ISO 9001 - Templum, Manuais, Projetos, Pesquisas de Gestão da Qualidade

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Daniela Albuquerque

Por

Olá somos a Templum Com esse e-book queremos contribuir para um país mais forte por meio de empresas mais fortes.

Isso quer dizer que a adoção do sistema de gestão da qualidade garante a obtenção dos benefícios financeiros e econômicos por meio da gestão eficaz dos recursos e da implementação de processos aplicáveis que melhoram o valor e a saúde global da organização. O benefício financeiro percebido é o resultado da melhoria da organização expressa em forma monetária e obtido por práticas internas da organização efetivas quanto ao custo. Trocando em miúdos, atuamos na melhoria dos processos internos – alcançamos produtividade – e na redução do custo diminuindo desperdícios. A Gestão Empresarial A grande vantagem da ISO 9001 como ferramenta de gestão é a sua abordagem sistêmica em detrimento de uma abordagem individual de outras ferramentas mundialmente conhecidas. Mas, como assim? Vamos entender o cenário da administração estratégica: As técnicas de gestão empresarial mais conhecidas no mundo são: Matriz SWOT, 05 forças de Porter, BSC, Matriz BCG, Canvas, Análise 360, PDCA e Matriz Ansoff. É por isso que se você quer uma gestão moderna e eficiente em sua empresa não deixe de acompanhar essa leitura até o final. Garanto que vai valer a pena!

Porém, cada uma dessas ferramentas atua na estratégica empresarial de forma específica, não tendo relação com as outras ferramentas e por isso é muito comum a empresa adotar deteRminada ferramenta como análise estratégica e não saber como lidar com a parte tática e operacional frente à análise encontrada. Vamos para um exemplo real utilizando a ferramenta mais conhecida no mundo:

Para realizar essa avaliação a empresa precisa encontrar

pontos fortes, fracos, ameaças e oportunidades para o

seu negócio. Ao realizar o cruzamento desses dados,

encontramos o direcionamento estratégico, que pode

ser Desenvolvimento, Manutenção, Crescimento ou

Sobrevivência, conforme imagem ao lado:

Ao chegar no resultado, por exemplo Desenvolvimento,

a estratégia indicada para a empresa nesse caso é a

diversificação, seja de mercado (buscar novos mercados),

de produtos (aumentar o portifólio), financeiro (novos

investimentos), etc.

AMBIENTE INTERNO AMBIENTE INTERNO De Mercado De Produto Financeiro De Capacidade De Estabilidade Diversificação Estabilidade Nicho Especialização inovação iternacionalização Parceria Expansão Reduçao de custos Desinvestimento Liquidação do negócio Oportunidades Ameaças PONTOS FORTES PONTOS FRACOS

Mas onde entra a ISO 9001 nessa situação? Vamos voltar para a primeira expressão que falamos nesse material: A ISO é um MODELO DE GESTÃO da qualidade e não uma FERRAMENTA de estratégia empresarial. Isso quer dizer que a ISO 9001 trata da direção, do caminho e da viagem e não só de uma parte específica da empresa. Para entender o que isso significa, vamos analisar o esquema do modelo proposto pela ISO 9001, conforme figura abaixo: Veja que não estamos falando de documentos, não estamos falando de burocratização, não estamos falando de padronização, mas sim, estamos falando de entender quem é você e a sua empresa no mercado que atua. Estamos falando de definir onde quer chegar. Estamos falando de planejar o caminho e ver o que pode atrapalhar. Estamos falando de controles necessários. Estamos falando em medir o que fizemos para saber o quanto fomos eficazes. E se não fomos eficazes? Não tem problema: Nós vamos saber o que saiu errado e porque saiu errado e vamos colocar isso em nossa lista do que pode atrapalhar e não vamos fazer novamente. Não é lindo isso? E o melhor de tudo: Já ouviu uma expressão de que não basta ser bom, tem que parecer bom? Então, ao adotar a ISO 9001 como seu modelo de gestão, a sua empresa entrará para um seleto grupo de empresas que provam ser boas. Entender o Contexto da empresa Encontrar o direcionamento estratégico Definir processos necessários Identificar o que pode dar errado ou o que pode ajudar Identificar os recursos (humanos, infra e outros) necessários Verificar os controles necessários na Operação Colocar em prática a operação Medir o resultado Entender e revalidar o novo contexto

E o lucro? Bom, eu não conheço nenhum empresário que quer fazer um planejamento estratégico que não visa aumentar o lucro da sua empresa. Então a chave para tudo o que estamos falando até aqui está na intenção.

Nenhum sistema ou ferramenta de gestão promoverá o

lucro da sua empresa se não houver a intenção real da

organização em melhorar continuamente a sua operação

e conquistar o sucesso sustentado.

Então, se essa for a sua real intenção com a sua empresa, podemos avançar para o próximo capítulo: Como fazer isso (a ISO) na prática? Como fazer isso (a ISO) na prática?

Na teoria tudo muito bonito, eu sei, já disse isso

anteriormente, mas na prática pode ser fantástico, tudo

depende da... intenção!

Se a intenção é um certificado na parede, sua empresa irá conseguir implementar a ISO 9001 normalmente (não será tão fácil manter, mas daí é história para um outro e-book...), mas se a intenção é transformar o custo de implementar a ISO 9001 em um investimento e conseguir inclusive medir o ROI (retorno sobre o investimento) dessa atividade, aconselho seguir os passos abaixo. Pode confiar em mim, que vai dar certo! O que eu devo fazer? Começar do começo… Estranho não? Mas é exatamente isso. A base da norma ISO 9001 são os Princípios da Qualidade, que são:

• Foco no cliente;
• Liderança;
• Engajamento das pessoas;
• Abordagem de processos;
  • Melhoria;
  • Tomada de decisão

baseada em evidência;

• Gestão do relacionamento.

1. Tenha

certeza de

quem é você

no mercado.

1. Tenha certeza de quem é você no mercado. Podem existir 50 fabricantes de celulares diferentes no mercado e é por isso que celular é um commoditie? Não! De acordo com o tipo de tecnologia, design, utilidade, ferramentas, performance e até status que você precisar, vai escolher um determinado fabricante que irá lhe fornecer essas características. Da mesma forma, será que esses fabricantes possuem a mesma estratégia? Com certeza não. É por isso que só conseguimos começar a falar de estratégia se soubermos qual é a nossa posição no mercado.

Para fazer essa análise, destaque 02 características muito

marcantes do mercado que atua, coloque num gráfico

com os dois quadrantes, crie um intervalo de dados e

posicione a sua empresa e aquelas que atuam no mesmo

ramo de atividade de acordo com a posição no mercado.

Como resultado você vai gerar um gráfico, como a

imagem abaixo:

De posse desse conhecimento, você tem a primeira

decisão estratégia a ser tomada: O grupo que faço parte

está alinhado com a minha missão?

Se não estiver alinhado, o que eu preciso mudar, minha missão ou o grupo estratégico que faço parte? Se estiver alinhado, estou contente com a missão da minha empresa ou gostaria de estar em outro grupo? Esse é o momento de revalidar as Declarações Institucionais da organização: Reúna a equipe de liderança da empresa para estabelecer uma unidade de propósito e o rumo da organização. Confirme a Missão, a Visão e os Valores e aproveite esse momento para a comunicação do que é importante para a empresa. B A I X O B A I X O D O M Í N I O T E C N O L Ó G I C O C A P A C I D A D E C R I A T I V A A LT O A LT O G R U P O 2 B a i x a c a p a c i d a d e c r i a t i v a , a l t o d o m í n i o d a s t e c n o l o g i a s e x i s t e n t e s G R U P O 3 A l t a c a p a c i d a d e c r i a t i v a , a l t o d o m í n i o d a s t e c n o l o g i a s e x i s t e n t e s G R U P O 1 A l t a c a p a c i d a d e c r i a t i v a , b a i x o d o m í n i o d a s t e c n o l o g i a s e x i s t e n t e s

2. Entenda seu contexto interno e externo. Ao revalidar as Declarações Institucionais da sua empresa, chegou o momento de entender seus pontos fortes, seus pontos fracos e a influência do ambiente externo, ou seja, como cenário político, econômico, tecnológico, natural, legal e social interfere no seu negócio positivamente ou negativamente.

Por exemplo: ainda usando o fabricante de celular em

nossa análise, a oscilação do dólar influencia muito a

operação da empresa devido à compra de produtos

no mercado externo e por isso essa característica não

pode sair do radar da empresa. Ainda na análise dessa

empresa, se um ponto fraco for o domínio das novas

tecnologias, precisaremos de um plano específico para

melhorar esse ponto.

Para essa atividade, sugerimos utilizar a famosa “Análise SWOT”, que para nós, ainda é a melhor ferramenta para essa finalidade. Ao realizar essa análise, chegamos no tão famoso “Direcionamento Estratégico”. Lembra da imagem abaixo que já mostramos lá no começo?

DICA : Aqui na Templum nós disponibilizamos gratuitamente uma

planilha que pode ajudar nessas duas análises iniciais. Veja como

conseguir esse documento no final desse documento.

Então, chegamos no Ponto Chave! Já descobrimos quem

somos, onde estamos e onde queremos chegar.

E agora? AMBIENTE INTERNO AMBIENTE INTERNO De Mercado De Produto Financeiro De Capacidade De Estabilidade Diversificação Estabilidade Nicho Especialização inovação iternacionalização Parceria Expansão Reduçao de custos Desinvestimento Liquidação do negócio Oportunidades Ameaças PONTOS FORTES PONTOS FRACOS

3. Defina os

processos da

empresa

Nessa ferramenta, analisamos o objetivo do processo,

as formas de medição, atividades chaves, entradas,

saídas, recursos, conhecimentos, documentos, riscos e

oportunidades que têm relação com cada processo.

Ao realizar essa análise conseguimos identificar atividades

que são realizadas sem nenhuma necessidade, recursos

disponíveis que não existe necessidade, saídas que são

liberadas sem aderência ao processo seguinte.

DICA: Em nosso blog temos um post exclusivo para ensinar o passo a passo de realização desse mapeamento. O link para acesso está disponível no final desse e-book.

4. Faça o

levantamento

dos riscos e

oportunidades

5. Identificar

os recursos

necessários

5. Identificar os recursos necessários Agora é o momento de sonho de todos os gestores. Ainda utilizando os mapas dos processos como pano de fundo utilizaremos a coluna “Recursos” dessa planilha e teremos o levantamento de todos os recursos indispensáveis para a realização das atividades chave, podendo saber de forma clara e objetiva como está a disponibilização dos investimentos em recursos na empresa. Para cada um desses itens levantados, realizaremos uma análise das necessidades de manutenção preventiva, outras possibilidades de fornecimentos, produtos ou serviços substitutos com melhor custo benefício, estabelecimento de ciclo de compras com base em ferramentas de estoque (FIFO, FEFO, entre outros), melhor possibilidade de negociação com os fornecedores, entre outras.

São infinitas possibilidades de acordo com o tipo de

recurso utilizado a fim de garantir a melhor utilização

e desperdício de dinheiro com compras ou serviços

urgentes, manutenções corretivas, tempo de parada de

máquina, entre outros. Quando colocamos na ponta do

lápis o valor gasto com esse outro tipo de incêndio, vemos

a quantidade de dinheiro que literalmente vai para o lixo

por falta de gestão.

E também a empresa ganha no gerenciamento dos novos recursos, pois ao receber uma nova solicitação, o gestor irá olhar para o processo correspondente e analisar a real necessidade daquele recurso com base na melhoria proposta. Dessa forma, a gestão consegue tomar decisão com base em dados reais do processo e o melhor de tudo: consegue medir a eficácia do novo recurso. Ou seja, controle total de tudo o que acontece na empresa, mas SEM burocracia.