Pequeno Roteiro para Auditoria Interna - 1/3
ORIENTAÇÕES GERAIS PARA O AUDITOR
O que é uma Auditoria?
É um processo sistemático, independente e documentado, para obter evidências de auditoria e avaliá-las objetivamente, a fim de
determinar a extensão em que os critérios de auditoria são atendidos. (ISO 9001:2000)
O que se espera de um Auditor?
O Auditor deve ser capaz de:
- Obter e avaliar evidências objetivas com isenção;
- Tratar o pessoal envolvido da maneira mais favorável para se atingir os objetivos da Auditoria;
- Executar o processo de Auditoria sem se desviar do principal;
- Agir sempre de maneira ética;
- Ser observador, imparcial, flexível, organizado, paciente e amigável. Portanto, cultive essas qualidades.
As Seis Etapas do Processo de Auditoria:
1 – Estabelecer o Cenário:
- Apresentações e explicações informais para:
o Colocar o auditado à vontade.
o Informar o auditado sobre o processo de
auditoria.
4 – Buscar Evidências Objetivas:
- Coletar evidências que demonstrem a conformidade e
efetividade do sistema:
o Questionando o pessoal envolvido
o Analisando registros
o Observando atividades
2 – Confirmar o Básico:
- Para determinar:
o A estrutura organizacional
o A atribuição de responsabilidades
o O status do sistema documentado
o A competência e treinamento do pessoal
5 – Trilha de Auditoria:
- Confirmar a conformidade com as providências
planejadas
- Estabelecer trilhas da auditoria
- Acompanhar trilhas previamente estabelecidas
- Confirmar se todos os aspectos da auditoria foram
completados
3 – Estabelecer o Processo:
- Compreender o processo a ser auditado:
o Identificar as etapas
o Identificar o que ocorre em cada etapa
o Estabelecer como o processo é administrado
6 – Encerramento:
- Agradecer pela cooperação
- Resumir as constatações até então
- Informar ao auditado sobre o que acontecerá a seguir
Grau de Alerta do Auditor:
A comunicação humana é composta de três elementos:
Palavras 7%
Visualização 38%
Linguagem Corporal 55%
A atitude pessoal dos auditados muitas vezes fornece pistas para áreas potencialmente boas ou más.
Sorrir: demonstra aceitação e coloca as pessoas à vontade, principalmente no início do contato;
Franzir o cenho: tem efeito oposto.
Olhar nos olhos: mostra que você está interessado, mas não olhe fixamente, isto pode intimidar.
Evitar contato visual: indica timidez ou nervosismo.
Passar a mão no rosto: tende a ocorrer quando a pessoa está mentindo, assim como toca ou coçar o nariz ou o olho.
Ajeitar o colarinho: pode indicar uma mentira ou raiva ou frustração.
Barreira com os braços: Indica defesa. São gestos como cruzar os braços, tocar no relógio ou punho, etc...
Esses sinais visuais devem ser considerados, mas não tire conclusões de um único deles.
Outras Observações:
Sempre que possível, devemos utilizar perguntas abertas, que exigem que o auditado dê informações voluntariamente, como:
Quais as suas responsabilidades com relação a requisições? – ou – O quê acontece com este formulário depois de preenchido?.
A estrutura da entrevista de auditoria deve seguir o fluxo de informações e materiais. Mas lembre-se de que não é um
interrogatório! Quanto mais relaxado o auditado, mais provavelmente o auditor obterá as informações requeridas.
Esteja atento a novidades, como equipamentos, produtos, layout do local, etc... Administre bem o tempo.
Registros
- Seja seletivo no que registra
- Certifique-se que suas notas têm por base evidências objetivas e factuais
- Relevância para o escopo da auditoria
- Faça anotações cuidadosas, você precisará traduzi-las depois
- Faça anotações abertamente
