Ficha de inventario. Documentos.
A todo documento hay que sacarle los datos que nos interesan. Todo
documento debe ir encabezado lo más detallado posible, pero eso va
en función del tiempo y de los fondos que tengamos. Existen diversas
descripciones, desde los más básicos, hasta la más completa. Toda
descripción tiene una fecha de inventario, la cual debe ir encabezada
por la fecha, colocándola en sentido inverso (año, mes, día y lugar).
Si hay detalles del lugar o del momento, como por ejemplo, si es una
reunión, también se pone. Cuando aparece S.A. quiere decir “sin
año” y si aparece S.F. “sin fecha.”
A continuación hay que resumir lo que se nos presenta, poniendo
brevemente de quien es el texto, para quien va dirigido y porque se
escribe.
Posteriormente hay que poner la data sin reducir, el original, y los
caracteres externos del documento poniendo una A si es una copia,
una B si es el original y la C si son copias posteriores.
Con todo ello, luego vendrían una serie de referencias, donde se
encuentra el archivo, es decir, el sitio físico donde esté; la materia en
la que está escrita, es decir, el soporte, con sus medidas (alto por
ancho y el alto más la aplica por el ancho) para saber si es una hoja
vertical u horizontal, dando los datos en milímetros.
Como penúltima cosa, lo ideal es que pudiéramos describir que tipo
de letra es, el color de la tinta, si tiene sello y lo conserva, y, la
lengua en la que está escrita.
Para acabar habría que poner quien edita el documento, quien lo ha
registrado, quien lo ha citado, y quien lo ha traducido o fotografiado.
Y si algún dato es de utilidad también se podría poner al final.
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