Kaizen - Nomus, Manuais, Projetos, Pesquisas de Gestão da Qualidade

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Parte I

Kaizen: o que é e como aplicar na

prática

Diversas indústrias japonesas aplicaram a filosofia para se tornarem cada vez mais competitivas e se tornaram referências mundiais, o que acabou globalizando o Kaizen.

A Toyota é um ótimo exemplo de indústria que usa o conceito Kaizen e se tornou objeto de estudo de gestores de todo mundo.

O principal responsável pelo surgimento da filosofia foi o professor Masaaki Imai, que é considerado hoje o “pai do Kaizen”. Masaaki é fundador do Kaizen Institute e lançou o livro “Kaizen – The secret to Japan’s competitive success” que é um dos mais importantes do assunto.

Quais são os mandamentos da metodologia Kaizen

Para entender melhor a filosofia, vou listar alguns dos principais “mandamentos” do Kaizen, confira:

● Aprenda na prática ● Elimine todo desperdício ● Engaje todos os colaboradores no processo de melhoria ● Aumente a produtividade se baseando em projetos que não exijam grandes investimentos financeiros ● Aplique em todos os setores da fábrica ● Divulgue as melhorias obtidas para motivar sua equipe e manter a comunicação transparente ● Foque suas ações no local de maior necessidade ● Priorize a melhoria das pessoas que trabalham na sua fábrica.

Benefícios do Kaizen

Como falei anteriormente, a ideia principal do Kaizen é a melhoria contínua. Ou seja, há sempre espaço para melhoria e você deve melhorar um pouco mais a cada dia.

Como o Kaizen é mais uma filosofia do que uma técnica específica, ele pode ser aplicado em todas as áreas da empresa. Desde o chão de fábrica ao setor administrativo.

Todos os colaboradores da fábrica são responsáveis por identificar gargalos e ineficiências, em todos os níveis da empresa, e poderão sugerir melhorias para os problemas identificados.

O Kaizen visa melhorias em produtividade , eficácia , segurança e redução de desperdícios. Quem segue a filosofia ainda encontra mais benefícios, como:

● Menos desperdício – seus recursos são melhores utilizados assim como as habilidades de seus colaboradores. ● Colaboradores mais satisfeitos – eles têm um impacto direto em como as coisas são feitas na sua fábrica. ● Melhoria no compromisso – colaboradores recebem mais importância em seus trabalhos e ficam mais inclinados a fazerem um bom trabalho. ● Melhoria na retenção de talentos – colaboradores satisfeitos e engajados têm mais chances de continuar trabalhando na sua fábrica ● Melhoria na competitividade – o aumento da eficiência contribui com reduções de custos e maior qualidade dos seus produtos, o que faz com que sua fábrica seja mais competitiva. ● Melhoria na satisfação dos clientes – com produtos de maior qualidade e menos falhas, seus clientes ficarão mais satisfeitos e fiéis a sua fábrica. ● Resolver problemas mais rápido – olhar processos com uma perspectiva de quem busca soluções permite que seus colaboradores resolvam problemas continuamente sem depender sempre dos gestores. ● Melhores equipes – trabalhar em equipe para resolver problemas ajuda a criar e fortalecer equipes na sua fábrica.

O objetivo do Kaizen é reduzir desperdícios ao eliminar produção além do necessário, melhoria da qualidade, melhoria da eficiência, redução de tempo ocioso e redução de atividades desnecessárias.

Tudo isso significa economizar dinheiro e transformar perdas em lucros.

A filosofia do Kaizen foi feita para melhorar processos de manufatura no chão de fábrica japonês, e foi um dos elementos que levou ao sucesso das indústrias japonesas com alta qualidade e baixos custos. Entretanto, é possível aplicar o Kaizen e colher seus frutos em toda a indústria, basta pensar nos processos e adaptar a sua realidade.

Exemplos de kaizen nas empresas

Agora vou listar algumas empresas reais que utilizam a filosofia Kaizen para alcançar a melhoria contínua dos seus processos. Confira:

TOYOTA

É praticamente impossível falar de Kaizen sem citar o caso da Toyota, já que a filosofia de melhoria contínua está totalmente implantada na empresa. O engajamento dos funcionários é tanto que a empresa tem uma doutrina própria intitulada de “Toyota Way” que possui diversos elementos alinhados ao Kaizen.

A primeira é uma mudança de longo prazo cultural e de valores da empresa. Ou seja, a indústria deve adotar as ideias do Kaizen como sendo guias e transmitir isso para todos os colaboradores.

A segunda é o evento Kaizen , que é a formação de times de melhoria contínua Kaizen para executar projetos específicos de melhoria prática, com objetivos, métricas e prazos definidos.

Etapa 1: transformar o Kaizen em um valor da sua

indústria

Então vou começar com a primeira etapa da implementação da cultura do Kaizen de melhoria contínua, que seria adotar a filosofia para os valores da sua indústria:

● Tenha um local para anotar todas as ideias de processos que parecem ineficientes ou que você gostaria de melhorar. Geralmente é mais fácil observar essas oportunidades quando você está envolvido no processo e não quando está simplesmente pensando em tudo em uma avaliação geral. ● Uma vez por mês dedique um período para identificar áreas onde há desperdício na maneira em que você ou o seu time está trabalhando. Para cada desperdício identificado, anote perguntas e se possível respostas como: “como esse desperdício poderia ser eliminado? Como esse processo poderia ser melhorado?”. ● Planeje quando você irá fazer essas melhorias. Você tem que alcançar um balanço entre o que precisa ser mudado o quanto antes para não gerar problemas e evitar um excesso de mudanças que iria sobrecarregar a sua equipe. ● Aprenda, junto com o seu time, mais sobre a filosofia Kaizen e sua prática, isso irá ajudá-los a absorver as ideias e desenvolver um time mais participativo ● Crie um processo de sugestões onde você possa juntar ideias de seus colaboradores e avaliá-las com sua equipe. ● Recompense boas ideias , quanto mais ideias mais o Kaizen estará trabalhando no dia a dia dos seus colaboradores. ● Estabeleça um método de aplicação das mudanças. Ao invés de ter pessoas implementando mudanças a qualquer momento, crie um sistema claro para seguir (é aí que entra a parte 2)

É bem importante levar em conta o impacto ou confusão que as mudanças que você propor vão causar em outros colaboradores. Especialmente porque caso eles fiquem confusos ou não concordem com suas ideias, poderão acabar não aplicando as mudanças ou pelo menos não da forma ideal.

Então se as mudanças afetam outras pessoas, consulte as pessoas afetadas, converse sobre as mudanças e escute seus comentários.

Etapa 2: evento Kaizen

Agora vamos a segunda parte, a prática de aplicação de uma melhoria usando o evento Kaizen. Essa segunda etapa pode ser entendida como um passo a passo, que será detalhado a seguir:

● Passo 1 – identificar onde aplicar as melhorias Kaizen ● Passo 2 – montar o time do evento Kaizen ● Passo 3 – executar o evento Kaizen

Passo 1: identificar onde aplicar as melhorias Kaizen

O primeiro passo é identificar onde começar a aplicar suas melhorias. Como vimos acima, é possível aplicar o Kaizen a basicamente qualquer processo, tanto profissional como pessoal. Sendo assim, é preciso saber escolher o que priorizar.

A recomendação geral é começar nos locais onde haverá maior retorno financeiro para fábrica, como por exemplo:

1. Processos que precisam de soluções urgentes, com alta insatisfação de clientes ou que aconteceram mudanças bruscas de mercado que requerem uma adaptação rápida da fábrica.
2. Processos que podem levar a geração de mais lucro para empresa, como a qualidade do produto, redução de custos ou no processo produtivo.
3. Processos que não podem ocorrer perdas como paradas de máquinas, materiais, produtos etc.

Passo 2: montar o time do evento Kaizen para aplicar as melhorias

O segundo passo é montar um time para colocar o projeto em prática. O ideal é uma equipe multidisciplinar e com autoridade para aplicar as mudanças propostas no projeto.

Algumas empresas acabam fazendo o chamado “Kaizen Blitz” que é a formação de uma equipe temporária para resolver um problema urgente e então é dissolvida. O problema é que assim não absorvem a cultura da melhoria contínua e só se juntam para “apagar incêndios”.

Ao retornar ao ambiente de reuniões a equipe do projeto poderá expor os problemas encontrados.

Com a lista de problemas em mãos, sua equipe precisará focar em:

● Gerar ideias para eliminar ou reduzir estes problemas ● Ponderar e priorizar estas ideias para colocá-las em prática ● Tomar ações de melhoria

Depois que chegarem a um consenso das melhores soluções a serem implantadas, sua equipe deverá elaborar um plano de ação.

As mudanças simples poderão ser executadas no mesmo momento. As mudanças de longo ou médio prazo deverão receber um cronograma para implantação.

Após a execução do evento Kaizen, elabore um plano de ação

Neste ponto o evento do Kaizen terminou, entretanto, as pendências ainda não concluídas. Por isso, os líderes do projeto deverão acompanhar o andamento e cobrar atualizações dos responsáveis de cada tarefa.

Somente depois que todas as ações planejadas foram implementadas que o evento Kaizen é finalizado.

Neste ponto sua equipe deverá avaliar todos os ganhos e as melhorias desenvolvidas e calcular como isso irá se refletir como ganhos financeiros.

Mas o trabalho ainda não acabou.

Agora sua equipe estará pronta para a próxima rodada de melhoria, e a próxima, e a próxima, e a próxima…. em um ciclo contínuo de melhorias.

Melhoria na prática

Para estudar ainda mais dicas sobre melhoria de gestão e processos, recomendo baixar o ebook gratuito Gestão do Chão de fábrica na prática.

Recomendo também assistir uma entrevista que fiz com a equipe da SH indústria e como eles fizeram para melhorar a gestão e reduzir perdas no processo produtivo.

Parte II

Colocando o conhecimento em

prática

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