¡Descarga access 9 y más Apuntes en PDF de Informática Jurídica solo en Docsity!
Copyright © Computer Aided Elearning, S.A. (^1)
1. TAMAÑO DEL CAMPO
l crear una tabla y definir el conjunto de campos que la constituyen, es necesario especificar al menos el tipo de datos de cada uno de ellos.
Sin embargo, en Access podemos establecer otras muchas propiedades de campo. Lo bueno de esto es que como se definen para el propio campo, se aplicarán siempre que accedamos al campo, como, por ejemplo, a través de un formulario.
Las propiedades de cada campo se muestran en la parte inferior de la ventana de diseño de la tabla. Dependiendo del tipo de datos que hayamos elegido para el campo en la parte superior, tendremos un conjunto u otro de propiedades que podemos establecer.
Por ejemplo, vemos que disponemos de la posibilidad de indicar un tamaño para el campo.
Esto tiene sentido en el caso de campos de texto, donde podremos indicar cuántos caracteres pueden almacenarse en dicho campo. Tiene que ser un número entre 0 y 255.
Si se trata de un campo cuyo tipo de datos es (^) Número , lo que podremos especificar en la propiedad (^) Tamaño del campo es la naturaleza de los valores que se pueden almacenar; esto es, si son valores muy grandes, con parte decimal o solo enteros, etc.
Si necesitas información adicional o ayuda sobre alguna propiedad, puedes acceder al apartado correspondiente de la ayuda de Access (a la que puedes acceder pulsando el botón (^) Ayuda o con la tecla ). Recuerda que siempre puedes utilizar el campo de búsqueda para buscar la información que necesites.
A
2
A continuación te muestro los distintos tamaños para un campo de tipo de datos Número :
Fíjate que las propiedades lo que hacen es refinar las características del campo, aunque lo fundamental es su tipo de datos.
Por ejemplo, en cuanto al tamaño de un campo numérico, puedes ver el rango de valores permitido y el tamaño que ocupan (1, 2, 4, 8, 12 o 16 bytes). En este caso, lo que interesa es elegir el tamaño más pequeño pero que sea adecuado para los valores que almacenará el campo en cuestión.
Así, si necesitas guardar cantidades con decimales, deberás utilizar uno de los tamaños que así lo permitan, como Doble o Simple.
Otra propiedad que está relacionada con los campos numéricos es Lugares decimales. Aquí indicaremos cuántos decimales queremos que se muestren en pantalla para los valores almacenados en el campo.
Sin embargo, esto solo afecta a la visualización en pantalla, ya que lo que realmente se almacena es lo que se ha introducido. Si hemos establecido un tamaño de campo entero, esta propiedad no tiene sentido.
2. REQUERIDO Y LONGITUD CERO
on la propiedad Requerido nos podemos asegurar de que se ha introducido algún valor válido en los campos que así lo necesitemos.
C
Ten en cuenta que si cambia- mos el tamaño de un campo y la tabla ya tiene datos, po- dría producirse una pérdida de datos si indicamos un tamaño menor.
4
3. VALOR PREDETERMINADO
i introduces frecuentemente el mismo valor en algún campo de una tabla, puedes fijar ese valor para que sea el valor predeterminado y, por lo tanto, aparezca en los nuevos registros sin necesidad de introducirlo.
Esto no impide que puedas modificar el valor que has establecido como predeterminado en el registro que estés editando.
Un valor predeterminado suele ser un valor constante. Por ejemplo, podrías indicar el valor (^) 0 u otro valor para un campo de tipo (^) Número , o un determinado texto para un campo de tipo Texto.
También puedes incluir una expresión como valor predeterminado; por ejemplo, puedes utilizar =Fecha ( ) para incluir la fecha actual, o =Ahora ( ) para incluir la hora actual, en el campo.
En la propiedad (^) Valor predeterminado de un campo puedes introducir directamente el valor predeterminado o utilizar el botón de los tres puntos suspensivos que aparece a su derecha para crear una expresión a través del Generador de expresiones.
El Generador de expresiones permite escribir las expresiones de forma sencilla. Estas expresiones pueden estar formadas por funciones, constantes, operadores e identificadores.
El Generador de expresiones dispone de la característica IntelliSense , que permite ver, mientras escribes la expresión, una lista de posibles valores para identificadores y funciones.
S
Aunque la propiedad Valor prede- terminado realmente no hace falta que empiece con el signo igual para este caso, es conveniente acostumbrarse a hacerlo a la hora de crear expresiones.
Además de IntelliSense, también dispones de sugerencias rápidas, que te enseñan una pequeña descripción del elemento seleccionado en la lista IntelliSense.
Copyright © Computer Aided Elearning, S.A. (^5)
Por ejemplo, la expresión que puedes ver en la imagen anterior proporciona la fecha actual del sistema.
En este cuadro encontraremos todas las funciones de Access. Para facilitarnos la tarea de elegir la que necesitamos, se dividen por categorías.
En el cuadro de texto de la parte superior se va confeccionando la expresión. La ventaja de utilizar el Generador de expresiones es que no nos tenemos que preocupar por la sintaxis exacta de las funciones, ya que esto se hace de forma automática.
4. REGLA DE VALIDACIÓN
ediante la propiedad Regla de validación podemos restringir el tipo de datos o valores a introducir en un campo.
La regla se aplica justo cuando se abandona el campo en cuestión, por lo que si el valor no es adecuado, se indica enseguida esa circunstancia.
Por ejemplo, el campo Existencias de la tabla no puede contener valores negativos, ya que no tiene sentido. Con una regla de validación aseguraremos que cualquier valor introducido en este campo sea " mayor o igual que cero ".
Fíjate que ha vuelto a aparecer el botón con los tres puntos suspensivos a la derecha de la propiedad Regla de validación para que puedas reclamar la presencia del Generador de expresiones.
Como en este caso la expresión (^) >=0 es muy sencilla, no necesitas utilizar el Generador de expresiones , aunque podrías hacerlo.
M
En la ayuda de Access puedes ver algunas expresiones útiles que puedes utilizar como valor predeterminado.
