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CONTROL INTERNO DE EFECTIVO
INTRODUCCIÓN
El Control Interno ha sido preocupación de las entidades, en mayor o menor grado, este se implanta con el fin de detectar, en el plazo deseado, cualquier desviación respecto a los objetivos de rentabilidad establecidos por la empresa. Dichos controles permiten a la dirección hacer frente a la rápida evolución del entorno económico y competitivo, así como a las exigencias y prioridades cambiantes de los clientes y adaptar su estructura para asegurar el crecimiento futuro.
En el presente trabajo se aborda acerca del control interno, sus elementos, principios, objetivos, clasificación y el control interno aplicado al efectivo.
CONTROL INTERNO
Plan de organización entre la contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados que adopta una empresa pública, privada o mixta, para obtener información confiable, salvaguardar bienes, promover la eficiencia de sus operaciones y adhesión a su política administrativa.
Una segunda definición definiría al control interno como “el sistema conformado por un conjunto de procedimientos (reglamentaciones y actividades) que interrelacionadas entre sí, tienen por objetivo proteger los activos de la organización.
ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO
a) Organización: Establecimiento de relaciones de conducta entre trabajo, funciones, niveles y actividades de empleados para lograr su máxima eficiencia. b) Catálogo de cuentas : Relación del rubro de cuentas de activo, pasivo y capital, costos, resultados y de orden, agrupados de conformidad con un esquema de clasificación estructuralmente adaptado a las necesidades de una empresa determinada, para el registro de sus operaciones. c) Sistema de contabilidad: d) Estados financieros : Documentos que muestran la situación financiera de la empresa, la capacidad de pago de la misma, a una fecha determinada, pasada o futura o bien el resultado de operaciones obtenidas en un período o ejercicio, pasado o futuro en situaciones normales o especiales. e) Presupuestos y pronósticos f) Entrenamiento, eficiencia y moralidad del personal: Elemento del control interno que tiene por objeto que todos los empleados lleguen a poseer preparación, conocimientos y experiencia para alcanzar las metas y objetivos de la empresa pública, privada o mixta.
g) Supervisión y vigilancia: Para la obtención de la máxima eficiencia del sistema de control interno es necesaria su vigilancia periódica y metódica por parte de: gerente general, contralor, comisarios, consejo de vigilancia, auditores internos, auditores externos, etcétera.
PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO
Responsabilidad delimitada
Se deben establecer por escrito las responsabilidades de cada cargo y hacerlas conocer a los interesados. Por ejemplo: la responsabilidad de autorizar los pagos recaerá en una sola persona, quien tenga conocimiento de ella.
Separación de funciones de carácter incompatible
D e b e e x i s t i r u n a adecuada segregación de funciones y deberes, de modo que una sola persona no controle todo el proceso de una operación. Por ejemplo: el cajero no debe ser correntista, ni tenedor de libros, que son funciones incompatibles y deben ser desempeñadas por distintas personas.
Servidores hábiles y capacitados
Se debe seleccionar y capacitar adecuadamente a los empleados, para aumentar la eficiencia y economía en sus labores. Por ejemplo: el cargo de contador debe ser desempeñado por una p e r s o n a q u e p o s e a t í t u l o p r o f e s i o n a l y l a e x p e r i e n c i a c o r r e s p o n d i e n t e a s u nivel de responsabilidad.
Aplicación de pruebas continuas de exactitud
Consiste en la verificación periódica y sorpresiva de las operaciones; deben aplicarse para asegurar la corrección en las operaciones. Por ejemplo: comparar con otra persona el total cobrado diario con el total depositado en bancos.
Movimiento de personal
Llevar a cabo un movimiento de personal hasta donde sea posible y exigir que los empleados de confianza disfruten de sus vacaciones, en especial aquellos empleados q u e d e s e m p e ñ a n c a r g o s d e responsabilidad sobre recursos financieros o materiales. Esta medida permitirá entre otras cosas: capacitar a los empleados en otras labores de la a d m i n i s t r a c i ó n ; e r r a d i c a r l a i d e a d e q u e “ h a y e m p l e a d o s i n d i s p e n s a b l e s ” y descubrir errores y fraudes, cuando se hayan cometido.
Fianzas
parte de la gerencia. Implica todas aquellas medidas relacionadas con la eficiencia operacional y la observación de políticas establecidas en todas las áreas de la organización.
Control contable
Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos relacionados principal y directamente a la salvaguardia de los activos de la empresa y a la confiabilidad de los registros financieros que están diseñados para suministrar seguridad razonable de que:
- Las operaciones se realizan de acuerdo con autorizaciones generales o especificas de la administración.
- Aprobaciones con registros y reportes contables de los deberes de operación y custodia de activos y auditoría interna.
- El acceso a los activos solo se permitirá con autorización de la administración de la empresa.
CONTROL INTERNO DE EFECTIVO
- Separación de funciones de autorización, ejecución, custodia y registro de caja y bancos.
- En cada operación de caja y bancos deben intervenir por lo menos dos personas.
- Ninguna persona que interviene en caja y bancos debe de tener acceso a los registros contables que controle su actividad.
- El trabajo de empleados de caja y bancos será de complemento no de revisión.
- La función de registro de operaciones de caja y bancos será exclusiva del departamento de contabilidad.
Objetivos del control interno de caja:
- Evitar o prevenir fraudes de caja y bancos.
- Promover la eficiencia del personal de caja y bancos.
- Proteger y salvaguardar el efectivo en caja y bancos.
- Descubrir malversaciones.
- Localizar errores de caja y bancos.
- Detectar desperdicios y filtraciones de caja.
- Obtener información administrativa contable oportuna de caja y bancos.
Revisión de la conciliación en bancos:
- Revisar que lo que esté en la póliza, en el estado de cuenta y en el documento sea lo mismo.
- Revisará los cheques no presentados al cobro durante un período excesivamente largo se investigue el motivo. Después de 30 días se cancelan los cheques.
- Revisar si las transferencias de los traspasos entre bancos sean realizados sin demora excesiva.
- Revisar donde se realizan las conciliaciones bancarias.
- Revisar si realmente esa conciliación es evaluada por un funcionario.
- Si se reporta el resultado de la conciliación de cada mes y a quienes.
Control para cada origen de entradas a caja o bancos:
A) Cobros por ventas de contado directo. B) Cobros por ventas de contado C.O.D (cobro o devolver) en plaza. C) Cobros por ventas de contado C.O.D fuera de plaza. D) Cobros por ventas a crédito en plaza. E) Cobros por ventas a crédito fuera de plaza.
Una vez realizados los cobros se entregan al cajero quien firma de conformidad una relación que deberá coordinarse y verificarse el depósito bancario correspondiente. La revisión y verificación encausara a comprobar que todos los documentos, cheques y giros, hayan sido depositados íntegramente en el banco con el que trabaja la empresa, de acuerdo con los registros y listas correspondientes.
Cobros a empleados y deudores: Cuando existan entradas por este concepto la empresa expedirá recibos de caja numerados progresivamente.
Entradas diversas a caja: Ventas, regalías, primas de seguros cancelados, ventas de activo fijo, dividendos, etc., y se expide un recibo de caja. La suma diaria de los recibos será igual al ingreso a caja y depósito bancario diario. Deposito integro en instituciones de crédito de todas las entradas a caja. Se hace al día siguiente hábil de su percepción, el depósito lo deberá efectuar un empleado ajeno al cajero.
Creación de un fondo fijo de caja: Con la finalidad de realizar pagos menores que no excedan al importe máximo establecido por la empresa. Cuando se agote se suman los comprobantes y se expide un cheque nominativo a cargo del encargado de manejar el fondo y se realiza el reembolso de caja.
Pago de cheque nominativos con firmas mancomunadas: Como regla general nunca se expedirán cheques al portador, es decir los pagos se harán por medio de cheques nominativos con firmas mancomunadas, con lo que la responsabilidad recaerá por lo menos en dos personas, de preferencia funcionarios de alta gerencia ajenos a contabilidad y a cajeros. Es de hacer mención quien confirma el pago en el cheque, deberá tener una jerarquía superior a quien revisa y aprueba comprobantes y pagos; los comprobantes de desembolso deberán sellarse con la palabra PAGO, para que no sean aprovechados y se paguen nuevamente.
Conciliación periódica de cuenta de cheques: Los saldos y estados de cuenta bancarios deberán conciliarse mensualmente, y todas las diferencias y partidas de conciliación se investigan y comprueban amplia y satisfactoriamente.
Efectivo en caja y bancos
Concepto y contenido
Se entiende por efectivo los activos representados por moneda de curso corriente, de los que se puede
disponer en cualquier momento, ya sea porque se tienen físicamente (saldo en caja), o porque se
encuentran depositados en una institución de crédito contra la que se puede girar por medio de cheques
(saldo en bancos).
Los movimientos más importantes de estas cuentas son por entradas de dinero o depósitos (cargos) y
por salidas o cheques expedidos (créditos). Su saldo representa la cantidad de pesos y centavos de que
se dispone y se presenta en el balance general al principio del activo circulante.
La cuenta de Efectivo en Caja y bancos puede incluir "monedas extranjeras y metales preciosos
amonedados, los cuales se deberán valuar a la cotización aplicable a la fecha de los estados financieros"
(Boletín C-1, párrafo 4). Cabe advertir que en una empresa sin operaciones internacionales,
normalmente estos valores carecen de importancia.
Normas de Información Financiera
Valuación. Los activos deben registrarse al precio efectivamente pagado por ellos.
Tratándose de los saldos en la moneda de curso corriente (nacional), misma en que se formulan los
estados financieros, éstos deberán quedar valuados a su valor nominal, mientras que tratándose de los
saldos en monedas extranjeras y metales preciosos amonedados, éstos deberán quedar valuados al tipo
de cambio de mercado, en vigor a la fecha de los estados financieros.
Objetivos
**1. Existencia física. Verificar que en realidad existe dinero por el saldo que muestra la cuenta.
- Disponibilidad. Cerciorarse de que no existen restricciones que impidan hacer uso libre de los**
efectivos (por ejemplo, en el caso de fondos creados para pensiones, ahorro de los trabajadores,
etcétera).
3. Valuación. En el caso de existencias en monedas extranjeras, verificar que éstas sean valuadas al tipo
de cambio de mercado, vigente en la fecha de cierre.
Control interno
Los principales aspectos del control interno relativos al manejo de los efectivos, cuyo cumplimiento
debe vigilarse, son:
a) Separación de labores. Las personas que manejan efectivos, expiden cheques, operan auxiliares y
registros, y efectúan conciliaciones deben ser diferentes.
b) Fianzas. El personal que maneja los fondos y las cuentas bancarias debe estar afianzado para
garantizar su manejo.
c) Fondos fijos. Deben establecerse para canalizar a través de ellos los movimientos menores.
d) Firmas mancomunadas. En el caso de las cuentas bancarias, los cheques deben expedirse al menos
con dos firmas (y siempre nominativos).
e) Firmas autorizadas. Las firmas autorizadas para expedir cheques deben ser designadas por el Consejo
de Administración o la Dirección.f) Límites de pago. En las firmas autorizadas para hacer pagos debe existir un límite, que al excederse
del día) conviene establecer un control simultáneo de todos ellos, ya sea arqueándolos al mismo
tiempo o suspendiendo sucesivamente las operaciones de los que se vayan revisando.
b) En todos los casos debe solicitarse la presencia de un funcionario que ratifique la actuación del
auditor y atienda las aclaraciones o las dudas que surjan durante el arqueo.
c) Debe conocerse el importe a arquear que muestran los registros para compararlo con lo
contado y pedir aclaraciones en el momento mismo del arqueo, cuando sean necesarias.
d) Al concluir el arqueo, debe exigirse la firma al responsable del fondo para que quede
constancia plena de que la cantidad contada le fue devuelta a su entera conformidad.
Por lo general, los fondos incluyen vales, recibos, facturas y otros comprobantes de erogaciones
realizadas pendientes de reembolso y que, por lo mismo, se consideran parte del fondo. En estos casos
el auditor debe tener cuidado de cerciorarse de la autenticidad de dichos comprobantes vigilando: que
sean de fecha reciente; que estén debidamente autorizados para su pago; que sean por importes
razonables al fondo y que su pago esté definido en los objetivos del fondo relativo (es decir, que el fondo
se haya creado para hacer esos pagos). En estricta teoría, un fondo de efectivo sólo debe estar
constituido por dinero, por ello se debe vigilar que todos estos comprobantes queden debidamente
reembolsados al cierre del ejercicio que se examina, en caso contrario deberá proponerse el ajuste de
auditoría! relativo para mostrar como efectivo en caja y bancos sólo aquello que sea realmente efectivo.
En el caso de que en el arqueo se determine diferencia entre lo contado físicamente y el saldo según
libros, ésta debe hacerse del conocimiento inmediato de un funcionario de jerarquía y, en conjunto,
proceder a su aclaración. La importancia de la diferencia es determinante en la actitud que debe asumir
el auditor, en todo caso debe informarse a la Dirección y comunicar las explicaciones relativas recibidas.Al final de este capítulo se incluye un modelo donde se muestra el diseño recomendable para la cédula
del arqueo, la presentación de los datos y la leyenda de la salvaguarda o firma de conformidad del
cajero.
II. Confirmación bancaria
La confirmación bancaria consiste en enviar una carta al banco donde manejan la cuenta, solicitándole
que informe del saldo que aparezca en la cuenta de cheques a nombre de la empresa. Además, si se
considera necesario, se le solicitan estados de cuenta y otros saldos que aparezcan a favor o a cargo de
la empresa por cualquier otra operación efectuada entre ambos (esto para verificar alguna otra partida
de activo o pasivo que tuviera conexión con la institución).
Para cumplir con este procedimiento, el Instituto Mexicano de Contadores Públicos y la Asociación de
Banqueros de México aprobaron, en conjunto, una forma de solicitud de datos, que es la que reconocen
las instituciones de crédito y que por lo mismo resulta muy conveniente utilizar. Al final de este capítulo
se muestra esa solicitud, la cual debe ser enviada en original y copia acompañada de una carta cuyo
modelo también se transcribe al final del capítulo. Dicha solicitud puede ser modificada en cualquier
el saldo en bancos según la empresa y el saldo que muestra el estado de cuenta bancario o la
información de Internet.
Por lo general, los saldos no coinciden por:
a) Diferencias en las fechas de contabilización (depósitos y cheques en tránsito).
b) Por desconocimiento de parte de la empresa de movimientos operados por el banco (cheques
depositados no pagados, cargos por manejo, por cobranzas, comisiones, intereses, etcétera).
c) Por movimientos erróneos.
En los dos últimos casos procede la investigación y el ajuste para establecer las partidas de conciliación
correctas. En cualquier caso, dichas partidas se verifican estudiando el movimiento que muestran los
estados de cuenta bancarios posteriores (que estén operados los depósitos o cobrados los cheques
pendientes) o bien recurriendo a la documentación original en la póliza de registro de la partida (fichas
de depósito, copias de cheques y facturas anexas, etcétera).Al final de este capítulo se muestra una cédula con una conciliación bancaria y el trabajo realizado para
verificarla.
IV. Estudio y análisis de movimientos
El estudio y análisis de movimientos se debe aplicar de forma simultánea a las cuentas de caja y bancos,
y consiste en seleccionar un periodo y revisar los movimientos registrados, con el fin de determinar si
son normales y se encuentran debidamente amparados. Por apreciación general en el auxiliar se pueden
detectar las fechas en que los movimientos resulten extraordinarios y en torno a éstos puede extenderse
el análisis para tener la certeza de que el movimiento general registrado en la cuenta es normal. Las
partidas que no parezcan corresponder a operaciones normales deben revisarse exhaustivamente.
V. Corte de ingresos y egresos
Por este procedimiento se determinan claramente los últimos ingresos según recibos de caja, reportes
de cobradores, fichas de depósito, movimientos por Internet, y los últimos pagos según talonarios de
chequeras, notas de caja, etcétera, para concluir si el ejercicio examinado incluye las operaciones que le
correspondan y no se están registrando en periodos diferentes de los de su recepción o pago real.
VI. Valuación de monedas extranjeras y metales preciosos amonedados
El efectivo representado por monedas extranjeras y metales preciosos amonedados deberá quedar
valuado a la cotización aplicable a la fecha de cierre de los estados financieros (Boletín C-1, párrafo 4).
Modelo de cédula de arqueo.
Cía. Industrial, S.A.
Auditoria a de diciembre 20__
Arqueo del fondo fijo - planta
Efectuado al 02 enero del 20___
1 2 3 4 5 6 7
Se inició 08:00 a.m. Terminó 08:20 a.m.
1
2 Importe del fondo - - - - - - - - - - - - - - - - - - $ 10,000.
3 efectivo
La cantidad de $10,000(diez mil pesos 00/100 M.N) segun detalle arriba, es el total del fondo fijo del dpto. De
compras, propiedad de Cía. Industrial, S.A., bajo mi custodia ,que fue contado enmi presencia por representantes del
Despacho de Contadores Publicos A.C. y me fue devuelto a entera conformidad.
Cd. _______________, a 2 de Enero del 20___
MSG CajeraModelo para confirmar instituciones de crédito
Se envía junto con el certificado bancario
[Vea la hoja siguiente]
Membrete de la empresa
Muy señores nuestros:
Con motivo de la revisión de nuestras cuentas que se está efectuando con cifras al ___ de________ de 20___, les
agradeceremos llenar el formulario que acompaña a la presente a la mayor brevedad, y enviar el original directamente a
nuestros auditores, utilizando el sobre adjunto. Rogamos a ustedes tener presentes las siguientes indicaciones.
a) Si la respuesta a alguna de las preguntas es ninguno, favor de hacerlo constar así.
b) Si los espacios son insuficientes, favor de indicar los totales y acompañar las relaciones correspondientes.
c) Sírvanse acompañar su respuesta con los estados y relaciones correspondientes a las cuentas y operaciones que muestran
saldo a las fechas que se indican.
Agradeciendo de antemano su pronta atención a nuestra súplica, que es de especial interés para nosotros, nos es grato
repetirnos sus atentos amigos y servidores.
_________________
J. Plata
Tesorero general
Incl: Original y copia del formulario y sobre para contestación.
Nota: El formato anterior, que fue autorizado por el IMCP y la Asociación de Banqueros de México,
podría sufrir modificaciones y actualizaciones importantes, por lo que deberá verificarse su vigencia y, en
su caso, sustituirlo por el documento actualizado. Como se explica en el subtitulo Confirmación bancaria,
este documento puede sustituirse por la confirmación vía Internet mencionada.
Modelo de cédula de conciliación bancaria.
1. Mencione los conceptos más comunes por los que se cargan y abonan las cuentas de efectivo: Caja y
bancos.
**2. Describa brevemente lo que representa el saldo de esas cuentas.
- ¿Qué Normas de Información Financiera aplican a estas cuentas?
- ¿Qué objetivo se persigue al revisar estas cuentas?
- Mencione dos aspectos de control interno que deben cumplirse en el manejo de estas cuentas.
- Mencione tres procedimientos aplicables a la revisión de estas cuentas.**
