Excel 2016 - J. Antônio, Manuais, Projetos, Pesquisas de Microsoft Excel

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Microsoft Excel

TEORIA E QUESTÕES

Apresentação do Autor Olá, querido leitor, estimada leitora,

Meu nome é João Antonio e sou professor de informática há mais de 20 anos. Destes, 18 especificamente dedicados ao ensino para Concursos Públicos. Este material foi desenvolvido para acompanhar o Módulo de Microsoft Excel , do Curso Completo de Informática para Concursos que disponibilizo em diversos sites.

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• 1. Conhecendo o Microsoft Excel
• 2. Interface do Excel
  • 2.1. Faixa de Opções
  • 2.2. Barra de Status
  • 2.3. Caixa de nome
  • 2.4. Barra de fórmulas
  • 2.5. Guias das planilhas
  • 2.6. Área da Planilha..............................................................................................................................
    • 2.6.1. Limites da Planilha do Excel 2016......................................................................................
    • 2.6.2. Planilha versus Pasta de Trabalho.....................................................................................
• 3. Trabalhando com o Excel .......................................................................................................
  • 3.1. Selecionando uma Célula
    • 3.1.1. Selecionando Várias Células
  • 3.2. Manipulando Dados na Planilha
    • 3.2.1. Como o Excel Entende os Dados
• 4. Cálculos – Automatizando o Excel
  • 4.1. Operando – Operador - Operando
  • 4.2. Como Fazer Cálculos Aritméticos
    • 4.2.1. Prioridade dos Operadores
• 5. Referências de Células
• 6. Usando a Alça de Preenchimento
  • 6.1. Direção e Sentido do Arrasto em Sequências
  • 6.2. A Alça de Preenchimento para Fórmulas
• 7. Copiando e Movendo Fórmulas............................................................................................
  • 7.1. Macete para Fórmulas Copiadas ...............................................................................................
  • 7.2. Usando Referências Absolutas
    • 7.2.1. Usando F4 para construir referências absolutas
    • 7.2.2. Macete na hora da prova para referências absolutas
• 8. Usando as funções do Excel..............................................................................................
  • 8.1. Funções “Intransitivas”
  • 8.2. Funções “Transitivas”
  • 8.3. Funções "Bitransitivas".................................................................................................................
  • 8.4. Funções "Politransitivas" .............................................................................................................
    • 8.4.1. Mais Sobre as Funções
  • 8.5. Usando Intervalos de Células
  • 8.6. Alguns “Segredos” dos Intervalos de Células
    • 8.6.1. Vários Pontos
    • 8.6.2. Sentido e Direção dos Intervalos
    • 8.6.3. Espaço – o operador de Interseção
  • 8.7. Funções que Usam Intervalos....................................................................................................
  • 8.8. Expressões Mais Complexas......................................................................................................
  • 8.9. Usando Outras Funções Cobradas em Prova
    • 8.9.1. Funções de Contagem
    • 8.9.2. Funções de Soma Condicional
    • 8.9.3. Função SE()..............................................................................................................................
    • 8.9.4. Funções Lógicas
    • 8.9.5. Outras Funções do Excel.....................................................................................................
• 9. Construindo Gráficos no Excel
• 10. Outros Comandos e Recursos do Excel
  • 10.1. Guia Página Inicial
    • 10.1.1. Grupo Alinhamento
    • 10.1.2. Grupo Número
    • 10.1.3. Grupo Estilo
    • 10.1.4. Grupo Células
    • 10.1.5. Grupo Edição
  • 10.2. Demais Guias do Excel
    • 10.2.1. Guia Inserir
    • 10.2.2. Guia Layout da Página
    • 10.2.3. Guia Fórmulas
    • 10.2.4. Guia Dados
    • 10.2.5. Guia Revisão
    • 10.2.6. Guia Exibição
• 11. Outros Conceitos e Informações sobre o Excel.............................................................
  • 11.1. Valores de Erros [Mensagens #]
  • 11.2. Referência Circular ........................................................................................................................
  • 11.3. Lembrando e Aprimorando Referências ..................................................................................
    • 11.3.1. Estilo de referência 3D .........................................................................................................
• 12. Considerações Finais Sobre Excel
• 13. Questões Propostas para Fixação
• 14. Comentários das Questões Propostas ...........................................................................
• Atualizado em 05/03/2018 09:52:

Faixa de Opções do Excel [mostrando parte da guia Página Inicial]

Para acessar as guias e ferramentas da Faixa de Opções, pressione a tecla ALT [isso funciona no Word também!]. Você verá cada comando e guia sendo associado a uma letra que, se pressionada, irá acionar o respectivo comando.

Faixa de Opções depois da tecla ALT

2.2. Barra de Status

É a barra horizontal, localizada na base da tela do Excel que apresenta várias informações a respeito do estado da janela do programa. Consultar a barra de Status do Excel é muito importante, embora não tanto quanto no Word.

Barra de Status do Excel.

Se você clicar com o botão direito do mouse em qualquer parte da barra de Status do Excel 2016, um submenu aparece, permitindo personalizar a barra de status e, entre suas opções, está a de escolher que tipo de informações de autocálculos vão aparecer! Chamamos de autocálculos os resultados automáticos que a barra de status apresenta quando algumas células com conteúdo numérico são selecionadas. Esses dados aparecem na barra de status sem que o usuário faça comando algum: basta selecionar as células que desejar!

Barra de Status mostrando Autocálculos - três células, com valores 4, 5 e 6 selecionadas

Há vários outros componentes na Barra de Status do Excel, mas são pouco exigidos em prova [alguns nunca foram]. Vamos aos mais importantes:

Pronto: o indicador na extrema-esquerda da barra indica o "estado de célula"... aqui aparece "Digite" quando você estiver editando o conteúdo de uma célula e aparece "Pronto" quando você não está digitando no interior de uma célula [é, eu sei, bem idiota, né?].

130%: o indicador na extrema-direita da barra é o controle do Zoom [aproximação da planilha na tela]. É possível clicar neste botão [o 130% é um botão clicável] ou nos botões "+" e "-" que aparecem ao lado [junto à barrinha de progresso que pode ser arrastada]. O Zoom máximo do Excel é de 400% [eu sei, é uma informação bem "imbecil", mas cai em prova].

2.3. Caixa de nome

É uma área localizada acima da planilha que mostra o endereço da célula atual [a chamada "célula ativa" - ou seja, a célula que está selecionada].

Caixa de nome mostrando o endereço da célula B2 [que está selecionada].

A caixa de nome também permite ir diretamente para uma célula qualquer da planilha ou atribuir um nome a uma célula.

“Atribuir um nome, João? Como assim?”

Muito simples, caro leitor: é possível atribuir um nome amigável [fácil de lembrar] para qualquer célula da planilha, desde que não haja outra célula, no arquivo, com o mesmo nome. Para atribuir um nome a uma célula [ou a um conjunto de células], basta selecionar a[s] célula[s] e digitar o nome na Caixa de Nome.

O botão circular com o sinal de mais [ao lado das guias - chamado "Nova Planilha"] serve para inserir uma nova planilha! Basta clicar nele e o Excel irá criar uma planilha à direita a Planilha1.

Planilha2 criada pelo clique no Botão Nova Planilha

Também é possível inserir novas planilhas por meio do comando Inserir, que fica no grupo Células , da guia Página Inicial.

É possível renomear uma planilha aplicando um duplo clique na guia desejada e digitando o novo nome. Para renomear uma planilha pela Faixa de Opções, acione o comando Formatar , também localizado no grupo Células , na guia Página Inicial.

Planilha Planilha1 sendo renomeada

É possível excluir Planilhas clicando com o botão direito do mouse sobre a guia desejada e escolhendo Excluir. O botão direito do mouse na guia da planilha também dá outras opções, como renomear, copiar e mover... experimente!!!

2.6. Área da Planilha

É a área de trabalho do programa, uma grande tabela [estrutura dividida em linhas e colunas] que permite a inserção de dados pelo usuário.

Parte da área da planilha.

2.6.1. Limites da Planilha do Excel 2016

Uma planilha do Excel 2016 possui 1.048.576 linhas [que vão, claro, da linha 1 até a linha 1048576].

Repito: Um milhão, quarenta e oito mil, quinhentas e setenta e seis linhas em uma planilha do Excel! As linhas [componentes horizontais da planilha] são, por óbvio, representadas por números!

As colunas, por sua vez, que são as componentes verticais [dividem a planilha lado a lado], são representadas por letras [às vezes uma só, às vezes duas ou três letras]. Uma planilha do Excel oferece 16.384 [dezesseis mil, trezentas e oitenta e quatro] colunas. Elas vão da coluna “A” até a coluna “XFD”.

“Ô João, explica essa estória de ‘XFD’ direito, vai... como é?”

Simples, amigo leitor: as colunas começam sendo representadas com uma letra para cada coluna. Mas isso vai de “A” até “Z”. Depois do “Z”, é necessário começar a contar com duas letras [“AA”, “AB”, “AC”, “AD” etc.].

Isso vai até “ZZ”, pois, ao chegar aí, não tem mais para onde ir com apenas duas letras! Vamos começar, então, a contar com três letras [“AAA”, “AAB”, “AAC” e assim sucessivamente... até “XFD”]. Dá uma olhada:

Note a transição da “Z” para a coluna “AA”

As linhas [representadas por números] e as colunas [representadas por letras] se encontram em retângulos únicos chamados Células. Cada célula é o espaço onde, justamente, podemos colocar nosso conteúdo [textos, números e fórmulas].

Cada célula possui seu endereço próprio, formado pelo endereço da coluna, seguido do endereço da linha que a formam. Por exemplo: o encontro da coluna “B” com a linha “7” forma a célula “B7” [não é 7B! No endereço da célula, a letra da coluna vem antes do número da Linha!].

Na figura acima, por exemplo, está selecionada a célula AA3.

2.6.2. Planilha versus Pasta de Trabalho

É necessário, caro leitor, chegar a este ponto e esclarecer uma coisa...

3.1. Selecionando uma Célula

Para selecionar uma célula, basta clicar nela. Note que uma borda mais escura [chamada borda ativa] indicará que a célula está selecionada [já vimos que é chamada de ccéélluullaa aattiivvaa]. Note também que o nome da célula aparecerá na Caixa de Nome [também já vimos isso].

Célula B2 selecionada.

Pode-se selecionar uma célula também usando o teclado. Qualquer uma das teclas a seguir mudará o foco da célula selecionada.

Setas de direção [cima, baixo, esquerda e direita]: movem a borda ativa, mudando a seleção para as células mais próximas nas respectivas direções para onde apontam.

- ENTER: move a borda ativa para a célula abaixo da célula atual. Se o usuário mantiver a tecla SHIFT pressionada, enquanto aciona ENTER [ou seja, SHIFT+ENTER], a borda ativa será movida para a célula acima da atual.

A teclar ENTER é usada para Confirmar a escrita de um conteúdo em uma célula, de forma que sempre que esta tecla é pressionada, o conteúdo [se ainda não foi confirmado] será efetivado na célula em que estiver sendo escrito!

- TAB: move a borda ativa para a célula à direita da célula atual. Se o usuário acionar SHIFT+TAB, a borda ativa será movida para a célula à esquerda da célula atual. O uso da tecla TAB também serve para confirmar a escrita de um conteúdo em uma célula do Excel.

3.1.1. Selecionando Várias Células

Para selecionar mais de uma célula da planilha, basta usar as teclas CTRL e SHIFT.

Para selecionar várias células juntas [adjacentes], basta clicar na primeira delas e, segurando SHIFT, clicar na última da sequência. O usuário ainda pode manter a tecla SHIFT pressionada enquanto se move pela planilha [com as setinhas de direção, por exemplo].

O usuário ainda poderá simplesmente arrastar o mouse desde a primeira célula a ser selecionada para a última desejada [Figuras seguintes].

Clica na primeira célula...

...e arrasta o mouse até a última [ou segura SHIFT e clica na última].

Para selecionar células não adjacentes [separadas], basta clicar na primeira delas e, pressionando a tecla CCTTRRLL, clicar nas demais células desejadas.

Selecionando células não adjacentes

Note que quando selecionamos qualquer conjunto de células, uma delas fica em branco. Não se preocupe, ela também está selecionada!

Para selecionar uma coluna inteira da planilha , clique no cabeçalho da referida coluna [por exemplo, no retângulo cinza, com a letra B que indica a coluna B]. De forma semelhante, para selecionar uma linha inteira [todas as células de uma linha], pode-se clicar no cabeçalho da referida linha [quadrados cinza com os números que ficam à esquerda da planilha].

Para selecionar todas as células da planilha, basta acionar a combinação de teclas CTRL+T. Outra forma de selecionar toda a planilha é clicar no quadrado cinza que se localiza no topo esquerdo dos

Se escrevermos um número, o Excel o classificará como tal; se escrevermos um cálculo, o Excel o classificará como cálculo; porém, se escrevermos algo que não pode ser classificado como número ou cálculo, o Excel o classificará como texto. Seguem alguns exemplos:

- 19: é um número; 1900 também é número; 1.234,98 idem; - Casa: é um texto; - 6.5: também é texto [na configuração do seu computador para informações do Brasil, o número deve ser escrito com vírgula para separar os decimais – portanto, deveria ser 6,5 – diferente dessa forma de escrever, se torna texto]; - 1,234.98: é também classificado como texto porque não pode ser classificado como número [simplesmente porque desrespeita as regras sintáticas de escrita de números do Brasil, já que separamos milhares com ponto, e decimais com vírgula – ou seja, exatamente o contrário do que está aí no exemplo].

Mas, qual critério o Excel utiliza para classificar o conteúdo das células como cálculos?

4. Cálculos – Automatizando o Excel

O Microsoft Excel entende o conteúdo de algumas células como cálculos, e isso faz com que o Excel saiba que precisa executar uma operação antes de mostrar o resultado da célula.

O comportamento padrão do Excel, quando ele encontra um cálculo, é: na hora que o usuário confirma o conteúdo, dando ENTER, por exemplo, o Excel entende o cálculo, executa-o [calcula] e apresenta o resultado dele na célula.

O cálculo, em si, não é mais apresentado na célula, só o resultado. Para ter acesso ao cálculo [expressão] novamente, basta olhar para a Barra de Fórmulas, ou pedir para editar a célula.

Cálculo escrito na célula B2 – olha lá em cima na barra de fórmulas!

Para que o Excel entenda o conteúdo de uma célula como cálculo, basta que o usuário inicie a digitação em uma célula com um caractere especial, oficialmente, o sinal de “=” [igual] ..

Mas há mais outros três caracteres que, se inseridos no início da célula, farão o Excel entender o conteúdo como um cálculo: “+” [mais], “-” [menos] e “@” [arroba]. O símbolo de @ não é usado para todos os casos, apenas para funções [veremos adiante].

Lembre-se: os cálculos no Excel são entendidos quando se insere, no início da célula, os sinais de =, +, - e @. [= é o caractere oficial, portanto o mais citado em concursos].

“João, eu poderia escrever ‘+28+13’ e daria no mesmo? E ‘-28+13’ também?”

Veja bem, caro leitor. A expressão =28+13 está somando dois números positivos. A expressão +28+13 também. Logo, elas são idênticas. Já o segundo exemplo que você citou, ou seja, a operação -28+13 está somando um número negativo [-28] com um número positivo [13]. O resultado disso será 13-28, ou seja, -15.

“Quer dizer que se eu iniciar o cálculo [fórmula] com o sinal de - [menos], esse sinal tornará negativo o número que o segue imediatamente?”

Sim, sem dúvidas. Começar uma fórmula com o sinal de - [menos] faz com que o sinal em questão se torne não somente um substituto para o = [igual], mas também atua como um “menos unário”, que torna o número à direita dele negativo. Ou seja, a expressão -28+13 é idêntica à expressão =- 28+.

4.1. Operando – Operador - Operando

Existe uma regrinha básica para criarmos boas equações [fórmulas] no Excel. Respeitamos a ordem “Operando – Operador – Operando”.

“O que é isso, João? Pelo amor de Deus!”

Operando é qualquer número [ou endereço de célula] que sofrerá uma operação aritmética. Operandos são as parcelas da soma ou os fatores de uma multiplicação. São operandos, também, os dividendos e divisores.

Operador é qualquer sinal que realiza operações [os sinais de + e – são exemplos de operadores aritméticos]. Existem alguns operadores predefinidos no Excel, como os que veremos a seguir.

=(10+40)10* resulta em 500

Não há, no Excel, necessidade de usar colchetes ou chaves [na verdade, eles não são aceitos], como fazemos convencionalmente nas equações matemáticas para isolar termos em vários níveis. No Excel usamos somente parênteses. Veja o exemplo:

=(30(4+6)+60)/(4(3+6))**

“E como o Excel resolverá essa equação enorme, João?”

Simples, leitor. O Excel resolverá primeiro o que existe nos grupos de parênteses mais internos e vai seguindo resolvendo os mais externos. Logo ele resolverá assim [olhe a sequência das explicações]:

Primeiro, o Excel resolve o que está nos parênteses mais internos, no caso, os trechos (4+6) e (3+6):

=(30(4+6)+60)/(4(3+6)) = (3010+60)/(49)**

Depois, o Excel tenta responder os outros parênteses, mas note que há duas operações no primeiro parênteses: (30*10+60). O Excel resolverá a multiplicação primeiro:

(3010+60)/(49) = (300+60)/(49)*

Agora, estará livre para resolver os dois níveis de parênteses:

(300+60)/(49) = 360/36 = 10*

Note bem, caro leitor, este “passo a passo” é mais SEU do que do Excel! O Excel tem o jeito dele resolver, e é imediato, automático! A sequência aqui mostrada serve para ajudar você a construir a sua forma de fazer, respeitando as regras, para permitir analisar e propor soluções para equações grandes que vierem a ser apresentadas em provas!

5. Referências de Células

Apesar de mostrado nos exemplos anteriores, no Excel raramente usamos somente os valores numéricos dentro dos cálculos aritméticos. É mais comum usarmos referências às células que possuem os valores que apontam para seus endereços na planilha. Veja a seguir:

Exemplo de cálculo com referências de células [endereços]

Atenção: Chamamos de Referência de Célula [ou, respeitando a regência, Referência a Células] qualquer operando que, usado em fórmulas, “aponta” para o endereço de uma célula [visando, claro, a obter seu conteúdo].

Podemos apontar para qualquer célula da planilha, até mesmo para as células que possuem nome amigável [colocado através da Caixa de Nome]. Aqui está a razão para usarmos Nomes, caro leitor! Podemos usar tais nomes em fórmulas, tornando desnecessário que apontemos para os verdadeiros endereços das células.

A fórmula da soma das células que receberam os nomes Valor1 e Valor2.

Por padrão, o Excel entende uma referência de célula como uma célula da mesma planilha em que o cálculo está sendo escrito, a menos que o usuário informe que a célula para a qual a referência aponta está em outra planilha.

“Não entendi esse último parágrafo, João! Explica de novo!”

Claro! O que eu quis dizer foi que se você estiver escrevendo uma fórmula na planilha Planilha1 e essa fórmula é, digamos, =F9+D8 , o Excel julga que F9 e D8 são células presentes dentro de Planilha1. [Porque é a “planilha atual”, ou seja, Planilha1 é a planilha onde a fórmula está sendo escrita.] O Excel nunca imaginaria que F9 está em Planilha2, porque a fórmula está sendo escrita em Planilha1!