser movimentado de dois modos.

Com o uso do mouse, basta clicar numa determinada célula para já estar selecionada; Usando as setas de movimentação de teclado, você encontrará maior eficiência do que no mouse, pois evita que se avance demasiadamente além dos limites da tela.

Figura 19: Comandos Movimentar o Cursor

1.13. Teclas de Função

Alguns comandos do MS Excel podem ser executados pelas chamadas Teclas de Função. Estas teclas vão de até . (Ajuda) : Exibe tópicos de ajuda; se você apertar esta tecla numa opção de menu, este responderá à dúvida referente ao ponto selecionado anteriormente, pois ele é sensível ao contexto. (Editar): Quando você posicionar o cursor numa célula e desejar modificar o conteúdo (fórmula ou dados) dela. (Nome): Lista as faixas nomeadas no arquivo. Deve-se utilizá-lo durante a criação de uma fórmula ou durante o uso de Caixas de Diálogo que necessitem de endereçamento de células. (Repetir) / (Ref. Absoluta): Repete a última operação (Edição ou Formatação) executada no Excel, ou fixa o endereço de célula numa fórmula para cópia posterior. (Ir Para): Permite ir a um endereço de célula qualquer ou a uma faixa nomeada no arquivo. (Janela): Permite ir de uma divisão de janela a outra na mesma Planilha. (Verificador Ortográfico): Possibilita corrigir ortograficamente os textos da Planilha. (Extensão): Pode ser usado para selecionar células (Calcular Agora): Quando se opta pelo cálculo manual, deixa-se de efetuar o cálculo automaticamente, como é o seu padrão, esperando que se finalize após a inclusão de todos os valores e fórmulas. (Menu): Equivalente ao uso do da esquerda do teclado ou ao clicar na Barra de Menu.

1.18. Fórmulas

Toda fórmula, por mais simples que seja, deve ser iniciada com o sinal de Igualdade (=). A digitação deste sinal prepara o Excel para o início de um cálculo. As informações armazenadas nesta modalidade utilizam os seguintes operadores aritméticos:

**Sinal Operação Matemática

• Soma**

**- Subtração

• Multiplicação / Divisão % Porcentagem ^ Potenciação**

Existe ainda uma enorme quantidade de fórmulas que podem ser inseridas no Excel. Além das fórmulas, que o usuário cria a estrutura inserindo os argumentos necessários, o Excel também trabalha com Funções, que são fórmulas prontas que podem ser digitadas ou inseridas através de um Menu. Posteriormente veremos como trabalhar melhor com fórmulas e funções.

1.19. Confirmar e Cancelar entrada de Informação na Célula

Para efetuar a introdução de títulos, valores e fórmulas em uma Planilha, devem ser observados os seguintes passos: Posicione o cursor na célula desejada. Digite os dados. Tecle ENTER ou qualquer uma das setas de movimentação do cursor para dar a entrada dos dados. Isso confirmará o conteúdo que estiver sendo inserido. Essa mesma confirmação pode ser feita pelo botão Confirmar, que fica bem próximo à Caixa de Nome , na parte superior planilha. Caso você esteja digitando e queira cancelar a entrada desses dados, tecle ESC ou clique no botão Cancelar, próximo ao botão Confirmar, no entanto, lembre-se que você só irá cancelar o conteúdo se ele ainda estiver sendo digitado na célula, estando ainda no modo de edição. Ele não terá efeito caso você queira apagar o conteúdo de uma célula que já tiver tido o conteúdo confirmado.

1.20. Ajuste de Coluna ou Linha

Todas as colunas de uma planilha sempre são apresentadas em tamanho padrão. Da mesma forma que ocorre com a altura das linhas. Então, cada célula tem seu próprio espaço limitado.

Ao entrar diretamente com dados numa célula, pode ocorrer de o conteúdo inserido invadir a célula adjacente, ultrapassando o limite padrão da largura da coluna, como mostra a ilustração abaixo, onde o texto digitado na célula A1, por ser grande, entrou nos limites da célula B1.

Figura 23: Ajuste de Coluna

Perceba que clicando em B1, o conteúdo está em branco, ou seja, o limite ultrapassado é apenas visual.

Figura 24: Ajuste de Coluna

Para visualizar melhor, você poderá ajustar a largura da coluna. No caso acima, da coluna A. Para isso, posicione o mouse entre a coluna A e a coluna B, exatamente na linha que divide as duas. Quando o mouse ficar no formato de seta de duas pontas, clique, segure e arraste para a direita, a fim de aumentar a largura apenas da coluna A. Enquanto arraste, note a presença de uma linha pontilhada que acompanha o trajeto, além da informação exata da largura que a coluna está tomando numa caixa de comentário amarela.

Ao soltar, sua coluna ficará da largura desejada, e a visualização do conteúdo mudará.

Figura 26: Ajuste de Coluna

Esses procedimentos também podem ser realizados com as linhas.

Figura 25 : Ajuste de Coluna