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DIPLOMÁTICA GENERAL
Introducción
El historiador para conocer el pasado y reconstruirlo dispone fundamentalmente de fuentes, de documentos o “restos dejados por el pensamiento y por las acciones de los hombres del pasado” (Laglois y Seignobos). Estos testimonios pueden ser de diversos tipos, lo que ha llevado a varias clasificaciones de las fuentes históricas. Topolski ( Metodología de la Historia, Madrid, 1982.) distingue entre fuentes directas e indirectas. Las primeras son utilizadas para hacer la historia sin textos, se presentan sin signos convencionales, ellas mismas son hechos históricos, mientras que las segundas sí utilizan los textos escritos, pero presentan un grave problema cual es el examen de la fiabilidad del informante que no atañen a las fuentes directas.
Las fuentes indirectas las divide en: fuentes escritas, fundamentalmente de dos tipos: historiográficas (crónicas, anales, biografías, todas ellas indirectas) y las documentales o archivísticas, y las no escritas que son las que trasmiten información mediante otros símbolos que no es la escritura.
Las historiográficas tienen como misión no solo exteriorizar las ideas del autor sino también informar a las generaciones contemporáneas y venideras de los sucesos acaecidos en ese momento o en épocas anteriores.
Las documentales, tienen una finalidad jurídica o inmediatamente práctica.
La ciencia que estudia las fuentes documentales y establece mediante una metodología propia, sobre todo su autenticidad o falsedad se llama DIPLOMÁTICA
Esta reflexión se remonta desde finales de la Edad Media pero fue la Escuela del siglo XVII, encabezada por Papenbroeck y Mabillon, la que agrupó los documentos en auténticos y falsos, más tarde la corriente erudita del siglo XIX fue la que dio la primera clasificación completa de las fuentes: Lelewel, Daunon y en el siglo XX: Droysen, Berheim y Labuda, entre otros. ( Vid. Ruíz Asencio y los Orígenes de la Diplomática y de la Paleografía)
1. CONCEPTO DE DIPLOMÁTICA
Atendiendo a su valor etimológico, la palabra diploma viene del griego: diploo (doblado o plegado en dos), con referencia especial a los documentos empleados en época romana que se expedían en forma de díptico, con dos tablillas de bronce plegadas en sí mismas. Una contenía el permiso o licencia de libre circulación dado a los correos que era expedido por el Senado o por emperador. El otro, era el pasaporte entregado a los soldados romanos en el momento de terminar su compromiso militar que les daba el “ ius civitatis ” y el “ ius connubii ” (diploma militar).
La Edad Media no olvidó del todo el sentido etimológico de la palabra tal como aparece en varios pasajes de Juan de Salisbury o Pedro Blosio, pero hay que llegar al Renacimiento para
que la palabra “diploma” sea aplicada a los documentos más solemnes y antiguos emanados de los soberanos y grandes señores, es decir, aquellos que tienen una cancillería u oficina organizada, siendo esta acepción la más admitida por los historiadores y juristas de los siglos XVI y XVII, aunque quien la consagra es Jean Mabillon en su De Re Diplomatica Libri sex (París, 1681).
En el siglo XIX no hay una unificación de criterios. Para unos, el “diploma” se identificaba como documento medieval, en general, para otros, era el documento alto medieval, para otros, sólo los más solemnes o procedentes de las cancillerías reales. Sin embargo, éste será el siglo de las nuevas aportaciones metodológicas que proceden de la escuela austriaca-alemana con Julius Ficker (en especial con su estudio sobre la génesis documental), Theodor Sickel (comparó el estilo en el ámbito de una cancillería a otra) y Heinrich Brunner (se dedicó por primera vez a las escrituras privadas realizadas ante notarios públicos). Para algunos autores del siglo XX creen que diploma debe aplicarse a cualquier documento de contenido jurídico o no.
Hoy podemos concluir que la voz diploma es sinónima de la de documento por lo que la Diplomática ha pasado de ser etimológicamente la ciencia de los diplomas a la ciencia de los documentos tal y como la define Battelli en su acepción más simple:
La Diplomática es la ciencia de los documentos
Sin embargo, debajo de ese valor genérico, se puede dar esta definición:
“ciencia que determina y dictamina sobre la autenticidad de los documentos, mediante el examen de sus características externas e internas”.
Cesare Paoli^1 avanza un poco más definiendo al documento diplomático como:
“testimonio escrito de un hecho de naturaleza jurídica redactado con observancia de ciertas fórmulas establecidas, las cuales van destinadas a procurarle fe y a darle fuerza probatoria”.
1.1. Concepto de documento
Teniendo en cuenta lo anterior, resulta obvio el carácter sinónimo de documento y diploma. Etimológicamente el término es la versión romance de documentum y éste a su vez deriva del verbo docere que significa enseñar, instruir_._ En este sentido se encuentra usado en los autores clásicos latinos, aunque el concepto ha ido evolucionando. El documento se nos presenta como un objeto idóneo para dar noticia de un hecho y para representarlo. La noticia de ese hecho se fija de modo permanente sobre la cosa, sobre el objeto.
El documento posee una estructura constituida por la materia (pergamino, papel, lienzo, película), por el medio que adopta para fijar la materia (signos gráficos, pintura) y por el contenido : un texto biográfico, funerario, laudatorio, un testamento, etc.)
Si restringimos el concepto de documento podemos distinguir entre:
(^1) Diplomatica , Florencia, 1942, pg.
Desde el punto de vista de la categoría del autor del acto jurídico y de su contenido, el documento puede ser público y privado. Según Paoli el documento público es aquel que emana de la autoridad pública y redactado en forma pública sin hacer referencia a su contenido, y privado el que hace referencia al derecho privado y ha sido redactado por “notarios” o escribanos privados, o sea por rogatarios privados. Aunque se trata de una clasificación genérica puesto que los documentos se hacen públicos y privados según la voluntad del autor y las formalidades externas e internas que se le quieren aplicar.
Por las formalidades utilizadas pueden ser: solemnes (símbolos y fórmulas de autoridad), o simples, si carecen de estos signos aunque contengan los de autoría o función como la rúbrica notarial.
Por su tenor textual: intitulativos , si se inician con el nombre y títulos del autor (rey, papa, noble, particular) y notificativos ( Sepan quantos …)
Por su autor: personales o colectivos , según se intitulen a nombre de una persona o instituciones o asambleas: cabildos, concilios, monasterios…
Por su naturaleza jurídica: dispositivos , si expresan un acto de voluntad de persona pública o privada; administrativos , destinados a dar órdenes o impulsar tramitaciones en curso; descriptivos , relaciones, noticias, inventarios; mixtos , si contienen testimonios de hechos jurídicos: notificaciones y pregones.
Por sus formas históricas: privilegios, documentos que otorgan títulos y derechos públicos; cartas o escritos de tipo epistolar; expedientes, o documentación de trámite; sentencias o decisiones de tribunales; decretos o disposiciones que establecen normas; súplicas, memoriales, consultas, relaciones, balances, etc.
Desde el punto de vista diplomático. Documentos de soberanos: reales, señoriales, de concejos. Documentos pontificios; Documentos administrativos; jurídicos y documentos de particulares. Esta no es una división cerrada porque unos y otros participan de la naturaleza de los demás.
Hoy día el panorama ha cambiado sustancialmente. Primero, porque el límite que circunscribía la ciencia a los documentos medievales y procedentes de reyes, papas y señores se ha rebasado hasta llegar a los documentos actuales, contemplando, como dice R.A. Bautier, todas las piezas de archivo. En esta misma línea, Pratesi hablará sobre la mayor amplitud del horizonte de estudio de la Diplomática en el momento actual, desechando su planteamiento anterior (“crisis de la Diplomática”) y concluyendo que las posiciones diversas surgidas en los últimos años sobre el método diplomático son una muestra de vitalidad de la disciplina que acomete actualmente el estudio de documentos de todas las épocas y de la procedencia más diversa.
Se ha pasado, pues, de una Diplomática estática que auxiliaba a la Historia (con colecciones diplomáticas, con cuadros de clasificación y tipos documentales, con textos depurados con la crítica diplomática) que circunscribía los documentos al mundo medieval, a una Historia del Documento que se encamina al documento dinámico como creador de esquemas mentales y
de conducta, a la función social del documento, a su relación con las personas que intervienen en el mismo y con las clases sociales que representan, las cuales son las que condicionan su naturaleza.
2. MÉTODO DE LA DIPLOMÁTICA
Fueron los benedictinos y los bolandistas en el siglo XVII quienes fijaron el componente principal de la formación metodológica de los historiadores, es decir, la asimilación de los principios de la crítica, especialmente, de la crítica externa o erudita si seguimos la terminología de Langlois y Seignobos.
Ya hemos visto, cómo el fin principal del diplomatista es dictaminar sobre la autenticidad del documento, pero ésta se puede entender de distintas formas:
Autenticidad general : nos proporciona el lugar, tiempo y origen de una fuente.
Autenticidad pragmática : nos permite ver la falsificación de un documento para justificar unos derechos adquiridos.
Autenticidad exacta : que es la que mira la eventual falsedad de la fuente.
Autenticidad en el sentido del conocimiento de las fuentes : si se trata de un original, una copia o un extracto.
También caben otras categorías:
Autenticidad diplomática
Autenticidad histórica
Autenticidad jurídica
Lo que se discute es si el diplomatista debe tratarlas todas o atender exclusivamente a la diplomática. Por la primera se ha de preguntar al documento si es verdadero o falso, esto es, si es lo que pretende ser o por el contrario se nos ofrece como un disfraz.
No cabe duda que la autenticidad histórica también compete al diplomatista, ya que ésta va íntimamente ligada a aquella para que sea correcta. Para Pratesi, el análisis crítico documental se basa en la forma y en el contenido y debe tender a reconstruir el proceso de documentación en sus varias fases, siguiendo precisamente un método histórico.
Hubo una época en que la autenticidad jurídica tocaba también al diplomatista, pero la especialización y el estudio del documento privado y el documento de archivo ha hecho que el diplomatista tenga que pedir ayuda a la Historia del Derecho para llegar a dictaminar la triple autenticidad documental.
En resumen, los principios metodológicos seguidos por los diplomatistas deben girar en torno al desarrollo y consecución de tres acciones clave que se contemplan en la definición de documento:
notarios, archivos, etc.) y auxiliarse de la Paleografía, Cronología, Sigilografía, Filología, Onomástica, Codicología, etc.
Caracteres externos : se contemplan la materia (papiro, pergamino, papel); la escritura (Paleografía); la lengua; el formato que adopta la materia, incluyendo la preparación de la misma; los signos gráficos especiales distintos de los que constituye la escritura, los sellos, objeto de estudio de la Sigilografía, los nombres de lugares y personas, la decoración, etc.
Caracteres internos : se incluye sobre todo el modo de articulación del discurso documental mediante fórmulas determinadas, pero variables, a partir de las cuales el tenor documental se divide en: protocolo (inicial y final) y el texto (que recoge el hecho documentado, el negocio jurídico, la esencia del documento)
egún Josefa Sanz Fuentes^3 , recogiendo las tesis de tratadistas franceses actuales, sigue manteniendo que las tareas del diplomatista son:
Criticar , averiguar el por qué, el cómo y el cuándo de la veracidad o no de los documentos.
Analizar las formas o el origen de los documentos.
Datar los documentos que no estén datados o corregir aquellas dataciones incorrectas que se han trasmitido a lo largo del tiempo.
Editarlos.
3. GÉNESIS DEL DOCUMENTO
Personas que intervienen en el documento
Autor del hecho documentado. Se le denomina simplemente autor. Es el que realiza el hecho jurídico documentado: el testador, el vendedor, el rey que otorga un privilegio, o bien el que resulta ser el autor espiritual (carta, informe, documento administrativo)
Destinatario : es la persona en cuyo favor o con referencia al cual se cumple el acto jurídico documentado y al que se dirige el documento: el comprador, el donatario, el súbdito o vasallo. El destinatario del acto jurídico es generalmente el destinatario del documento.
(^3) “Diplomática actual: cuestiones de método”, Boletín de la Sociedad Española de Ciencias y Técnicas
Historiográficas, III Jornadas. Diplomática antigua. Diplomática moderna. Murcia, 20-21 de junio de 2005, 35-45.
Autor del documento ( rogatario ), es quien por encargo o a ruego de los dos anteriores prepara el documento, redactándolo, escribiéndolo y poniéndole los demás elementos externos. Es poco frecuente que el autor del hecho consignado en el documento sea el mismo que redacte el documento. Normalmente eran redactados por profesionales: canciller, notario, escribano, etc, sin embargo el documento presentará características muy diversas según se trate de un documento público o privado. En el primer caso, la función del autor de la documentación se configura como una iussio (mandato) , es decir, una orden a la cancillería que es la encargada de hacer los documentos ( hanc paginam…fieri iussimus) ; en el segundo caso (documentos redactados por un notario la función del autor de la documentación se reduce a una rogatio ( Yo X…habiendo sido requerido, lo escribí y lo firmé)
3.1. La Actio y conscriptio
Tanto los documentos simples que originan el expediente administrativo contemporáneo como la producción documental medieval y moderna se agrupan en sucesivas fases, aunque actualmente no se manifiestan de una manera clara y patente en los documentos, comprendidas en dos momentos que pueden ser sucesivos o pueden darse unidos sin solución de continuidad. De manera que en el documento se suceden una actio o nacimiento del acto jurídico, y una conscriptio , su puesta por escrito. Dichos presupuestos fueron formulados por primera vez por Julio Ficker en 1877.
ACTIO
A partir de la división tripartita anterior, en el documento se van a distinguir dos fases principales: una que corresponde al autor del hecho documentado y al destinatario que se denomina “ actio ” (Acción), y la que corresponde estrictamente al rogatario que se llama “ conscriptio o documentatio ” (Documentación)
La primera se refiere no a la materialidad del documento escrito sino a la acción o hecho jurídico contenido en él. La segunda, se refiere a la consignación por escrito de esa acción, con sus derechos y obligaciones.
El acto jurídico que precede a la escrituración comprende distintas fases que, o bien provocan el nacimiento del acto negocial, la petitio y la intercessio (petición e intercesión), o bien participan en el mismo: interventio y la testificatio ( intervención y testificación)
Petición : escrita u oral dirigida a una autoridad por el futuro beneficiario o por representante de un acto para que se tome en su favor una decisión. Es lo que hoy llamaríamos “solicitud” o “instancia”. Puede quedar reflejada en la propia formulación, en concreto, en la exposición de motivos: “ e agora por parte de la dicha çibdad de Granada me fue suplicado e pedido por merçed les mandase librar los dichos quinientos mil…”; “…que me suplicaban e pedían por merçed vos mandase que quando personas desta calidad se prendiesen se pusiesen presos en la cárçel del ayuntamiento…”
La petición escrita elevada a la autoridad se llamó también “memorial”, definida por Real Díaz como “el papel o escrito en que se pide alguna merced o gracia, alegando los méritos o
sobre el testimonio de personas presentes a la conclusión del contrato, éstas intervenían allí necesariamente, aunque hay que tener en cuenta que si los testigos se van repitiendo en documentos notariales de una misma fecha, habrá que concluir que éstos solo fueron testigos de la conscriptio.
CONSCRIPTIO
Mientras que al hablar del autor, del destinatario y del rogatario con relación al documento, parece que se refiere a una sola persona, al tratar de la conscriptio en sí misma, la persona o mejor la personalidad del rogatario, se convierte en varias personas, en varios oficios, en varios momentos, relacionados todos con la operación de documentar. Comporta una serie de actos u operaciones que se suceden en:
Mandato o ruego ( Iussio-rogatio ) : todo documento público está redactado y escrito como consecuencia de una orden dada por el autor de la actio o por alguien en nombre suyo, a esa orden se la llama iussio. Asimismo, todo documento privado está escrito sobre un ruego o encargo dirigido a quien corresponda por la parte interesada en el documento sea ésta el autor, el destinatario o una tercera persona. A este ruego o encargo se llama rogatio.
La orden o ruego de la expedición suele aparecer en expresiones tales: “mandó hacer”, “por mandado de su alteza, Lope Conchillos”, “la fize escreuir por su mandado con acuerdo de sus contadores mayores”, en cuanto se refiere a los documentos públicos (reales). En cuanto a los privados, la rogatio queda reflejada en las suscripciones del autor jurídico: “X, rogado, escribí y suscribí”, “lo fize escriuir e fize aquí este mio signo..”
Minuta o borrador : Puesta por escrito de la actio , donde debía expresarse el negocio jurídico mediante fórmulas exactas que no diesen lugar a interpretaciones ambiguas del asunto que se trataba de documentar. En los documentos privados, en la Alta Edad Media se anotaban en el dorso o en el margen del pergamino las partes esenciales del contrato para pasar después a redactar definitivamente el contrato. Desde el siglo XII, los notarios comenzarán a escribir sus notas no ya en el dorso sino en una hoja aparte que se llama minuta. En la Baja Edad Media se puede considerar ésta como la primera redacción de un acto cuyo texto se establece de tal manera que puede servir de matriz para la expedición del acto y para eventuales reexpediciones. Estas minutas estaban asentadas en un registro llamado minutario (a partir del siglo XIV. Fotos de Jaén).
Queda por analizar una cuestión: saber si la minuta, una vez redactada, sufría algún examen antes de ser entregada al escriba encargado de ponerla en limpio. Las minutas de cancillería que han llegado hasta nosotros presentan frecuentes correcciones e, incluso a veces, adoptan redacciones sucesivas: una provisional, incompleta, otra definitiva y fechada. Ello hace suponer que las minutas fueron objeto de una revisión, sobre todo si la minuta había sido confeccionada por el destinatario o al menos fuera de la oficina en donde la presentaban para que el autor la examinara previamente antes de que se pusiese en limpio.
Por lo que se refiere a la minuta del documento privado daba lugar al original auténtico, al verdadero contrato y no podía obtener en derecho el carácter de autenticidad sin la aprobación de los autores del acto jurídico, es decir de las partes contratantes.
Puesta en limpio ( Mundum , ingrossatio ) : una vez que la minuta había sido revisada, corregida y aprobada por el funcionario competente, se procedía a ponerla en limpio, lo que ya era obra de un escribano, personaje distinto, normalmente, del que realiza la minuta. En los documentos públicos, la intervención del autor del hecho documentado, se reduce a la suscripción real, del papa, del señor (firma, signos, monogramas) En los privados, dado el carácter que se le dio a la minuta como documento original, los único que debían hacer el autor o autores era firmar la nota o minuta, mientras que el notario ponía su signo en el documento en limpio (según las épocas)
Reconocimiento ( Recognitio ) : es la comprobación de que existe conformidad entre el deseo del autor y el documento correspondiente a las intenciones del mismo. En los documentos públicos no era normal que el mismo autor (rey, papa u otra autoridad) hiciera la comprobación sino que delegaba en personas de su cancillería que se responsabilizaban del documento: obtulit , junto al nombre del oficial; o recognovi junto a una señal figurada o dibujo (rúbrica); recognovi et suscripsi ( reconocí y suscribí). A veces, en vez de la firma, aparece una forma verbal abreviada “sea sellado”, anónima recognitio atribuida según Finke al canciller cuando todavía no era obligatorio el uso de la firma autógrafa.
Registro ( Registratio ) : procedimiento que consistir en transcribir, de forma íntegra o en extracto, el texto o el contenido de los actos, a medida que son expedidos o recibidos.
Según épocas y cancillerías, las transcripciones se hacían en diferentes momentos de la documentación, bien sobre el original o sobre la minuta. Queda constancia en los documentos como “registrada”.
Validación ( Validatio ) : acciones por las cuales recibe sus signos o marcas de autenticidad, variables según épocas, usos cancillerescos y normativas (suscripción, signo, signatura, sello, etc.)
Las suscripciones son las fórmulas por las cuales las partes, los testigos del acto jurídico o del acto escrito y el escribano marcan la participación que han tenido en dicho acto y manifiestan su voluntad personal, su consentimiento o su presencia. Autógrafas al principio, después fueron escritas generalmente por el rogatario. La notarial es la fórmula por la cual un notario se nombra indicando la parte que ha tenido en la puesta por escrito del acto, responsabilizándose del mismo, particularmente por la aposición de su signo manual para darle un valor auténtico. Por ejemplo: “e yo el dicho escriuano presente fuy en vno con los dichos señores justicia e regimiento a todo lo que dicho es, e lo fize escreuir e fize aquí este mio signo en testimonio de verdad”.
El signo es una marca personal que se inserta por las partes o testigos de un acto. A menudo era una cruz autógrafa que precede o acompaña a la suscripción; trazado por los analfabetos, era un sustituto de la suscripción. En vez de una cruz, el signo manual es un
la fabricación del papel y sus filigranas y contramarcas que permiten detectar el lugar de procedencia y fecha de fabricación; puntizones y corondeles; márgenes ; número de cuadernillos; repliegues para el sello, pautado.
El medio que se adopta para fijar en esa materia la representación del contenido documental: la tinta y la escritura.
Tintas: composición, color, tipo de pluma.
Escritura: Habrá que atender a su clasificación tipológica sin olvidar analizar tanto su forma ( ductus , ángulo, módulo) como la puntuación y disposición de la escritura: márgenes, líneas espaciadas regularmente o no, pautado; identificación de manos, etc.
Signos especiales: son aquellos que no son escritura tales como membretes, logotipos, escudos heráldicos, rúbricas u otras formas gráficas con una funcionalidad administrativa o decorativa más que comunicativa (orlas, iniciales decoradas, viñetas). Siendo los fundamentales para la Diplomática aquellos signos que se utilizaban para validar el documento junto a la firma: las rúbricas o signos personales.
Los sellos: es una impronta obtenida por la presión de una matriz sobre un soporte fijada al documento por diversos procedimientos y que sirve como instrumento de autentificación y validación del escrito, como mecanismo para reservar al destinatario del documento su contenido o como simple marca de jurisdicción, autoridad o propiedad. De su estudio se encarga la Sigilografía ( Vid. más explicación en los caracteres internos de los documentos: Protocolo final)
Las notas : las administrativas, que contienen resúmenes o incluso resoluciones relacionadas con el documento; llamadas de atención para agilizar la lectura del mismo o menciones a otros documentos anteriores. También son frecuentes las notas aclaratorias; anotaciones archivísticas de diversas fechas; sellos de archivos y de diversas dependencias administrativas que custodiaron el documento en algún momento de su historia.
Caracteres internos de los documentos^4
Ya hemos comentado cómo éstos hacen referencia a la forma o estructura con que se organiza el texto. Se le llama también discurso o tenor documental en el que hay que distinguir unas fórmulas que constituyen el cuerpo del documento por cuanto expresan el hecho documentado, a esas fórmulas se les llama texto. Otras preceden al texto, se les llama protocolo o protocolo inicial y, por último, las que siguen al texto que se llama protocolo final.
(^4) No todos los autores están de acuerdo con considerar a la lengua entre los caracteres internos del
documento sino en los externos puesto que la investigación lingüística se orienta sobre una metodología distinta a la de la investigación diplomática.
El repartimiento analítico responde al siguiente esquema (se le denomina también estructura documental ):
PROTOCOLO INICIAL : donde aparecen, además de algunos formalismos, como el saludo (salutación) y la invocación a la divinidad (invocación), la identificación del emisor del documento (intitulación) y del destinatario del mismo (dirección)
Invocación : referencia a la divinidad que puede ser representada de forma simbólica y simple sobre todo en los documentos de la Edad Moderna (una cruz en los encabezamientos de los documentos) y, verbal (algunos documentos contienen párrafos enteros que hacen alusión a la Trinidad, a la Virgen, a los Santos: “En el nombre de la Santísima Trinidad, Padre e Hijo y Espíritu Santo, tres Personas y vna Esençia Diuina, y de la Serenissima Virgen María, Nuestra Señora y de la gloriosa y bienauenturados Apóstoles y Euangelistas San Joan, San Marcos, San Lucas y San Mateo, a quien vmilmente suplicamos sean en nuestra ayuda e ynterçessión con la diuina magestad para que esta obra permanezca para gloria y onrra de su santo nombre, amen”.
Intitulación : la identificación del emisor ya sea persona individual o institución, con título, vecindad y otras circunstancias. Ego, Fredinandus Flaini... Nos, el conçejo, justiçia e regimiento de la çibdad de Granada... “Don Fernando y doña Isabel, por la graçia de Dios, rey e reyna de Castilla, de Aragón, de Seçilia, de Granada, de Toledo, de Valençia…”; “nos el consejo, justicia, regimiento desta muy noble, nonbrada e grand çibdad de Granada”.
Dirección: la identificación del destinatario o receptores del documento. Puede ser:
Individual : “Françisco de Vargas, nuestro tesorero e del nuestro Consejo”; “noble señor primo Garçi Tello, corregidor y justicia mayor de Málaga y Vélez”
Genérica : No tiene un destinatario concreto: “Sepan quantos esta carta vieren”
Corporativa : dirigida a varios colectivos sin especificación de personas: “a vos el que fuere mi corregidor o juez de residencia de la nonbrada e grand çibdad de Granada o a vuestro alcalde mayor en el dicho ofiçio”
En los documentos notariales tanto la intitulación como la dirección se denominan: identificación de los otorgantes y fórmula de comparecencia del escribano. “como yo”; “en presencia de mi, el escriuano público e testigos de yuso escriptos”
Saludo : fórmula de cortesía hacia la persona o entidad a la que va dirigida el documento. Puede adoptar formulaciones menos protocolarias en documentos privados. “Salud e graçia”; “envío saludar a vos” En ocasiones, al final del documento: “bene valete”; “amén”; “las manos beso a vuestra señoría”.
TEXTO O CUERPO DEL DOCUMENTO : donde se contiene el mensaje que se quiere comunicar con toda una serie de cláusulas y formulismos (según el tipo documental de que se trata y el
Derogativas : por las que anula cualquier derecho, ley o privilegio que resultase contradictorio con lo dispuesto en el documento. “la qual dicha merçed nos por la presente, revocamos e damos por ninguna e de ningund valor e efecto…”
Reservativas : están encaminadas a evitar posibles recursos y protestas de terceros, consecuentes al documento. “e si es caso que la dicha esclava estuviere enferma, os la devolveré con más los gastos que dello se recreçiere”
Obligatorias : fórmulas con las que explícitamente se obligan las partes contratantes a cumplir lo pactado, pudiendo ser generales y particulares“ obligaron sus personas y bienes”; “ e se obligó que si dentro de un año cumplido primero siguiente la dicha campana se quebrare…que a su costa sea obligado de tornarla a hazer”
Renunciativas : los contratantes renuncian a todas aquellas salvaguardas legales o de otro tipo que podrían haber llegado a utilizar para dejar en suspenso el acto jurídico recogido en el documento. “ e renunçió todas e qualesquier leyes e derechos de los términos en su favor y en especial la ley que dize que general renunçiaçión non vala”, “renunçió las leyes del enperador Justiniano e del senatus consultus Veliano e la ley nueva de Toro que son e hablan en fauor e ayuda de las mugeres”.
Penales o conminatorias : advertencia de que si no ejecuta lo dispuesto en el documento se impondrán penas espirituales (a partir del siglo XII solo aparecen en los documentos eclesiásticos) o económicas. “e los vnos nin los otros non fagades ende al por alguna manera” “so pena de la mi merçed e de diez mil maravedís para la mi cámara”.
Corroborativas : sirven para anunciar que se han cumplido las formalidades exigidas para que el documento adquiera su perfección legal. Tienen una importancia diplomática especial por cuanto explicitan la formalización jurídica mediante expresiones: “ mandé dar esta mi carta”; haber sido suscrito por el autor y por el escribano o por no haber podido hacerlo por alguna otra razón: “ y lo firmó de su nombre”, “porque no sé escriuir”, “e no lo firmó por no saber”; haber sido suscrito por los confirmantes y testigos presentes: “e lo firmaron los testigos suso dichos”; y haber sido sellado y signado el documento: “ sellada con mio sello de plomo”
Emplazamiento : típicas de muchos documentos dispositivos reales mediante las que se señala a quienes no hayan cumplido lo ordenado o a los destinatarios de la orden un plazo para comparecer en la corte y justificar sus acciones. “e demás mandamos al ome que esta mi carta mostrare que vos enplaçe en esta mi corte del día que vos enplaçe hasta quinçe días primeros siguientes, porque yo sepa en como se cunple nuestro mandado”.
Cumplimiento : se exige al escribano que notificaba el documento real que remitiera a la Corte un acta de notificación que certificara el procedimiento.” Testimonio signado con su signo para que sepamos en como se cunple nuestro mandado”; en los privados, breve fórmula que expresa respeto, “sinceramente suyo”.
PROTOCOLO FINAL O ESCATOCOLO: contiene la data, signos y cláusulas de validación del documento.
Data : crónica y tópica, también personal. Elemento indispensable para la validación jurídica del documento; de manera excepcional puede no aparecer, en tal caso puede que se trate de un escrito sin formalizar o un borrador. Va al final de documento aunque, en ocasiones, puede ir en la cabeza del mismo. En los documentos medievales y modernos viene precedido de: Datum, factum, facta, fecha en; dada en; dado, etc. “fecha e otorgada en la dicha çibdad de Granada, a veynte e dos días del mes de mayo, año del nasçimiento de nuestro Saluador Ihesu Christo de mil e quinientto e diez años”.
Validación y autentificación. Formalidades que garantizan a su receptor que está ante un documento auténtico y con plena efectividad legal. Son:
Suscripciones (firma) y signos (rúbricas)
Concurren tres tipos de participantes que validarán mediante sus firmas y rúbricas el documento:
Autor/es del documento. Pueden llegar a no firmarlo, como sucede en muchos documentos notariales bajo medievales; otras veces porque es un apoderado el que lo hace. En la Edad Moderna suscriben juntamente tanto el autor como el rogatario.
Testigos
El canciller, notario, escribano, secretario (con un texto de certificación): “lo fize escriuir por mandado de su alteza”.
No siempre aparece la firma, pues en los telegramas y mensajes por correo electrónico se presentan suscripciones que no son firmas. Hay documentos que presentan su validación en el protocolo (documentos electrónicos y algunos tradicionales: registros, memorandos). Una suscripción especial lo constituye la rueda y las suscripciones por encima y por debajo de la misma en los privilegios rodados.
Sellos: Se llama sello a la impronta sobre cualquier material plástica, de una matriz grabada sobre materias duras formada en su apariencia externa por figuras, imágenes, letras, dibujos geométricos etc. De su estudio se ocupa la Sigilografía.
Los sellos pendientes suelen estarlo mediante tiras de pergamino o de cordones o hilos de seda, de algodón, hilo, cáñamo, de uno o varios colores que se insertan en la parte baja del pergamino doblado en un pequeño pliegue para resistir el peso del sello, cuando éste es de plomo; el otro extremo de la tira o hilos va aprisionado por el sello al que atraviesa por el centro de arriba abajo.
Los que van impresos en seco lo están mediante matriz, estampilla o utensilio reproductor; de tinta, si proceden del entintado de la plancha o matriz aplicado al soporte escriturario.
A partir de 1637 y hasta 1868, la monarquía española, introduce dentro del sistema tributario de la Corona para los distintos territorios nacionales y de Hispanoamérica, el uso obligado del papel sellado, timbrado con la estampilla Real colocada en la parte superior de los folios destinados a escrituras, instrumentos jurídicos, despachos, tribunales eclesiásticos, centros de docencia, etc. En dichas estampillas figuran impresas: las armas reales; la inscripción o intitulación real; la clase del sello y calidad del papel timbrado con su valor en maravedís o reales y el año con la validez del papel sellado emitido.
5. LOS FORMULARIOS
Toda la estructura jurídica literaria de un documento seguía de manera calcada los modelos admitidos por el uso o sancionados por leyes. Dichos modelos, vienen regulados por los formularios que son colecciones de fórmulas o de modelos de documentos que servían para auxiliar a los funcionarios de las cancillerías y a los escribanos públicos en su tarea de redactar los instrumentos públicos. Ya existían en la época romana; en la Edad Media pasaron unos modelos teóricos e ideales, artificiosos y otras veces las fórmulas se tomaban de documentos verdaderos. La elaboración de estos modelos tipológicos dio lugar al llamado Ars dictandi , obras en las que técnicos experimentados elaboran modelos de documentos más usuales. Las escuelas italianas de gramática, retórica y jurisprudencia en donde enseñaban normalmente, como maestros de retórica, los compiladores de formularios, fueron los que se aplicaron en recoger en pequeños tratados didácticos las normas teóricas que presidían la composición del documento. Estos se conocían como: summa, compendium, rationes dictandi, etc. Su contenido solía consistir en reglas de gramática, preceptos de retórica, consejos sobre la formación de cláusulas de donde salía lo que se llama la “littera formata” o documento completo.
La extensión del Notariado y la creciente necesidad de escriturar documentos privados propició la aparición del Ars Notariae. Sus cultivadores son muchos pero destaca sobre todos Rolandino de Passegierei con su Summa artis notariae (1256) que constituyó, según Breslau, el manual por excelencia del notariado hasta comienzos de la Edad Moderna.
6. LA TRANSMISIÓN DE LOS DOCUMENTOS (TRADICIÓN DOCUMENTAL)
La Comisión Internacional de Diplomática la define como: “la sucesión de etapas de un documento entre el texto tal y como lo ha querido su autor y su puesta en escrito por primera vez de una forma definitiva, que es la que nos ha llegado”. Es decir, grado , modo , estado y forma en que los documentos han llegado hasta nosotros: originales y copias.
Desde un punto de vista teórico, las fases o etapas esenciales de la transmisión documental son tres: minuta, original y copia. Desde un punto de vista práctico, hay una serie de formas intermedias entre las dos categorías básicas: original y copia.
Original : Es el documento hecho por voluntad directa de los autores y conservados en la materia y forma genuina en que fueron emitidos. Es el documento perfecto, revestido de las correspondientes marcas de validación y dotado de las condiciones de autenticidad que le permite dar fe por sí mismo.
El término se remonta a la época de Diocleciano, en un Decreto datado en el año 292. De ahí pasó a la Edad Media aunque tuvo varias denominaciones: autenticum, autographum, archetipum. Rolandino distinguió entre exemplar y exemplum , asignando al primero de original y el segundo de copias.
Floriano Cumbreño, llama la atención sobre una posible duplicidad de la significación de original. En sentido estricto solo cabrían en este apartado los documentos autógrafos y hológrafos, que proceden moral y materialmente de su autor, pero en la práctica pueden ser heterógrafos, es decir redactado materialmente por un escribano o rogatario.
Un documento puede estar redactado en uno o más originales, es decir puede un documento original no ser único, ya que podemos hablar de:
Originales diversos : dos o más escritos del mismo tenor son confeccionados y validados al mismo tiempo (hecho jurídico que implica obligaciones recíprocas entre personas, el autor y el destinatario exigen un original): permutas, transacciones, etc
Originales múltiples : son aquellos que procediendo de la voluntad de un solo autor, tienen varios destinatarios, y pudiendo ser confeccionados y validados en distintos tiempos. Se hacía por cautela o por seguridad (cartas de gobierno dirigidas al rey por los virreyes y gobernadores de Indias que para más seguridad de remisión se llegaron a hacer por sextuplicado)
Originales de segundo grado : aquellos que les falta alguna de las cualidades que constituyen la perfección del original, es decir, son idénticos en cuanto a su texto pero ofrecen diferencias en el número y calidad de las suscripciones.
También hay categorías intermedias entre original y copias que están más cerca del primero que de las segundas. Nos referimos a las “ renovaciones ” o “ neo originales ” que se hace por su autor o su cancillería, a petición de la parte interesada, para sustituir a otro. Comprende:
