Baixe Trabalho sobre Kanban e outras Manuais, Projetos, Pesquisas em PDF para Engenharia de Software, somente na Docsity!
Kanban: História, Funcionamento, Aplicações e Ferramentas
Edson de Jesus Rodrigues, José de Senna Pereira Neto, José Paulo Brandão Neves, Maurício Pinheiro Barroso, Sandy Andrade Faro
Faculdade de Computação – Universidade Federal do Pará (UFPA)
Rua Augusto Corrêa, 1 – 66075-110 – Guamá – Belém – PA – Brasil
[email protected], [email protected], [email protected], [email protected], [email protected]
Resumo: Para sobreviver em um mercado cada vez mais competitivo, as empresas devem buscar meios para satisfazer as demandas dos clientes no menor tempo possível a um baixo custo, sem, entretanto, negligenciar a qualidade. Pensando nisso, o Sistema Kanban surge como uma alternativa viável para o gerenciamento de demandas, pois torna a produção mais eficiente ao otimizar a movimentação de produtos e a realização de tarefas. Neste artigo, falaremos brevemente a respeito deste modelo, apresentando a história de sua criação, suas vantagens, desvantagens, variantes, como ele pode auxiliar na utilização de outros métodos ágeis e algumas ferramentas virtuais que permitem sua implementação no ambiente de produção.
Abstract: To survive in an increasingly competitive market, companies must seek ways to meet customer demands in the shortest time possible at a low cost without neglecting quality. With this in mind, the Kanban System emerges as a viable alternative for the management of demands, as it makes the production more efficient by optimizing the movement of products and the accomplishment of tasks. In this article, we will briefly discuss this model, presenting the history of its creation, its advantages, disadvantages, variants, how it can help in the use of other agile methods and some virtual tools that allow its implementation in the production environment.
1 Introdução
Antigamente as empresas se depararam com os seguintes problemas:
● Estoque em excesso: dinheiro parado em excesso; ● Estoque faltando: paralisação de produção, a falta de produtos leva clientes a optarem pela concorrência. Os japoneses da Toyota começaram a se atentar para estes problemas e desenvolveram uma forma de gerir visualmente não somente a sua linha produção, como também o controle do estoque. Inspirado no modelo dos supermercados norte-americanos dos anos 1960, esse sistema de gestão visual recebeu o nome de Kanban.
1.1 O que é o Kanban? Kanban é uma palavra em japonês cujo significado é “cartão” ou “sinalização”. Geralmente representado por um quadro, pode ser utilizado através de um software ou até mesmo uma folha de papel. Dessa forma, as pessoas podem verificar o estado atual dos trabalhos da equipe de forma visual com o objetivo de reduzir estoques e custos.
● Exemplo: estoque de pneus em uma montadora de veículos; ● Responsabilidade: não deixar que faltem pneus na linha de produção. ● Obs.: Não se pode ter um estoque gigantesco de pneus, pois estoque em excesso significa capital imobilizado, ou seja, dinheiro parado desnecessariamente. Solução: Primeiramente definir um limite máximo e mínimo de pneus. Posteriormente criar um quadro onde são colocados cartões. Cada vez que um pneu é produzido, um novo cartão é inserido, ou seja, cada cartão simboliza um pneu no estoque. Da mesma forma, toda vez que um pneu sai do estoque um cartão é retirado e sempre que um cartão é retirado uma cor é deixada; essa cor pode ser verde, amarela ou vermelha. Caso a cor deixada pelo cartão seja verde, que ainda há estoque suficiente de pneus; caso seja amarela, novos pneus podem ser produzidos; por fim, cor vermelha simboliza prioridade para produção de novos pneus.
Figura 1: Um Exemplo de Utilização do Kanban (FARO, 2019)
Dado o exemplo acima, podemos dizer que o Kanban possui as seguintes funções: ● Permitir a visualização do que está sendo produzido, o ritmo da produção e a forma como está sendo produzida; ● Maior equilíbrio dos processos causando poucas interrupções; ● Dar uma noção da quantidade de trabalho a ser produzida pela equipe.
1.2 Princípios do Kanban
● Visualize seu trabalho: criar um esquema visual fará com que o entendimento do processo se dê de forma mais simples; ● Limite o processo de trabalho: limitar o número de trabalhos inacabados fará com que haja uma melhora no tempo de vida do projeto, além de evitar confusões acerca da troca de tarefas e priorização das mesmas;
Figura 3: Utilizando Cores para Sinalizar Prioridade (FARO, 2019)
● Melhora a motivação e desempenho da equipe: o funcionário pode pegar tarefas da sua área específica e deixar tarefas de uma área ao qual não entende muito bem; ● Interatividade entre os membros da equipe: o funcionário pode acompanhar todo o andamento e assim opinar sobre as pendências do projeto.
1.4. Desvantagens do Kanban
● Falta de disciplina dos funcionários pode afetar todo o sistema, pois a produção depende da familiaridade dos funcionários com a ferramenta. ● Pedidos emergenciais podem afetar o processo, afinal é um sistema feito para sistemas de produção em série.
2. Os tipos de Kanban e seu Funcionamento
O Kanban consiste de três elementos-chave: os cartões, as colunas e o quadro.
O cartão é o item mais básico, e sua função é discriminar as tarefas a serem cumpridas pela equipe para atingir um objetivo pré-definido (Kanban de produção) ou a quantidade de um determinado produto no estoque (Kanban de movimentação). Ele deve conter informações sobre o responsável pela tarefa ou a prioridade para que essa tarefa seja executada, de modo que todos os colaboradores da empresa saibam porque tal demanda está sendo executada e, também, quem a está executando. Por se tratar de um sistema essencialmente visual, essas informações podem ser repassadas por meio de cores, por exemplo: a cor vermelha pode indicar uma tarefa possui prioridade maior que outra na cor azul, de modo que esta será executada primeiro. Na prática, não existe uma regra sobre como as prioridades serão definidas e nem quais informações existirão nos cartões: tudo dependerá do acordo feito previamente pela equipe, tornando o processo de produção mais flexível e de fácil compreensão.
As colunas representam o estado atual do produção: cada uma recebe um nome que indica objetivamente o tipo de atividade sendo executada, o que, juntamente com os sistema de prioridades definido nos cartões, possibilita que todas as tarefas sejam realizadas na ordem correta e impede que a produção pare por que um ou mais produtos ainda não possuem os requisitos necessários para sua confecção concluídos. Normalmente, um Kanban é composto
pelas seguintes colunas: “A Fazer”, “Fazendo” e “Feito”. No entanto, dada a natureza flexível do sistema, nada impede que outras colunas sejam adicionadas de acordo com as necessidades do projeto ou mesmo que estas colunas em específico possuam outros nomes.
Por fim, o quadro representa o Kanban propriamente dito. Ele deve ser posicionado num local de fácil acesso e visível por todos os membros da equipe. Os cartões serão fixados no quadro e deslocados através das colunas na medida que as atividades pré-definidas forem sendo concluídas. Novos cartões podem ser adicionados pelo gerente da equipe ou por outros membros a qualquer momento, de modo que o quadro nunca ficará vazio.
Dito isto, veremos a seguir uma descrição sucinta dos principais tipos de Kanban: o Kanban de Produção, utilizado em empresas de software, de marketing, entre outras, e o Kanban de Movimentação, utilizado principalmente na indústria. Serão apresentadas as características básicas de ambos os modelos, salientando os aspectos em que se diferenciam, além de uma ilustração genérica de como funcionam.
2.1 Kanban de Produção
O Kanban de Produção existe para a gestão de tarefas. Seu funcionamento está de acordo com as características mencionadas até aqui: cartões de diferentes cores e tamanhos, representando as tarefas, são afixados na coluna que representa a primeira etapa do processo produtivo (geralmente denominada “A Fazer”) e são deslocadas pelos colaboradores para as colunas subsequentes na medida em que as tarefas forem sendo executadas. Esse deslocamento normalmente se dá da esquerda para a direita, e seu emprego correto fornece à equipe uma idéia objetiva do estado atual da produção e permite a identificação rápida de possíveis entraves.
Segue abaixo uma ilustração simples desse tipo de Kanban:
Figura 4: Funcionamento do Kanban de Produção (ARTIA, 2019)
3.1 O que são Métodos Ágeis
Os métodos ágeis são uma alternativa à gestão tradicional de projetos, eles nasceram nos braços do desenvolvimento de software, mas hoje podem ser aplicados a qualquer tipo de projeto (inclusive os que não se remetem ao software). Os métodos ágeis vem ajudando muitas equipes a encarar a imprevisibilidades dentro de um projeto através de entregas incrementais e ciclos iterativos. As metodologias ágeis passaram a ser uma alternativa aos métodos tradicionais, também conhecidos como métodos pesados ou clássicos.
Tendo isso em vista, existem os modelos de entrega ágeis que são baseados em ciclos iterativos e incrementais, o que traz flexibilidade e adaptabilidade. Algumas definições dizem que os Métodos Ágeis são contra a documentação e burocracia, porém eles estão focados no que realmente irá agregar valor ao processo produtivo, de modo a agilizar o processo.
3.2 Surgimento e Seus Valores
Essa ideia de “ágil” começou no Manifesto Ágil que ocorreu na primavera de 2001, onde líderes de XP ( eXtreme Programming ) se reuniram para discutir as práticas do XP. Durante isso, foi discutida a relação entre o XP e os chamados Métodos Leves , como eram conhecidos na época. Neste manifesto, foram criados certos valores, os quais são:
- Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas;
- Software em funcionamento mais que documentação abrangente;
- Colaboração com o cliente mais que negociação de contratos;
- Responder a mudanças mais que seguir um plano. Desde então os Métodos Ágeis passaram a seguir esses valores na totalidade, ou seja, todos os itens são importantes, entretanto, alguns terão mais importância que outros. Logo, foi através desses valores que foram discutidos anteriormente, que são feitos os métodos ágeis conhecidos hoje, como: Scrum, DSDM, Adaptive Software Development, Crystal, Kanban entre outros.
3.3 Relação Entre os Métodos Ágeis
Figura 6: Relação entre os Métodos Ágeis (CAMARGO, 2018)
4. Ferramentas para Aplicação do Kanban
4.1 Trello
Trello é um aplicativo freemium para gestão de projetos, funciona totalmente pelo navegador e se baseia no paradigma Kanban para o gerenciamento desses projetos.
4.1.1 Histórico
O Trello foi lançado em 2011, durante o evento TechCrunch, pelo fundador da Fog Creek, startup da qual o Trello surgiu. Em 2011 foi nomeado, pela revista Wired, uma das "The 7 Coolest Startups You Haven’t Heard of Yet" (em tradução livre, As 7 startups mais legais que você ainda não ouviu falar). Em 2012, o site ultrapassou a marca de 500 mil usuários e ainda em dezembro desse mesmo ano chegou a 1 milhão de usuários. Em 2015, o site já contava com mais de 10 milhões usuários. Em 2014, se o próprio projeto Trello se tornou uma empresa, levantando mais de 10 milhões de dólares em financiamento.
Após finalizada a criação do primeiro quadro, o mesmo virá por padrão com três listas: A fazer, Em andamento e Concluído, que são as listas padrão do Kanban. Vide figura 9:
Figura 9: Novo Quadro Criado com as Três Listas Padrão (TRELLO, 2019)
A próxima etapa é adicionar um cartão. Para tal, basta clicar em “Adicionar um cartão” em uma das listas. Adiciona-se o título do cartão e clica-se no botão verde “Adicionar Cartão”. Vide figura 10:
Figura 10: Adicionando um Cartão a Lista “A fazer” (TRELLO, 2019)
Esse é o fluxo essencial do Trello, pode-se ainda mover um cartão de uma lista para outra (essencial do Kanban), adicionar membros para um cartão, alterar a cor do cartão e alterar a data de entrega do cartão. Pode-se adicionar também etiquetas com cores para os cartões, para organizá-los em diferentes categorias.
4.1.5 API do Trello
O Trello possui uma rica API, que permite integração com serviços de e-mail, sistemas corporativos e serviços em nuvem.
4.2 Kanban Tool
Criado pela Shore Labs, o Kanban Tool é uma alternativa para o uso no meio digital do método Kanban. Nas palavras da própria empresa, “Kanban Tool é uma aplicação para gerenciar projetos ou tarefas, juntamente com a metodologia Kanban” (SHORE LABS, 2019).
O intuito do Kanban Tool, portanto, é proporcionar uma experiência parecida com uma versão física do método Kanban, só que no meio digital. Para isso, o Kanban Tool segue alguns princípios básicos do Kanban, tais como visualização clara e gráfica do fluxo de trabalho ( workflow ) e a limitação do número de tarefas que estão em andamento ( work in progress ).
Segundo a empresa existem duas maneiras de usar o Kanban Tool. Uma dessas maneiras é o serviço online, no qual o usuário cria uma conta dedicada e acessível de onde quer que ele esteja e a qualquer momento, podendo ainda adicionar quantos outros usuários desejar e compartilhar seu trabalho com eles. A outra maneira é mais recomendada se, por motivos legais, a empresa do usuário exigir que ele não use nenhum aplicativo online para organizar e gerenciar as tarefas da sua empresa, podendo usar o Kanban Tool de maneira local (sem ser necessário uma conexão com a Internet). Vale ressaltar que a versão grátis do Kanban Tool é limitada, apenas versões pagas podem adicionar vários usuários em um projeto.
4.2.1 Funcionamento do Kanban Tool
Em um template básico disponibilizado no próprio Kanban Tool, um quadro kanban deve possuir pelo menos três colunas: uma coluna chamada To do , em que são colocadas todas as tarefas que precisam ser executadas; uma coluna chamada In Progress , no qual colocamos todas as tarefas que estão em andamento; e uma coluna chamada Done , onde colocamos todas as tarefas concluídas e que podem ser arquivadas e usadas para propósitos analíticos posteriormente.
Figura 11: Template Básico do Kanban Tool (SHORE LABS, 2019)
Depois de ter criado um quadro podemos criar cartões de tarefas. Na criação de cartões de tarefa podemos atribuí-los a usuários, definir prioridades, adicionar anexos, comentários e listas de verificação. Podemos puxar tarefas para a coluna que desejamos e podemos ainda definir um limite para quantas tarefas podem estar em uma dada coluna do quadro, mas a coluna mais importante sem dúvida é a coluna “In Progress”, pois é a partir dela que o fluxo de trabalho acontece.
Figura 14: Algumas empresas que utilizam o Kanban Tool (SHORE LABS, 2019)
4.2.3 Considerações finais sobre o Kanban Tool
O Kanban Tool permite que seja aplicado o método Kanban sem muitas complicações graças ao workflow e ao work in progress: os usuários têm a vantagem de poder visualizar e se concentrar em apenas uma coisa de cada vez, tendo um rendimento maior nas tarefas. Como a visualização clara e gráfica do fluxo de trabalho estão presentes, um dado trabalho em equipe fica muito mais organizado e informado, deixando pouco espaço para falhas de comunicação e datas de vencimento perdidas.
5. Conclusão
Conforme vimos anteriormente, a necessidade de redução de custo de tempo, matéria-prima e mão de obra para o desenvolvimento de projetos exige que empresas de todos os ramos reinventem seus processos de trabalho a todo o momento. Nesse contexto, o Kanban surge como uma alternativa para o gerenciamento de tarefas, tornando a produção mais eficiente, permitindo a rápida detecção de problemas e valorizando o trabalho individual dos colaboradores. No entanto, ele deve ser visto apenas como uma ferramenta auxiliar, pois seu uso desenfreado também pode levar à desorganização e desperdício de recursos. Na prática, para que realmente possa atingir seu objetivo final, ele deve ser utilizado em processos específicos e conjuntamente com outros métodos ágeis, como o Scrum.
Referências
ABRANTES, L. (2018). “Entenda o que é e como Funciona o Método Kanban”. Disponível em: https://rockcontent.com/blog/kanban. Acesso em 10/06/2019.
ARTIA (2019). “Kanban: O que é e Tudo sobre como Gerenciar Fluxos de Trabalho”. Disponível em: https://artia.com/kanban. Acesso em 10/06/19.
BERNARDO, K. (2015). “O que são Métodos Ágeis?”. Disponível em: https://www.culturaagil.com.br/o-que-sao-metodos-ageis. Acesso em 10/06/2019.
BRASILEIRO, R. (2019). “Manifesto Ágil, o que é e qual a sua História?”. Disponível em: http://www.metodoagil.com/manifesto-agil. Acesso em 10/06/2019.
CAMARGO, R. (2018). “O que são Metodologias Ágeis e quais as Vantagens?”. Disponível em: https://robsoncamargo.com.br/blog/O-que-sao-metodologias-ageis-e-quais-as-vantagens. Acesso em 10/06/2019.
E-GESTOR (2017). “Kanban: O que é e como Funciona o Método”. Disponível em: https://blog.egestor.com.br/o-que-e-e-como-funciona-o-metodo-kanban. Acesso em 10/06/2019.
GONÇALVES, V. (2019). “Kanban: O que é e como Funciona?”. Disponível em: https://www.voitto.com.br/blog/artigo/kanban. Acesso em 10/06/2019.
LEÃO, T. (2018). “Kanban: O que é e como Funciona o Sistema”. Disponível em: https://www.nomus.com.br/blog-industrial/kanban. Acesso em 10/06/2019.
MARTINS, R. (2014). “Kanban: 4 Passos para Implementar em uma Equipe”. Disponível em: https://www.devmedia.com.br/kanban-4-passos-para-implementar-em-uma-equipe/30218. Acesso em 10/06/2019.
SHORE LABS (2019). “Kanban Tool User Manual”. Disponível em: https://static.kanbantool.com/support/KanbanToolManual.pdf. Acesso em 10/06/2019.
TRELLO DEVELOPERS (2019). “Start Building With Trello”. Disponível em: https://developers.trello.com/docs/get-started. Acesso em 10/06/2019.
