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1. PARA QUÉ SIRVE ACCESS
no de los problemas más cotidianos al que nos enfrentamos en nuestra actividad laboral es el poder administrar la distinta información que manejamos continuamente: información de los proveedores, de los pedidos realizados, de las facturas expedidas, de los clientes, etc.
En muchos casos tenemos esa información bastante desperdigada: en la agenda nos apuntamos la dirección y teléfono de los proveedores de material; en una aplicación de contabilidad incluimos los detalles de las facturas que expedimos a los clientes; creamos una hoja de cálculo para apuntar los pedidos a los proveedores y otra para disponer de los detalles sobre nuestros clientes...
La ventaja de utilizar una base de datos es disponer en un único sitio de toda esa información que manejamos cada día. Si necesitamos buscar o modificar cualquier cosa, solo tenemos que hacerlo en la parte de la base de datos adecuada.
Así, si necesitamos disponer de información sobre proveedores, consultaremos la base de datos; si lo que queremos es imprimir una factura o albarán de pedido, utilizaremos un informe de la base de datos...
La misma idea también la podemos aplicar en casa. Seguro que tienes libros, compact discs y películas, y muchas veces no es fácil encontrar alguno de ellos.
Podremos aplicar lo que aprenderemos sobre base de datos para centralizar toda la información de nuestro catálogo de libros y demás en una base de datos.
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De esta forma, podrás saber en qué estante está ese libro que buscas o la película que prestas a un amigo e incluso también será interesante apuntar qué amigo se la lleva, para tenerlo controlado. Todo esto se podrá guardar y gestionar desde una base de datos.
Access es la aplicación adecuada para crear bases de datos. A lo largo de las lecciones iremos viendo cómo organizar la información que queremos guardar en la base de datos, por lo que irán apareciendo conceptos como tabla , campo , tipo de datos , etc.
Además, también aprenderemos a extraer resultados de la información almacenada. Por ejemplo, ya que hemos hecho el trabajo de introducir todo nuestro catálogo de películas, ¿por qué no aprovecharlo y disponer de un listado dividido por directores, actores, géneros, etc.?
A la hora de estudiar cómo extraer información útil de la base de datos iremos conociendo conceptos como los de consulta , informes , campos calculados , etc.
Todo esto no es sencillo, pero Access hace que lo sea un poco más proporcionando asistentes, plantillas, analizadores y muchas otras herramientas.
Ya sabes que Microsoft Office 2013 es un grupo de aplicaciones o programas que sirven para distintas cosas. (^) Access pertenece a este conjunto de programas de Microsoft Office 2013 , por lo que tiene aspectos similares al resto de aplicaciones: la manera de crear, abrir y guardar documentos, la utilización del sistema de ayuda, algunos de los elementos de su entorno, etc.
Además, como integrante de (^) Office 2013 , en Access tendremos la posibilidad de compartir la información con el resto de aplicaciones. Así, por ejemplo, podremos preparar un documento en Word para invitar a la presentación de nuestro último producto a los clientes de la base de datos que tenemos en Access.
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Desde esta pantalla inicial podemos crear una nueva base de datos en blanco, así como utilizar alguna de las plantillas de Access para crear una nueva base de datos a partir de ella. Existen plantillas de bases de datos de escritorio y plantillas de aplicaciones de Access 2013.
Puedes utilizar el campo de texto del buscador de la parte superior para buscar en el sitio web de Office cualquier otro tipo de plantilla que se pueda adaptar a lo que quieras hacer.
Más adelante veremos con más detenimiento lo que son las plantillas y cómo utilizarlas, así como los distintos tipos de bases de datos que podemos crear en Access.
En el panel izquierdo aparecen las bases de datos recientes con las que has trabajado, de forma que tengas un acceso rápido a ellas por si quieres abrirlas.
Si quieres abrir una base de datos que tengas en tu ordenador, selecciona la opción Abrir otros Archivos para buscar y seleccionar la dicha base de datos.
Aparecerá la vista Backstage , a la que también podemos acceder desde la pestaña Archivo de la Cinta de opciones de Access. Desde aquí podemos crear nuevas bases de datos, abrir bases de datos existentes (bien se encuentren en nuestro ordenador o en la nube ), imprimir objetos o cerrar la base de datos.
Desde la opción Equipo puedes seleccionar la ubicación de tu ordenador donde se encuentra la base de datos para abrir.
Al abrir o crear una base de datos aparecerá la ventana principal de Access. En este entorno trabajaremos a lo largo del curso.
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Siempre que se abre una base de datos, Access te muestra un aviso, indicándote de que puede darse el caso de que tenga código capaz de dañar el equipo, como podría ser que contuviera un virus informático.
Esto solo es una advertencia que debes tener en cuenta si la base de datos que estás abriendo no es de confianza (por ejemplo, la has obtenido de un sitio de Internet que no conoces bien o te la ha enviado algún desconocido por correo electrónico).
Normalmente abrirás tus bases de datos u otras provenientes de alguna fuente de confianza, por lo que puedes obviar la advertencia que hace Access, seleccionando la opción Habilitar contenido.
De esta forma, Access ya estará preparado para realizar cualquier tarea de gestión de la base de datos abierta.
3. PARTES PRINCIPALES DEL PROGRAMA
eamos los principales elementos de la ventana de Access. En la parte de arriba de la ventana aparece la barra de título , en la que aparecerá el nombre de la base de datos con la que estamos trabajando.
Debajo del título puedes ver la Cinta de opciones , donde están los botones y controles que puedes utilizar, organizados en distintas pestañas o fichas.
El nombre de las distintas pestañas o fichas de la Cinta de opciones te indica para qué sirven sus botones: para crear distintos objetos en la base de datos, para importar datos externos o exportar los datos de la base de datos, etc.
Si pulsas en una pestaña de la (^) Cinta de opciones , se verán los controles que hay dentro de ella.
Dentro de cada pestaña, los controles están organizados por grupos, según para qué sirvan estos controles.
Por ejemplo, en la pestaña (^) Herramientas de base de datos puedes ver los grupos de comandos (^) Herramientas , (^) Macro , (^) Relaciones , Analizar , Mover datos y Complementos.
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La pestaña Inicio de la Cinta de opciones tiene controles para hacer acciones básicas, como copiar y pegar, el estableci- miento del formato del texto (fuente, tamaño, color, negrita...), opciones de búsqueda, ordenación o filtrado, etc.
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Por ejemplo, en la siguiente imagen, fíjate en las dos fichas que se ven en la parte superior de las dos tablas abiertas. De esta forma puedes situarte en cualquiera de los elementos abiertos de la base de datos, simplemente seleccionando su ficha.
Al cerrar un objeto abierto, cerrando su ficha, el resto de objetos abiertos siguen estando presentes en el área de trabajo del programa.
En la parte inferior de la ventana está la barra de estado , en la que irá apareciendo información que puede serte de utilidad para la tarea que estés realizando. También se muestran botones que permiten cambiar la vista.
4. OTROS ELEMENTOS DEL ENTORNO
amos a seguir viendo otros elementos del entorno de trabajo del programa Access.
En la parte superior izquierda de la Cinta de opciones está la pestaña Archivo , donde puedes encontrar un menú para acceder a opciones de trabajo con documentos: crear una nueva base de datos o abrir alguna existente, guardar la actual con otro nombre, opciones de impresión...
Este menú que se muestra desde la pestaña (^) Archivo se denomina vista Backstage y permite acceder a varias opciones relativas a la base de datos abierta.
Por ejemplo, desde la sección Información puedes cifrar con contraseña, compactar y reparar la base de datos actual.
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Desde la sección (^) Nuevo puedes crear nuevas bases de datos, mientras que desde Abrir puedes ver las bases de datos abiertas recientemente y abrirlas, o abrir cualquier otra base de datos.
Mediante el cuadro de diálogo que aparece al pulsar en Opciones podemos configurar distintos aspectos de Access.
Desde la sección izquierda puedes seleccionar la categoría de la que quieres ver o modificar sus opciones. De esta forma, puedes acceder a las opciones más comunes de Access, a las relacionadas con la apariencia de las hojas de datos, a las relacionadas con el diseño y creación de los objetos o a opciones avanzadas de personalización.
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En función de sobre dónde pulsemos con el botón derecho, dispondremos de un menú distinto.
Los menús contextuales son muy útiles, ya que en muchos casos utilizarlos es la forma más rápida de realizar una tarea. De todas formas, no todos los objetos que ves en pantalla disponen de un menú contextual, solo aquellos en los que tiene sentido.
5. SALIR DE ACCESS
na vez has terminado de trabajar con una base de datos, puedes cerrarla.
Con la opción (^) Cerrar de la (^) vista Backstage (recuerda que puedes acceder a ella pulsando la pestaña Archivo ) cerrarás la base de datos en la que estás trabajando.
Con esta opción Cerrar se cerrará la base de datos, pero el programa Access seguirá abierto, por si quieres crear una nueva base de datos o abrir otras, para trabajar en ellas.
Si al cerrar una base de datos hay algún cambio pendiente que no se ha guardado, Access te preguntará si quieres guardar o no los cambios antes de cerrarla. Si no hay cambios pendientes la base de datos se cerrará directamente sin preguntar nada.
Ten en cuenta que, a diferencia de otros documentos de Office, en Access los cambios en los datos de la base de datos se almacenan en el momento en que se realizan, no así los cambios en el diseño de los objetos, como ya veremos.
Para salir de Access, cerrando el programa, pulsa el botón Cerrar de la parte superior derecha de la ventana de Access.
Si tienes alguna base de datos abierta y cierras Access, se cerrarán tanto el programa como dicha base de datos.
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