Gestão de compras e estoque, Manuais, Projetos, Pesquisas de Gestão Empresarial

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Gestão de Compras e

Estoques

SENAC - SERVIÇO NACIONAL DE APRENDIZAGEM COMERCIAL

Conselho Regional José Evaristo dos Santos Presidente

Departamento Regional de Goiás Felicidade Maria de Faria Melo Diretora Regional

Maria de Lourdes Martins Narciso Diretora de Educação Profissional

Maria Cândida Rodrigues Diretora Financeira

Girsei Severino de Paula Diretor Administrativo

Coordenação de Apoio Técnico Amália Cardoso da Silva Aguiar Angélica Cristina Pereira Carla Baylão de Carvalho Cláudia Márcia Alencar Costa Pereira Délcio Marques da Costa Kátia de Araújo Jaime Márcia Neves Rocha de Oliveira Rômulo Criston Gomes Nascimento Veronízia Theodoro Luz

Elaboração Luz Magdalena Láscar Alarcón

Diagramação Tatiane Aquino de Sousa

• GESTÃO DE COMPRAS E ESTOQUES
  • CONCEITO DE ESTOQUES
  • TIPOS DE ESTOQUES
  • CUSTOS DE ESTOQUE
  • TIPOS DE DEMANDA
  • SISTEMA DE COMPRAS
  • SINAL DE DEMANDA........................................................................................................
• ORGANIZAÇÃO DE COMPRAS
• CARACTERÍSTICAS DE UM BOM NEGOCIADOR............................................................
• CUIDADOS E ESTRATÉGIAS BÁSICAS PARA O ÊXITO DE UMA NEGOCIAÇÃO........
• MODALIDADES DE COMPRAS..........................................................................................
• CONDIÇÕES DE COMPRA
• CONDIÇÕES DE PAGAMENTO E DESCONTOS...............................................................
• GRÁFICO DENTE DE SERRA.............................................................................................
• TEMPO DE REPOSIÇÃO OU DE RESSUPRIMENTO (TR)................................................
• PONTO DE PEDIDO (PP) OU REPOSIÇÃO (PR) OU ENCOMENDA (PE)........................
• CLASSIFICAÇÃO ABC
• ANÁLISE DOS ESTOQUES
• TIPOS DE INVENTÁRIO:.....................................................................................................
• ACURÁCIA DOS CONTROLES
• NÍVEL DE SERVIÇO OU NÍVEL DE ATENDIMENTO.........................................................
• GIRO DE ESTOQUES..........................................................................................................
• SISTEMA JUST IN TIME......................................................................................................
• FILOSOFIA DO “JIT”
• LOGÍSTICA
• FASES DA EVOLUÇÃO LOGÍSTICA..................................................................................
• NECESSIDADES DE MATERIAIS....................................................................................... MRP MATERIALS REQUIREMENT PLANNING ou PLANEJAMENTO DAS
  • OBJETIVOS DO MRP
  • POSTPONEMENT.............................................................................................................
• ESTOCAGEM: SELETIVIDADE + OCUPAÇÃO
• PEPS/UEPs
• BIBLIOGRAFIA

GESTÃO DE COMPRAS E ESTOQUES

A Administração de materiais é parte fundamental de qualquer organização que produza itens ou serviços de valor econômico, sendo essencial não só ao setor industrial como ao comercial, existindo tanto em empresas dos setores públicos e privados.

Regular estoques, transportá-los e guardá-los está arraizado na humanidade há muito tempo. Conta a bíblia que José do Egito por motivos próprios iniciou, naquela época, uma grande movimentação de bens (alimentos) para estocagem. Registrando quantidades e regulando, de forma muito sabia, conseguiu graças a suas “previsões” que o povo do Egito conseguisse passar ileso por uma grande crise de alimentos e em conseqüência disso o país teve um forte diferencial entre os demais.

Com o decorrer dos séculos, a gestão dos recursos materiais não chamou a atenção dos administradores. Tais recursos eram apenas observados nas questões de almoxarifado. Por vários anos, a grande preocupação estava voltada apenas para: Venda Produção e Serviços. Porém, com os problemas que o mundo atravessou a partir da década de 80, inflação, mão-de-obra especializada, custos de transporte etc. as empresas tiveram que focar seus esforços nas reduções de seus recursos. E como grande parte do ativo das empresas está depositada na conta de estoque, almoxarifado e patrimônio, a atenção se volta para a redução destes recursos.

As organizações trabalham num ambiente complexo, afetado por muitos fatores, entre os mais importantes temos:

• Governo : regulamentação de negócio pelos vários níveis de governo constitui algo extensivo. A regulamentação aplica-se a áreas como ambiente, segurança, confiabilidade de produtos e tributação.
• Economia : as condições econômicas gerais influenciam a demanda por produtos ou serviços de empresas, bem como a disponibilidade de insumos.

• Almoxarifado : depósito de materiais e objetos necessários a todos os demais setores de um estabelecimento. Normalmente este setor armazena pequenas quantidades de produtos e esses produtos são de grande rotatividade.
• Depósito : lugar que é utilizado para armazenar mercadorias/produtos de grande quantidade de produtos acabados ou matérias-primas.

As principais funções do estoque são:

• Garantir o abastecimento de materiais a empresa, neutralizando os efeitos de: a) Demora ou atraso no fornecimento de materiais; b) Sazonalidade no suprimento; c) Riscos de dificuldades de fornecimento.
• Proporcionar economias de escala: a) através da compra ou produção de lotes econômicos; b) pela flexibilidade do processo produtivo; c) pela rapidez e eficiência no atendimento às necessidades. A Administração de estoques é responsável pelo planejamento e controle do estoque, desde o estágio de matéria-prima até o produto acabado entregue aos clientes. Como o estoque resulta da produção ou a apóia, os dois não podem ser administrados separadamente.

TIPOS DE ESTOQUES

Hoje todas as empresas procuram de uma forma ou de outra, a obtenção de uma vantagem competitiva em relação a seus concorrentes, e a oportunidade de atendê-los prontamente, no momento e na quantidade desejada, é grandemente facilitada com a administração eficaz dos estoques. Como os estoques constituem uma parcela considerável dos ativos das empresas, eles recebem um tratamento contábil minucioso. São classificados em cinco grandes categorias:

• Estoques de matérias-primas: são todos os itens utilizados nos processos de transformação em produtos acabados. Todos os materiais armazenados que a

empresa compra para usar no processo produtivo fazem parte do estoque matérias-primas, independentemente de serem materiais diretos, que se incorporam ao produto final, ou indiretos, que não se incorporam ao produto final.

• Estoques de produtos em processo: correspondem a todos os itens que já entraram no processo produtivo, mas que ainda não são produtos acabados. São os materiais que começam a sofrer alterações, sem, contudo, estar finalizados.
• Estoques de produtos acabados: são todos os itens que já estão prontos para serem entregues aos consumidores finais. São os produtos finais da empresa. Os produtos acabados são bem conhecidos por nós em nosso dia-a- dia, e itens como os de revenda enquadram-se nesta categoria.
• Estoques em trânsito: correspondem a todos os itens que já foram despachados de uma unidade fabril para outra, normalmente da mesma empresa, e que ainda não chegaram a seu destino final.
• Estoques em consignação: são os materiais que continuam sendo propriedade do fornecedor até que sejam vendidos. Em caso contrário são devolvidos sem ônus.

Os materiais como recursos que são, recebem as seguintes denominações:

• Materiais diretos: também denominados materiais produtivos ou matérias- primas, são aqueles que se agregam ao produto final, isto é, saem como produto final. Exemplo: pneus de automóvel e o copo de um liquidificador.
• Materiais indiretos: também denominados materiais não produtivos ou materiais auxiliares, são aqueles que não se agregam, isto é não saem com o produto final. Exemplos: óleos de corte das máquinas ferramentas que são utilizados na usinagem de um material direto.

Estoque – quando se está falando dos materiais em geral, armazenados pela empresa.

Material – quando se está falando sobre determinado item ou pequeno grupo (família) de item.

Demanda (D) – em alguns casos é utilizada a letra “C”. - é a quantidade consumida ou requisitada de estoque para uso em um determinado período.

Demanda Média Mensal (D) – é a quantidade média de material consumida em um determinado período.

Demanda Reprimida – é quando se está falando do não atendimento a solicitações de material. Na realidade está relacionada a falta de estoque ( materiais zerados em quantidades)

Tempo de Ressuprimento/Reposição (TR) – é o espaço de tempo decorrido entre a data da emissão da requisição para compra e aquela em que o material é recebido pelo almoxarifado, podendo ser considerados: tempo de processo de compra e entrega pelo fornecedor.

Lote de Compra (LC) – é a quantidade de material solicitada em cada ressuprimento de estoque.

Ressuprimento – processo de suprir as quantidades faltantes, quer dizer, reabastecer o estoque com quantidades, comprar mais material.

Ponto de Ressuprimento (PR) ou Ponto de Encomenda (PE) ou Ponto de Pedido (PP) – corresponde ao nível de estoque que ao ser atingido indica a necessidade de ressuprimento.

Estoque Máximo (EM) – é a quantidade máxima de material a ser mantida em estoque.

Estoque Mínimo (Em) – é a quantidade mínima a ser estabelecida ao atendimento da organização.

Lista de Material ou Relatórios de Estoque – é a relação de todos os itens de materiais controlados pela empresa. Devido a expansão dos processos, as Listas de Material estão sendo classificadas por famílias de material ou por classificação

ABC ou por tipo de equipamento aplicado, como forma de redução de custo na impressão das mesmas.

Lead Time – é o tempo de ressuprimento ou o número de frações de tempo entre a liberação do pedido até o recebimento de determinado item de material. O Lead Time pode ser encontrado com a terminologia Tempo de atendimento.

Inventário – é a contagem física a ser confrontada com os controles definidos pela empresa, podendo ser estes controles manuais ou informatizados.

TIPOS DE DEMANDA

Segundo a ciência das economias, demanda é: “Disposição de comprar determinada mercadoria ou serviço, por parte dos consumidores”. Porém, na Administração de Recursos Materiais, demanda é a saída média estimada de uma determinada mercadoria em certo espaço de tempo. A demanda visa “formatar” graficamente uma tendência característica do objeto em estudo que, por muitas vezes pode até aparentemente se comportar de forma inconstante, contudo sempre haverá uma característica (perfil) da movimentação deste produto.

Se os dados históricos referentes à demanda são contrapostos a uma escala de tempo, o gráfico mostrará formatos ou padrões consistentes. Padrão é o formato geral de uma série temporal. A variação do padrão de demanda pode variar por quatro motivos bem distintos:

• Sazonalidade : Caracteriza-se por uma repetição constante e proporcionalmente com a mesma intensidade de uma flutuação da demanda. Isso ocorre como conseqüência de fatores externos a empresa tais como: clima, período de férias, eventos particulares e etc. A sazonalidade geralmente é considerada em bases anuais, mas também podem acontecer em uma base semanal, ou até diária.
• Tendência : Mostra um crescimento ou decréscimo do padrão de demanda de forma constante. Esta tendência pode se mostrar no formato linear, geométrico ou exponencial. Exemplo: Um produto que saiu de moda.

A característica básica que predefine um item de demanda normal, é que sua movimentação e uma mediam de si mesmo, dentro de qualquer quantidade considerada. Ou seja, um item que considerada sua demanda media em 55 unidades, como de um ano entre 10 a 20% sobre a sua media, tanto para mais como para menos. Outra característica é a da não sazonalidade. Tanto sobe como desce em qualquer dos meses do ano.

DEMANDA SAZONAL

A característica básica de um item sazonal é em primeiro lugar, que não existe uma media confiável durante o período de um ano. Nota-se que em determinados períodos, ele tem uma demanda que chega a 50 e 60% maior ou menor que a media sempre no mesmo período do ano. Tem quase sempre um fator externo a influenciá-lo. Pode não acontecer a sazonalidade positiva quando não nos preparamos para ele.

DEMANDA CRESCENTE

A característica básica do item de demanda crescente é a de estar sempre acima da media anterior. No mês a mês, mostra um aumento sempre que o estoque disponível permite. Cai ou mantêm sua media somente por falta de produto. Tendo mais, vende mais. Sua tendência é sempre crescente. Após um período variável, tem tendência a estabilizar-se como demanda normal ou assumir queda livre. Requer muita atenção e conhecimento dos principais fatores a influencia-lo. É um grande causador dos excessos de estoque.

DEMANDA DECRESCENTE

SEM DEMANDA

Sua característica já é a descrita pelo próprio nome. Não há movimentação para o item. Não pode afirmar, sem maiores análises, trata-se de um item obsoleto. Tem que ser verificado se o item e parte de um produto ou e de venda casada (só e vendido juntamente com outro item), e se seu par esta faltando no estoque, no período verificado.

SISTEMA DE COMPRAS

Notar a real importância da função Compras como potencial fonte de competitividade é fundamental para a empresa que deseja estar participando eficazmente de seu mercado no presente e no futuro. Considerando a totalidade do valor econômico de seu produto, as Compras devem ser devidamente focadas dentro de sua estratégia de competitividade, considerando o real peso do que está a montante dela. Na estrutura de custos de uma empresa, segundo Rafael Herrera da Prodix, economizar 5% na função Compras pode representar um acréscimo de até 30% do resultado líquido, de acordo com o segmento (e de acordo com a margem de contribuição do produto).

Ainda hoje se foca a produtividade interna da empresa como principal fonte de ganhos econômicos. Mesmo organizações que levaram à exaustão seus processos produtivos e administrativos ainda permanecem com grande atenção nessas áreas.

No entanto, existem sérias razões para integrar a função de Compras na concepção da competitividade.

QUANT. 50 40 30 20

Na Nova Economia, ser competitivo não é, predominantemente, somente uma questão de preço dos produtos no ponto de venda. São fatores tão importantes quanto preço e serviços agregados ao produto: a capacidade de diferenciação dos produtos e a velocidade em que ocorre a inovação.

Avanços decisivos em qualidade e novos meios de comercialização também são fatores mais percebidos hoje do que no passado.

Uma empresa que busca melhorar sua performance de mercado tem na sua cadeia de fornecimento, um importante aliado que pode favorecer, acelerar ou, ao contrário, vir a representar obstáculos ao sucesso de sua estratégia.

Nos setores de consumo (alimentos, bebidas e cosméticos, por exemplo), criatividade e inovação tecnológica têm sido bastante usados para trazer maior competitividade às empresas.

A função compras, segundo DIAS (1993) “tem por finalidade suprir as necessidades de materiais ou serviços, planejá-las quantitativamente e satisfazê-las no momento certo com as quantidades corretas, verificar se recebeu efetivamente o que foi comprado e providenciar armazenamento.”

SINAL DE DEMANDA

O sinal de demanda é a forma sob a qual a informação chega à área de compras para desencadear o processo de aquisição de bem material ou patrimonial. No caso de bens patrimoniais, o sinal pode vir, por exemplo, de um estudo de viabilidade ou de uma necessidade de expansão. Já no caso de obras públicas, ele pode ser resultado, entre outros, de um estudo de mercado ou de necessidades sociais.

Os objetivos básicos de uma seção de compras são:

• Obter um fluxo contínuo de suprimentos a fim de atender aos programas de produção;
• Coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mínimo de investimento que afete a operacionalidade da empresa;
• Comprar materiais e insumos aos menores preços, obedecendo a padrões de quantidade e qualidade definidos;

4. Diversos - Fazer estimativa de custo - Dispor de materiais desnecessários, obsoletos ou excedentes. - Cuidar das relações comerciais recíprocas.

CARACTERÍSTICAS DE UM BOM NEGOCIADOR

a) Ver a negociação como um processo contínuo, no qual nenhum item é imutável, mesmo fechado o acordo e assinado o contrato; b) Ter mente aberta; c) Estar alerta para suas necessidades pessoais e de seu negócio, sem se descuidar das necessidades de seu oponente; d) Ser flexível e capaz de, rapidamente, definir metas e interesses mútuos; e) Não tentar convencer o oponente de que o ponto de vista dele está errado e deve ser mudado; f) Desenvolver alternativas criativas que vão ao encontro das necessidades de seu oponente; g) Ser cooperativo porque a cooperação possibilita clima propício à solução de problemas, em harmonia; h) Ser competitivo, o que estimula as duas partes a serem mais eficientes na procura de benefícios mútuos desejados; i) Compreender que a manipulação de pessoas é incompatível com as metas de harmonia resultantes da cooperação e competição; j) Atingir os próprios objetivos e, ao mesmo tempo, fazer contribuições significativas para alcançar as metas da organização.

CUIDADOS E ESTRATÉGIAS BÁSICAS PARA O ÊXITO DE UMA NEGOCIAÇÃO

a) Comece sempre a negociação, fornecendo e solicitando informações, fatos, deixando opiniões, julgamentos e valores para depois. b) Procure “vestir a pele” do outro negociador, o que o ajudará a compreender melhor a argumentação e as idéias dele; c) Nunca esqueça que um bom negócio só é bom quando é bom para ambas as partes; logo, as idéias só serão aceitas, se forem boas para ambas as partes; d) Procure sempre fazer perguntas que demandem respostas além do simples sim ou não; e) A dimensão confiança é importantíssima no processo de negociação; procure ter atitudes geradoras de confiança em relação ao outro negociador; f) Evite fazer colocações definitivas ou radicais; g) Nunca encurrale ou pressione o outro negociador, deixando sempre uma saída honrosa. h) Toda pessoa tem seu estilo de negociação e determinado tipo de necessidade e motivação; ao negociar lembre-se dessas diferenças; i) Saiba ouvir e procure não atropelar verbalmente o outro negociador; j) Procure sempre olhar os aspectos positivos do outro negociador; observe suas forças, evite concentrar-se em suas características negativas de comportamento e em suas fraquezas, porque ele pode perceber.

Um dos instrumentos mais eficazes no relacionamento do comprador e seus fornecedores é a confiança mútua. Quanto mais aberta e clara a negociação, maiores são as chances de uma boa compra. As informações de ambas as partes devem circular abertamente, a fim de que distorções eventualmente detectadas sejam corrigidas por meio de um diálogo construtivo. Da mesma forma que o comprador quer estar seguro de receber seus produtos pelo melhor preço e da melhor qualidade no prazo determinado, o fornecedor quer ter garantia de clientes fiéis e satisfeitos.